签到宝

PORHEXTECHNOLOGY

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介绍

广州普恒信息科技有限公司

PORHEX

会议签到系统介绍

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目录

1.系统简介.......................................................................................................................................3

2.系统优越性...................................................................................................................................3

2.1.功能强...............................................................................................................................3

2.2.先进性...............................................................................................................................3

2.3.可靠性...............................................................................................................................3

2.4.实时性...............................................................................................................................3

2.5.扩展性...............................................................................................................................3

2.6.易操作性...........................................................................................................................4

2.7.经济性...............................................................................................................................4

3.系统介绍.......................................................................................................................................4

3.1.系统架构...........................................................................................................................4

3.2.系统特点...........................................................................................................................5

3.3.签到业务流程...................................................................................................................7

3.4.软件功能介绍...................................................................................................................7

3.5.系统主要模块简介...........................................................................................................9

3.5.1.系统参数设置...............................................................................................................9

3.5.2.会前.............................................................................................................................12

3.5.3.会中.............................................................................................................................15

3.5.4.会后.............................................................................................................................18

3.6.签到设备介绍.................................................................................................................19

会议签到系统介绍

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1.系统简介

随着当今信息产业智能科技的发展，以及全球性信息基础设施的不断完善，现代化的会

议中心和办公环境成为会议的需要，电子会议它取代了传统的会务管理和手工签到模式，从

而大大提高了会前会务组织、会中会议签到和会后数据查询统计速度，并节省会议经费。

智能会议签到系统又是现代会议管理中的一项重要环节，应用会议签到流程，一改传统

手工签到的弊端，与会人员只需一刷卡或从签到机前走过，即完成到会签到，同时，能即时

统计、打印出到会人员名单。缩短到会人员签到时间，减轻工作人员与会人数统计强度，统

计数准确、快捷。

2.系统优越性

广州普恒信息科技有限公司电子签到系统规划、设计立足于高起点、高标准、高规范，

具有先进性、可靠性、控制灵活性、扩容性等各种综合指标。

2.1.功能强

支持多种通信，多类协议，多方数据，能完成复杂业务功能和管理功能，满足政府工作

业务需求。系统支持SQLServer和Access数据库随意切换。系统集成了短信发送功能、

座位自动排位功能、座位排位打印功能、签到座位图表显示功能、签到前台显示界面自动切

换功能、前台签到统计功能、自动住房安排及打印功能、会议抽奖功能等。

2.2.先进性

建设先进的会议签到系统是不言而喻的，普恒科技在方案制订、工程设计、设备选型、

系统集成四个阶段总体思想都立足当今国际先进水平和成熟技术，从先进性出发，重点放在

成熟技术上。鉴于整个信息技术发展日新月异，信息领域中最热门的计算机技术、通信技术、

自动化技术、图像处理技术等更是以惊人的速度发展，这就要求从上述四个阶段来确保会议

系统整个工程竣工，投入运行使用时应是当时最先进的水平，至少若干年内不落后。能随着

IT技术的发展而升级、更新，充分发挥这一宝贵投资的社会效益和经济效益，能长期满足

政府业务工作需求。

2.3.可靠性

会议中心是对外交流的地方，是一个极端重要的业务保障系统和形象支持体系，在技术

上必须保证绝对可靠、稳定运行，从概率统计观点出发例如要求全系统稳定运行48小时，

成功率大于99％，则平均无故障运行时间应大于5000小时。系统和设备可靠稳定与否是工

程验收的一项重要技术指标。

系统采用T型连接，避免单机故障影响其它设备正常工作，具备较强的抗干扰及完善的

纠错能力，多种措施解决静电问题。系统功能模块标准化，便于数据可靠传递。

2.4.实时性

高效实时性是会议系统所要求的又一项技术指标。系统要求具有极高的响应速度，要实

时完成各类信息的采集、传输、存贮与处理，不允许出现任何信息瓶颈与阻塞现象而延误各

种会议的工作。

2.5.扩展性

信息技术的不断发展和进步，本身就说明了任何一项工程，一个系统不可能一成不变。

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会议中心的建设要充分考虑到今后若干年内的情况变化。随着社会的不断发展，将会提出许

