商务信函精选6篇

商务信函精选6篇

商务信函范文1

关键词:商务英语信函语篇特点情景语境衔接手段

商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。然而，在实际的商务交流中，有些信件冗长而不连贯，有些信件不符合商务交流的基本要求。与普通信件相比，商务信函有其独特的语篇特点。为了有效地利用商务英语信函进行商务交流，我们有必要对商务英语信函的语篇特点进行探讨和分析。

一、情景语境特征

商务英语信函多用于国际贸易交往中，是英语文化中的一种特殊的语篇。根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为：

话语范围：涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等。

话语基调：正式的，商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易。

话语方式：用于阅读的书面语，具有较强的语境***性，属于信函。

商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择，使得语篇表现出特定的语域特征。

二、语言特征

1.词汇特征

(1)措辞明了、礼貌

商务信函在其词汇选择上，遵循“明了(clarity)”与“礼貌(courtesy)”的原则。要准确传达商务交流的内容，应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词，例如用“u”取代“utilization”，用“try”取代“endeavor”等。在词义色彩方面，商务英语信函用词正式，礼貌用语颇多。收到对方的询盘、报盘、或订货等，不管能否接受，都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意，例如使用以下词汇：appreciate,plea,thanks等。

(2)缩略语使用较多

商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语，这些缩略语定义准确，在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易价格术语、运输、支付与结算等。例如常用的缩略语有:FOB(FreeonBoard)“装运港船上交货”，CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸价”，L/C(LetterofCredit)“信用证”，D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交单”等。

2.句式特征

商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多，它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面，用来说明事实。由于外贸交往遵循礼貌原则，因而商务信函的写作也要遵循礼貌原则。而商务英语信函中，礼貌原则在句法方面主要体现在虚拟句的广泛使用。虚拟句使得语气委婉客气，在商务英语信函中使用较多。

三、衔接手段特征

衔接作为一种语义关系,在具体的语篇中主要体现为语法衔接手段（包括指称、省略、替代、连接等）和词汇衔接手段（包括重现、搭配等）。

商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯。例如,表示次序的连接词组有first,cond,then,next,after,finally;表示原因的有：since,becau,as,for;表示结果或后果的有：therefore,asaresult,hence,accordingly,conquently;表示转折的有：but,yet,however,onthecontrary等。

例如:InourmessageofOctober31,wesaidthatwewouldndapurchaorderbytheendofNovember.However,asnegotiationswiththecustomersarestillcontinuing,weareunabletoplaceacompleteorderatthistime.Enclod,instead,isaparticularorder(No.00501-55)forhalfofthemerchandilistedintheprovisionalorder.ThecondhalfoftheorderwillbecoveredbyP.O.No.00501-61,whichwewillissuebyDecember6.

在这个商函语篇中，表示转折关系连接词如however与instead的使用使得语篇的逻辑关系清晰。而“apurchaorder”,“acompleteorder”,“apartialorder”这几个词组中“order”一词的重复出现所形成的重述关系则是采用一种词汇衔接的手段使得语篇达到连贯。然而从另一方面来讲，order一词反复出现而文中始终未使用代词it来代替order，这主要是为了避免误解，使得意义表达更准确。商务信函中通常为了使行文准确，对指称、省略和替代这些衔接手段的使用比较少，所选择的尽量都是避免意义上有误解的词语或句子。

四、语篇结构特征

商务英语的语境构型决定了商务英语信函的语篇有着固定的模式。商务英语信函往往强调一事一信,内容多围绕一根主线展开,因此在信函中可以通过“事由(subjectline)”以突出内容主旨，使对方一目了然。商务英语信函的正文一般包括三个部分(内容较短的可以是三个自然段)，即起始、主体和结尾。其中每个部分都有其默认的功能和作用：第一部分(即首段)抓住读者的注意力、需求或者兴趣；第二部分处理业务；第三部分呼应前文提出己方的希望或者祝愿。

五、结语

商务英语信函由于产生于特殊的情景语境中，具有其独特的语篇特点。我们在商务英语信函的写作中必须注意这些特点，从语篇的层面把握商务英语信函的特征，从而根据具体的语境构建出合适的商务英语信函语篇，写出符合语境的意义连贯的商务英语信函，真正实现商务英语信函在商务交流中的交际功能。

参考文献:

[1]陈冬纯:商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学,2003(2)

商务信函范文2

口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

直接

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“conquently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeennt”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

