Lotus Notes是什么软件？
Lotus Notes介绍 Lotus Notes/Domino 是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及Internet/Intranet平台；具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制；尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境。 工作流自动化是信息技术崭新的应用领域，也是克服信息技术局限的突破口。许多诸如协同工作、网络环境下的办公自动化等传统信息技术无从着手解决的问题，在Notes中迎刃而解。Notes 是基于文档型的、分布式的数据库应用，是一种公文流转系统。公文流转系统是日常办公事务中重要的一环。将一个单位内的公文流转处理过程由计算机来完成，并有服务于某种目的的人机信息交互系统，可提高工作效率、监督处理过程、又可大量减少不必要的浪费及人为的失误。办公自动化系统的内容包括文件处理，档案处理，电子邮件，数据处理，信息处理，决策支持等各个方面。与之对应的Notes提供了强大的实现运行办公自动化的平台；包括工作流自动化和群件系统，电子邮件系统，知识管理系统（人工智能首次由实验室走向应用）等功能。在此基础上，Lotus Notes 提供即时准确的信息，保证信息安全，帮助群组协同工作。 Lotus Domino/Notes是目前最为流行的文档数据库系统之一，作为群件系统，它利用自身强大的功能使其在企业、政府办公自动化方面的应用越来越广。笔者在此总结了一些Notes开发和管理的常见问题，希望对大家有所帮助。 Notes是实现和运行办公自动化的平台 办公自动化（OA）因其明显推动企事业单位信息化的进程而备受重视，一直是IT建设的重点；同时，由于办公自动化具有涉及岗位、人员众多，处理流程烦琐、多变等特点，而成为IT建设的难点之一。网络化和Notes平台的出现使上述问题迎刃而解。许多成功的案例确立了Notes在办公自动化方面事实上的标准地位。需要指出的是Notes不仅模拟了办公过程，而且支持人们通过模拟而改革办公流程。显然，这是传统的办公自动化工具（如传真机、复印机）等无法胜任的。 Notes是工作流自动化和群件标准 许多基于网络的应用和办公自动化一样，具有群组协同工作的特征，如信贷审批、客户服务。项目管理、质量跟踪。销售管等。不论在企业级广域网还是在工作组，Notes以其独特的RADD（快速的应用开发和实施）技术为开发人员提供了最为便捷的环境，因此将其视为典型的群件产品。 Notes是内联网 由于Domino是标准的web服务器：较其它厂家的产品相比较，Domino安全性高、易于管理理、和企业其它信息系统联结能力强。重要的是，Domino提供了丰富的开发工具（实际上是一个Web应用服务器），支持企业网对应用的要求，因此，Domino/Notes适合作为建设内联网的需要，在标准内联网BWD（Browr/Web rver/Data rver三层应用模式）中处于中间层的地位。 Notes是电子邮件系统 Domino/Notes提供了基于client/rver结构的电于邮件服务，在目录服务、存转、安全性和易用性方面具有相当的领先优势；除此之外Domino/Notes还具备对邮件应用的定制和开发。 Notes是知识管理系统 lotus率先将知识管理(KM)从教科书和实验室中推到了市场。Domino/Notes家族提供了完整的KM解决框架，从网上文档管理，到远程学习，到实时知识应用等。将把企业网络应用推到新的阶段。 Notes实现了BPR（业务流程优化） ERP（企业资源规划）系统在制造业信息化过程中扮演着重要角色，但是复杂的模型和设置使得EPR系统对于各类作业流程的调整和变化适应能力较差。Domino/Notes可以与系统密切集成实现SFA（销售管理）和CRM（客户关系管理）等应用。 [编辑本段]Notes是电子商务的基础 较电子交易（eCommerce）相比电子商务（eBusiness）包含更多的内客。由于在事务处理方面的局限性，Domino/Notes不适合实现联机交易，但是这并不妨碍在电子商务工程中的基础地位正如IBM总裁郭士纳所说Domino/Notes是电子商务皇冠上的明珠。 其他关于Notes 实际上除了上述答案以外，Domino/Notes的许多特性，如文档数据库、全文检索、复制、集成开发环境（IDE）和七层安全机制等，都会为自己带来形形色色的定义。 Notes不是万能的。例如：Notes不能（或不适合）实现关系数据库擅长的基于数据的联机事务处理（OLTP）如帐务处理、库存、储蓄等。 对于一个初级开发者来讲，首先要明白，notes是一个半成品，我们是在它的平台上开发应用，一个应用包括一个或多个数据库，notes的应用包括五种类别：workflow(工作流),broadcast（广播）,reference（参考）,tracking（跟踪）,discussion（讨论）。 Notes的主要设计元素 数据库：在notes中存储文档的单元，文档是用来保存数据的，数据库里保存了若干个文档。 表单:是用来定义文档的格式和布局，每个表单包含域、静态文本、图形和按钮。 文档：是按照表单的格式保存数据的单元，实际上表单是文档的一个模子。 视图：是帮助用户很容易的找到你想要的文档。视图可以为数据库内容提供概述报告 导航器：提供一个数据库内容的可视索引。 文件夹：类似于视图，但可以将视图中的文档拖到文件夹，反之则不行。 域：是包含单独类型信息的表单的命名区域，类似于关系型数据库的字段。 子表单：类似表单功能，但它不能用来创建文档，它是用来插入到表单中，这样主要用于一些多个表单用到同一内容，我们不必一个一个的拷贝，可以插入子表单就可以了。 代理：是在数据库中执行特定任务的单机程序：如修改域值，发送邮件 公式：是一段代码，具有类似编程的属性，它附加在数据库元素上，当这个对象被激活时执行编程任务；如：数据库元素+一段代码=执行任务 LotusScript Lotus提供的另一个编程接口，可以进行复杂的控制。
lotus notes是干什么的？
Lotus Notes/Domino 是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及Internet/Intranet平台；具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制；尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境。
IBM Lotus Notes是一个协作客户端-服务器平台的客户端。IBM Lotus Domino是此应用程序的服务器端。2012年11月, IBM宣布将要放弃Lotus品牌，转而使用IBM品牌来识别包括Notes和Domino这样的产品。
Lotus Notes提供了集成协作功能，包括电子邮件、日历、联系人管理、任务跟踪、即时通信、一个办公生产力套件（IBM Lotus Symphony）以及访问其他Lotus Domino应用程序和数据库的能力。Lotus Notes还可以集成额外的协作能力，包括音视频会议、在线会议、讨论组、论坛、博客、文件共享、微博以及用户目录。除了这些标准的应用程序，组织还可以使用IBM Lotus Domino Designer开发环境以及其他工具来开发额外的集成应用程序，如请求批准/工作流以及文档管理。
Lotus notes 是什么意思? 谁熟悉这个!
Lotus是一家被IBM收购的OA系统平台软件公司。Notes是Lotus品牌旗下的邮件服务系统，我用的是Lotus
notes
R5客户端,许多企业内部都用这款软件来收发邮件及公函等。
如何配置lotus notes
