Clive Wilkinson Architects公司推出了由12个创新空间组成的、全新办公场所设计方案(图1),为后疫情时代的新办公方式提供支持。
疫情带来很多不确定性,但有两件事是清楚的:一是办公室将继续存在;二是办公室不会再像过去一样。
图1
12模块空间的创新背景疫情期间的远程办公经历,使得人们开始关注现实工作场所的基本功能——哪些功能有用,哪些没用或用处不大。物理办公室具有强大的社交和协作优势,这是居家办公或其他远程办公无法获得的。随着复工复岗的临近,一些富有挑战性的问题值得我们思考:员工为什么要去办公室?办公室将如何运作?员工多久去一次……基于这些,办公室需要如何改变?
事实上,雇主和设计师对各种各样的工作模式早就进行过探讨。对“完全居家或随时随地远程办公”、“跟疫情前一样,完全在办公室办公”两种较极端的办公方式,大多数公司认为,前者会导致员工与公司脱节,企业文化会被遗忘;而后者则不能适应当前的大环境,容易让人认为公司守旧,对员工没有信任感。于是,混合办公模式作为一个合理的选择出现,并得到越来越多的支持,因为它具有远程办公和办公室办公相兼容的灵活性,会给员工和公司更多的选择。但因每个公司的具体情况不同,需求不一样,这种受到欢迎的混合办公模式也面临着种种挑战。
12模块空间对疫后办公方式的思考一旦工作模式发生变化,重新定义工作场所的必要性就出现了。Clive Wilkinson Architects推出了由12个创新空间组成的全新办公场所解决方案,为后疫情时代的新办公方式提供支持。
在长久的隔离后,员工与公司的企业文化逐渐疏远。Clive Wilkinson Architects这次推出的方案,旨在促进员工合作、相互联系,加强企业文化建设。
工作场所首先应该支持企业的业务需求。此次推出的方案是一套设计框架,适应不同的业务需求、办公室大小、办公预算和区域设置等。这些空间并非只是疫情期间的解决方案,而是要为后疫情时代提供一个新思路。它们也是新变革的起点,对公司而言,除了工作区之外,一个完整的工作场所还应包括会议室、支持空间和专业空间等其他区域。
人们为什么还会回到办公室?疫情期间,人们习惯了居家办公。疫情之后,人们为什么还要回到办公室?不同的公司有不同的答案。Clive Wilkinson Architects进行的一项研究发现,协作、社交和文化是吸引员工重返办公室的三个重要因素。
协作办公必不可少,虽然网络工具提供了一定的协作帮助,但面对面的互动是无法替代的,与同事的交流是居家办公无法实现的。在办公室上班,不管是开会、休息,或者在电梯里都会遇到同事,都有社交互动,都能获得各种新消息、新知识和业务帮助。
有调查数据显示,三分之一的居家办公人群表示自己没有学到新的知识,特别是通过非正式渠道得到的技能。至于团队精神和企业文化,每家公司都希望员工从内心认同自己的使命、职责、发展目标。这也是激励员工努力工作、创新奉献的主要动力。一个成功的办公空间设计方案,应该能够激发员工的认同感和获得感。
1.办公室如何发挥作用?
图2
要想充分发挥办公室的作用,就要有目的地进行设计。热图规划(图2)是一种有效的方法。可以按照空间使用的热闹程度,把工作场所划分为“热区/活跃区”、“过渡区/中间区”和“冷区/安静区”。人们在热区活动时可以大声交流,适合团队协作;而在冷区则相反,那里要求使用者保持安静,适合专注于个人的工作……Clive Wilkinson Architects的组合设计方案包括了所有类型的空间,支持从团队到个人的各种工作方式,有利于提升空间满意度和工作效率。
为了给员工提供更多的选择,Clive Wilkinson Architects放弃了传统的通用方案。很多人都在抱怨,开放式空间有很多因素干扰专注工作。为了解决这一问题,设计师规划了专门的协作区和专注区,员工可以根据自己当下的工作需要进行选择。在恰当的空间进行恰当的工作,效率自然提高。
2.谁会在办公室工作?工作多长时间?
