档案管理的分类方法精选6篇

档案管理的分类方法精选6篇

档案管理的分类方法范文1

关键词：合同档案 归类 管理 措施

中***分类号：G272；F272 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（b）-0126-02

随着各大企业的迅猛发展，企业的经济活动变得愈来愈频繁，致使合同档案的数量也不断上升。要想实现数量多的合同档案的管理，就必须收集完善的合同材料。同时，进行合同档案归类管理也是十分关键的。就目前合同档案管理而言，多采用分散式归类方法，该方法存在一定的弊端，这种方法因企业合同档案相对分散，增加了合同档案管理的难度。分析企业合同档案存在的特征，结合管理注意事项，不难看出，企业合同档案管理方式的选择，更适合用集分式归类法。

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行***机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行***管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作***型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“―”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014―62―002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。***性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

档案管理的分类方法范文2

一、文书档案改革运动的历史背景和进程

20世纪30年代初期，四次围剿红***均遭惨败，一些***界和***界人士在总结时，将原因归咎于国家机器运转不灵，行***效率低下。为了挽回败局，巩固其统治地位，国民***府采取了一系列***治和***事改革措施。提高行***效率，加速国家机器的运转就是措施之一。而国家机关公文处理迟缓、管理混乱等陋习积弊，直接影响和妨碍了***令的推行，也就自然成为行***改革的首选。加之早在运动之前，陈立夫在中央***部、蒋梦麟在***、黄伯樵在上海公用局都进行了文书档案改革的试验，许多机关内部也在酝酿改进文书档案工作。1933年6月，行***院召集改革公文档案会议，讨论了由中央各部会十八个提案汇集而成的“各部会审查处理公文改良办法”，会议主要有两项决议：一是文书处理方面，公文就文稿意义划分段落，采用标点符号断句；二是档案方面，对于各种分类目录，采用甲乙两种卡片登记，由行***院令行各部会试办。同时决定文卷保管年限原则及改良保管档案办法。这次会议可视为文书档案改革运动的序幕。

1934年9月，主持“文书档案改革运动”的国民***府内***部次长甘乃光针对当时文书档案工作脱节，档案保管分散、混乱的情况，提出了一个文书档案合一管理的方法――文书档案连锁法，作为改革运动的试行方案，在内***部试行。文书档案连锁法的主要内容就是把文书收发和档案管理在某些做法上统一起来，以使机关的总收发室和总档案室发生密切的连锁，改变文书运转迟缓和档案管理分散、垄断的状况。其核心是在一个机关范围内，以集中统一的原则组织文书档案工作。连锁的具体办法是通过统一编号、统一分类、统一登记三个环节实施。其后***、武昌行营第五处以及江西、广西、湖北、四川等地方机构相继推行文书档案连锁法。

1934年12月，行***院正式成立了行***效率研究会，由甘乃光出任主任。这是个研究机构，同时也是改革运动的领导机关。研究会专门设立了文书档案组，继续内***部文书档案改革的研究。1936年2月，行***效率研究会接管行***院新卷一批，验证了前期行***院各部会档案管理调查的方案并加以修正。这个阶段的试验，可说是文书档案改革运动的尾声。

二、文书档案改革运动对档案工作的影响

南京国民***府推行文书档案改革运动，客观上规范了文书档案工作，培养了一批档案专业人才，促进了档案学理论的研究，催化了档案教育的诞生。同时在比较大的范围内宣传了文书档案工作，提升了社会的档案意识。