语言朴实

前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题

商务信函范文3

[关键词]商务信函；商务沟通；写作原则；写作技巧

[中***分类号]F275.3 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2008)45-0158-02

1引言

改革开放以来，特别是加入世界贸易组织以后，我国与世界各国的经济交往日益频繁，对外经济合作日渐加强。因此，培养一大批既熟练掌握外语，又通晓国际商务知识，并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。在国际商务人员必备的诸多技能中，商务信函写作是其中一项重要的技能，也是商务活动得以顺利开展的重要保证。一封好的商务信函(business letter)能够在促进贸易、增进友谊和获得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美传达信息的信函才是完美的信函。因此，在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的：Consideration(体谅)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Conciness(简洁)、Clarity(清楚)、Courtesy(礼貌)。这七个原则是商务信函写作最基本的指导原则。同时，在商务信函的写作中，要掌握一定的写作技巧，才能顺利完成商务信息的交流。

2现代采购信函的特点

2.1现代采购信函应该是“索取函”

它索取的可能是一种产品，一项服务，一项专利，一个观念……因此，在写作时候，要牢记你是在与读者进行交谈。这种交谈成功与否，你的目的是否实现，关键取决于商务信函中信息的表达方式和内容。如何把你的思想，清晰、准确地表达给“读者”，产生情感上的共鸣是商务信函的首要任务。

2.2现代采购商务信函的写作要重点突出，简明扼要

“时间就是金钱，效率就是生命”，商务信函要尽可能地避免使用花哨、华丽的词藻。因此，商务信函的写作，首先，要把握简洁、扼要的特点。其次，掌握好简洁的表达内容与有效率的分寸。如果在书写商务信函时，开头就唐突地说出交易需求，也会显得冒昧而令对方不明所以。最后，好的商务信函还应体现以下特点：易读易懂，语气真诚友好、客气，评阅简短、朴实，自然或生动、有趣、有吸引力，内容清晰、准确、具体行文正确、完整、不花哨。

3现代采购信函的写作原则

3.1体谅

体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。简言之，体谅就是要做到为对方着想，移情于对方，在人性层面上来理解对方。此外，体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度，要强调“你”的态度而不是“我”的或“我们”的态度。

3.2正确

现代商务信函必须写的正确，因为其牵涉到双方的权利和义务，而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

3.3完整

现代商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的现代商务信函不仅可能会带来预期的结果，还可能建立起更好的商务关系。

3.4具体

现代商务信函必须写得生动、具体和明确，要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写现代商务信函的过程中，应尽量运用具体的事实和数字，选择形象的及通过想象所创造的字和词语，一般使用主动语态来陈述内容。

3.5简洁

所谓简洁，就是指要言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文现代商务信函时，要摒弃那些陈旧的商业术语，做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子，保留有效、简洁的事实信息，就可把最重要的信息呈现给对方。

3.6清楚

采购商务信函应使读者一目了然，没有晦涩难懂或容易产生误会之处。在确定了所要写的内容后，选择使用简短、熟悉和口语化的词语，构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的，避免使用产生歧异或意义不明确的词汇。如有需要，可以使用样例、插***以及其他在视觉上有助于理解的东西。

3.7礼貌

礼貌在采购商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。在现代商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，在撰写商务信函时，应避免使用可能激怒、伤害对方的言词或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上，考虑到对方的愿望和背景，做到互惠互利。

4现代采购信函的写作技巧

4.1多使用主动语态

主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意，收信人会觉得更生动，并有一种面对面谈话的亲切感。

以下样函采用过多被动句式，显得软弱乏味：Plea be advid that the L/C should be opened by the end of May. Your prompt reply would be highly appreciated.

如果改成主动语态，就能营造出友善和灵活的气氛：Could you plea open the L/C by the end of May? Thanks.

