电脑文件管理

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教给你八招把电脑里的文件管理起来

成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各

处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的

桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种

虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多

人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不

上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐

下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日等闲的意思是什么 后

省下更多的时间。

文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通

过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。

解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始

到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，

分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。

此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的

文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。

这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为

他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，

我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管

理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教

条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚

持下来，形成习惯。

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第一招发挥我的文档的作用

有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在

桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利

于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”

中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件

存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能

会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面

上的“我的文档”，乌鸦的简笔画 选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”

窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中

指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重

新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

小提示

如果你使用Windows2000/XP，则移provide 动“我的文档”文件夹

时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows9x，

则需要手工将C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的

文件夹中，否则可能会丢失数据。

第二招建立最适合自己的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。

建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信

息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不

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同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建

立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以

软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作

内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文

件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用

media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一

个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它

可能保存的地方。

第三招控制文件夹与文件的数目

文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内

的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览

和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑

存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子

文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜

的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

第四招注意结构的级数

分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索怎么做蒸蛋 和浏

览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，

级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就

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越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当

是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文

件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数

目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结

合点。

第五招文件和文件夹的命名

为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，

却没有固春节节日祝福语 定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能

让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名

称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些

规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像

往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名

方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。

另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起

名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一

个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，

笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文

件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次肝掌是怎么回事 要但也

经常访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。

此外，文件名要力求简短，虽然Windows已经支持长文件名

了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。

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第六招注意分开要处理的与已经完成的

如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起，如

果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到

你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不

需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教

案与资料，本学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放

后另一个级别较低的文件夹中，甚至于刻录到光盘中。而并本学

期的一些文档，因为要经常访问，最好放置在“我的文档”中以

方便时两个字的反义词 时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个

周期，就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说，

也有不同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件

夹、文件进行归档。

小提示

为了数据安全，及时备份是必需要的，有关备第三次英文 份请参见本期

《把复杂的备份变简单》，及时备份文件并删除不需要再使用的

文件。

第七招发挥快捷方式的便利

如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择

“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地

方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将

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快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意

力。

第八招现在开始与长期坚持

建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我

们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节

省我们已经很有限的时间。

如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类

别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制

订文件命名规则及归档规则。然后按此规白花菜 则将电脑中已经存在的

大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克

服自己的陋习。

也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，

你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理

带来的快乐了。