多新思路、新需求。从现代高技术的角度，新设备不断产生并提供给用户，充实到会议中心。

无论从哪个角度分析问题都要求会议中心总体方案和工程设计必须具有极优的扩展性和灵

活性，提供或预留灵活的可扩展接口，选用标准化设备，选用国际标准、国家标准认证的产

品，所有接口、协议均应符合国际标准和国家标准。以利若干年内会议中心功能延伸、系统

扩展、设备更新等。

2.6.易操作性

系统便于掌握，简便直观。会议管理软件既能单机运行，又能在网络中双机备份运行。

保证系统易于扩展、升级。

2.7.经济性

会议系统总体设计思想，应该在实现先进性、高技术的同时，刻意筹划，做到经济性和

实用性并重，充分发挥有限投资的效能，尽最大可能地提高性能价格比。有些功能及硬件设

备可考虑以后再上，留有接口，既不失整个工程的先进性、完整性，又不失在当今先进技术

水平上的实用性、经济性，保证投资长期有效。

我们设计的目标是，系统设备及应用软件能够平滑地进行升级及扩充，并体现当代高科

技成果的结晶。在升级的过程中不用追加更多的投资，以保护用户的利益。系统具有强大的

控制与管理功能，随着系统功能的不断完善，管理人员素质的不断提高，实现执行主席能够

很方便地控制会议的各项进程，并完全实现无纸化会议。整个系统易于安装和维护、更换。

3.系统介绍

根据会议的时间段我们把会议分成三大阶段：会前、会中、会后。

会前主要功能包括：人员资料管理、会议室座位编辑器、会议排位、会议信息管理和会

议住房号登记等。

会中主要功能包括：会议资料或会议礼品领取电子登记、电子签到时自辩诉 动安排住房并打

印住房凭条给与会人、会议电子签到时自动打印已分配的座位号给与会人、会议签到功能；

会后主要功能包括：抽奖、会后短信温馨问候、与会人签到信息查询统计等。

3.1.系统架构

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3.2.系统特点

1)普恒科技签到系统集成了多元化签到模式，可满足不同客户要求（包括价格成本、会务

组织速度、签到速度、会议安全级别、现场环境等），签到类型为：带红外探测的通道

型签到（RFID卡）、触摸屏立柜式签到、条码签到、第二代电子身份证签到、携带桌

面式签到（ID卡、非接触IC卡）、手写板签到机、手机签到（RF-SIM卡）。适应不同

会议签到，会议类型为：政协会议、人大会议、企业年会、保密会中度抑郁的最明显症状 议、座谈会、专题讨

论会、讲座、研讨会、产品展销会、奖励会、新闻发布会、新产品发布会，还包括婚礼

签到。

2)采用客户/服务器模式：即签到前台（前端）与服务器（后段）工作模式；图像及数据

前后端同时存储，签到刷卡时，前端接受到信号，只需通过网络发送一简短效验码到后

台效验，网络负荷大大减轻，通讯速度快，不会因传输文件大而造成系统传输堵塞而形