1． 对近代国家机关文书档案工作的发展起了促进作用。改革初期，国民***府推行以公报代替公布的发文、以会签簿代替会稿咨文、修改收发文簿式及公文稿面、加强公文总检查、采用标点符号并分段叙述以及档案管理采用甲乙两种分类卡片、制颁文卷保管年限原则及改良保管档案办法等一系列文书档案改良措施，改善了文书档案管理混乱、落后的状况。在文书方面，公文就文稿意义划分段落采用标点符号断句，是国民***府肯定了***的前期做法，并颁布训令公文标点于1934年1月1日起实行，同时下发“公文标点举例及行文款式”，向中央各部会推广使用。早在1930年5月，***就颁布了《划一教育机关公文格式办法》，规定“公文句读为免除误解，便于阅读起见，一律加用标点……”。公文标点符号的使用，打破了传统的句读方法，使公文变得条理分明，易于理解，改善了行文质量，有利于国家***策法令的公布与贯彻执行，也有利于语体文式的公文逐步推广普及。20世纪30年代以后的公文明显有别于北洋***权时期的半白话文式的公文。在档案方面，行***院1933年颁发《文卷保存年限四项原则》，明确规定了案卷应分定期和永久保存两种。改变了“当时现行机关保管文卷不论是否重要，有无时间久暂性质，一概永久保存”的状况，这一系列措施逐步改变了因案卷杂糅、簿籍繁多而调阅困难、保管易于疏漏的弊病。

文书档案连锁法的推行，简化了文书收发、编号、登记等手续，加速了文件的运转，提供了机关文书档案管理的统一办法。改革之前，以内***部为例，内***部的文书和档案的处理存在：（1）收发文号数都用司作单位，无收发文总号。（2）档案管理分散，六司二十余科档案的管理和办法参差不齐。（3）遗失文书不易查考。（4）新旧档案整理不能划一，调卷、阅卷非常困难等问题。此等弊端，一般机关普遍存在。连锁法推行后，文书实行一个机关统一编订一个总收发文号，对所有收发文进行有序管理；其次公文档案统一分类，由总收发室根据机关的机构和业务分工，事先拟好分类方案，既有利于公文分门别类地归档，也有利于各部门各司其职；同时机关所有收文和发文只在总收发室用三联单登记一次，减少了层层登记的烦琐手续，也简化了登记的内容。

分类方法的实际改革和理论探讨，为档案工作的科学化和规范化管理积累了经验。当时“有的机关科有科的档案，股也有股的档案”，互不统属，各行其是。档案分类一直没有正确的标准，逻辑系统也不明确。运动期间，人们对于分类在档案管理中的重要性已有所认识。加之***书管理中分类方法运用的经验，也给档案管理方法的探讨带来了启迪。当时关于分类问题的研讨十分活跃，档案分类的一般原则和方法受到了普遍重视，各机关先后采用了十进分类法、纲目分类法和类户分类法等。文书档案连锁法试行的是纲目分类法，是一种固定以组织机构和职掌为区分原则的分类方法。20世纪30年代大多机构采用以职掌为主要区分原则的十进分类法，到了40年代则普遍采用纲目分类法。周连宽在《档案管理法》一书中，总结了纲目分类法与十进分类法比较的三大优点：一是按组织机构区分容易掌握，便于分合；二是各类目符号各异，层级醒目，便于检索；三是不以十为限，符合实际。分类方法的科学、规范，极大地改善了公文归档成卷的基础和案卷的有序管理。

文书档案改革措施的推广应用，尤其是连锁法自身的优点所形成的影响以及试验宣传的缘故，引起了社会各界对档案工作的广泛关注。一些报刊，特别是《行***效率》杂志发表了不少调查报告，刊载了许多有关文书档案工作研究的文章。这些文章一方面介绍了美、英、法等国家近代档案管理的方法，如《英国档案整理简史》、《法国国立档案学校沿革》等文；另一方面也讨论总结国内各级机关档案管理的经验教训及有关业务问题，如《内***部档案整理调查报告》、《现行档案制度与其改善方案》等。使人们了解了国内机关档案管理的现状和国外档案管理的方法。同时，运动中不同机构和文书档案人员相互交流、相互借鉴，使先进的档案管理方法得以推广、普及，也提升了社会的档案意识，使人们对档案工作有了进一步的认识。