由于这是第一次运行 Lotus Notes，因此会启动“Lotus Notes 客户机配置向导”。单击“下一步”。在“欢迎使用”页上，单击“下一步”。 出现提示时，键入为 Exchange - Lotus Notes 连接器用户 ID 设置的名称，并输入用户的主/邮件 Domino 服务器名称。选择“连接到 Domino 服务器”。单击“下一步”。在“您想要如何连接到 Domino 服务器”页上，选择“设置与局域网 (LAN) 的连接”，然后单击“下一步”。 在“Domino 服务器网络信息”页上的“Domino 服务器名称”文本框中，键入要作为 Exchange Server 2003 和 Lotus Domino 之间的桥头的 Lotus Domino 服务器的名称。在“请提供特定的网络信息以定位此服务器”对话框中，选择 TCP/IP。在“服务器地址”字段中，键入上面列出的 Domino 服务器的主机名或 IP 地址，然后单击“下一步”。此服务器必须是您先前配置的服务器。 当系统询问是否要“将用户标识符文件拷贝到数据目录”时，单击“是”。 键入用户 ID 文件的密码。如果提示安装即时消息，请清除“设置即时消息”复选框，然后单击“下一步”。 在“其他服务”页上，单击“下一步”。 您将收一条消息，指示“已完成 Notes 设置”。单击“确定”。验证选择的位置是否已设置为“办公室”（应在 Notes 客户端的右下角显示）。如果未设置为“办公室”，则选择显示的名称，再选择“办公室”位置。
如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍 Notes 常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用 Notes 来管理日常工作，提高工作效率。利用Notes 更好的管理您的日常邮件邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。设置邮件规则打开邮件数据库，如 图1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。图1. 设置邮件规则（查看大图）图2. 新建邮件规则（查看大图）设置重要邮件提醒打开File-Preference-Mail(如 图3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。图3. 设置邮件背景和字体颜色（查看大图）备份邮件当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。图4. 备份邮件（查看大图）设置邮件回执如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击"Delivery Options"，在这里勾上"Return receipt"。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。图5. 设置邮件回执（查看大图）设置Out of Office当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复"Out of Office"的信息，以免耽误重要事宜。图6. 设置 Out of Office（查看大图）保存Stationery如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择"More-Save as Stationery"（如 图7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。图7. Save as Stationery（查看大图）图8. Tools-Stationery（查看大图）利用Notes 更好的管理文档数据库Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。创建Bookmark通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（图9）。图9. 创建 Bookmark（查看大图）快速查找 Workspace 里的数据库方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图10）。图10. 设置 workspace 页面方法二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenList 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图11）。图11. 在 OpenList 里查找数据库方法三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。创建私有试图有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在 Create 菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击"Save and Customize"（图12）。然后在 Design 界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉 Lotus 脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及 Lotus 脚本语言来创建所需视图。图12. 创建私有试图Replication当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把常用的数据库通过 Replication 复制到本地，打开 File - Replication - New Replicate，得到 图13 的对话框。这样在网络不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。在做 replication 的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框的“More Settings”就进入到了配置页面（如 图14）。图13. 创建一个 Replication图14. Replication 设置Homepage设置好 Homepage 也可以给工作带来方便。Notes 默认的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等几个启动键。如 图15 所示。点击“Click here for Home Page options”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种 Homepage 的样式。在这里比较常用的一种是"My work"（如 图16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在 My work Homepage 上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击 My work Homepage 右上角的“Edit this page（图17）”，就会出现对话框“Page Options”，在这里您就可以在“My Work”这个模版下设计您想要的 Homepage。图18 就是设置好的一种 My work Homepage ，这样您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的 Home Page 完全根据您自己的想法来设计 Home Page。图15. Notes 默认的 Homepage图16. 选择 Homepage（查看大图）图17. 设置 Homepage（查看大图）图18. My work Homepage（查看大图）共享Domino 服务器的连接信息打开Contacts 数据库，选择 Advanced-Connections， 通过 File Import/Export 就可以共享 Domino 服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员工只要 Import 这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个方法来复制连接信息。图19. 导入导出连接（查看大图）用Ctrl 来切换视图当您选中一篇文档，按住 ctrl 键，再切换视图 ( 比如从 By Author 切换到 By Category)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较 图20 和图21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。图20. 用 Ctrl 来切换视图——切换前的视图（查看大图）图21. 