档案管理准则精选6篇

档案管理准则精选6篇

档案管理准则范文1

部门档案管理办法及实施细则一第一章　总则

第一条　为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。

第二条　本细则适用于县团级以上(含县团级)***的中医药科技事业单位。

第二章　申报、考核与审批

第三条　中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。

第四条　中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。

第五条　各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。

第六条　考评工作程序：

(1)听取申报单位自检情况的汇报;

(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;

(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;

(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。

第七条　中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行***管理部门或国家中医药管理局审批。

第三章　考评组的组织

第八条　根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行***管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。

考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。

第九条　局级评审员的条件：

(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、***策、法规和标准：

(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;

(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。

第十条　评审员的职责：

(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;

(2)参加目标评审工作;

(3)及时向档案行***管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。

第十一条　部级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。

第十二条　局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。

第四章　奖励、监督与检查

第十三条　档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。

国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。

第十四条　对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。

第十五条　国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。

第五章　附则

第十六条　本实施细则由国家中医药管理局负责解释。

第十七条　本实施细则自公布之日起实行。

部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行***部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护***和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。

5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行***人事部。

部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括***表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。

标准档案是国家档案的重要组成部分。

第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。

第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。

下列文件材料需要永久保管：

(一)上级下达任务的文件;

(二)标准报批稿;

(三)标准编制说明及其附件;

(四)意见汇总处理表;

(五)标准审查会议纪要或函审结论;

(六)标准报批公文;

(七)标准申报单;

(八)标准本;

(九)标准正式出版本;

(十)标准修改通知单及其附件;

(十一)标准作废通知单。

下列文件材料需要长期保管：

(一)论证报告;

(二)调研报告;

(三)试验验证报告;

(四)标准征求意见稿(最后一稿);

(五)标准送审稿;

(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);

(七)标样。

第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。

第六条 ***标准化行***主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由***工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。

***行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。

省、自治区、直辖市标准化行***主管部门负责管理本行***区域内的地方标准档案。

企业单位负责管理本单位的企业标准档案。

第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：

(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;

(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;

(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;

(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;

(五)按档案行***管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;

(六)认真执行档案管理制度。

第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。

第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。

第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。

第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。

标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。

第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。

第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：

(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。

(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。

(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。

(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。

第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。

第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。

标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。

第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。

第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。

对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。

第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。

违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。

档案管理准则范文2

加强基础工作是档案管理现代化的前提

一）档案管理基础工作存在的主要问题分析众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写，以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3、结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，应首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率，但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会，简称为市计生委而不能都简称为市计委，还要统一题名中应具备的要素。结合计算机检索需要在著录过程中，将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三）加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

二、如何推行档案工作规范化标准化发展

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的***性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行***办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

档案管理准则范文3

关键词：局馆合一；档案馆；综合档案馆；档案工作；***必严

1 综合档案馆***必严问题的提出

***必严就是要严格依法办事、严格依法行事、严格执行法律。一句话：***必严就是严格***。***必严是社会主义法制的关键，同样，也是档案法制建设进程中的关键。

***，在通常情况下，有“广义”与“狭义”这两种含义。“广义的***或法的执行是指国家行***机关、司法机关及其公职人员依照法定程序实施法律的活动。狭义的***是指法的执行，则专指国家行***机关的公职人员依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。人们把行***机关称为***机关，就是狭义上使用***的。”[1]国家行***机关执行法律是法的实施的重要方面。在现代社会，国家行***机关被称为国家立法机关的执行机关，国家立法机关制定的法律、法规，主要由国家行***机关贯彻、执行、付诸实现。

在档案行***管理语境下所讲的“***”多是狭义的法的执行，仅指国家档案行***管理机关依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动，即档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。而忽视了在局馆合一的体制下，档案***应当是广义的***，既包括档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动，也包括档案馆依照法定程序实施法律的活动。

在局馆合一的情况下，县以上地方档案局（馆），一方面，是地方档案行***管理机关，肩负着“主管本行***区域内的档案事业，并对本行***区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”的行***管理任务。另一方面，又是“集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。[2]从档案局的视角看，是档案行******的***主体，即常说的“***者”；从档案馆的视角看，则又是档案行******的客体，即档案行***法律、法规、规章的具体执行者。但在档案工作法制化的视角下，无论是档案局，还是档案馆；无论是档案行***管理者，还是集中管理档案的文化事业机构；无论是档案行***“***者”，还是档案行***法律、法规、规章的具体执行者，都是***必严的主体，都有***必严的要求。本文着重从综合档案馆的视角，对局馆合一体制下，综合档案馆***必严若干问题谈一些粗浅的认识。

2 综合档案馆***必严的内容

综合档案馆***必严的内容“就是档案法体系或档案法律体系所提供的一切规范，即档案法律规范。通俗地说，也就是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章”[3]中与档案馆工作所相关的部分。大致可分为守法、合规、贯标三个层面。