成丢失数据等签到数据不准确的事故。

3)系统支持连接和脱机签到，当后台服务和网络出现异常时，不影响前端签到。

4)多前台数据实时采集：系统同时对多台签到机接收的不同代表信息进行实时采集和处

理。实现代表出席登录、身份认证、统计、查询、检索等。报表结果以汉字形式打印输

出。

5)签到时间少于0.1秒。

6)支持重叠、密集队列签到。

7)前台支持单照片和多照片显示模板选择，多人密集型签到则选择多照片显示模板。

8)签到数据实时处理：签到结果实时动态显示，可实时显示代表姓名、照片、代表团等信

息；可自动读出代表姓名及其他信息；并可以在其他网络终端查询签到信息。

9)系统稳定可靠，软件系统具有良好的人机界面，操作简单、方便。

10)工作证（会议签到）卡支持个性化印刷，并用作会议出席证、代表视察证。

11)系统支持无证代表的人工手动补签并能图像及人员各项属性对应效验功能。

12)签到卡芯片选用美国（德州仪器）或荷兰（飞利蒲）远距离智能卡原装芯片，可重复使

用100万次，确保签到性能稳定。

13)签到机远距离射频感应模块选用国产无线感应器，质量保证，性能稳定。

14)长距离卡与短距离卡兼容使用系统机制；系统可兼容远距离签到机与短距离签到机同时

使用，与会代表无论远距离卡或短距离卡，系统内任意签到机均能刷卡完成任务。

15)会议签到现场全部采用先进的64兆带宽的进口无线网络连接设备实行无线通讯，在确

保通讯畅通无阻的情况下，不但大大减轻系统布置工作强度，减免网络布线的繁杂工作

及大量的系统布置时间，而且使系统从此不在受会场环境的约束并保持会场的美观。

16)独特的即时拍照功能即将数码相机与任意一台前后端电脑直联，直接通过签到软件中即

时拍照系统（选购）驱动数码相机拍摄，并即时存入人员数据库，整个过程不超过30

秒；如配置即时证卡打印系统，就能实现即时制卡功能；从拍照到出卡，整个过程不超

过1分钟。一改现有数码相机必须拍摄后，通过数据线与电脑连接将拍摄相片下传至电

脑，再通过图像处理软件将相片加以修饰后存盘等繁琐程序，此功能实现了在会议期间，

给百忙中的领导相片资料录入系统内或即时补办签到卡，又最大幅度减少占用领导时

间。

17)证卡管理系统。只要是签到系统数据库内有的人员，都可按单位或所属证卡类别，生成

与签到卡表面完全一致的证卡，此管理系统能有效的对所发签到卡实现数据库管理，达

到所见即所得的效果同时能对签到卡进行实时校对及在需补办签到卡时，为即时制卡准

备了打印前的一切资料。

18)即时证卡打印系统。如系统配置热升华证卡打印机，结合即时拍照系统与证卡管理系统，

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即形成一整套功能完善的即时证卡打印系统；能实现在数据库内即时图像录入、证卡生