用 Ctrl 来切换视图——切换后的视图（查看大图）数据库压缩很多人可能有这个苦恼，明明已经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这是由于 lotus 数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩。常用的压缩方法是用鼠标点击 File-Application-Properties（图 22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击"Compact"按钮就可以完成。大家可以看一下自己的数据库属性，如果使用率低于 70% 就可以压缩了。这里的“%ud”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。图22. 数据库压缩（查看大图）利用Notes 的托拽功能Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽，从 85 开始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的将 sametime 联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入 sametime 联系人列表中（图 23）。图23. 托拽 samtime 联系人作为收件人（查看大图）巧用Preferences 设置打开File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。
设置Basic Notes Client Configuration1）设置 Auto Save在Basic Notes Clientconfiguration 页面上，勾上 AutoSave 这一项。Notes 就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候 Notes 意外退出，而丢失未保存的数据。图24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave2) 给选定的邮件设上标记勾上"Show check marks in margin for lected documents"，如 图24 所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“√”，可以非常方便的选择多个邮件。如 图25。图25. 标记邮件设置Windows and Themes1 ) 使用 Group documents 模式如果打开的文档和数据库太多，可以选择用 Group documents 模式将同一个数据库的文档归为一个 tab（如 图26）。图26. Windows and Themes（查看大图）2）继承操作系统的主题如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变 Theme 一项，设置成 Operation System Theme。这样就可以根据个人喜爱给 Notes 换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色，.. 这个功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和 Notes 换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。图27 就是设置了“Group document”模式以及继承操作系统外表后的 Notes。图27 Windows and Themes（查看大图）设置Fonts and Colors在Fonts and Colors 一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著，在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是 Notes 85 的新功能。图28. Fonts and Colors巧用Notes 快捷键Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。Ctrl+Arrow在一个表格中选中一行或者多行，按住 Ctrl 键，再按 Arrow 的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。Tab如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按 Tab 键就可以跳到下一个未读文档上。Alt+EnterAlt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性。InrtInrt 键用来改变文档的未读 / 已读状态。F2F2 和 Shift+F2 是分别用来增大和减小字体。F8F8 和 Shift+F8 分别用来增进和缩减段落。F9F9 不仅可以用来刷新视图，在最新的 Notes 里还可以用 F9 来刷新文档。Ctrl+F8当您的 Notes 打开很多窗口的时候，按 Ctrl+F8 可以方便的切换 Tab。Ctrl+Shift+LCtrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图29)。图29. 列举快捷键（查看大图）常见问题列表为什么我不能删除表格中的行或列？当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。单击鼠标右键，选择 Split Cell。在使用过程中，当 Notes 异常退出时，如何才能再次运行 Notes ？杀死Notes 相关的进程。Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程：Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo MAC: Notes, notesmm 为什么有些菜单我找不着？检查一下 View-Advanced Menu 是否已经勾上。图30. Advanced Menu（查看大图）为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出去？因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names.nsf 上，你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的 names.nsf 上才能使用。我要在另外一个台机器上重装 Notes，哪些重要数据需要保存呢？需要保存以下数据：文件目录用途bookmark.nsf Notes\Data 保存bookmark 和 Home Page 的数据 desktop8.ndk Notes\Data 保存workspace 里的所有数据 names.nsf Notes\Data 保存联系人，网络连接以及位置信息 notes.ini Notes\ 保存Preference 的设置 ur.dic Notes\Data 用户自定义的字典 id Notes\Data 您的id，有 id 才能使用 Notes 另外，如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及 replication 的数据库也放在了 Notes\Data 下面，也要记得保存一下。但是通常我们建议那些数据库存不要存放在 C 盘。结束语本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference 设置以及快捷键使用这几个方面来介绍 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以帮助您提高工作效率。
如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
利用 Notes 更好的管理您的日常邮件
邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。
