无法使用分组数据(无法使用分组数据请检查网络)

从提出数字化转型开始，制造业的工厂开始马不停蹄地上信息化软件，如：ERP、MES、WMS等，古哥在接触过的工厂中，或多或少的也上了这些软件，最差的都有ERP，先抛开软件本身的功能及特点，今天就软件输出的数据格式哪些事来聊聊。

上了信息化软件，避免不了需要数据分析、不管是软件自动AI分析，还是人工分析，当需要看结果或者需要传递的时候，都避免不了需要把数据进行导出，也就是输出数据。

输出速度慢

部分软件不说输出几万行数据，就是输出几千行数据都已经卡的软件都动不了，基本上点输出，轻则停止响应，重则直接闪退。这时候操作者可能是查询花了大半点，点数据导出直接崩溃，真是欲哭无泪……。

当年古哥为了导出近三年的销售数据，本来想自己导出的，结果折腾了半天都导不出来，最后找信息部相关人员在后台导出，后续也不能每次导出都去找信息部的人，后来古哥只能分段导出了，再合并……。

输出格式少

部分软件输出的格式可能是为了兼容性或者其它原因，输出只有*.XLS，超过6万行的数据，居然在工作簿内直接分页了，某数据20多万行，本来用*.XLSX可以直接一个页面出来，硬生生分了4个页面。

有时候数据输出给相关部门，不想让他们编辑，想输出 *.PDF格式，也不支持，只能自己把数据输出，再转换……；

输出格式太大

部分软件ERP本身的格式输出的时候占用空间太大，甚至几千行的数据就占用了10M以上的空间，打开的时候还提示警告信息：文件格式与扩展名不一致；

针对以上情况就需要进行“减肥”

步骤：按Ctrl+N 新建一个新的工作簿在原表中按Ctrl+A 全选Ctrl+C→Ctrl+Alt+V→粘贴列宽→粘贴数值F12→另存为高版本格式 *.XLSX

即可在不改变源数据的情况下把文件容量降下来

从上图可以看出，直接从14M 降低到 925K;

可能有人说，我硬盘大，没关系的，但实际情况是如果你需要编辑的话，在14M的文件上编辑和在925K的文件编辑速度是可以感觉到的，在14M的文件光打开就慢了一步了，里面编辑很有可能是一卡一卡的。

输出文件中的数据是文本

大部分软件中输出的数据中如果包含数值的话，大概率是文本，此时你想进行数据分析，如求和、汇总等，发现根本运算不了。还有就是如果输出的是带日期的话，也是文本，在进行数据透视的话，提示数据无法分组

针对以上情况就需要进行文本转数值

具体如何转呢？

上图中的数据A列是文本格式，J列是数值格式，我们的目标是都转换成日期格式

方法：选中A列---数据--分列---完成 （古哥的分列自定义是快捷键）

选中J列---按下---Ctrl+Shift+3---完成 （数值格式转换日期格式快捷键）

完成后效果如下：

注意A列和J列的效果与上面没转换前的不一样

最终总结一下

目前古哥从ERP导出来的数据一般都会整理一下，目的不光光是为了减少文件大小，而是为了减少格式带来的Excel文件突然“闪退”或者“停止响应”的文件问题，从而加快了Excel文件的运行速度，达到效率提升的效果

打开低版本Excel文件保存为高版本文件；清除全部格式删除无效行列把数据更改为合适的格式（文本转数值 、数值转文本）字体边框标准化（标题为宋体9号加粗、正文宋体9号，加上边框，首行冻结）文件命名标准化： 文件名+日期的标准命名

我是古哥：从事制造行业18年，在企业运营、供应链管理、智能制造系统等方面具有丰富的实战经验。企业智能化，柔性化计划运营管理专家，擅长通过企业流程优化规范，企业管理、导入计划运营提升企业效率；对提高企业准时交货率，降低企业库存，输出智能制造人才有丰富的经验。关注古哥计划，每日分享制造行业，特别是生产计划方面的一些职场干货。