4.2使用浅白、通俗易懂的词汇，避免使用艰深晦涩的词汇

商务英语中使用艰深晦涩的词汇，不会让书信显得正式、严肃，反而会令收信人阅读过程延长，理解出现偏差，难以迅速准确地回复。英语是全球通用的语言，为确保不同国家的人士明白书信的意思，应多使用通用的词汇，以达到自然顺畅，撰写快捷，简洁明了，又不失商业味道的效果。

4.3提问要客气、直截了当，避免使用含糊、过于古旧、迂腐的语言

客气明了地提出问题，不但给人亲切感，更令收信人产生需要回答的心态。并且，直截了当的询问能便于收信人回复。

4.4力求正面肯定地谈论问题，避免使用让收信人反感的词语

写信人要顾及收信人的感受和要求，尽量从正面与对方讨论问题。避免使用如：fail,wrong,inadequate, stupid 等词语，这些词语给人一种居高临下的教训感觉，甚至涉及侮辱人格，容易使收信人产生反感。

5结束语

采购是贸易过程中重要的一个环节。写好采购商务信函是进行现代商务沟通的一个重要的技能。要完美传达采购商务信息，写信人必须坚持现代商务书信写作的七大原则。在具体的商务信函的写作中，写信人还必须灵活运用各种写作技巧，体现出商务书信的写作风格，只有这样，顺利的商务沟通才能完成。

参考文献：

[1]管春林.国际商务英语写作[M].杭州:浙江大学出版社,2006:8.

[2]葛萍,周维家.外贸英语函电(双语)[M].上海:复旦大学出版社,2007:2.

商务信函范文4

关键词 商务英语 信函写作 礼貌原则

一、商务英语信函的写作原则

商务信函写作并不一定要辞藻华丽、语句浮夸，用简洁的语言，准确地表达自己的意思，让对方能够清楚地了解您想说的是什么就可以了。一般商务信函遵循以下几个写作原则：

（一）礼貌原则（courtesy）

礼貌不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry等就可以，而是从一个从“您为重”（You - attitude） 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更显礼节，撰写者还应避免使用过激、冒犯和轻视的词语。

（二）完整原则（completeness）

在信函写作中，要注重信息的完整性，因此商务信函中应包括所有必需的信息。

（三）清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则，一封语义不清的信函会引起误解，甚至会造成贸易上的损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方能够准确地理解。

（四）体谅原则（consideration）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

（五）简洁原则（conciness）

这是要求撰写者用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中， 我们应当用简短、易懂、朴素的语言， 避免重复、嗦， 不要让读者觉得晦涩难懂。

（六）具体原则（concreteness）

具体原则是指要让表达的内容准确而又生动。当涉及数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，也有助于加快业务的进程。

（七）正确原则（correctness）

正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确以及对商业惯用语的正确理解。

二、商务英语信函中表达礼貌应注意的几个方面

（一）贸易双方地位的平等

在商务英语信函中，贸易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，如果为了表示礼貌而过分谦卑的话反而会令对方对你的能力产生怀疑，这样就得不偿失了。

（二）要有亲和力

信函是您跟收信人之间的一次交流，只不过是把交谈的内容用书信方式体现了。用一些简单有亲和力的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像朋友之间的谈话那样自然、人性化。

三、商务英语信函写作中礼貌原则的应用

（一）运用礼貌语言

在商务英语信函写作中，经常使用的尊称语，亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功能起到积极的推动作用。

试比较：

1. Your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.NO.208 is rejected.我们拒绝了你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。

2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.No.208.我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方16号关于订购货号1002号印花布二十万码的订单。

后一句比前一句恰当，因为后一句比较礼貌、含蓄，前一句则显得直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

（二）强调对方本位（You attitude）

在商务英语书信中，无论是写给谁，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your，以突出You attitude。英译汉时多使用谦辞.称对方为“贵方”.而称自己为本公司、我方等。例如：

1. If you are interested in any of the items，plea don’ t hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。

2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purcha is not less than 80 tons.

为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于80吨的话，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上例子我们不难看出，无论你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是“you”和“your”。

（三）使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧.为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当地使用语义模糊的词汇如 I’ m afraid ，I think，或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

Could you make payment by irrevocable L/C？ 贵方可否用不可撤销信用证付款？ 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

（四）要体现人情

当对方发生了不幸或不愉快的事情时，向对方表达关心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。

例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6th this month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人有人情味的一面。

（五）避免不和

在商务信函写作中，避免不和主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

According to our records， you have not yet ttled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根据我方存档，贵方尚未还清我方今年5月16日以及6月20日向贵方提供的设备货物的资金。作者用According to our records 这个间接模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免使用冒犯性的语言。

四、结语

在商务活动中，商务信函不仅是沟通的桥梁，更是吸引客户、建立友谊的途径。商业信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业开展业务有着十分重要的影响。由此可见，在日常的商务活动中，我们应注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好促进商务合作的顺利开展。

（作者单位为湖北财税职业学院）

参考文献

[1] 甘长银.谈商业书信的语用准则[J].四川三峡学院学报，1999（6）.

