文件管理制度(办公室文件管理制度)

文件管理制度

法律分析：目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对 公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程 和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件 管理的有效性和适应性。. 结合公司实际工作情况，特制定本制度适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的 起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的 指导及监督。总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政 府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理

法律依据：《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》 第五十五条 行政规范性文件管理实行统一审查、统一登记和编号、统一公布制定行政规范性文件，应当按照调研起草、征求意见、协调论证、合法性审查、审议决定、签署公布等程序进行。因突发公共事件、保障公共安全和重大公共利益、执行上级行政机关的紧急命令和决定等情况，需要立即制定行政规范性文件的，经合法性审查通过后，可以直接提请本机关主要负责人或者其委托的负责人决定和签署公布。

文件收发管理制度

文件收发管理制度

　　在不断进步的社会中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是我精心整理的文件收发管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　 1、目的

　　为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责;结合公司实际情况，制定本管理规范。

　　 2、适用范围

　　公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。

　　 3、职责

　　公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行;

　　 4、发文管理规定及流程

　　 4.1发文规定

　　4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发;

　　4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐;

　　4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的.文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章;

　　4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

　　 4.2发文字号编排

　　4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

　　公司简称的大写英文缩写(XDCJ)+发布年号(四位数)+顺序号(三位数);

　　公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后发出;

　　4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

　　 4.3文件分类

　　4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度;

　　4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排;

　　4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项;

　　4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工;传达重要精神或情况;

　　4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

　　4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问;

　　4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准;

　　4.3.8批复：答复相关部门(单位)的请示;

　　4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法。

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办公室管理制度是什么？

办公室管理制度是：

第一章总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。

第三章工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

（一）文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

文件档案管理制度

文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

文件管理制度

　　编号：Q/LD-GL-TG-01

　　公司文件管理制度

　　拟 制：

　　审 核：

　　批 准：

　　1.目的
　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
　　2.范围
　　本制度适用于公司所有有效文件。
　　3.职责
　　3.1体系管理办公室
　　3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
　　3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
　　3.1.3 负责本制度的实施。
　　3.2 其它各部门
　　3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
　　3.2.2负责按本制度规定执行
　　4．程序内容
　　4.1公司文件的分类
　　4.1.1 公司文件进行以下分类：
　　A层文件：手 册
　　B层文件：程序文件
　　C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。
　　4.1.2外来文件
　　（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。
　　4.2公司文件的管理
　　4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
　　4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
　　4.3文件编制与审批
　　4.3.1文件格式要求
　　（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
　　（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
　　（3）文件应字迹清楚，标示明确。
　　4.3.2文件的编制与审批
　　各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。
　　4.4文件编号
　　公司文件按照如下规则编号：
　　Q/LD-XX-XX-XX
　　文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
　　部门汉语拼音名称缩写。
　　代表公司管理文件类型缩写。
　　代表公司内部文件。

　　各部门汉语拼音名称缩写为：
　　体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。
　　公司管理文件类型缩写：
　　作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收
　　4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。
　　4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
　　4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。
　　4.6文件的保存
　　4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。
　　4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。
　　4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。
　　4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
　　4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。
　　4.7文件的修改
　　文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。
　　4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。
　　4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。
　　4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。
　　4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。
　　4.8文件的废弃与销毁
　　4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。
　　4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。
　　4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。
　　4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。
　　4.9 文件的复制
　　任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。
　　5．相关记录
　　《文件发放回收记录》
　　《文件借阅、复制记录》
　　《文件、资料废弃记录表》
　　《文件更改申请单》
　　《文件销毁申请》
　　《文件有效性检查表》