成，即时打印出卡等一系列功能。

19)会议信息通知发布系统。普恒科技会议签到系统所具有的会议信息通知发布系统功能，

将会议签到系统的作用充分发挥，签到系统通过会议信息通知发布功能，能在指定时间，

将会议各项信息（如发布会议召开信息、会议召开时间等信息）发送到与会人员手机或

电子邮箱，或按管理员设定时间对未到会人员及迟到人员通过手机或网络针对性发布未

到会通知功能等。此项功能使会议签到系统不单单只是一个被动接受会议签到信息的数

据记录软件，成为一个带主动提示的智能会议管理系统，为提高会议的人员到会率及与

会人员的到会准时性做出积极工作。

20)后台编辑器。让只要熟悉OFFICE办公软件的电脑操作人员通过简短培训，即能对系统

及软件进行数据库及界面任意设置及个性化修改；此功能最大限度的提高了软件及系统

的使用范围。

21)多类型、多功能前台；普恒科技会议签到系统除提供会议签到管理功能外，还具有如“资

料领取台”、“报表显示台”、“座位查询台”等一系列功能强大的服务前台功能。

资料领取台--与会人员在资料领取台一刷卡，资料领取台即显示该与会人员资料及与

其对应的所需领取的资料的代码或编号，此时，资料发放人员即可通过系统显示信息将

相应资料袋拿出（用扫描仪扫描资料袋上的条码，系统立即记录此人已将资料领取）递

交给此与会人员。整个过程方便，快捷，无差错。

报表显示台--独特的任意自定义报表功能可根据客户需求，随意定义各类型报表，丰

富的报表显示台是普恒科技会议签到软件显示强大功能的体现，系统内现有报表已基本

涵盖省级、市级、县级、区及各类党委、政府、人大、政协等机关单位所需报表，如系

统管理员对数据库有基本了解，能编写简单的SQL语句，认为系统报表还不能满足您的

需求，软件后台编辑器所提供的“报表编辑器”能让你在不需专业公司支持及进行软件

底层修改的情况下，在最短时间内，按需求自定义报表，系统即时生成。报表显示台能

在大堂专用报表显示器上显示，供相关人员查询；能远程传输到会场大屏幕上显示；能

通过无线网络传输至主席台会议主持人查询电脑上让主持人任意查询到会信息。

座位查询台--专用的座位查询台只需与会人员一刷卡，即能显示您的座位号，系统立

即自动将您的座位号票打印出来，整个过程不超过3秒。

22)数字会议录音系统。普恒科技会议签到系统还提供会议录音的功能，普恒科技数字会议

录音系统可选取任意一种声音来源模式，并且不需其他专用录音存储设备，即可将会议

音频记录到会议主机内，由于采用硬盘录音，按现有电脑硬盘容量，几乎能实现无时段

限制会议录音。且采用数字录音模式，声音效果真实，永久保存。

23)与会人员住房管理。自由设置房号、可设置住房人员数、住房安排防冲突设置。住房图

生成图形化。作为会议签到外会议管理事项，极大方便及简化会务管理人员对与会人员

的住房安排。

24)普恒科技会议签到系统是一个开放的系统，对外开放接口等等诸多功能，能让其他办公

软件随意调用签到系统各方面数据，实现资源共享，为其他软件实现功能提供支持。

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3.3.签到业务流程

3.4.软件功能介绍

功能列项功能描述

一、系统用户管理可设置系统管理权限及添加及删除系统操作人员。

二、人员资料管理

填制用户单位人员资料，数据库统计项可实现30～40个人员数据项统

计，在实际应用中，各单位可根据自己实际需求，任意添加及删除人

员数据统计项。在人员数据统计项中，可按各项数据资料进行分类统

计。

三、会议数据管理

填制及添加或删除各次会议信息，含：会议名称（可设置总会议及两

级分会）、会议室、会议地点、会议开始时间、会议结束时间、会议

报到时间、会议报道地点、最迟签到时间、会务联系人、会务联系电

话、主办单位、协办单位、会议内容、会议编号等。

四、与会人员管理

设置每次会议到会人员；可从其他会议到会人员表中复制到会人员数

据、可针对突变状况编辑及修改到会人员资料、可再次确认与会人员

发卡与否，确保到会人员签到成功、可逐个加入或定义分组加入及设

置全体加入与会人员。

五、与会人员座位

编排管理

安排或改动与会人员座位，完全按照会议现场座位，并通过不同颜色

显示，使会场座位情况、与会人员情况、已到会人员情况，图文并貌

显示，一目了然。

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六、会议签到管理

可按会议室及与会人员安排，通过接收到会人员刷卡签到信息，变化

与会人员座位颜色，全面了解会场设置、与会人员情况、到会人员情

况等。显示类型：1、图像（座位编排型）显示、2、全屏幕数字显示

（可连接投影或大荧幕显示器）3、按要求出签到报表

七、手工签到管理

如因各种原因，与会人员到会签到时，可能无法用签到卡实施到会签

到管理。此时，可通过会议工作人员实施手工签到，带人像识别验证

功能。

八、与会人请假管

理

如与会人员因故临时不能参加会议，可设置与会人员请假管理：某人、

什么原因请假、此人信息等可全面显示，便于会议管理者及时掌握请

假人员信息。

九、报表生成管理

