钥匙管理制度(物业钥匙管理制度)

“闭环”这个词最近出现的频率很高。为落实防疫政策，一些大型赛事或者人员流动性较高的机场都会采用闭环的方式来阻断疫情的传播。闭环实际上就是设定好不同的小圈，这些小圈又都在一个大圈内，这样一来可以确保某些事情正常运转又不会接触到圈外的人。闭环并不只在防疫的时候可以凸显作用，一些企业也会把它融入到日常中，来提升管理环节。在钥匙管理上也是可以使用闭环方式的。

传统钥匙钥匙管理

传统钥匙钥匙管理

既然是闭环管理，就要做到让环外的人无法接触到环内的事务，所以闭环钥匙管理我们可以从两方面入手：

1. 流程方式

以往的钥匙管理大多会交给一名管理员去管理，不管是把钥匙锁在抽屉里还是柜子里，都无法保证不该使用它的人接触到钥匙。另外管理员作为监督管理者，同时也失去了被监督的情况。所以在流程上我们要做出改变，替换掉传统的方式。使用埃克萨斯E-Key5智能钥匙柜进行管理，虽然也会设定一名管理员，但是管理员使用柜体进行操作的时候也同样会被记录下来。

E-Key5智能钥匙柜

E-Key5智能钥匙柜

管理员可以通过平台对钥匙进行命名编辑，授权人员身份。得到授权的人员可以打开柜门取还钥匙，同时也会产生对应的取还记录信息。这样一来就实现了一个流程上的闭环。你可能会说如果有权限的人取出钥匙后偷偷借给别人怎么办？这个也是有监督机制的，我们可以给每把钥匙设定一个使用时间，比如“员工A”领取的钥匙在三分钟内就应该归还了，如果超时未归还的话系统会同时给管理员和“员工A”发送提醒消息并做出记录，一旦发生问题，就可以进行追责。

管理平台

管理平台

2. 信息储存

当使用流程上形成闭环后，我们只是可以确定钥匙无法被环外人员使用。如果你的企业需要有严格的管理制度，任何信息也不能外泄，就可以去完成信息上的闭环。采用硬件开发的方式，剔除掉钥匙柜原有的服务器和数据库，更换成企业自己的。埃克萨斯会提供出接口和源码供开发使用。这样一来除了可以根据自己的需求改变使用流程外还可以确保信息不会外泄。

E-Key5使用流程

E-Key5使用流程

总的来说，钥匙管理的闭环要利用智能设备减少每个环节的人工参与程度，使所有钥匙在我们设定好的环节内正常运作。