2． 推动了我国近代档案学理论的研究和档案学的形成。我国档案学思想的萌芽，在进入20世纪30年代后，迅速成长和发展起来，形成了档案学最早的体系，奠定了档案学的初步基础。这与文书档案改革运动，有着直接的联系。

第一，改革运动促成了近代档案学研究的第一次高潮。由于国民***府推行文书档案改革的影响，客观上在比较大的范围内宣传了文书档案工作的重要性，改革动员了一批文书档案的实际工作者对一些部门进行了调查和专门研究，写了很多调查报告和论著。当时行***界的一些知名人士甘乃光、滕固、周连宽、何鲁成、程长源、龙兆佛等，都加入了档案学研究的行列。当时的《行***效率》杂志上先后刊载了67篇关于文书档案工作研究的文章，1935年5月还出版了《行***效率•档案专号》。一些研究档案工作的专著，如周连宽的《县***府档案处理法》、何鲁成的《档案管理与整理》、程长源的《县***府档案管理法》等相继出版，成为了近代最早的档案学理论研究成果。

第二，改革运动促使档案学从文书工作的研究中分离出来，并构成了自己的基本体系。我国封建社会档案工作一直是文书工作的后缀部分并主要为机关行***管理服务，因此档案学萌芽于文书工作的研究。档案学从文书工作的研究中分离出来，加以***的研究始于“文书档案改革运动”，即当时所称的“档案管理”的研究。其时已经构成了档案学的基本体系。如档案的点收、登记、分类、编目、庋藏和调阅等。周连宽于1935年编著《县***府档案处理法》的同时，还出版了一本《县***府文书处理法》。它充分地说明了我国档案学的形成，不仅萌芽于文书和文书工作的研究，而且一开始就把档案管理与文书处理两者分别***又密切联系地加以研究，也反映了我国档案学是从研究机关档案室的工作中成长和形成的特点。

第三，改革运动的实践经验为档案学的最终形成提供了平台。这一时期档案学理论主要是从总结现行机关档案改革的实际经验中产生的。文书档案改革运动的推行，使档案学的研究从最初萌芽时期以总结某一机关的经验为范围，提高到总结某一类型或某一部分机关的经验。如1935年周连宽著的《县***府档案处理法》实际上是湖北武昌县文书档案改革运动的经验总结，1936年程长源编著的《县***府档案管理法》则是根据浙江兰溪县***府整理档案的经验编著而成，这些一般只是直接经验的叙述。随着改革运动的开展，档案学的研究更进一步提高到从全国着眼，以中央国家机关的档案管理工作为研究目标，来总结整个改革运动的经验。1938年何鲁成编著的《档案管理与整理》，虽然还没有完全脱离当时整个档案改革运动的直接的经验总结，但较前述二著来说，则已有了显著的抽象概括，为当时档案学的最终形成奠定了基础。他认为文书档案连锁法的推行，是当时档案改革的中心问题，也是当时档案学的中心研究课题之一。所以说“以文书档案改革为主要内容的‘行***效率运动’开展的客观需要，是导致中国档案学产生的直接原因”。