[2] 黄东梅.商业信函中的礼貌策略[D].广西师范大学.

[3] 戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].浙江：浙江大学出版社.

商务信函范文5

关键词：拒绝类商务英语信函；特点；写作技巧

1概述

商务英语信函是国际间贸易往来的媒介之一，是促进贸易双方了解对方的重要沟通方式，也是对外经济活动的重要工具。随着全球经济一体化、区域集团化的活跃，商务英语信函日益成为企业建立友好关系、展开商务沟通、开展业务、实现交易等商务活动中的交通要道。很明显，企业十分注重自身在商界的信誉和形象，而这些不是只靠产品的质量等硬件设施就能保障的，还要依靠商务信函这种传递友谊、展示形象的“软件”。一封语言得体、措词恰当的商务信函无疑会给对方留下深刻而美好的印象，这对企业的长远发展以及巩固与合作伙伴的长期贸易关系至关重要。因此，在商务信函中，如何得体、恰当地运用语言的表达手段和技巧与客户交流沟通是十分重要的，在某种程度上甚至关系到贸易的得失成败。因而，正确恰当的用语是商家通往成功道路上的垫脚石。

2拒绝类商务英语信函的特点

在涉外商务活动中，商务英语信函作为双方交流沟通的工具和贸易往来的桥梁起到了无足轻重的作用。拒绝类商务英语信函是商务信函中比较特殊的一类信函，值得写信人深思熟虑后再草拟。因为拒绝类信函的特点之一就是，它传达的信息都是“坏消息”，主要是拒绝对方在来信中提出的我方不能满足或者同意的各种要求和请求等。如果这封拒绝信函处理不当的话，很可能会引起收信人的负面情绪。据此，传递拒绝信息和表示我方的真诚友好并维护彼此之间的良好贸易合作关系是拒绝类商务英语信函要达到的目的。商务信函通常所涉及的内容主要是表明自己的合作意愿或是就具体的合作事宜进行协商谈判，而拒绝信函则不同，它通常是传达的是否定性的信息，这使得写信人在与收信人的交流沟通中产生很大的障碍，甚至会出现令人不愉快的摩擦。因此，当写拒绝信函时，要特别注意拒绝类信函写作特点，即以短小而精悍的措辞以及陈述和虚拟并用的语句撰写，既要明确地让收信人知道被拒绝的消息，同时还要照顾到收信人的面子，已达到保持合作伙伴关系的目的。拒绝类商务英语信函还有一个比较明显的特点是，它所表述的拒绝并不是全盘否定来信者的请求或是要求，而是就某一方面给予否定并在其他方面给予妥协，多少给对方留有余地。所以说，这种拒绝能否成功就在于你是否在拒绝他人的同时，与其之间良好的合作伙伴关系能否继续维持下去。

3拒绝类商务英语信函的写作技巧

负面消息在商务沟通中是在所难免的，如何使用恰当、得体的语言来减轻面子威胁并且有效传递所要表达的内容，以使对方容易接受并维系良好关系，这一研究有着很强的实用价值。

3.1信函以友好的话语开头

在贸易活动中，为了让收信人愿意接受否定的答复，应以礼貌为主，不伤害收信人的面子。在信头部分，写信人应该给收信人一个友好的答复作为铺垫，也就是以一种间接方式表达。在信函的开头给人以一种友好的，积极的态度，缓和地引入一个话题。这种起到缓冲作用的句子所占的比重取决于信函的长短。短篇信函可以用一句表示友好的话语代过，如，感谢对方的来信等。长篇信函就可以多使用一些不伤和气的句子，如双方都同意的合作事宜等。这种可以表达友好的句子要比不留情面的直接的拒绝好得多。

3.2提供否定的原因

当写一封拒绝类英语信函时，写信人最主要也是最重要的事就是阐述拒绝的原因，主要是真诚地说明拒绝的正当原因，给出非如此不可的理由。拒绝对方应依据事实和自己所做出的全面的评估结果，表明拒绝对方要求是情非得已的，使得读者心服口服。这部分应该在拒绝类信函中占绝大比重，以有力的理由使收信人信服。通常，说服收信人需要提供充分的证据或理由，运用大篇幅的陈述语句或是虚拟语句进行阐述比较复杂的问题，收信人了解到的原因越多，他们对我们否定的答复就越信服，甚至会理解并接受。然而对于并不复杂的话题，关于事实我们只需简单地说明，一笔带过即可。

