档案的作用

大学生档案里的内容及其重要性

一、大学生档案里的内容包含哪些?

学生档案里应包括以下几项材料：

①录取档案；

②学籍登记表；

③实习鉴定表；

④毕业生登记表；

⑤体检表（新生体检表）；

⑥奖、惩材料及其他补充材料等。

另外，大学生档案的作用非常重要，毕业生档案是第一学历档案，记载着一

个人在校期间的学籍卡、考评材料、毕业生登记表、获奖证明、党团材料等，这

些都是不可复制的珍贵资料。在个人职业发展过程中，无论是就业、考研、公招、

公考、出国留学政审、或是职称评审、社会保险、入党入团、工作调动、退休手

续办理以及各项证明的出具等手续都将以个人档案材料的审核为重要依据。

二、大学生档案的重要性

大学生毕业后，由于各种原因，加上许多大学毕业生对档案的作用与处理方

法不了解，也不关心，所以，现在大学毕业生中的“弃档”现象越来越严重，似

乎“档案没什么用了”，这种作法其实是有非常大的隐患的，那么，毕业生档案

有什么用呢？我们确实一定要关注与解决毕业后档案问题吗？

许多大学生毕业后，不一定马上就业，也有的毕业生就业后，就业的单位不

能够接收档案，或者不愿意接收档案，还有许多毕业生不知道自己会不会长期留

在单位中工作，等等，由于这一类的原因，加上主观上对档案的不重视，所以，

每年越来越多的毕业生对档案随意处置，或放在学校置之不理；或自己拿着，变

成无法接收的“口袋档案”；或者转到人才，但不定期缴费；更有甚者，档案不

知去向。

那么毕业生档案有什么用呢？我们确实一定要关注与解决毕业后档案问题

吗？回答是：一定要！真正能证明个人学习经历的就是档案。而且这些材料都是

原始材料，不可复制。没有档案，有许多人生大事的办理都会较麻烦甚至办不了。

下面是一些没有档案无法办理的事情：

1、养老金的领取

办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社

保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如，退休时需要依据档案认定个

人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴

费或视同缴费的时间，以计算养老金金额，等一系列有关事项。除了养老金外，

其他社会保险，如领取失业金等，也与个人档案相关。

在工作中，经常会碰到因个人档案管理不当，无法顺利地办理领取养老金的

事情，所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的

事情处理好。

2、档案影响转正定级和计算工龄，从而影响养老金的数额

有很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是

学生身份，从而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

3、影响评职称和工作调动

大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常

调动，才能在未来领取养老金，等等，未办这个手续，无法评职称，无法调动，

这时，既使有了当公务员或进入事业单位、国企的机会，也无法办理相关手续。

4、考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理

考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，这些事情都需要政府所属人

才市场开具相关证明，没有档案无法办理这些证明。

5、导致干部身份丢失

虽然国家的发展趋势是取消干部与工人的身份区别，国家的相关政府部门：

劳动部（管工人的）和人事部（管干部的）也已经合并，但目前大学毕业就有的

干部身份还是会在当公务员、进事业单位及户口迁入北京、上海等大中型城市时，

起到作用。

也许档案管理制度存在很多的不合理，把档案存放在人才也需要不少的费

用，用弃档来作为对这一制度的反对也有合理的一面，但在毕业时花些时间，把

这件事情处理好，会减少许多以后不必要的麻烦。

三、大学毕业后档案在哪

大学生毕业后，由于各种原因，加上许多大学毕业生对档案的作用与处理方

法不了解，也不关心，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置。然而，在

以后的生活中，碰到当公务员、考研、出国、升学、结婚、生育等事情，没有档

案无法办理的时候，却发现自己的档案已不知去向，那么，大学毕业后档案在哪？

档案放在人才市场吗？档案会在哪个人才市场？

个人档案属于国家机密文件，档案的转递是有规定程序的，大学毕业生在离

开学校之前最好弄清楚个人档案在什么时间被转到哪个地方去了。在现阶段，主

管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办

等，比较乱。而且档案在以后工作中的转进转出也有规定的程序，不是想转或需

要转就可以转的，比较麻烦，最好毕业时安排到位。

大学毕业生的档案通常有三个去向：

1、毕业后就找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作的单位，这是

通常认为最正规的档案流向，但据统计，这种情况大约只占到毕业生档案的10%

左右的比例。

2、毕业后没有找到接受户口的单位，户口和档案留在学校

两年后户口打回原在地，档案或留在学校，或转到省档案局。在这里需要强

调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案

可免费由学校保存两年，许多大学生以为，既然学校免费保存，就无须再到人才

交流机构托管了，这是一种省钱的档案存放方式，其实不是的。

这种误解是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。在学校保存的只

是你的“学籍档案”，不是真正发挥作用“人事档案”，如转正定级、职称评定

等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案

只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为

工龄，从而影响养老金的数额计算，在某种意义上说，也是得不偿失。

3、把档案和户口放在人才市场交流中心

首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议，这是学生、学校和工作单位

共同签的一个协议书，签了的话，报到证备注栏就不是空白，此时档案会在这个

单位所在地的人才市场，没签的话，报到证备注栏为空，默认打回原籍，本科生

打到省级人才市场，专科打到市级人才市场，师范类毕业生打到教育主管部门，

一般在教育局。可由毕业生自己联系人才市场，把档案转过去保管。

如果大学生在毕业时，没有安排好档案的事情，几年过去，个人档案不知去

向，在查找时，可根据上面的档案去向，查找相关管理部门下属档案室的电话，

告诉接待人员毕业学校和毕业年份通常可查询。另外，与参加工作前最后一个学

校的相关部门，原户籍所在地的人事部门；第一家用人单位等，这些地方通常与

个人档案的去向有关系，在这些地方问问。

四、大学毕业生档案人事关系答疑

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系？

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生

的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校

期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕

业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就

业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，

它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关

毕业程序并取得报道证后，才得以实现。

2、毕业生应如何对待自己的档案？

目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心；甚至有的

毕业几年了，可档案还在学校放着；还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将

档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，

企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资

讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关

证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的

作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损

失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单

位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档

案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机

构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是你的人事

档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后

才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人事部门签署日期

为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；

本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申

报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，

学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得

不偿失

3、哪些机构能保管人事档案？

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大

中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资

企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生

也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，

如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何

区别。

4、哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管？

不想回本地而想将户口落在石家庄市的毕业生，准备考研的毕业生，还无法

确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生还可选择将自己的档案

人事关系在人才交流机构托管。

5、毕业生在签订就业协议时应注意的事项。

除本市企业外，在与外省市企业签就业协议时，毕业生应注意以下事宜：签

协议前，应对企业全面了解，包括工作环境、工资待遇、工作时间、劳动强度等，

同时结合自己实际情况和愿望进行综合考虑，待明确后再签就业协议。考虑周全

为上策（按规定改派是有时间限制的），同时这里也提醒到北京、天津、上海、

广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁

到本市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在石家庄某人才交

流机构，然后去上述城市工作，这样可减少不必要的麻烦，甚至造成损失。

6、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务？

（一）负责人事档案关系接受、调出相关手续；（二）办理毕业生的转正

定级（三）档案工资的晋级（四）职称晋升申报（五）办理落户手续；（六）

出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等；（七）

代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。