管理信息系统论文

管理信息系统在现代化管理中的作用

摘要：当21世纪信息化的浪潮席卷全球的时候，信息化的脚步

正以它前所未有的渗透力深入到社会生活的每个角落，信息技术

也成为当今最活跃、发展最迅速、影响最广泛、渗透力最强的科

学技术领域之一。管理信息系统在这种大趋势下，越来越受到人

们的关注。它是企业现代化的重要标志，是企业发展的一条必由

之路，在管理现代化中起着举足轻重的作用。本文在介绍管理信

息系统在现代化的应用的同时介绍了沃尔玛电子数据交换技术

应用。

关键词：现代管理方法信息系统EDI

现代管理方法是指企业运用现代自然科学和社会科学的

研究成果，使管理适应现代科学技术的发展水平。现代化管理符

合现代化大生产的要求，主要包括以下几方面内容：

1.在管理思想和人们的精神状态上也要适应现代的要求，从产品

经济观念和自然经济观念向商品经济观念和市场经济观念转变，

树立人本思想、民主管理思想、现代经营思想、公开竞争思想、

信息系统的高度敏感等。

2.在管理技术和方法方面适应大生产发展的需要，采用各种科学

的管理方法和信息系统管理手段。

3.在组织机构方面，要适应现代大生产的要求，采用符合生产发

展要求的组织形式和信息控制系统。

因此，现代管理方法是继个性化管理之后的普遍性管理，

而很多管理信息系统是借鉴现代化管理方法而开发出来的.，因

此，现代管理方法是充分发挥信息系统作用的关键因素之一。全

球经济一体化,市场竞争的日趋激烈,以及内、外环境的重重压

力都将迫使我国企业不得不充分利用信息技术和现代管理方法,

对企业的组织结构、业务流程和管理方式进行调整、重组和变革,

以提升企业的应变能力、创新能力和竞争能力,所以企业管理信

息系统的应用越来越广泛。

一，管理信息系统的功能

管理信息系统是为了适应现代化管理的需要，在管理科

学、系统科学、信息科学和计算机科学等学科的基础上形成

的一门科学，它研究管理系统中信息处理和决策的整个过程，

并探讨计算机的实现方法。管理信息系统是一个以人为主导，

利用计算机硬软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息

收集、传输、加工、储存、更新和维护，以提高效率为目的，支

持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。一

个完整的管理信息系统应包括：辅助决策系统、工业控制系统、

办公自动化系统以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级

机关及外界交换信息的接口。

管理信息系统具有多种功能，各种功能之间又有多种信息联

系，构成了一个有机结合的整体。其功能主要是：数据处理，即

数据的收集、输入、传输、存储、加工处理和输出；预测功能，

即运用数学、统计或模拟等方法，根据过去的数据预测未来的情

况；计划功能，即合理安排各职能部门的工作，并按照不同的管

理层提供相应的计划报告；控制功能，即对计划的执行情况进行

监测、检查，比较执行情况与计划的差异，并分析其中原因，辅

助管理人员及时用各种方法加以控制；辅助决策功能，即运用数

学模型，及时推导出有关问题的最优解，辅助各级管理人员进行

决策。信息技术是组织改革的有效技术基础，信息系统的开发应

用是组织规范管理、提高效率的契机。

二，管理信息系统在企业管理中的重要作用

管理信息系统能为企业的管理提供科学的计划决策。计划是

管理的首要职能，是从现在通向未来的桥梁。管理信息系统可以

从多方面快速地为计划提供科学、准确的数据，并实现计划编制

自动化，提高管理效率。管理信息系统拥有强大的统计分析功能，

可以反映企业管理经营活动的成效、彼此的内在联系、发展趋势

和存在的问题。管理信息系统的使用，不但能使企业各部门之间

的沟通、员工与员工之间的沟通更加容易，而且能使客户的产品

需求信息、竞争对手的信息和其他市场信息的搜集工作变得更轻

松。

管理信息系统能够优化企业管理的组织职能。管理信息系统

本身是一种先进管理思想的载体，它要求企业必须进行相应的组

织机构调整或业务流程重组，将帮助企业进行“业务再造”和“管

理重塑”。目前，纵横交错的计算机网络改变了信息传递的方式，

与信息传递方式紧密相连的管理组织结构也就从尖顶的金字塔

形变成扁平的矩阵形。高层决策者与基层作业者直接联系的方式

增多，基层作业者根据实际情况及时参与决策的机会增多。

管理信息系统可以促进领导职能的发挥。管理信息系统正在

成为企业管理的重要战略手段和企业文化的一部分。通过计算机