3.3表达坏消息的陈述或暗示语句

在这一部分主要是陈述自己的理由，即为什么不能同意对方的请求的理由。对于理由的陈述内容可繁可简，如果原因很明显或者已经解释的很清楚了，那么收信人很快就领悟到信函所传达的否定信息，而无需读完整篇。如果这个否定缘由确实是不得已的，那么大多数人都能欣然接受并给予理解。我们的主要目的就是避免直接拒绝，有时，专家们引用“面子理论”作为策略，也就是让收信人在被拒绝的同时不失颜面。换句话就是说用一些铺垫语来循序渐进地提出负面信息，委婉地拒绝对方。但是要注意的是写信人不可使用让人误解的模棱两可之词，这种情况下，常常导致收信人不明其意，从而产生误解或是再次写信寻求确切答复，这样就失去了有效沟通的意义了。但是有时暗含的否定答复往往比过分的直接否定要有效。比如，使用积极语气表达，这样的话，一来可以部分减轻甚至是全部消除收信人对负面消息以及写信人的负面情感。很多情况下，不是拒绝本身而是否定词激起了收信人的负面情绪。二来，使用积极的语气可以提醒写信人给出一个恰当的拒绝理由，一旦收信人理解了被拒绝的原因而且相信写信人别无选择只有拒绝的时候，也就不会因为失望而产生过多负面情绪。如此一来，不仅写信人准确地传达了否定意义，而且收信人也完全理解并接受坏消息。

3.4提供建议或者其他选择

在写完拒绝原因后，一封信函基本上完成了，只需一两句的结束语即可大功告成。但是与其这样，不如向对方再提出其他可供选择或是可行性的建议，如果可行或合适的话，可能会更好。例如，表明可以帮对方向其他厂家推销其产品，或者表示自己对对方的其他产品感兴趣，或者表示乐意提供其他帮助等等。写信人的主要目标就是将负面影响降至最低，并期望日后可以继续合作。

3.5以积极和蔼的语气结尾

这一部分虽说没有什么出彩的地方，但是写信人如果借此提及一些轻松愉悦的话题，如表达对收信方某些产品的兴趣等。虽然此次合作没有成功，但是写信人依然要给收信人留下乐于助人，友好的印象，并且表现出对于双方未来的合作的信心。无论日后是否继续合作，但是一定要维持商誉。同时，语言技巧在此就发挥了很大地作用，因为这一类信函涉及到了双方利益，要确保信函整体的感觉是愉悦的。实践证明，大众都倾向于积极的语调，写信人措辞得当很容易赢得人们的理解。当你向他人传达坏消息时，如果站在对方的角度思考，了解对方的需求，那么将心比心，他们也会欣然接受。

4结论

撰写拒绝类商务英语信函不是一件容易的事情，写信人应该考虑收信人的面子需求，运用语言技巧来减轻负面消息对收信人造成的面子威胁。以积极方式传达否定信息，不仅维护了收信人的颜面，同时也为写信人赢得了友好真诚的商誉。在写拒绝类商务信函这类特殊的信函时，尽可能运用委婉机智的语言和语气，以达到继续合作的目的。总之，在写商务信函时，要多从对方的立场出发，设身处地地考虑收信人的情况，礼貌性表达拒绝不仅可以更好地传递信息，还为未来的生意往来扫清一些障碍。

参考文献

[1]蔡玉澄.基于“礼貌原则”的商务英语拒绝类信函的语用分析[J].长春大学学报，2006（5）：47-49.

[2]李淑平.论商务英语信函写作中的礼貌原则[J].中国商贸，2012（30）：215-216.

[3]刘葭.商务英语书面语语言特色的语用分析[J].株洲工学院学报，2003（3）：123-125.

[4]刘永强.商务英语信函写作中的语用含糊[J].江苏教育学院学报，2003（2）：100-102.

[5]隋思忠.外贸英语函电[M].大连：东北财经大学出版社，2007.