2.1 守法。通常所说的“守法”，是指“国家机关、社会组织和公民个人依照法的规定行使权利（权力）和履行义务（职责）的活动”。[4]综合档案馆的守法是指国家各级综合档案馆及其工作人员依照法的规定，行使权利（权力）和履行义务（职责）的活动。这里所要遵守的法律，主要是指《档案法》，同时，包括作为公共事业单位及其工作人员应当遵守的其他法律，如《保密法》、《行***许可法》、《劳动法》等。

2.2 合规。通常所说的“合规”，是指国家机关、社会组织及工作人员在从事各种社会活动中的行为必须符合行业及部门制定的规章与制度。这里所说的“合规”的“规”是指：一切涉及档案馆工作的法规规章。这些规章依内容“可划分为：档案收集法律规范、档案整理法律规范、档案鉴定法律规范、档案保管法律规范、档案利用公布法律规范，等等”。[5]依颁布机关的不同，可分为***部门档案规章和地方***府档案规章。“目前，国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发的现行有效的规章有20件；35个（省、自治区、直辖市以及***批准的较大的市和经济特区）地方***府颁布的档案规章有59件。另据不完全统计，***其他部门制定有专门档案管理方面的规章（含规范性文件）50余件。”[6]其中，题目中涉及档案馆的由国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发，或***其他部门制定有专门档案管理方面的规章16件，地方***府颁布的档案规章14件。

2.3 贯标。本文所说的“贯标”，是指贯彻国家和行业颁布的各种档案工作标准。“档案工作标准，是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。”[7]档案工作标准的具体表现形式是各种相关的标准文件(或称“标准文献”)，是指按照规定的工作程序制定，经公认权威机构(主管机关)批准的一整套在文件与档案工作范围内必须执行的规格、规则、技术要求等规范性文件。档案工作标准的种类按照标准的性质，可以分为管理标准和技术标准；按照标准的实际法定效力，可以分为强制性标准和推荐性标准；按照标准的相关程度，可以分为正式标准和参照标准。档案工作标准体系则是由若干档案工作基础标准和业务技术标准构成的互有联系、互相制约的一个动态性、指导性的文件整体。“自1985年5月10日，国家标准局批准了我国档案工作的第一个国家标准(GB3792.5-85)《档案著录规则》之后，与之相配套的《中国档案分类法》的出版，标志着有中国特色的档案分类标准的基木框架已经确立。”[8]到目前为止，“国家质量监督检验检***总局的有关档案工作方面的国家标准有13项，档案工作行业标准56项，强制性标准2项”。[9]这些标准中，大部分与档案馆建设和日常工作相关。档案工作标准已经为档案馆建设与日常工作制定了共同的和重复使用的规则，并形成相对完整的体系。档案工作标准已经成为档案法律法规体系的重要组成部分。

3 综合档案馆在***中存在的突出问题

3.1 接收开放不及时。接收与开放到期档案是档案馆的主要职能，也是档案馆必须履行的法定义务。但各级综合档案馆在接收与开放到期档案上做得并不尽如人意。如，“各级国家综合档案馆80.34%至86.12%的到期开放率，各省、市、自治区各级国家综合档案馆71.36%的到期开放率，意味着当年到期的档案几乎没有开放1卷。当年到期档案的开放工作还没有成为众多各级国家综合档案馆的常规性工作，开放档案工作在不少档案馆仍然只是阶段性、突击性的工作”。[10]

3.2 鉴定销毁不落实。档案的鉴定与销毁工作，是档案馆管理工作的一个重要组成部分。而大多数综合档案馆没有将档案鉴定与销毁的工作落实到位，不是不开展，就是“鉴”而“不定”，说“销”而“不毁”。档案鉴定与销毁工作中长期存在着下述问题：“一是一些档案馆(室)以为档案的鉴定是一项后续性的工作，时间上可迟可早，工作上可松可紧，只要档案在，对保管期满档案任何时候鉴定销毁都可以。二是认为对档案的鉴定与销毁是‘替人作嫁衣’——以前档案管理人员立的卷、管理的档案，却要现在的档案人员做这项工作，是替别人忙，所以，行动上拖拖拉拉。三是‘上行下效’，一任交一任。以前的档案管理人员对保管期满的档案未进行鉴定就移交给下任档案管理人员，而现在的档案管理人员则‘多一事不如少一事’，在任时，也不进行鉴定，和以前所有的档案一起向下一任档案管理人员移交。四是认为档案还有库房和装具可放，何必急于鉴定销毁！五是怕对保管期满的档案鉴定销毁后，馆(室)藏档案数量减少，影响目标管理达标评审认定得分或本人岗位责任书的鉴定与考核。六是有些地方以前曾鉴定并销毁过一些期满档案，由于经验不足，程序不熟，以及受一些客观原因的制约，曾出现过一些这样那样的失误和问题，因而，做这项工作的及后来接手档案工作的，消极地从中吸取了一些反面教训，不敢再鉴定销毁档案。七是档案鉴定小组对保存期满档案鉴定之后，向主管领导写出鉴定报告，提出了存毁意见，而主管领导怕决策失误承担责任，没有勇气和胆量审查、批准鉴定结果，更不敢拍板批准销毁应销毁的那部分档案，结果，形成‘鉴’而‘不销’的‘半截子工程’。”[11]