设置邮件规则
打开邮件数据库，如 图 1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图 2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。
图 1. 设置邮件规则（查看大图）
图 2. 新建邮件规则（查看大图）
设置重要邮件提醒
打开 File-Preference-Mail( 如 图 3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。
图 3. 设置邮件背景和字体颜色（查看大图）
备份邮件
当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图 4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。
图 4. 备份邮件（查看大图）
设置邮件回执
如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击"Delivery Options"，在这里勾上"Return receipt"。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。
图 5. 设置邮件回执（查看大图）
设置 Out of Office
当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复"Out of Office"的信息，以免耽误重要事宜。
图 6. 设置 Out of Office（查看大图）
保存 Stationery
如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择"More-Save as Stationery"（如 图 7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图 8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。
图 7. Save as Stationery（查看大图）
图 8. Tools-Stationery（查看大图）
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利用 Notes 更好的管理文档数据库
Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。
创建 Bookmark
通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（图 9）。
图 9. 创建 Bookmark（查看大图）
快速查找 Workspace 里的数据库
方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图 10）。
图 10. 设置 workspace 页面
方法二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenList 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图 11）。
图 11. 在 OpenList 里查找数据库
方法三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。
创建私有试图
有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在 Create 菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击"Save and Customize"（图 12）。然后在 Design 界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉 Lotus 脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及 Lotus 脚本语言来创建所需视图。
图 12. 创建私有试图
Replication
当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把常用的数据库通过 Replication 复制到本地，打开 File - Replication - New Replicate，得到 图 13 的对话框。这样在网络不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。在做 replication 的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框的“More Settings”就进入到了配置页面（如 图 14）。
图 13. 创建一个 Replication
图 14. Replication 设置
Homepage
设置好 Homepage 也可以给工作带来方便。Notes 默认的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等几个启动键。如 图 15 所示。点击“Click here for Home Page options”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种 Homepage 的样式。在这里比较常用的一种是"My work"（如 图 16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在 My work Homepage 上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击 My work Homepage 右上角的“Edit this page（图 17）”，就会出现对话框“Page Options”，在这里您就可以在“My Work”这个模版下设计您想要的 Homepage。图 18 就是设置好的一种 My work Homepage ，这样您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的 Home Page 完全根据您自己的想法来设计 Home Page。
图 15. Notes 默认的 Homepage
图 16. 选择 Homepage（查看大图）
图 17. 设置 Homepage（查看大图）
图 18. My work Homepage（查看大图）
共享 Domino 服务器的连接信息
打开 Contacts 数据库，选择 Advanced-Connections， 通过 File Import/Export 就可以共享 Domino 服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员工只要 Import 这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个方法来复制连接信息。
图 19. 导入导出连接（查看大图）
用 Ctrl 来切换视图
当您选中一篇文档，按住 ctrl 键，再切换视图 ( 比如从 By Author 切换到 By Category)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较 图 20 和 图 21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。
图 20. 用 Ctrl 来切换视图——切换前的视图（查看大图）
图 21. 用 Ctrl 来切换视图——切换后的视图（查看大图）
数据库压缩
很多人可能有这个苦恼，明明已经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这是由于 lotus 数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩。常用的压缩方法是用鼠标点击 File-Application-Properties（图 22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击"Compact"按钮就可以完成。大家可以看一下自己的数据库属性，如果使用率低于 70% 就可以压缩了。这里的“%ud”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。
