会计档案管理

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编号(binho)：2021-4.2生效(shngxio)时间：2021.7.2

页数：14批准(pzhn)人：

4.2会计(kuij)档案管理办法

1总则(zngz)

1.1为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断

提高，实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化，确保集团会计资料的

安全完整、妥打对子 善保管、查阅方便、存放有序，特制订本办法。

1.2本办法依据国家《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》并结合集

团的实际情况制订。

1.3本办法适用于集团总部和所属企业。

2释义

2.1会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程

中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。

2.2会计档案种类和内容

（1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总记帐凭证，其他会计凭

证。

（2）会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，辅助帐簿，其他会计帐簿。

（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、

附注及文字说明，税务报表、查帐报告、验资报告，评估报告及其他财务报

告。

（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、票据，存储财务资料

的光盘、磁盘、磁带，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁

清册等其他应保存的会计核算与管理资料，以及合同、章程、董事会纪要等与

经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料。

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2.2.2按照保管期限分类

会计档案分为永久(yngji)、定期两类。定理科专业 期保管期限分为3年、5

年、10年、15年、25年五类。各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天

算起。

分为集团(jtun)总部保管和所属企业保管二类。

分为(fnwi)秘密、机密、绝密三类。

（1）秘密涵指在一定(ydng)时期内所有财务资料。

（2）机密指涉及的内容在一定时期(shq)内不能为众多人所知，如果泄

露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。

（3）绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄

露将给企业生产经营造成严重影响和损失的财务资料。

3日常管理

3.1集团所属企业的财务部门具体负责本企业会计档案的整理、保管、归档的

日常管理工作。各企业财务部门负责人为会计档案管理的第一负责人，并应指

派兼职人员管理会计档案。出纳人员不得兼管会计档案。

3.2各企业财务人员必须于次月将应归档的会计凭证移交会计档案管理人员统

一管理；于次年一季度将其他会计档案资料移交会计档案管理人员统一管理。

3.3负责档案管理的财务人员根据档案管理的要求负责日常会计档案的整理、

登记造册、保管工作，督促各会计人员将所形成的会计资料移交管理人员集中

保管。

3.4移交的会计档案资料应符合会计资料整理要求。

4建档标准

4.1会计凭证

“三针引线法”装订，实行三眼一线打结，凭证封皮采用牛皮纸统一印制。

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会计凭证归档应做到平整美观，封面项目填写齐全，字迹工整，由经办人签字

(qin当归的用量 z)，加盖骑缝章（财务专用章）。

4.2会计(kuij)帐簿

4.2.1会计年度终了时，在帐簿装订前，根据总帐核对明细帐是否齐全，核对

所启用帐户的帐页数是否齐全、序号排列是否连续。活页帐簿保留已用过的帐

页，编写序号，去除空白页，撤掉帐夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册。

多栏式、三栏式、数量金额式活页帐不允许混装，应按照同类(tngli)业

务、同类帐页分类装订。

4.3会计报表

4.4其他会计(kuij)资料

除上述(shngsh)会计凭证、账簿、报表外，企业的税务资料、审计报

告、验资报告、评估报告及合并、注销、清算报告等资料应按资料的种类，单

独建档保存。

5会计档案的归档

5.1集团总部及所属企业的会计档案，由各自分别保管。

5.2会计档案按集团档案分类规则进行分类，会计凭证为01、会计帐簿为

02、财务报告为03、其他会计资料为04。

5.3会计凭证按形成时间的先后顺序立卷归档，并以年度相区分，卷号从

001-999号。

5.4会计帐簿按总帐、银行存款日记帐、现金日记帐、明细分类帐（银行对帐

单随银行日记帐一起保管）顺序立卷归档，卷号从001-999号。

5.5会计报表按永久、25年、15年、10年、5年、3年等保管期限分类立卷归

档，卷号从001-999号。

5.6电子文件的归档

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6会计档案保管

6.1保管(bogun)要求

2年要进行一次抽样(chuyn)机读检验。抽样率不低于10%，发现问题及时

采取恢复(huf)措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，

如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3

年。磁性(cxng)载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时(tngsh)