3.3 馆室标准混淆。档案馆与档案室有相同的地方，也有不同的地方。相同的是，两者都是保存与保管档案的地方，不同的是，档案馆保存的是其所属行***辖区内应当进馆的档案，而档案室则只保存本单位需要保存的档案。因此，档案馆与档案室所执行的标准并不完全相同。但是，有不少综合档案馆却将档案馆与档案室的标准混为一谈，甚至强迫档案室执行档案馆的标准。就以档案馆接收档案的标准为例，档案馆接收进馆档案，往往都制定有接收标准或规定、办法，如《北京市档案馆接收档案的规定》。据了解，上海、四川以及其他一些地方也都有这样的规定。对接收进馆的档案要求按照馆藏档案整理的标准整理好，达不到规范标准的不予接收。“最不可理喻的是，《档案馆进馆档案接收标准》都是在接收档案进馆时才制定印发，而需要进馆的都是10至20年前的档案。按照现制定的标准对10至20年前整理的档案进行接收。”“按照这个标准重新整理，就与档案室的保管和利用没有一点关系了。”“档案室有为国家积累档案的义务，但没有义务必须按照进馆管理的标准整理档案。”“至于接收进馆后档案馆如何管理这些档案，那应该是档案馆的事。不能把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务。”[12]如果把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务，那就不仅是混淆标准的问题了，而且有混淆职责的问题。

3.4 标准执行不到位。档案标准化工作已经开展20多年了，但是档案标准化工作开展得很一般，许多档案工作标准执行不到位，存在着诸多的问题。主要表现在：一是对档案标准化工作不清楚、不理解。二是对档案工作标准有多少不清楚，具体内容也不清楚。三是只关注落实某些个别档案工作标准，而对大多数标准或是只是说说落实或是置之不理。例如，只对贯彻《归档文件整理规则》关注，而对《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》等标准的执行就很一般。四是只关注落实档案工作标准的某些细枝末节，而对档案工作标准的重点却不关注。五是档案标准化工作既没有列入档案馆的档案管理工作计划，也没有纳入到档案馆的日常档案管理工作之中，而只是必须用时才安排贯彻落实。六是对档案工作“标准化缺乏监督，以制度代标准，没有监督，使得一些偏离标准化的做法得不到及时的纠正”。[13]

4 综合档案馆***必严的措施

4.1 改同级监督为上级监督。在局馆合一体制下，由于档案馆实际上成为档案局的一个内设科室，同级档案局对档案馆的监督已经形同虚设。有必要将同级档案行***管理部门对档案馆的监督改为由上级档案行***管理部门来实施监督。只有这样，才能有效保障综合档案馆执行法律法规规章的情况得到严格而有效的监督。

4.2 树立***守法观念。档案馆工作人员的工作态度和责任心如何，直接关系到档案馆管理工作的效果，必须加强对档案馆工作人员的法制学习教育。重点是强化***守法的意识，普及档案法律法规规章及档案工作标准的知识。要让每一个档案馆工作人员都认识到，在档案馆管理工作中执行各项档案法规的要求，既是档案工作者的法律职责，又是必须履行的法律义务。这些工作的任何失职和失误，都会给国家和人民造成难以弥补的损失，都是法律所不允许的。

4.3 强化严格***意识。严格依法***的意识不强，是各级综合档案馆***中存在上述问题的根本原因。应当采取积极措施，通过专题培训学习，完善监督机制，提高各级综合档案馆工作人员，特别是各级档案局馆领导的法律意识，强化严格***意识。只有各级综合档案馆工作人员具备了内在、自觉的法治理念，***不严的现象才可能得到根除，***必严才能够得以实现。

4.4 积极推进标准化。“档案工作标准化是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制定出科学的统一规划和技术规范，克服各自为***、各行其是的局面，以获得最佳的工作秩序和社会效益。”[14]综合档案馆是档案行***法律法规规章的具体执行者，也是***必严的主体，而档案工作标准是档案行***法律法规规章的具体化。因此，档案工作，特别是综合档案馆的***必严应当从积极推进档案工作标准化入手。“只有很好地贯彻实施标准，档案工作才能由‘人治’逐步变为‘法治’，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作效率。”[15]

在档案工作法制化的语境下，档案工作与综合档案馆***必严并不是一句空话，而是有着具体内容与具体要求的工作。既要严格执行涉及档案馆的有关法律法规，又要严格执行各类档案工作标准。更具体的就是要积极推进实施档案工作标准化管理。只有将档案工作标准视为档案法规规章的一部分，将实施档案工作标准化管理视为“有法必依，***必严”的重要组成部分，档案工作标准才有可能在综合档案馆得到全面认真的执行，综合档案馆的工作质量才有可能得到提升与保障。

注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-05。

参考文献

[1]百度百科.***.baike.省略/view/21519.htm.