网络和一些系统软件，企业可以高效、便捷地管理跨地域的分公

司。公司总经理坐在计算机前就可以快速对外地分公司下达指

令、及时了解分公司当天的运营情况。公司能更加容易地控制分

公司的业务活动，分公司的不透明性因素会逐渐减少、决策失误

也会逐渐减少。通过管理信息系统的使用，企业可以加强信息沟

通，掌握内外动态，及时处理、解决问题，最大限度地发挥领导

职能。

管理信息系统可以支持企业管理控制职能的实现。控制职能

是指按照既定的目标、计划和标准，对组织活动各方面的实际情

况进行检查和考察，发现差距，分析原因，采取措施，予以纠正，

使工作能按原计划进行。控制职能与计划职能密不可分。计划是

控制的前提，是控制的开始；控制是实现计划的手段，控制活动

可以为计划的实现提供保证。信息的充分、准确和及时传递对实

现控制职能起着举足轻重的作用，企业管理中的一些较为重要的

控制活动都必须在管理信息系统的协助下才能得以完成。

三，沃尔玛电子数据交换技术（EDI-ElectronicDataInterchange）

的应用

沃尔玛的全球采购战略、配送系统、商品管理、电子数据

系统、天天平价战略在业界都是可圈可点的经典案例。可以说，

所有的成功都是建立在沃尔玛利用信息技术整合优势资源，信息

技术战略与零售业整合的基础之上。在信息技术的支持下，沃尔

玛能够以最低的成本、最优质的服务、最快速的管理反应进行全

球运作。

电子数据交换系统是企业与企业、企业与管理机构之间，利

用电子通信来传递数据信息，产生托运单、订单和发票，通过供

应商、配送者和客户的信息系统，得知最新的订单、存货和配送

状况，使得数据传输的准备性与速度大幅提高，减少了纸张在商

业交易过程中所扮演的角色，进而实现“无纸化贸易”。EDI具

有自动化、省力化、及时化和正确化的特点，《财富》杂志评出

的全球500强企业绝大多数都已应用EDI与其主要顾客和供应商

交换商业信息，应用EDI的总体效率为：

（1）商业文件传送速度提高81%

(2)文件成本降低44%

(3)由差错造成的商业损失减少40%

(4)文件处理成本降低38%

(5)竞争能力提高34%

(6)EDI的间接效益可达到全部贸易额的3%~5%，这些效益

主要来源于将原来分散和业务加以整合的整体规模经济效益。

1990年，沃尔玛就已与其5000多家供应商中的1800多家

实现了电子数据交换，通过计算机联网进行数据传递和订货等交

易活动，不需要人工的直接介入，EDI处理单证有四大类：

1)运输单证：包括海洋提单、托运单、多式联运单、陆运单、空

运单、装箱清单、集装箱单、到货通知单等；

2)商业单证：包括订单、发票、装箱单、重量单、尺码单和装

船通知单等；

3)海关单证：包括进出口货物报关单、海关转运报关单、船舶进

出港货物报关单、海关发票等；

4)商检单证：包括出入境通关单、各种检验检疫证书等。

企业通过EDI运作，不仅加快了通关、报检速度，而且减少

了电话、传真等方面的费用，避免因人工抄写文件而造成的差错，

可及时利用运输资源降低运费和减少运输时间。通过EDI，制作

业减少了待料时间和生产成本，零售业、配送业提高了订单和发

票的传输速度，减少库存量与空架率，加快了资金周转，有利于

建立产供销一体化的供应链。

沃尔玛利用更先进的快速反应和联机系统代替采购指令，

真正实现了自动订货，主些系统利用条形码扫描和卫星通信系

统，与供应商每日交换产品销售、运输和订货信息，包括商品规

格、款式、颜色等，从发出订单、生产到将货物送到门店，最快

的时候甚至不超过10天。

由于订单处理周期的缩短，沃尔玛在产品卖给最终客户之

后的结算非常迅速，这种物流信息的连动，提高了沃尔玛供应链

的工作质量与效率，同时为沃尔玛的客户创造了巨大的价值。

信息系统在管理各项事务中有着普遍的应用，促进了企业管

理工作的提升。管理信息系统是为管理服务的，它的开发和建立

使企业摆脱落后的管理方式，实现管理现代化的有效途径。管理

信息系统将管理工作统一化、规范化、现代化，极大地提高了管

理的效率，使现代化管理形成统一、高效的系统。在现代化管理

中，计算机管理信息系统已经成为企业管理不可缺少的帮手，它

的广泛应用已经成为管理现代化的重要标志。在企业管理现代化

中，组织、方法、控制的现代化离不开管理手段的现代化。随着

科学技术的发展，尤其是信息技术和通讯技术的发展，使计算机

和网络逐渐应用于现代管理之中。面对越来越多的信息资源和越

来越复杂的企业内外部环境，企业有必要建立高效、实用的管理

信息系统，为企业管理决策和控制提供保障，这是实现管理现代

化的必然趋势。