商务信函范文6

关键词：礼貌策略；商务英语信函；语用学；面子论

中***分类号：H315 文献标识码：A

近些年来，语用学领域关于礼貌现象的研究引起了国内外学者的广泛关注。礼貌理论不仅广泛的应用于人们的日常生活和信息交换中，而且在商务英语中也有非常广泛的用途。此项研究在Brown和Levinson的礼貌理论的基础上，依据语言实现形式和相关语境因素等方面来系统地分析礼貌策略在各式商务英语信函中的应用，进而从语用学的角度为商务英语信函写作者提供一些建设性的意见和建议，帮助他们更好地应用礼貌原则，提高自己的语言和交际能力。

一、商务英语信函的特点

商务英语信函作为商业社会一种重要的交流形式在商务往来中扮演着重要的角色，它也被认为是现代商业社会的重要生命线。

商务英语信函的写作者是要把信件写给特殊的读者，因此目的十分明确。为了达到特定的写作目的，引起读者的注意力取得积极的回应，写作者应该以读者的需求和期望为出发点。所以商务英语信函最重要的要求就是：礼貌得体。

众所周知，有效的商务英语信函写作有一些原则来组织引导。专业术语里把他们称作七C。即：completeness（完整）， conciness（简明）， consideration（考虑）， concreteness（具体）， clearness（明白）， courtesy（礼貌）和correctness（正确）。这七个原则有助于在商业社会中实现成功的交际。其中，consideration（周到）和courtesy（礼貌）是关于礼貌在商务英语信函应用中最重要的因素。

商务英语有很强的目的性，因此在商务英语信函中怎样避免不礼貌言行的产生就成了重中之重。同时，商务英语信函在商业竞争中代表了公司的形象，因此，礼貌原则在商务英语写作中具有非常特殊的意义：建立、维持和巩固良好的社会关系。

二、礼貌策略在好消息商务英语信函中的应用

好消息商务英语信函是对读者有益的，根据Brown和Levinson的面子论，好消息商务英语信函通过表示认同或者提供一些多的选择来增强读者的正面面子或负面面子。Leech的礼貌原则也认为读者的利益应该最大化。因此，在好消息商务英语信函的书写过程中，为了达到礼貌的效果，作者首先应该尽快地把好消息表达出来。具体到写信的过程中，怎样组织书信的结构和书信的内容一样重要， 因为内容和形式是不可分的。纵观商务英语信函的整体写作过程，单词的选择、句子的结构和其中涉及到的礼貌程度都将影响商务英语信函的效用性。而且，合适的单词和句子结构也会增强读者的正面面子或负面面子。这一章节将从词汇的选择、句子结构的安排等一些技巧方面来探讨怎样在好消息商务英语信函写作中遵守礼貌原则。

（一）具体形象词汇代替抽象词汇

当一个言语行为对读者有利的时候，它越是直接，从读者的角度来看越是礼貌。具体又形象的单词可以帮助读者在心目中建立一个多彩世界。既然这种想象对读者是有利的，它自然会增强读者的正面面子。正面面子通过这种方式得到了满足。例如：

① Congratulations on your promotion.

② Congratulations on your being the manager of the company.

这两句话的含义都是祝贺。但是通过比较发现，①在增强读者的面子方面显得太过笼统。尽管从整体来看①也是很礼貌的，但是promotion一词在增强读者的正面面子方面模糊一些。相反，②在语力的增强性方面是最具效力的。因为此句里的词汇都是非常直接而且具体的，所以它们在表达祝贺和赞美的时候显得更得体一些。根据Leech的赞誉准则，作者应对别人给予最多的赞扬，而给自己的赞美是最少的。而②正是通过这种方式增强读者的正面面子：作者让读者知道自己不仅被认可而且还有具体的职位晋升空间。

通常，具体的单词是可视化的，而且意义也很容易理解。由于信息的传递是对读者有利的，信息的呈现越是鲜明，越是容易得到好的结果和回应。

（二）使用主动语态

主动语态比被动语态能更快而且迅速地感受到句子所暗含的行为意义。比较来说，主动语态比被动语态更能让动词具有突出性。当传递的信息是有利于读者的时候，人们都倾向于使用主动式而非被动式。例如：

① I’m glad to accept the invitation.

② Your invitation is accepted.