[2]《中华人民共和国档案法》.

[3]海. 依法治档所依之“法”是什么?——是《档案法》还是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章[J]. 档案管理,2011(3).

[4]百度百科.守法. baike.省略/view/1612656.htm.

[5]杨立人.档案法体系的特点和分类原则[J].档案学研究，2003(3).

[6]小普.档案法规体系的构成[J].中国档案，2009(2).

[7][14]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社，2001:145.

[8]刘芳.浅谈标准化在档案工作中的意义[J].黑龙江史志，2005(5).

[9]中国国家档案局***网站，http:/saac.省略/,档案工作国家标准目录，档案工作行业标准目录.

[10]李云平,吴雁平.全国各级国家综合档案馆开放档案业务现状定量分析[J].档案管理,2009(1).

[11]米彩云,赵浩勇.档案鉴定与销毁工作当前存在的问题与对策[J].陕西档案,1999(4).

[12]张志敏.档案室应该为谁整理档案?[J].档案,2011(4).

[13]郑花岚，马艳华.档案工作标准化的现状与思考[J].吉林水利，2001(6).

档案管理准则范文4

【关键词】档案管理信息化;问题;原则;策略

目前对于档案信息化的一个重要课题就是如何利用有限的资源、通过有效的统筹和资源共享与整合来推进全国的档案信息化工作，避免电子***务建设中出现的重复建设和资源浪费现象，而这必须依靠档案主管部门的强有力措施。从目前的档案信息化实践来看，笔者认为应在以下几方面加强档案信息化过程中的建设资源共享与整合：

1．当前档案信息化管理面临的问题

电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。

1.1面临创新与安全的挑战

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。

1.2面临标准化、法制化的挑战

由于档案自身的复杂性，我国***府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有***策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

1.3技术支持不全面

一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

1.4人员配备不合理

就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

2.档案信息化应遵循的原则

档案信息化原则体系包括管理性标准规范、安全性标准规范和效益性标准规范三个方面。近年来国家档案局针对档案信息化建设中的各种问题陆续颁布实施了很多标准，与此同时，各省乃至基层档案部门也制订了大量地方标准，其中很多地方标准与国家档案局的标准都是重复的。一方面，各地大量制订地方标准会占用其本就有限的人力、资金和技术资源；另一方面，多种标准的共存势必会架空国家标准，导致各地档案信息化体系上的不匹配，最终对形成全国性的分布式档案信息资源库造成障碍，即使地方标准与国家标准是协调的，这也会造成资源的浪费。

2.1规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为***，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.2安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

2.3效益性原则

档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。

3.推进档案信息化的策略

3.1建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

3.2完善安全制度

档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

3.3提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

3.4加强人才建设

档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

述上所述，档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界发展的大趋势，档案馆只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

【参考文献】

档案管理准则范文5

关键词：档案管理；安全问题；探讨；

文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-07-00-01

一、影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：

环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和***水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；

档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；

消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。

二、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法

（一）档案管理安全性标准体系构建的构建原则：档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：（1）系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。（2）实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。（3）权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。

（二） 档案管理安全性标准体系构建的构建方法：（1）要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业（地方）标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对***策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如***书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；（2）要处理好与相关领域标准间的关系。档案与***书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；（3）要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。

三、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

（一）落实责任制提高防范知识 确保档案实体的安全：在日常的档案管理过程中重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散利用者逃生等。

（二）树立信息安全意识 保证档案信息安全：档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行***法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意***和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

（三）重视落实设施检查制度确保档案设施的安全：档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。

（四）加强对电子档案的保存提供复制件代替原件：电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。

为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

四、结束语

综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。

参考文献：

[1]方昀，刘守恒.档案安全风险评估活动实践与思考[J].中国档案，2012，（01）

档案管理准则范文6

关键词档案管理 工作 规范化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施：

一、健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。 ，

三、采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行***办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与人防工程档案案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

六、加强对特殊载体档案的管理和保护

特殊载体档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、光盘等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。特殊载体档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的及办公条件的改善，在机关工作和各类业务活动中形成了大量的特殊载体档案。特殊载体档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对特殊载体档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

七、做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平