档案归档

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档

案

归

档

管

理

方

案

--数据应用部

。2

一、背景

作为一个大数据公司，在科技飞速发展的今天，数据应用广泛。

数据累积的不易，让公司领导层意识到数据的珍贵。上到公司公有数

据，下到部门私有数据，都是一个公司的安身立命之本。将数据完整

累积，完整保存下来，也是公司现在的当务之急。要坚持把档案归档

作为部门每个员工的责任，立足抓早抓小抓快抓好，谋长远之策、行

固本之举、建久安之势、成长治之业。

二、目的

加强档案管理，规范部门档案的收集、归档程序和方法，确保部

门档案的完整性、准确性和系统性。提供符合部门需求和保证管理体

系有效运行的证据。结合本部门实际情况，特制定本细则，可以制度

化、规范化、科学化的管理档案。

三、适用范围

整个部门工作中形成的各种材料，包括：部门及员工从事业务、

经营、部门管理方案、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值

的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣

誉实物、证件等。

四、归档要求

1、地址要求

（1）电子类档案存放地址：部门百度云账号；

（2）非电子类档案存放地址：仓库或是档案室。

2、档案要求

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（1）应归档的材料，必须齐全完整、准确、行善积德的句子 真实；

（2）电子类档案必须有详细的事由、时间、地点、主要人物；

（3）非电子类档案必须原件归档，且重要的资料，常备两份，

一份用于保存，另一份苹果手机来电归属地怎么设置 便于借阅。

3、时间要求

（1）对于当天能完成工作且产生有价值的档案资料，及时进行

归档保存；电子类档案资料，做到随办随归。

（2）对于周期长的工作，若是电子档案，应及时上传部门百度

云。若是非电子文档，则先有个人保存好，待工作结束后，及时放到

仓库或是档案室进行保存；

（3）根据档案资料的保存价值，归档的期限可以分为：永久、

长期、短期。

4、质量要求

（1）每年归档率要达到：100%，凡是要求归档的文件、资料必

须归档，不得遗失。如有丢失，要追究有关人员责任；

（2）归档物品要分类清晰、摆放整齐、美观、便于查找。

5、保管要求

（1）非电子类档案归档的仓库或是档案室必须坚固、安全，库

内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七

防”措施；

（2）对于长时间保存容易破损的档案资料，派专人定期观察。

如果出现破损，应及时进行修补、复制或其他技术处理；

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（3）根据保管的资料的价值，划分保管期限，做到准确无误。

定期销毁，且必须经过部门领导的审查，填写销毁单。

6、职责要求

（1）管理层

1）负责部门档案归档制度落地且有力执行，监督执行情况；

2）负责档案资料的鉴定（保存价值）；

3）负责档案借阅、销毁的单表审批。

（2）员工

这里分为普通部门内员工和档案归档管理专职人员

1）普通员工：负责部门内档案资料的收集、整理；

2）专职人员：负责部门内档案资料的分类、统计、标识、贮

存、保管、质量、利用、归档。

五、归档程序

1、档案资料收集

由部门内所有人员对部门日常工作中和长期工租中形成的档案

资料进行收集。

2、档案资料整理

将收集上来的档案资料，进行整理、分类。相类似的档案资料汇

集一处，便于后期工作处理。

3、档案资料鉴定

将整理、分类好的档案资料交由领导过济南落户 目，鉴定其是否有归档保

存的资格，且还要在有资格归档保存的档案资料中确定归档期限。

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4、档案资料统计

档案归档管理人员根据圣诞快乐 鉴定后，留下来的档案资料，进行数据统

计。标记好每个归档期限的总个数，以及该期限相对应的各类个数。

5、档案资料标识

档案归档管理人员根据鉴定后，留下来的档案资料，进行档案资

料编号，增加寻找辨识度。如：SJYYB-SX-ZP-CB-001

类别数据应用部声像资料照片承保顺序

编码SJYYBSXZPCB001

（1）非电子类档案资料

需要对货架和档案资料进行准确的标识

1）货架采取打印条行标识码的形式，如图：

2）档案资料也采取打印条行标识码的形式，且需要标识序号，

如图：

（2）电子类档案资料

需要对文件夹和文件进行准确的标识

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1）文件夹命名标识

2）文件命名标识

6、档案资料登记

制作一个《归档登记表》，将部门人卫生间清洁 员提交的档案资料记录在册，

方便日后校对、查找。

《档案归档登记表》

提交人：

序号类别分类名称归档类别数量提交日期

1声像档案照片类承包照片232019、XX、XX

2声像档案照片类其他照片242019、XX、XX

3声像档案录像类晨会录像252019、XX、XX

4声像档案录像类其他录像262019、XX、XX

5电子档案表格类承保电子分户清单272019、XX、XX

6电子档案表格类其他282019、XX、XX

7电子档案文档类方案292019、XX、XX

。7

接收人：

7、档案资料存期

根据管理层鉴定后，确定各类档案资料存期时间，制作一个《档

案资料存期表》便于多年后可以定期销毁无用档案资料。如下表：

《档案资料存期表》

保管期限：永久长期（10年）短期（3年）

类别编码

分类名

称

分类编码归档范围保管期限

声像

档案

SX

照片类ZP

承包照片永久

其他照片长期

录像类LX

晨会录像永久

其他录像长期

电子

档案

DZ

表格类BG

承保电子分户清单长期

其他长期

文档类WD方案短期

8、档案资料归档

由档案归档管理人员根据已经整理、分类、鉴定、统计、标识完

成的档案资料归放到相对应的为位置。要求：非电子类的档案资料，

要摆放整齐、美观、查找方便。

六、档案借阅

1、借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案

原件只限在公司内，不能带出；

2、档案外借一般只借复印件，借原件者需经部门领导批准。借

阅档案交还时，必须当面验证清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告

领导；

3、借阅档案用完后，应及时送还，如超越借阅时间，需重新办

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理手续；

4、借阅人必须爱护档案资料，不得擅自涂改、污损、勾画、剪

裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、火爆鱿鱼须 翻印、复印、转借。

5、《借阅审批单》如下表：

《档案借阅审批单》

借阅人：日期：

总经理助理分部经理

使用

目的

序号借阅内容复印借阅归还日期备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

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七、档案销毁

1、由于储存空间有限，就一些存期较短的档案资料，进行定期

销毁；

2、对已失去利用价值的档案，销毁时，必须填写档案资料销毁

表，编制销毁目录，报告部门经理审批，批准后方可销毁；

3、执行销毁任务时，人员不得少于两个人，且喜销毁目录上签

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字。最后，将销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

4、《档案销毁审批单》如下表：

《档案销毁审批单》

拟销毁档案资料名称拟销毁档做梦尿床 案资料编号

拟销毁档案资料份数拟销毁时间

入档时间存档年限

销毁人监督人

销毁原因

领导意见

提交人：日期：

八、档案交接

部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交审批

单》，由部门领导指定的接收人核实无误后签字，接收档案资料管理

一职。

《档案移交审批单》

日期：

移交性质

离职调岗

移交人

档案类别

保管期限

数量

永久长期短期

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合计

移交说明

移交人：

接受意见

接收人：

移交人：

经办人：

移交日期：年月日

接收人：

经办人：

移交日期：年月日

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