会计档案整理步骤介绍

会计档案整理步骤介绍

会计档案整理步骤介绍

会计是以货币作为主要计量单位，采用专门方法，对经济活动进行连续、系统、全面、综合的核算和监督，并在此基础上进行分析、预测和控制的一种管理活动。下面是精心整理的会计档案整理步骤介绍，仅供参考，欢迎大家阅读。

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。

（1）会计凭证的整理。

会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。

整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。

（2）会计凭证的归档。

首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“×年×月凭证”和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。

（3）会计账簿的整理。

年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。会计账簿封面的有关内容要写全。

（4）会计报表的整理。

会计报表一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或财会机构负责人）统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月（季）度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。

（5）其他会计资料的整理。

其他财会资料，包括年（季）度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门。

会计档案的整理要规范化。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。要做到收集按范围，整理按规范，装订按标准。

拓展：会计登账的四个步骤

一、编制凭证

由于实践单位是餐饮类，因此业务没有一些大企业的那么繁琐，对于凭证，财务通常是全部使用“记账凭证”，在右上角注明 “现收”“现付”“银收”“银付”，就不用像大企业一样用不同的凭证了，一般大企业里会使用“收款凭证”“付款凭证”“转账凭证”。而关于凭账的编制方面，由于我们的理论知识基本上是工业会计，所以在科目上会所不同。比如收取了客人的订金，是 借：现金 贷：其他应付款。而且在发放工资上也没有工业会计那么复杂，工业会计要计件或者计时来算员工的工资，比较复杂，而这是的工资发放主要依据员工的出勤率来算的，正式员工每个月有四天假，放假不扣工资，一个月除开休假出勤满的话，有出勤奖30元，如果是住在员工宿舍的话，每个月还要扣水电费，凭证如下：借：应付职工薪酬 管理费用 (租金水电、社保 红字冲减)营业费用(冲减扣款)其他应付款(退员工培训费)贷：现金。

二、登账

其实第一次接触账本时，我有点傻眼。因为账本很大，很重，最主要的是很多，一共是六本，进销存明细账(也就是库存物资)，销售明细账(也就是主营业收入)，应收应付三栏明细账，资产负债三栏明细账，费用十七栏借贷明细账，总分类账。这里边比较简单的就是进销明细账，销售明细账，因为进销明细账只是记录购进的物资，销售明细账主要是记录主营业务收入，而由于餐饮类有业务不多就是重复，因此可以依据公司的.具体情况来选择记账，本公司是按星期记账，也就是说7-9天的一起做，这样也大大减少了工作量，而且简单明了。而应收应付三栏账，它分两个部分，前面的一半是应收，后面的全是应付，应收应付再分不同的供应商，应收的话主要就是针对挂账的公司或客户，凡是挂账的通通都要有签单合同以及单位负责人的签名，公司的公章等等，一般的私人就采用临时挂账，但须本公司经理以上的人担保：应付的分类是按供应商来分的，比如广州市百福，莫海彬蔬菜，利丰厨具等等……资产负债就要复杂一点，它里面还要分很多，具体有现金，银行存款，其他应收款，营业外支出，营业外收入，待摊费用，固定资产，累计折旧，长期待摊费，短期借款，应付工资，应付福利，应交税金，其他应付款，预提费用，实收资本，本年利润，未分配利润等。费用明细账就是财务费用，管理费用，以及营业费用。

登账过程中如果出了错只要划掉重写就可以了，文字错了用笔划去，数字错了就用红笔划去再用黑笔写上就成，从“现收”开始，每一张凭证都要编号，一般顺序是“现收”“银收”“银付”“现付”，这个没有明文规定，怎么方便就用哪种，一个月的登入完毕后就要本月合计，累计，有的还要结转，比如费用，收入。账本在登账时一定要盖好章，行一盖上上年结转，行末盖上过次页，然后再是承前页，月末再合计，累计就可以了，结转的数用红笔写。

三、汇总、试算平衡

其实这步应在登账之前，因为这步容易发现错误，把所有的凭证全部拿来科目汇总，用t字账来表示，现金，银行存款等一个个分好类，与此同时还要做电脑账，电脑上须建立几个表，例如，收支表，费用表，毛利表，收支表主要分左边的现金收入，支出，右边的银行收入，支出。费用表就是管理费用，营业费用，和财务费用，一般营业费用单独做，而管理费用和财务费用可以做在一张表上，因为通常营业费用比较多。财务费用的明细就是pos机手续费，利息，以及银行手续费，pos手续费一般就是客户通过刷卡消费扣的手续费，银行手续费就是给供应商汇款等其他的手续费，利息一般有应收利息和存款利息，应收利息是公司借款给其他公司或个人,还就是投资定期应收的利息,这两种就用"应收利息"。存款利息是冲抵财务费用科目的,是公司的款项在银行产生的利息另外,如要每月计提存款利息,分录为:借:应收利息 贷:财务费用 但一般不是定期存款的话不会做上面的分录,而是在收到银行利息时做账: 借:银行存款 贷:财务费用。管理费用的话，购买发票，就是管理费用——办公费，每个月扣员工的租金水电就是冲减速管理费用的宿舍租金水电用红字冲减，以及一些招待费，电话费等。营业费用就广得多了，水电费，燃气费，油费，行车路桥费，广告费，员工保安费，洗涤费，折扣抹零，绿化费，待摊费，提成等等。如待摊费用每个月都要摊销，借：营业费用——待摊费 贷：待摊费用 发提成就是 借：营业费用——提成 贷：现金

做好科目汇总后就编一个试算平衡表，接着就是对账，账要上的账要和电脑上的，以及科目汇总的一致。

四、编制报表

每个月的忙活其实都是为了这几张表，资产负债表，损益表，毛利表，费用表等。这些表的制作要注意格式方面的细小问题，以及电脑记账时一定要细心细心再细心。