针对会议签到情况，生成会议签到情况报表。签到报表可根据与会人

员签到状况结合系统人员数据管理统计项进行各类会议签到统计，形

成报表并打印。用户可按人员数据统计项任意提出各类统计项签到报

表。

十、会议室编辑器

（选配功能）

可随意编辑会议室座位图，此功能使客户能图形化及最直观的形象化

的看到会议现场状况。

十一、与会人员住

房管理（选配功能）

自由设置房号、可设置住房人员数、住房安排防冲突设置。住房图生

成图形化。

注：此为会议签到外会议管理事项，极大方便及简化会务管理人员对

与会人员的住房安排。

十二、联机即时拍

照系统（选配功能）

独特的数码相机连机拍摄功能，连接热升华证卡打印机，能即时制作

会议签到卡。

十三、证卡管理系

统（选配功能）

可根据各单位签到卡图案，结合数据库，自动生成每个人员签到卡图，

便于客户签到卡管理。

十四、制卡/标签打

印管理（选配功能）

可根据各单位签到卡图案，结合数据库，自动生成每个人员签到卡图，

便于客户签到卡管理。连接热升华证卡打印舞蹈视频大全 机，能即时制作会议签到

卡。

十五、会议信息通

知发布系统（选配

功能）

能通过系统即时发布会议召开信息、会议召开时间等信息；即时对未

到会人员及迟到人员通过手机或网络针对性发布通知功能等。

十六、会议数字录

音系统（选配功能）

实现无时间限制的数字会议录音功能。

十七、无线网络连

接接口（选配功能）

可设置网络连接方式为无线连接模式。

十八、SQLServer

和Access数世界最大的狗 据（选

配功能）

用户可以自由选择数据库类型

十九、个性化功能

拓跽坐 展

能针对客户个性化功能要求在最短时间内予以满足。

二十、抽奖系统与会人参与抽奖

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3.5.系统主要模块简介

3.5.1.系统参数设置

系统参数设置

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修改密码

短信发送

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11

操作员信息

用户权限设置

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12

会议室编辑器

3.5.2.会前

人员信息

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13

会议信息

添加与会人信息

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14

与会人座位安排

会议住房安排

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3.5.3.会中

手工签到

会议录音

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签到后台显示界面（人员列表）

签到后台显示界面（到会比率）

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17

签到后台显示界面（座位图）

签到后台显示界面（缺席人员名单）

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签到前台（多照片显示）

3.5.4.会后

会后出席报告单

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会议抽奖

3.6.签到设备介绍

签到模式适应环境特点设备图片

桌面式签到机

签到

刷卡签到，适应500人以内的中

小型会议。

携带方便、价格

低。

门型通道组合

式签到

无障碍通道式签到，与会人走过

门型通道时自动感应识别。适应

500人以上的大型会议。

签到速度快，可以

自由拆卸携带方

便。

门型通道式签

到（带红外探

测人员进出及

非法人员进入

报警提示）

无障碍通道式签到，与会人走过

门型通道时自动感应识别，能准

确识别与会人的进、出状态，能

识别非法人员的进入并产生报

警提示。适应500人以上并对会

议安全要求比较高的大型会议，

如：人大会议、政协会议、新闻

发布会、保密会议等。

签到速度快并防

止非法人员的进

入，保证会议的正

常进行。

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第二代电子身

份证签到

能自动读取身份证内的姓名、照

人、身份证号等个人信息，无需

在会前收集与会人员的个人信

息（包括姓名、照片等）。

无需发卡、无需在

会前收集与会人

员信息。

电子手写板签

到

与会人员在签到时通过手写板

输入姓名、单位、电话等信息。

该签到模式适应在会前会议主

办单位无法收集与会人员信息

的会议，如：适合新闻发布会、

产品发布会记者签到等。

通过手写板收集

与会人签到信息。

签到卡系统集成ID卡、IC卡、RFID卡