储位管理(储位管理的原则包括)

大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——档案库房管理现状及应用RFID技术的优势。

RFID技术又称无线射频识别，是Radio Frequency Identification的简写形式，是一种通信技术，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。

目前国内档案馆主要使用条形码和档号进行内部的排架和定位，并辅助利用电脑搜索功能，但你需要一份资料的时候，先在电脑上搜索，找到柜号，然后到库房中调取出原始文件。近年来，随着我国档案事业迅猛发展，档案的种类越来越多，档案包涵的信息量迅速增加，传统档案库房管理存在的问题如下。

1.1 手工编目，费时费力

传统档案库房管理，档案资料先需人工进行分类，通过整理、编目后手工撰写档案盒的相关信息，或依靠电脑打印出档案目录，在归档时将档案和目录一并装封入档案盒内。采取这样方式的档案编目与档案盒标签编写，实际上是一种简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个归档流程繁琐低效，这种操作方式也耗费大量人力和时间。常见到档案馆的桌面上堆放较多的文件资料，档案资料不能及时入库。原始纸质标签在使用中经常磨损，时间久了要重新更换，又要重新编目，工作量相当大。

1.2 档案查找利用依靠人工方式，效率低

目前档案库房常用的检索方式有手工检索和计算机检索。手工检索查阅时需根据编目信息类别进行搜索查找，依靠人工记忆识别手工编目。只有熟练记忆编目信息，查找起来才能得心应手。计算机检索的方式，相对手工检索，稍有进步，但对于存放时间很长的档案，要更改目录信息十分麻烦，既要修改原纸质编目信息，又要在电脑中修改检索信息。无论以上哪种检索方式，如出现人为存放错误，造成档案无序，则查找起来相当困难。档案库房管理人员有时为找到一份资料而翻遍所有档案柜，是工作中实际遇到的难解决的问题。

1.3 入库方式不利用后续档案更新或变动管理

由于入库后的档案材料都封装在档案盒内，且每个档案盒内存放的档案种类、数量不一定相同，如有需要增加或减少的资料，库存的档案盒数量众多，传统的入库方式下，将要对库存档案重新编目入柜，那将是一项十分庞大的工程。另外超过有效期限的无利用价值档案，需要及时进行销毁，减少其占用有限的档案库存资源。管理人员只有对档案的及时清点才能有效掌握档案的有效期，而人工清点一次库房的工作量非常巨大，导致传统管理模式下不可能天天对库房档案进行盘点，失效档案就不能被及时发现和处理，很多已过保存期限的旧档案仍然陈列在档案库房内，形成大量多余档案，增加档案管理者的工作量。

随着信息技术的高速发展，越来越多的信息技术被应用到各行业中，对于传统的档案管理，引入RFID技术，能提高档案管理的效率，改变档案管理的现状，能实现档案管理的自动化、智能化，RFID技术相较于传统的管理方式有着无可比拟的优越性。

2.1 档案编目简单高效

利用RFID技术，通过对档案盒中资料摘要信息编目，生成RFID标签，将打印出来的RFID标签贴到档案盒上，同时将打印成功的数据保存到数据库中，以档案柜为单位分类保存，如有更换只需查找电脑保存的记录重新打印即可，将每个存放拥有固定分类的档案柜上附有可读写RFID标签，利用PDA（便携式手持读写器）对档案柜数据记录，相较于手写标签，节省了人力，提高了工作效率。RFID标签可存储的数据量远比传统的条形码、磁卡可存储的数据量要大得多，可达1K甚至更大的容量；在不损害标签的功能的前提下，标签的内容又可以反复被擦写，能实现其它方式无法实现的标签重复利用。

2.2 档案查阅及时快速，提高工作效率

利用RFID技术查找档案时，通过手持设备扫描，档案盒内所装档案的具体内容、数量、档案摘要等档案位置信息将会显示在电脑屏幕上，工作人员通过此信息，确认档案盒所在档案柜中的位置；也可以给每个档案盒安装电子标签，通过标签的微小芯片和天线，可以方便的跟踪和记录，并且反馈到电脑上，管理人员直接通过电脑查询档案所在的位置。标签具有很强的穿透性，能够穿透木材、纸张和塑料等非金属或非透明的材质，能实现无障碍阅读。相较于传统扫描方式，RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取档案内容摘要信息等多项相关数据信息，速度提高了近百倍，从而缩减了管理人员的作业环节，提高了工作效率。

2.3 档案管理实现动态化管理

RFID技术的档案自动化管理系统可建立几大功能模块，如储位管理子系统、查询子系统、销毁管理子系统等模块。储位管理模块通过建立储位分配、储位信息管理来实现档案馆储位的可视化管理。查询子系统应用在档案需要被查阅时，通过计算机总线将查询信号传输至档案柜，由子系统提供档案编目查询、内容提要查询等，并发出提示指令，使得档案柜上的指示灯亮起，管理人员即可一下看到所查资料位置。销毁管理子系统，管理人员可在子系统中搜索查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。或者通过在系统内设定每份档案的保管期限，系统根据时间会自动提醒管理人员到保管期限档案的相关信息，由管理人员根据实际情况作进一步处理。应用此项档案自动化管理系统，从而有助于管理人员实施库房档案的动态化管理。

（本文作者 李宏敏）