档案管理流程和方法

档案工作八个流程

档案工作八个流程

档案工作，有狭义解释和广义解释之分。从狭义上说，档案工作

是指管理档案和提供档案信息为各项社会实践服务的一项专门业务。

从广义上说，包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档

案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案国际交往活动

等。

(1)档案的收集。是档案室和档案馆接收和征集档案的总称。包

括档案室对本单位归档案卷的接收，档案馆对现行机关或撤销机关移

交档案的接收、对社会人士捐赠档案的接收、对分散在社会上的珍贵

档案的征集。档案收集的任务，是解决档案分散状况与保管、利用档

案要求合理集中的矛盾，只有“化分散为集中”，才便于保管和利用。

(2)档案的整理。是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一

项工作。包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面的编制、案卷的

排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。档案整理的任务，是解决

档案零散状态与保管、利用档案要求系统化的矛盾，只有“化零散为

系统”，使档案由无序状态转化为有序状态，才便于保管和利用。

(3)档案的鉴定。指档案保存价值的鉴定，是鉴别档案价值的大

小、确定档案保管期限、决定档案保存与销毁的一项工作。档案鉴定

的任务，是解决档案的量大质杂与保管、利用档案要求优质化的矛盾，

只有“化质杂为优质”，淘汰档案中的无用部分，存留其有用部分，

才便于保管利用。

(4)档案的保管。是保护档案的安全、延长档案寿命的一项工作。

包括档案保护技术工作和库房管理工作。档案保管的任务，是解决档

案的易损性与社会要求长远保管和利用档案的矛盾，只有最大限度地

增长档案原件的寿命，或者通过缩微复制保护档案信息，使之久传，

才能保证社会长远利用。

(5)档案的编目。又称档案检索。是对档案内容和形式进行分析、

选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作过程。

包括馆藏目录、检索性目录和介绍性目录的编制。编目工作的任务，

是解决档案数量庞大、内容复杂和利用者对档案信息特定需求之间的

矛盾。各种档案目录可帮助利用者了解馆藏档案的内容和成分，检索

到所需要的档案信息，也用于档案馆(室)的档案管理。

(6)档案的编研。指档案馆(室)的编辑与研究工作。包括编辑档

案文献汇编、编写综合参考资料以及参加编史修志等。其主要任务是：

按照一定的选题，将重要的档案编辑成为文献出版物，如档案史料汇

编或丛编，重要文件汇编或政策法令汇编，以及科学技术资料汇编等；

或者将档案信息浓缩化、系统化、编成大事记、组织沿革、基础数字

汇编、专题概要等，便于不同利用对象的利用。

(7)档案的提供利用。亦称档案信息的输出。是通过多种信息传

输渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的工作过程。它是档案工作

为各项社会实践服务的直接体现，它把档案的作用由可能性变成现实

性，通过它可以把档案工作搞活，把档案这种“死材料”变成“活材

料”，在各项社会实践中发挥作用。

(8)档案的统计。它以表格数字形式全面地反映档案、档案工作

和档案事业状况。包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用

情况，以及档案机构、人员、经费、设备的登记和统计。档案统计是

取得反馈信息、对档案工作进行监督的重要手段之一，是档案部门了

解情况、总结经验、进行决策、制订计划的依据。

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