行政助理工作内容(人力资源行政助理工作内容)

门槛低的工作除了作业员外，大概就属助理、行政、秘书类的工作吧！ 对于社会新人而言，没有工作经验，对专业也没有把握，以助理职位做为职业生涯的起点，似乎也很理所当然。 既然门槛低，那么应征的人就多，竞争势必激烈，那么应该要具备那些条件，才能够脱颖而出呢？

在人力银行刊登个「工程师」或是「管理师」的工作，竟然会没人来应征！ 真是奇怪了，不是很多人都找不到工作吗？ 怎么会没人投履历呢？ 只好想个办法，把应征的范围扩大，将原来应征的职称前面加个「助理」以及「高级」两个字，应征的职位就变成「助理工程师」、「工程师」、「高级工程师」，以及「助理管理师」、「管理师」、「高级 管理师」，没想到，新职位刊登后履历就如雪片般纷飞而来，应征者的学历不但是大学毕业还是本科系、甚至还有硕士来投履历的，但最有趣的却是——全部都是来应征「助理」工作的。

过去大多是学历低、专业差、没经验或是非本科系的人才会去应征助理类的工作，但现在却经常看到本科系大学生、硕士也来应征助理的工作，搞得竞争异常激烈，是发生了什么情况才会变成这样？ 究其原因——没自信是也。 由于大学泛滥，人人可进大学，加上学校把关不严，学生努力不够，浑浑噩噩过了四年的结果，面临求职时当然会没有自信。

助理的工作

助理类的工作，就是协助专业职或主管职的人处理相关事务，事情不需自己判断、无须担负责任、不怎么需要专业技能、只要照着指示去做就是了，还可以藉此来学习专业技能，累积经验，不过最重要的应该还是工作压力应该比较低吧！

所有助理类的工作，共同的工作内容应该就是行政作业，尤其是行政助理、部门助理以及秘书，因此具备行政处理能力是成为一位助理最基本的要求。

行政处理能力，大致包括公文处理、档案管理、文书处理、行程安排、会议安排、报表整理、表单填写...... 等等。 因为现在行政工作几乎都需要用到电脑处理，所以对于电脑操作、Office软件的熟悉度就变得很重要了。

一般行政助理的工作大致如下：

公文处理

包括一般公文、签呈、表单之收发以及归档。 有些政府单位或公司已推行电子公文系统，故无人工作业，但因为各公司所采用的系统不一，所以这部份可以等到上班后再开始学习即可。

文书处理

主要是电脑打字以及排版，一般都是使用Word软件，中文打字速度最基本要求每分钟应达30~40字，若是需要经常输入大量稿件，则每分钟最好能达70~80字，专业的打字人员大概每分钟都有100字以上的能力。

至于排版方面，能够熟悉Word的排版即可，大部分人对于Word的排版都不熟悉，因此浪费很多时间在排版上面，对于Word排版，应该要懂得缩排、段落设定、页码、页首页尾、表格、项目符号、编号、多层次清单、会使用样式则更佳。

n会议安排及进程安排

会议安排及行程安排最主要是联络相关单位与人员，协调时间，并做好相关准备工作，如预约会议室、准备会议资料、会议使用器材准备、会议室整理、发送会议通知、担任会议记录等等。 若还要帮忙制作投影片则必须要会Power Point。

报表制作

报表制作除了要会Word外，最好还能会Excel，除了基本操作及运算外，要会简单的函数，如SUM（）、AVERAGE（）、COUNT（）、IF（）、SUMIF（）、COUNTIF（）、如果能会VLOOKUP（）更佳;各种统计图表的制作亦必须要会。

杂事处理

各家公司状况不同，有些公司还可能要做些环境整理、电话接听、接待、倒茶、订便当...... 等等杂事。 还有就是主管交办的工作，要能够达成主管的要求、完成主管交办的事项。

好助理关键

助理需要会的技能不多，一般的行政事务也很容易上手，因此门槛不高，但助理要处理的事务繁杂，要能应付各种需求，处理事情的速度要快，所以要做好助理工作的关键不在技能而在个性与工作态度。

一位好的助理，他的个性应该是：有耐性、做事谨慎细心、反应佳;而工作态度应该是：服从、做事认真、肯吃苦、不怕烦;最忌讳的则是：粗心大意、不认真、反应慢、爱八卦、动作慢，所以别以为助理的职位低，反应迟钝、粗心大意的人也能胜任，你如果这样想，那恐怕就误会大了。

专业类助理

除了行政助理或是部门助理外，有些助理工作是协助专业人员处理事务，例如：工程助理、研发助理、工务助理、业务助理...... 等等，这类专业助理除了行政工作外，还需要基本的专业概念，但对于是否具有工作经验则较不重要。 就是因为如此，很多对自己专业能力没信心的人才希望能从助理的工作开始做起，因为只要稍微具备该领域的基本知识，再加上肯努力就有录取的机会。

其中业务助理的工作则较为不同，业助的工作内容各行业虽有些不同，不过一般通常都是：客户资料搜集整理、订单作业（报价单制作、订单制作、Key in 电脑系统）、协助业务销售、联系客户、销售报表整理、货款整理与催收，若是固定客户例行性的订单有时会让业助来处理，如果是贸易公司或是有出口业务，还会增加报关相关作业。

助理的升迁

行政助理、部门助理因为没有专业，所以晋升的困难度很高，除非在这段期间学会了某项专长，否则想要晋升或调薪都很不容易。

专业助理要晋升会比较有机会，尤其是当正职工程师出缺时，就很有可能会把助理升上来。 专业助理升迁的关键还是在于专业技能的程度，在担任助理的期间，如果自己很认真的学习专业技能，表现得好就很有机会获得拔擢。

秘书的工作

秘书的工作大致与一般行政助理差不多，但还是稍稍有些不同。 秘书一般是负责主管或老板个人工作上的事情，也有些会包括到要处理老板私人的事情。 最常见的工作内容就是行程安排、接听电话、文书处理、资料整理等等。

要做好秘书的工作，同样需要良好的反应能力、灵活度要够、还要再加上另一个重要因素就是要能被信任，尤其是老板的秘书，是否能够获得老板的信任是很重要的。

秘书的升迁

秘书的升迁就很诡异了，做得特别好的秘书反倒可能没什么升迁的机会，因为老板太依赖你了，舍不得把你调单位，就只好继续做秘书，除非公司规模很大，老板身边需要好几位秘书，才有可能有晋升的机会，不过这种情况实在是很罕见，所以就常会见到做一辈子的秘书。

此秘书非彼秘书

「执行秘书」或是「秘书长」与我们一般常见的董事长秘书、总经理秘书或是主管秘书虽然名称上都有「秘书」两个字，但事实上是有很大的不同的。

一般所谓的「执行秘书」其工作性质通常都类似特助（特别助理），是很高阶的幕僚人员，其职阶大约等同于公司的一级主管，甚至更高阶，经常扮演老板分身的角色，所以权力是非常大的，这跟替老板安排行程处理杂务的秘书可是全然不同的，可千万不要搞混了。

易犯的错误

若是部门助理或是行政助理，有时还会兼任主管秘书，因此经常主管会透过助理来对部属或是其他单位的人传话，有时部门人员的工作报告或是文件也会透过助理转呈主管。 大家对这类的秘书或助理态度会比较客气，久而久之，秘书或是助理很容易就会自我膨胀，说话时常会忘了自己是谁，不但容易得罪人，还顺便帮主管得罪人，因此，这类的助理或秘书要特别注意自己的态度，在传达主管意思时，要只传语意不传语气，千万不要把自己升格给主管化了。