图3
新冠疫情发生前,一体通用的开放式办公室受到人们的诟病,无法满足灵活办公需要。因为员工本身大体可分为三类(图3):固定类、联系类和机动类。每一种类型的员工对办公室的需求不同。
(1)固定类员工:办公室的常驻者
这种员工的工作需要在办公室里完成,他们很少离开个人工位或常用空间,因此需要有一个固定的位置,以便容易获得办公用品和高效完成任务。
(2)联系类员工:办公室的混合使用者
他们的工作计划是混合式的,一部分工作在办公室完成,工作效率会比另外两种类型更高。他们只会在进行特定工作时来到办公室,其他工作都能远程完成。即便在办公室里,他们也经常四处活动,根据手上的工作任务选择不同的办公位置。
(3)机动类员工:远程办公者
这类员工机动性很高,以远程方式工作,很少使用办公室,偶尔会与其他部门的人交流信息或参加会议,在办公室做的事情一般都是居家办公无法完成的。
Clive Wilkinson Architects考虑到了不同工作方式的互动类型,以特有的组合方式为员工提供最佳支持。举例来说,管理团队通常属于固定类,应该为他们提供“冷区”空间。销售团队倾向于航行类,可以提供“热区”空间,支持协作和团队建设。
图4
不同公司的情况各不相同,不同类型的员工比例存在差异。通过确定每种类型员工的比例,可以更好地规划空间使用方案。图4显示的是一家公司的整体空间利用率,每天会有67%的员工在办公室工作。
疫情过后返岗的员工将对办公场所产生新的认识。不在办公室的日子里,虽然他们认为同样较好地完成了工作任务,但却失去了与同事协作、共享企业文化的机会。而团队协作和文化建设正是公司吸引和保留人才的重要途径。
12模块空间的设计与利用基于以上的认识和分析,疫情期间,Clive Wilkinson Architects开发了一套办公场所设计方案,包括12个模块空间,为疫情之后办公空间的更新设计提供了一个基本框架。
12个模块共分为三类:活跃空间(热区/活跃区)、过渡空间(过渡区/中间区)、安静空间(冷区/安静区),下面我们将分析这三类空间的设计与利用。
1.活跃空间的设计与利用
图5
第一类称为活跃空间(热区/活跃区)(图5),它们是办公场所中的“高能”空间,主要是人员聚集和协作的区域,包括开放大厅、多功能室、展厅和团队协作室等。
开放大厅:工作场所的中心
图6
开放大厅(图6)是工作场所的中心区域,是真正的“社交中心”。经历疫情期间的隔离之后,重新见面的人往往会在大厅开始进行互动。那里应该具有多种功能,让人们可以一边工作、一边交流,有的公司还提供咖啡和零食,这样员工很快就能感受到团队精神和企业的文化氛围。
无论是常驻办公室的“固定类”员工,还是四处走动的“联系类”员工,或偶尔到办公室上班的“机动类”员工,都喜欢聚集在大厅。那里是他们社交互动的地方,每天的利用率都很高。除了具有开会、培训、接待等功能外,那里还应该强化员工对企业文化的认同。
疫情过后,人们外出吃饭的想法减少,很多人会在办公室里与同事一起进餐。所以这个区域应该为这种需要提供支持,设置长沙发、卡座和餐桌等。如果有可能,也可以把这个区域和临近的室外空间相连接。厅内最好摆放食品展示台,有条件的公司还可以聘请专职厨师和服务生,为员工提供餐饮服务。
多功能室:全功能空间
图7
多功能室(图7)主要为团队工作提供服务。这个空间应该能够代替传统的中型会议室,也可以用于专业教学、员工培训和头脑风暴等。
多功能是它的最大特点,一个空间可以支持多种工作模式,其中包括招待客户的小厨房,可以利用休息时间回复邮件的休闲区,以及安静打电话的远程工作舱等。
空间里的墙面和隔板屏风最好有白板功能,让人能顺手在上面书写,方便团队办公使用。此外,还应该具备充足的存储功能,衣服、鞋帽、行李箱等员工出差旅行的一切物品,皆可放在这个地方。
由于员工会在这一空间里停留较长的时间,其设计和装修必须有利健康。引入自然光线非常重要,使用的家具也应以人体工学产品为主。
这个空间尽量布置多功能家具,使空间功能复合化,从而布局更合理,工作效率更高,办公环境更舒适,可以满足不同的商业和功能性需求。
展厅:业绩展览室
图8
展厅(图8)是公司与外界人员接触最多的地方,那里要给客户、投资者、合作伙伴留下深刻的印象,所以恰当的演示环境和沉浸式的内容体验非常重要。
经历了疫情期间的网络会议、网络办公之后,人们对于线下会议的渴望肯定增加。无论是讨论产品还是研究材料,在这个空间里完成的都是虚拟环境中无法实现的。
为了创建沉浸式体验,需要设置一个用于展示的墙面系统,室内无需摆放桌子,所有展示的材料可以悬挂起来,营造出真正的剧场感觉。
新办公空间的另外一个挑战,是虚拟与现实的结合。一些团队在工作时,必须通过网络联系上其他同事,一起召开视频会议。网上的同事(包括远程办公人员和偶尔到办公室的)应该和现场的员工获得同样的工作体验。为了满足这一要求,展厅内的网络显示屏不仅要配置在桌面上,还可挂在墙面上,让网上的员工方便观看。
团队协作室:合作办公区
图9
顾名思义,团队协作室(图9)是一个高度协作的办公空间,用来开展团队工作,解决团队问题。有人把那里称为“作战室”,可以专为一个团队或项目开设。
根据使用团队规模的大小,该空间可大可小。工作小组可以在某个时间段或连续几天使用这个专属空间,室内的家具、办公设备、办公用品等,可按小组需要摆放;白板上的文字、贴图或讨论的方案等,可以保留在上面,以便第二天回来时继续工作。那里是团队进行头脑风暴、激发创新思想的地方。
在那里,团队工作需要的一切家具和设备应该一应俱全,包括站立式办公桌、人体工学座椅、休闲家具等。每个墙面上都有显示屏和演示系统。常驻办公室的“固定类”员工和混合式办公的“联系类”员工可以在那里工作,墙上巨大的显示器也为远程办公的“航行类”员工提供了接入的机会。
(未完待续,更多精彩内容见下期)
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