保留时间不少于4年。

6.2会计档案保管期限

详见会计档案保管期限表（附件1）

6.3会计档案的查阅

“会计档案查阅、复印申请单”（附件2），写清查阅内容的用途、档案的名

称、所属企业和档案的年度、查阅的时间（日期），经企业财务负责人批准后

才能查阅。本企业非财务人员因工作需要查阅会计档案的，应按以上内容详细

填写“会计档案查阅、复印申请单”，经本企业财务负责人和总经理（或负责

人，下同）批准后方能查阅；非本企业人员需要查阅会计档案的，须由查阅方

提出查阅申请并提供单位介绍信后，比照本企业非财务人员查阅办法办理相关

手续，在指定的地方查阅，查阅时应有本企业财务人员在场。

“会计档案查阅、复印审批单”，经本企业财务负责人和总经理批准，可提供

复印件。

6.4会计档案销毁

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7会计(kuij)档案移交

7.1会计档案保管人员(rnyun)，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须

办理交接手续后才能离开。交接双方应当按照移交清册（附件7）所列内容逐

项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接时移交人与接管人应按会

计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢

失，移交人应查明原因，承担责任。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应

当在移交清册上签名或盖章。

7.2会计档案移交清册一式四份，经双方(shungfng)经办人和监交人员核对

无误后，交接双方经办人及监交人各持一份，企业存档一份。

8罚则(fz)

有下列(xili)情况和行为的，按照集团有关规定对责任人员实行经济、

行政处罚，情节严重者依法追究法律责任。

8.1会计档案管理不符合要求，管理混乱的。

8.2未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料损坏、灭失的。

8.3伪造会计凭证、帐簿，隐藏、故意销毁会计资料的。

8.4借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改会计资料的。

8.5泄露财务秘密，对集团造成重大损失的。

9附则

9.1本办法的修订、解释权属集团财务管理部。

8.2本办法自2021年月日起执行。

附件：1《会计档案保管期限》

2《会计档案查阅、复印申请单》（格式）

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3《会计档案(dngn)销毁审批单》（格式）

4《一般会计档案保管(bogun)清册》（格式）

5《永久会计档案保管(bogun)清册》（格式）

6《会计档案查阅(chyu)台帐》（格式）

7《会计档案(dngn)移交清册》（格式）

8《会计档案销毁清册》（格式）

抄报：集团公司总经理

抄送：集团公司稽核审查部

集团公司人事行政部

下属各公司及各司财务部

附件1

会计档案保管期限饮料的英文

序号档案名称保管期限备注

一会计凭证类

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1原始凭证15年

2记帐凭证15年

3汇总凭证15年

二会计帐簿类

4总帐15年包团员大会 括日记总帐

5明细帐15年

6日记帐15年现金和银行存款日记帐25年

7固定资产卡片固定资产报废清理后，保存5年

8辅助太太美容口服液 帐簿15年

三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告

9月、季度财税报告5年包括文字分析

10年度财务报告（决算）永久包括文字分析

四其他类

11会计移交清册15年

12会计档案保管清册25年

13会计档案销毁清册25年

14银行余额调节表3年

15银行对帐单3年

16增值税发票存根、抵扣联永久

附件(fjin)2：

会计档案(dngn)查阅、复印申请单

申请单位申请时间

查阅地点经办人

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查阅复印档案名称

复印份数

事

由

财务负责人：

总经理（或负责人）：

备注：

附件(fjin)3：

会计(kuij)档案销毁审批单

档案名称时间

所属单位经办人

应保管期限已保管期限

销

毁

事

由

档案管理部门：

财务部门：

集团财务总监：

集团总经理：

集团董事长：

附件(fjin)4：

一般(ybn)会计档案保管清册

单位(dnwi)：

序号档案名称档案种类所属年度、月份册数卷号存放位置归档日期保管期限保管人

附件(fjin)5：

永久会计(kuij)档案保管清册

单位(dnwi)：

序号档案名称档案种类所属年度、月份册数卷号存放位置归档日期保管期限保管人

附件(fjin)6：

会计档案(dngn)查阅台帐

查阅单位档案名称所属企业所属年度卷号用途查阅人查阅时

间

归还时

间

保管人

附件(fjin)7：

会计档案移交(yjio)清册

序号档案名称档案编号卷号起止年度/月份起止号/页数量/册应保管期限已保管期限备注

移交(yjio)单位（部门）：移交人（签章）：移交时间：年月日

接收(jishu)单位（部门）：接收人（签章）：接收时间：年月日

监交人（签章）：监交时间(shjin)：年月日

附件(fjin)8：

会计档案(dngn)销毁清册

档案名称档案卷号册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限销毁时间

档案保管部门(bmn)监销人（签章）：监销时间：年月日

财务部门监销人（签章）：监销时间(shjin)：年月日

集团财务管理部监销人（签章）：监销时间：年月日

内容总结

（1）编号：2021-4.2生效时间：2021.7.2

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4.2会计档案管理办法

1总则

1.1为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断提高，实现会计档案管理工作规范化、制度

化、统一化，确保集团会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，特制订本办法