会计档案

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会计档案归档与整理

〔20XX2月〕

一、会计档案的概念

什么是会计档案？会计档案是指会计凭证、会计账簿和财

务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重

要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整

的记录和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的材料

——凭证、账簿和财务报告即是会计档案。

需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业

核算材料才是会计档案。财会部门经办的有关财会工作的方针、

政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以与来

往文书都不属于会计档案的归档X围，应按照文书档案管理办

法执行。

二、会计档案的收集X围：

1、会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经

济依据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭

证、其他会计凭证。

2、会计账簿：由固定格式账页所组成，以会计凭证为依据，全

面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包括：总

账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会

计账簿。

3、财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为

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主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在一

定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月度、季度、

年度财务报告，包括会计报告、附表、附注与文字说明，其他

财务报告。

4、筛选条件 其他：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档

案销毁清册。

三、会计档案的整理：

会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会

计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一

个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整

理。

同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对

跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。

归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出

的会计档案，财务主管要签字、盖章。

〔一〕会计档案的分类

行政热的反义词 事业单位的会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、

会计报表与其它类。

〔二〕会计档案的整理、编号〔以历下区档案局为例〕

1、会计凭证的整理、编号

①首先将散装凭证按月份或会计科目装订成册，并加封角、

封面填写齐全。

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②一册凭证作为一个保管单位，按时间顺序排列，用4位

阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签〔双格口取纸一半〕

贴在每册凭证脊背底边处，并在每册凭证封面右上角加盖数码

章。

③保管期限为短期

④档号以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：

0020-005-0048。0020为全宗号，005为目录号，0048为册

号。〔档号为目录检索使用〕

⑤装盒：按时间顺序装盒。

⑥凭证盒封面填写要求：

名称XX市历下区档案局

时间200801-200805

册数5

保管期限短期

编号0048-0052

〔名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号

全部盖章，编号为盒内起止册号。〕

⑦以盒为单位冬天怎么读英语 编制大流水盒号，在盒脊下方贴兰色三格口

取纸。第一行：全宗号•目录号；第二行：册号〔起止号〕；第

三行：盒号〔四位数〕，填写居中：

0020•005

0072-0078

0020

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⑧建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。

2、会计账簿的整理、编号

①账簿的整理：会计账簿原则上保持原有基础，一本账作

为一个保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管

人员一览表”和“账户目录”。账簿分固定式和活页式归档整理。

固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去

空白页，编写页码，加备考表，装订成册。

②编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写；

正面编在右上角，反面编在左上角。

③账簿保管期限为长期。

④账簿排列、编号：按账簿的自然形成规律，依时间顺序

排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签〔口

取纸一半〕贴在每册正面右上角。

⑤档号以每册为单位编制，全宗号-目录号-案卷号〔册

号〕〔例如：0020-004-0072〕

⑥装盒：时间顺序装盒并编写卷内目录、备考表。

⑦以盒为单位编制大流水盒号，并将盒号用数码章盖在盒

脊的最下方。

⑧会计档案盒的盒面盖单位名称章；

盒脊填写：

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年度：2008

全宗号：0020

目录号：004

案卷号：0072-0078

保管期限：长期

0012〔盒号〕

〔填写内容全部盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。〕

⑨编制检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。

3、财务会计报告的组卷、编号

①会计报表分类组卷：以案卷为保管单位，年报为永久、

四季度报表在没有年报的情况下为永久〔有单独年报时，为短

期〕，其他季、月报表为短期。年报要单独整理立卷，季报和月

报可根据X数的多少，立成一卷或数卷。

②编制页号：以卷为单位，用铅笔对有效页面编写，蚩尤是哪个民族的祖先 正面

编在右上角，反面编在左上角。

③编写卷内目录、备考表。

④案卷的装订：装订前拆除金属物，对破损的材料进行修

补；没有装订线的归档材料加边条；装订时材料底边要齐，用

双股蜡线，三孔一线装订。

⑤编制案卷号：按时间顺序排列，采用四位数阿拉伯数字

编大流水卷号。

⑥档号全宗号+目录号+案卷号。

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⑦案卷皮的填写。

案卷封面填写：除案卷题名，其它栏目均为盖章。

XX市历下区档案家具导购 局〔全宗名称〕

会计〔二级类目〕

XX市历下区档案局关于20XX

度部门决算报表〔案卷题名：责任

者+问题或内容+文种或名称〕

自20XX12月至20XX12月保管期限永久

本卷共7件50页归档号〔不填〕

全宗号目录号案卷号

卷脊填写：全宗号、目录号、年度、卷号，全部项目盖章

或碳素墨水填写。

⑧编制检索工具：按卷编制案卷目录，并编制全引目录，输入

档案管理软件。

⑨卷内文件材料的折叠：需要折叠的文件，应整体折叠，

以不损伤文件原件为宜，并尽量齐整、美观。

4、其他类：会计档案移交清册保管期限为长期；会计档案

保管清册、会英文名句经典语录 计档案销毁清册保管期限为永久。

四、会计档案的管理：

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1、归档：各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档

要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当

年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管

一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位

档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交时间按

照《会计档案归档制度》的规定执行，即三月底前向档案部门

移交前一个年度的档案〔例如：20XX应移交20XX度的档案〕。

各单位应按照规定，由档案部门对会计档案实行集中统一管理，

妥善保管。

2、交接：会计部门整理的会计档案，经档案部门检查验收合格

后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份、全引目

录一份，经交接双方清点核实；交接文据一式两份，交接双方

签字盖章，各执一份〔后附：交接文据格式〕。

3、排架：按会计档案形式—时间顺序排列：即全部会计档

案，按报表、账簿、凭证、其他四大类分别以时间顺序进行排

列。

4、利用：各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，

经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手

续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、

拆封和抽页。档案部门以与档案管理人员应按照有关规定，严

格履行自己的职责。

五、会计档案的销毁：

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会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。《会计

档案管理办法》规定，保管期满的会计档案，可以按照以下程

序销毁：

一、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制

会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、

起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等

内容。二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监

销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部

门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计

部门派员参加监销。四、监销人在销毁会计档案前，应当

按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档

案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销

情况报告本单位负责人。

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档案交接文据

移出

单位名称

局处

接收

单位名称

局档案室

交接性质移交档案所属年度20XX

档案类别

数量(卷本)

检索

参考工具种类

数量

永久长期短期长度

会计档案〔报表〕210.03m案卷目录3页

会计档案〔账簿〕90.09m全引目录3页

会计档案〔凭证〕120.20m

合计24卷、0.32m6页

移

出

说

明

按年度正常移交

接

收

意

见

案卷质量合格，同意接收。

移出单位〔印章〕

领导人：

经办人：

移出日期20XX3月1日

接收单位〔印章〕

领导人：

经办人：

接收日期：20XX3月1日