3． 培养了一批档案专业人才，为我国近代档案教育的兴起提供了契机。我国档案和档案工作历史悠久，档案人员的专业技能一直由师傅传授，“卷阀”把持垄断档案的现象由来已久。到了近代，“卷阀”盘踞操纵档案尤以地方机关为最严重。这种管理上的“自成一套、密不示人”的封闭与落后，阻碍了近代国家档案事业的发展，尤其是妨碍了***令的推行和行***效能的提高。行***院档案整理处处长滕固曾说：“在中国***书馆事业，经过十余年的努力，已有可观的成绩；而在档案，则仍停滞于师父传徒弟的旧式管理。”20世纪30年代文书档案改革运动，就是以打击封建“卷阀”把持垄断档案为主要内容。改革措施的推广以及档案法规的制颁，都是围绕文书档案工作的规范、统一和公开来进行的。改革运动使专职档案人员的专业技能得到了培养与锻炼。1935年2月行***院成立档案整理处，一方面是加强文书档案工作的领导，促进档案工作的规范统一，同时也是为了加强对档案人员的管理和培养。改革运动从机关文书档案工作者中培养和造就了一批档案学理论研究者，在他们的著作中普遍论及了档案人才的标准及培养方法，有的著作系统地提出了关于档案人员的训练、考核、任用、进修、辅导等制度。对于一般档案工作人员，要求有相当素养的史学基础和编辑水平以及专科以上学校的学历，尤其寄希望予青年来改革档案管理，明确提出了档案教育的问题。这批理论研究者中许多人成为了第一批档案教育工作者，如甘乃光、周连宽、龙兆佛等。他们既在各机关率先推广实行新的文书档案管理方法，又对文书档案人员进行专业培训，传授文书档案管理新方法。内***部、***曾举办过培训讲座，四川、广东等12省地方行***干部训练团和西北干训团都曾设有档案班，学员主要是***府机关的档案人员，培训的内容多为文书处理与档案管理，如档案的点收、分类、登记等。1939年，为了适应各级机关改进文书档案工作的需要，国民***府***在湖北私立武昌文华***书馆专科学校内，附设了一个档案管理专科。教员主要有王坤、傅振伦等，学习的科目有中国档案通论、档案分类、档案编目等。这是当时培养档案人才的最早的专门教育机构。殷钟麒于1946年创办的私立崇实档案函授学校，则改变了我国档案教育“向无正式学校”的历史。同时上海私立中国档案函授学校、江苏学院行***管理系、四川国立社会教育学院***书博物馆系以及一些职业学校和讲习班等，也都讲授档案方面的课程，培养档案管理的技能。

可以说档案教育在20世纪30、40年代的兴起，与文书档案改革运动有着密切的联系。一方面改革运动推动了档案事业的发展，随着档案管理新方法的推广、普及，急需大批新型档案管理人才。另一方面，改革运动促成了一批档案学研究成果，培养了一批档案理论人才，为档案教育的兴起，做了理论和人才准备。因而初期的档案教育，更多的是培养了一批文书档案工作的应用型人才。

档案管理的分类方法范文3

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行***机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行***管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作***型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。***性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

档案管理的分类方法范文4

关键词：新时期；机关；档案管理；流程

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行***管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、***像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项***策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如***1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、***员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）******工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性

或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支***治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案***责任制，依法查处违法案件，使档案***检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、 结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[j].档案学通讯.2013（03）

档案管理的分类方法范文5

【摘　要】房地产工程项目档案整理的必要性；信息化技术管理模式下，使得以科技档案“卷”为管理单位改变成以文书档案“件”为管理单位；工程档案按“件”整理的步骤和办法；以及按“件”整理对房地产档案工作的意义。

关键词 工程档案；按“件”整理；应用

长期以来，我们坤和建设集团股份有限公司的房地产工程项目档案一直采用得是按卷整理原则。从2008 年起，公司对房地产工程档案的整理措施实施了改革创新，正式引入文书档案当中所采用的“件”的理念，对收集进来的工程档案以“件”为单位进行整理。将“件”作为基本单位，按“件”整理归档，通过我公司近几年的摸索与尝试，这种理念不但能够在文书档案中进行应用，同样也能够应用于房地产行业当中的工程项目档案。

一、 具体做法

1. 针对归纳的工程项目档案，依照其本身的文件级实施分类管理（采用“件”的理念），能够构建项目文件目录与工程项目及目录。针对工程项目目录而言，应当采用逐项的方式来构建。针对工程项目文件来说，应当严格根据时间的先后顺序来建立文件目录。以“件”为管理单位的整理方法通过计算机检索实现文件的系统化，达到快捷、简便、实用，从而为查询利用提供了方便的途径。