通过对比发现，要表达已经接受邀请这一好消息时，①句更突出一些，②句稍显冷漠。自然①句也就更礼貌一些。

（三）使用第二人称（you）称谓语

当书写商务英语信函时，写作者应该时刻在心中牢记读者的需求和读者对书信的回馈或者叫反应。商务英语信函的首要目的就是要寻求读者的正面回应。为了达到这一目的，商务英语信函的首要原则就是要为读者考虑。而实际使用第二人称（you）就是基于读者考虑的原则。强调第二人称（you）而不是第一人称（I）。以“你”（you）为中心的写作是成功的贸易往来的关键。这样的沟通交流方式使受众--读者感受到在他们和对方的书信和贸易往来中，最重要的是自己而不是对方。即使作者在信函中需要大量的提到自己，也应该给予读者足够的关注。

Leech的得体准则认为应当给予读者最大化的利益，关注读者的利益表明作者从读者的角度考虑问题。在这种状态下，读者的利益得到强化，需求得到满足。

（四）使用简单句

当信息是对读者有利的时候，它应该以一种直接的方式展现出来。在句型上应取简单句而不是复杂句。这样的好处是不会有其他内容与主体竞争，吸引读者的注意力。

① You are the winner of the competition.

② We would like to inform you that you have won the prize.

例句①以一种直接和有力的方式向读者传递了好消息，最大化的满足读者的正面面子。相反，例句②尽管使用了复杂句，在效力上却大不如例句①。

三、礼貌策略在坏消息商务英语信函中的应用

众所周知，坏消息商务英语信函由于要威胁到读者的面子，因此相对而言，它们则需要更高程度的礼貌。只有将各种礼貌策略结合在一起使用才能消除面子威胁给读者带来的缺憾。

首先，整个信件的构成应该是以一种间接的方式为主导，也就是先解释再引出坏消息。语言上的间接使用是这类信函的首要特点。其他的礼貌策略一一列举如下：

（一）使用抽象词汇

使用具体词汇是在明确的表达信息，这样在坏消息商务英语信函的书写中会威胁到读者的正面面子。相反，抽象词汇很难被感知，所以负面意义不容易被表达出来。这样在坏消息商务英语信函书写中，抽象词汇的使用就代表了礼貌。例如：

① You have not paid for over 3 months.

② A payment has not been nt in over 3 months.

当pay这个动词被名词化payment以后，它的鲜活力和力度就没有那么强了，它通过显示对读者的尊重表达了礼貌。使用抽象词汇可以减弱被强调的感彩，有时，当信息需要传达的是负面信息的时候，为了维护正面的有好的氛围可以用抽象词汇来表达负面思想。抽象词汇还可以用来通知作者将来可能产生的结果，读者可以提前做好准备。

（二）使用被动语态

在坏消息商务英语信函中，被动语态的使用是为了避开直接的责备。它给出虽然少但是真实的信息，而且省略了动作的施动者。其实这种刻意的省略是出于礼貌的需要，在被动语态中，人处于一个非常模糊的地位，大家对事的关注度远远超过了人。使用被动语态可以减少信息对读者的冒犯，从而维护了读者的正面面子。

① You fail to deliver the goods in time.

② The goods have not been delivered in time.

很明显，例句②通过使用被动态避免了对读者直接的问责和对读者正面面子的冒犯和干涉，这样就显得礼貌一些。

（三）使用虚拟语气和情态动词

虚拟语气可以用一种肯定而且礼貌的方式传达负面信息。莱考夫对情态动词在礼貌原则中扮演的角色也给予了高度评价。在一定的语境下，这些情态动词传递的是可能性、假设性和准许性的意义，而且它们还可以削弱面子威胁。

（四）责任迁移

责任迁移这种礼貌策略使得坏消息商务英语信函的作者可以在书信中描绘的自己不必为信件内容担责。这些通常是通过使用代词“they”， “you”来实现的，如果实在无法避免，就使用代词 “we”，把责任分散开来。

四、结论

此项研究为商务英语信函写作提供了相应的礼貌策略。在商务英语信函写作中，作者还应将文化因素考虑在内，尤其是在跨国公司中。但是在真实的写作中作者又不能想当然地将一些文化差异应用到写作中，文化差异应与礼貌原则相结合。希望此项研究能为商务英语信函写作者和从事这方面教学的师生提供一些帮助。

参考文献：

[1] 顾曰国. 礼貌、语用与文化[J]. 外语教学与研究， 1992（4）.

[2] 陈贵峰. 外贸英语函电写作中存在的误区及其对策[J]. 福建教育学院学报， 2003（7）.

[3] 蔡玉澄. 基于“礼貌”原则的商务英语拒绝类信函的语用分析[J]. 长春大学学报， 2006（9）.