图 22. 数据库压缩（查看大图）
利用 Notes 的托拽功能
Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽，从 85 开始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的将 sametime 联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入 sametime 联系人列表中（图 23）。
图 23. 托拽 samtime 联系人作为收件人（查看大图）
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巧用 Preferences 设置
打开 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。
设置 Basic Notes Client Configuration
1）设置 Auto Save
在 Basic Notes Clientconfiguration 页面上，勾上 AutoSave 这一项。Notes 就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候 Notes 意外退出，而丢失未保存的数据。
图 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
2) 给选定的邮件设上标记
勾上"Show check marks in margin for lected documents"，如 图 24 所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“√”，可以非常方便的选择多个邮件。如 图 25。
图 25. 标记邮件
设置 Windows and Themes
1 ) 使用 Group documents 模式
如果打开的文档和数据库太多，可以选择用 Group documents 模式将同一个数据库的文档归为一个 tab（如 图 26）。
图 26. Windows and Themes（查看大图）
2）继承操作系统的主题
如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变 Theme 一项，设置成 Operation System Theme。这样就可以根据个人喜爱给 Notes 换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色，.. 这个功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和 Notes 换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。图 27 就是设置了“Group document”模式以及继承操作系统外表后的 Notes。
图 27 Windows and Themes（查看大图）
设置 Fonts and Colors
在 Fonts and Colors 一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著，在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是 Notes 85 的新功能。
图 28. Fonts and Colors
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巧用 Notes 快捷键
Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。
Ctrl+Arrow
在一个表格中选中一行或者多行，按住 Ctrl 键，再按 Arrow 的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。
Tab
如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按 Tab 键就可以跳到下一个未读文档上。
Alt+Enter
Alt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性。
Inrt
Inrt 键用来改变文档的未读 / 已读状态。
F2
F2 和 Shift+F2 是分别用来增大和减小字体。
F8
F8 和 Shift+F8 分别用来增进和缩减段落。
F9
F9 不仅可以用来刷新视图，在最新的 Notes 里还可以用 F9 来刷新文档。
Ctrl+F8
当您的 Notes 打开很多窗口的时候，按 Ctrl+F8 可以方便的切换 Tab。
Ctrl+Shift+L
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图 29) 。
图 29. 列举快捷键（查看大图）
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常见问题列表
为什么我不能删除表格中的行或列？
当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。单击鼠标右键，选择 Split Cell。
在使用过程中，当 Notes 异常退出时，如何才能再次运行 Notes ？
杀死 Notes 相关的进程。
Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程：
Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe
Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo
MAC: Notes, notesmm
为什么有些菜单我找不着？
检查一下 View-Advanced Menu 是否已经勾上。
图 30. Advanced Menu（查看大图）
为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出去？
因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names.nsf 上，你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的 names.nsf 上才能使用。
我要在另外一个台机器上重装 Notes，哪些重要数据需要保存呢？
需要保存以下数据：
文件 目录 用途
bookmark.nsf Notes\Data 保存 bookmark 和 Home Page 的数据
desktop8.ndk Notes\Data 保存 workspace 里的所有数据
names.nsf Notes\Data 保存联系人，网络连接以及位置信息
notes.ini Notes\ 保存 Preference 的设置
ur.dic Notes\Data 用户自定义的字典
id Notes\Data 您的 id，有 id 才能使用 Notes
另外，如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及 replication 的数据库也放在了 Notes\Data 下面，也要记得保存一下。但是通常我们建议那些数据库存不要存放在 C 盘。
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结束语
本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference 设置以及快捷键使用这几个方面来介绍 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以帮助您提高工作效率。Notes 功能强大，本文涉及之处非常有限，希望有更多的人一起来挖掘和分享 Notes 的使用技巧。
