商务宴请礼仪

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商务宴请前准备的礼仪常识

商务宴请前准备的礼仪常识

1.确定宴请对象、范围、规格

宴请的目的一般很明确，如节庆日聚会、贵宾来访、工作交流、结婚祝寿

等。根据不同目的来决定宴请的对象和范围，即请哪些人，请多少人，并列出

客人名单。在确定邀请对象时应考虑到客人之间的关系，以免出现不快和尴尬

的局面。宴请规格的确定一般应考虑出席者的最高身份、人数、目的、主宾情

况等因素。规格过低，会显得失礼、不尊重;规格过高，则造成浪费。

2.确定宴请的时间、地点

宴请的时间和地点，应根据宴请的目的和主宾的情况而定，一般来说，宴

请的时间安排应对主宾双方都较为合适为宜，最好事先征求一下主宾的意见，

尽量为客人方便着想，避免与工作、生活安排发生冲突，通常安排在晚上6～8

点。在时间的选择上还不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的

日子和时间，例如，欧美人忌讳“13”，日本人忌讳“4”、“9”，宴请时间

尽量避开以上数字的时日。宴请的地点也应视交通、宴会规格和主宾的情况而

定，如是官方隆重的宴请活动，一般安排在政府议会大厦或客人下榻的宾馆酒

店内举行;企事业单位的宴请，有条件的可在本单位的饭店或附近的酒店进行。

3.邀请

邀请的形式有两种，一是口头的，一是书面的。口头邀请就是当面或者通

过电话把活动的目的、名义以及邀请的范围、时间、地点等等告诉对方，然后

等待对方答复，对方同意后再作活动安排。书面邀请也有两种方式，一种是比

较普遍的发“请帖”;还有一种就是写“便函”，这种方式目前使用较少。书面

邀请应注意以下礼仪：

(1)掌握好发送时间。国内邀请按被邀请人的远近，一般以提前3～7天为

宜。过早，客人可能会因日期长久而遗忘;太迟，使客人措手不及，难以如期应

邀。

(2)发请柬的方法。请帖上面应写明宴请的目的、名义、时间地点等，然后

发送给客人。请帖发出后，应及时落实出席情况，作好记录，以安排并调整席

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位，即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。

请柬行文要注意以下几个要点：

一是写清目的。明确目的就是要说明“为什么宴请”这件事情，一般的写

法是，谨定于某年某月某日，在什么地方举行一个什么样的活动，然后敬请对

方光临。

二是没有标点符号。一般的中文请柬行文不用标点符号。如果为国宾举行

宴会，请柬上应印有国徽。较复杂的行文也可使用标点符号。

三是行文格式。行文格式如图5—1所示。当然，有一些小型的宴会或者是

很熟的朋友聚会，就不一定要严格按此格式，可以简单写上，谨定于某年某月

某日，举行一个宴会(招待会或家宴)，即可。

四是文字措辞。请柬上的文字务必要简洁、清晰、准确，对时间、地点和

人名等要反复核对，做到正确无误，万无一失。措辞要典雅、亲切、得体。例

如不能把“敬备茶点”写成“有茶点招待”，不能把“寿终正寝”写成“死

亡”，不能把“敬请光临”写成“准时出席”，不能把“谨此奉告”写成“特

此通知”等等。另外不要把人家还没有结婚的写成了“夫妇”，或者人家丧偶

的，也写上“夫妇”，引起对方触字伤怀，这就失礼了。

以上四个方面，任何一个环节都不可失礼，否则必将给个人或组织形象带

来严重损失。总之，邀请无论以何种形式发出，均应真心实意，热情真挚。邀

请发出后，要及时与被邀者取得联系，以便做好客人赴宴的准备工作。

商务宴请前准备的注意事项

一、确定宴请的目的、名义、对象、范围、形式

1.宴请的目的通常是各不相同的,既可以是为某一件事而举行,也可以是为

某个客人而举行,还有是为某一展览会开幕式或闭幕式,或者某一工程的开工或

竣工而举行等。

2.宴请要确定以谁的名义邀请和被邀请对象。确定邀请者与被邀请者的主

要依据,是主宾双方的身份应当对等。身份低会使对方感到冷淡、不礼貌。我国

大型正式活动通常是以一个人的名义发出邀请,日常交往的小型宴请可以根据具

体情况以个人名义或以夫妇的名义发出邀请。

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3.邀请范围是指宴请需邀请哪些方面的人士、什么级别、请多少人、主方

请多少人作陪等。这些都需要事先从宴请的性质、主宾身份、国际惯例、双方

关系以及当前的政治气候、经济形势等方面加以考虑。

4.邀请的范围确定以后,接下来就是拟定邀请名单。注意名单上要写明被邀

请者的姓名、性别、职务等,并适时按拟定名单提前向对方发出邀请通知。

5.确定宴请的形式按照通常的惯例,正式的、高级别的、小范围的以举行宴

会为宜,人多时则可采用冷餐酒会或茶会等形式。