2. 按“件”整理。一般来说，卷内具体文件的件数应当将每一个文件单独算作一件，然后以这种文件来进行请示，来文与复文一般应分别计算件数；正件与附件，按照一件来进行计算；原件和复制件算作一件，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

二、 工程档案按“件”整理的步骤和办法

工程档案的按件整理一般分为4 个阶段：

第一阶段：档案的分类和著录。1. 分类：房地产项目工程档案的分类，公司档案按内容分为5 大类，包括拆迁类、建设类、营销策划类、财务类和行***类，按照公司《工程档案归档范围》规定的内容名称进行细分类，按“件”整理方法可选择保管期限分类法、年度分类法以及问题分类法等等。针对完成分类的档案文件，应当严格按照重要程度、时间来进行编号排序，必须要在文件首页上面部分的空白区域加盖归档章，同时要在当中记录有关内容。如按机构—年度—保管期限方法分类的，归档章上的机构项为必选项；2. 著录：根据项目名称的不同，依次记录机构工程名称、工程简介、监理机构、施工企业、勘测企业、设计企业、建设企业、施工地质、开工时间、竣工时间、建筑总面积、建筑结构以及建筑防火等级等。

第二阶段：档案的装订、编号。1. 装订：归档文件按“件”整理装订，根据《归档文件整理规则》对工程档案进行系统整理，工程档案以“件”为保管单位，工程档案档号，由：全宗号—年度—机构或问题—保管期限—项目代号—件号组成。装订时，正文在前，附件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制，装订整齐；2. 编号：文件排列是指固定各“件”之间排放顺序，一般按照时间先后依次排列。文件排放的顺序一经确定，就应对各文件逐个进行编号。对于工程项目管理性文件，参照文书档案的装订方法进行装订。

第三阶段：档案的编目。按照文书档案编目方法，工程档案归档文件以“件”为单位，在归档文件目录中，一“件”文件体现为一条归档文件。并将工程档案编目《工程档案索引》和《工程档案归档文件目录》打印出来以便于检索。

第四阶段：档案的装盒、上架。1. 装盒：编目完成后即可进行装盒步骤，装盒的顺序是填写档案盒封面、盒脊、归档文件目录、备考表。备考表内容：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等等相关内容；2. 上架：工程档案归档文件装盒后，按照盒号顺序排列到档案密集架或档案柜上，按从左到右，从上到下的顺序排列。档案盒排架的顺序可按照分类排序，也可按照工程项目启动时间来排序等。

三、 按“件”整理对房地产档案工作的意义

（一）加强规范、提高快捷、效率。通过按“件”整理归档，规范了公司档案收集、整理环节，大大提高了工作效率。这种由“卷”转变为“件”的整理方法，能够有效保证档案收集齐全、完整。同时，由于借助计算机的管理，便于更快、更准地检索、查找档案资料，大大提高了利用率。

（二）按“件”整理，为科学鉴定档案提供条件。以前，由于传统的以“卷”为单位的立卷方法的存在，使工程档案的鉴定只能建立在项目、卷的基础上，根据项目重要性判定密级和保管期限。按“件”整理使检索更为直接和深化，保管期限定位到每件，改变了原来一卷内文件保管期限不一。

（三）按“件”整理，保证了档案利用的安全有序。按照以前的按卷整理办法，在向利用者提供利用服务的时候，即使对方只看一份文件、一份材料、也必须把整卷装订好的档案调阅出来，供对方查阅。现在是需要一份就调阅一份，大大提高了档案的安全度。

（四）按“件”整理，方便实现了工程档案的按“件”扫描。具有极大的便利性，已经成为公司工程档案工作的一项重点工作。

档案管理的分类方法范文6

档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。

现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。

一、对公司档案室现存档案进行了解

作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。

二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。

通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。

三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。

具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。

    四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集

       在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。

五、  档案管理办法试行、修改

在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。