5c原则

英文邮件商务格式及常用语

Ⅰ邮件主题：

①.主题Subject框的内容应简明地概括信的内容;短的可以是一个单词;如greetings；

长的可以是一个名词性短语;也可以是完整句;但长度一般不超过35个字母..

YES：Suppliertraining；

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany太

长

②.主题框的内容切忌含糊不清..

NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达；

YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled..

一般来说;只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的

格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写..

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

③.视信的内容是否重要;还可以在开头加上URGENT或者FYIForYourInformation

供参考;如：URGENT：Submityourreporttoday

Ⅱ称呼：

Dear人名;;或者DearMr./Ms.姓;;一般正式的邮件这样就OK了;如果和你非常熟悉

的人;也可以直呼其名；然后空一行换行;顶格写;不用空格..

Ⅲ正文：

①.邮件第一段开头可以说到自己是谁Thisis人名from公司名;也可以不说；

②.感谢读者是邮件开场统计个数 白的好办法..感谢您的读者能让对方感到高兴;特别是之后你有事相

求的情况下会很有帮助..

⑴.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务;就可以使用这句句子开

头;向他们对公司的兴趣表示感谢..

⑵.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件;一定记

得要感谢他们；如果回复并不及时;只要将“prompt”除去即可;你还可以说;“Thankyou

forgett骨膜炎最佳治疗方法 ingbacktome.”

⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息;他们花

了点时间才发送给你;那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激..

⑷.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助;那一定要感谢他们如

果你想对他们表示特别的感激;就用这个句子;“Itrulyappreciateforyourhelpin

resolvingtheproblem.”

⑸.Thankyouraisingyourconcerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出

了一定的质疑;你还是要感谢他们..这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感

激..同时;你也可以使用;“Thankyouforyourfeedback.”

③.正文中;段与段之间也是空一行;再顶格写..

注意：正文的内容你需要注意5C原则：Clear信息明吃南瓜的好处 了、Complete内容完整、Correct

准确无误、Conci简明扼要、Courteous礼貌周到

⑴.正文中的人称选择：I;You;We等;如果邮件很长的话;you的使用不能过多；I和We

的区别是显而易见的;生意上、客户之间一般都是用We;你是代表公司的；当然该用I表

示你个人的时候还是要用I的;视具体情况而定..语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌

程度..如：

NO:Youwillbepleadtolearnthatyouhavebeenlectedtorveonouradvisory

omptresponwillbeappreciated.好像欠你一样

YES:Iampleadthatourboardhaslectedyouasthebestqualifiedcandidateto

ou’llagreetorve.这就友善多了

NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.不用你来判断我呀~~

YES:Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmy

questionsaboutperformanceappraisals.客气一点;人家受落

⑵.切忌主客不分或模糊

例子：Decidingtorescindtheearlierestimate;ourreportwasupdatedtoinclude

$40;000fornewequipment.

应改为：Decidingtorescindourearlierestimate;wehaveupdatedourreporttoinclude

$40;我们是主语;不是report..

⑶.句子不要凌碎

例子：eofourpreviousobjectio泰国斗鱼怎么养 ns

aboutcompliance.应该连在一起..

⑷.结构对称;令人容易理解..

例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaintentionsandthefactthatthe

contracthadbeenalteredwithinkmarkings.

应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaintentionsandinkalterationsof

thecontract.

⑸.单复数不要搞乱;不然会好刺眼;看不舒服..

例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavecurityclearance.

⑹.动词主词要呼应..想想这两个分别：

1Thisisoneofthepub雨伞英语 lic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2Thisisoneofthepublic-relationsfunctions;whichareunderbudgeted.

⑺.时态和语气不要转变太多..看商务英语已经是苦事;不要浪费人家的精力啊..

⑻.选词正确

像affect和effect;operative和operational等等就要弄清楚才好用啦考核意见评语 ..

⑼.地址上的数字直接用阿拉伯数字;除了One;例子:

127NinthAvenue;North

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

Ⅳ结尾：

①.结尾的常用语

⑴.Ifyouhaveanyquestionorsuggestion;pleafeelfreetocontactme./Any

questionorsuggestion;pleafeelfreetocontactme.很常用的结尾;正文中不用说的非

常详细;显得冗余;可以这样结尾;他不懂的或者建议;可以联系你..

⑵.Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyour

attentionandtime.结尾的感谢用语

⑶.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfrom

yousoon.期待收信人的尽快回复;这样的写法很常用;”soon”就足可以表示“尽快”的意

思;不要用”asquicklyasyoucan”这样生硬的短语;像是在下命令;很不礼貌..

⑷.Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事;那就先得表示感

谢..

⑸.Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似;本句包含了你对对方将来可

能的帮助表示感谢..

⑹.Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那

就使用这句句子吧..

⑺.Thankyoufory自告奋勇的意思 ourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利;例如你在求职的话;

就用这封邮件结尾..

⑻.Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾;和以上有所不

同..如果你在邮件开头已经谢过了读者;你就可以使用这句话;但是因为他们的帮助;你可

以着重再次感谢你们的付出..

②.在署名自己的之前的客套话

⑴.正式一点的;客户、公司之间的：Verytrulyyours;Yoursverytruly;Yourstruly;

⑵.一般的就OK;如：BestReg学习态度自我评价 ards;ThanksandBestRegards;Sincerelyyours;

Yourssincerely;Sincerely;Cordiallyyours;Yourscordially;Cordially;

然后空一行换行;你的名字、联系方式;公司的名字、联系方式、Logo等..

Ⅴ检查

在写完邮件后;先忍住;不要着急点发送按钮;检查一下;就几十秒或者一两分钟的时间..

①.注意人称;时态;语法;名词单复数等细节.

②.内容大概用5C原则检查一下;现在的工作中用到的邮件一般都不会很长..

注意：这是个人推荐的一种英文书写方式段与段之间空一行;顶格写;还有一种就是段与段之

间可以不用空一行;但是每段开头都要缩进4个字符;类似于中文的书写方式;这种方式也是

没有错误的;只是看个人的喜好..