企业档案管理

公司档案的管理制度

公司档案的管理制度（精选5篇）

公司档案的管理制度1

一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密

性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资

料，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录

及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级

表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员

工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等

情形。

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新

建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档

案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档

案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员

须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始

档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、

应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。

七、及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下：

1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日

内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个

工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质

档案归档。

八、人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审

核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出

行政人事部门，需行政人事部门主管批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，

不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2

天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，

一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。

部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

公司档案的管理制度2

1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科

（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局

长签发。

3、打印的.文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发

放、存档。

4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽

可能由各科室自己承担。

5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限

后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接

接收需打印各种材料。

6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照

批示意见送有关领导或责任部门办理。

7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文

定期催办。

8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理

（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建

立督查制度。

10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时

接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长

签批，然后按签批顺序传递、承办。

12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文

件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关

领导，及时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打

印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使

用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副

局长签转。

17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办

公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

公司档案的管理制度3

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损

坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录

及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同

及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员

工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等

情形。

三、档案规定

1、基础管理

1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予

录用和解聘。

1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于

《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件

二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保

存。

1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术

职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查

验。

1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位

前，对调入或新的档案都应登记。

1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归

档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，

应在盖章、签字后归档。

1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管

及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子

目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外

借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件

三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可

延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档

案管理的规定。

2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附

件三）。

3、查、借阅档案注意

3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资

源部经理同意。

3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审

批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事

档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦

同。

公司档案的管理制度4

一、为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全

完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

二、档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一

移交档案管理人员编号归档。

三、档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借

阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；

（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，

编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）

移交项目经理B角，清单一式三份，A、B角各执一份，档案资料中一份，A、B

角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行

审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中

有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补

齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资

料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列

入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体

为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交

档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案

资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确

认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同

编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的

财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知

书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属

证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员，A角列出重要权证移交清单，AB角

及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档

案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员

办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借

单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整

归还档案管理员；

（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

七、本实施细则自颁布之日起执行。学院实验室工作档案管理制度卫生监督档

案管理制度工程档案管理制度。

公司档案的管理制度5

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情

况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参

考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全

保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、

十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始

资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上

级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过

档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借

阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机

密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间

不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因

公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批

表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由

总经理办公室主任批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资

料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主

任指定专人监督销毁。