活动策划流程

.执行案流程表

一、活动筹划执行流程图

〔一〕接洽流程2

〔二〕筹划流程3

〔三〕管控流程3

〔四〕标准管控工具：甘特图表4

二、活动筹划执行详细方案

〔一〕前期准备4

〔1〕前期准备的宣传类5

〔2〕前期准备的物品类6

〔3〕前期准备的其他6

〔二〕活动现场8

三、后期工作总结流程

一、活动筹划执行流程图

.

〔一〕接洽流程

任务分工准备工作主要工作要求及容说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注

初步接触：

*公司宣传册及相关资料

*本公司自有优势资源、活动经历；

*了解工程规模、场地及其可操作性；

*了解合作方关键人物、组织机构，合

作意向，资金条件；

工程接洽

工

程

接

洽

流

程

筹划方案

工

程

筹

划

流

程

工程筹备

工程执行

执行总结

人员分组

物料准备

现场台本

活

动

筹

划

宣

传

筹

划

预

算

物料申请、审核

流程

现场照片

媒体剪报

客户评价

执行人员评估

执行管控流程

开拓、整合资源

规*、专业执行

构建、完善模式

.

*了解对方的想法和建议；

1、细节洽谈〔屡次〕

*自有资源、案例介绍PPT文档

*工程初步筹划案框架〔包括：活动主题、形

式、主要容建议；执行流程安排；大体预算〕

*讨论筹划案，获取客户对活动的具体

要求及意见；

*获知工程的着重点及难点；

*客户的倾向性。

2、工程汇报

*根据客户意见修改后的筹划案(包含筹划执

行方案、宣传筹划案；详细预算)

*准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文

档；

*筹划文案打印、装订成册；

*汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，

答疑人员。

*工程汇报；

*合同条款认定

〔二〕筹划流程

任务分工

参与部门讨论重点

会后工作备注

初次筹划会议联络人、活动筹划、执行统筹、活动部负责

人

*工程背景、需求；

*是否值得继续跟进；

*活动概念和形式。

*撰写初步筹划案；

*报筹划总监与分管副总。

谈判后

协调会议

联络人、活动筹划、执行统筹、活动部负责

人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负

责人

*客户意见；

*筹划案大体框架；

*形式和容设计；

*工程根本本钱；

*宣传炒作重点；

*撰写筹划执行方案初稿〔含筹划

方案、宣传方案、预算方案〕

*方案由设计师进展精包装；

细节谈判后

协调会议

联络人、活动筹划、执行统筹、活动部负责

人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负

责人、部门总监

*客户意见；

*容、执行细节确定；

*现场效果图；

*宣传方案确定；

*物料方案

*预算方案〔本钱/报价〕。

*撰写筹划执行方案定稿〔包括活

动容、执行流程、人员分工、宣传

方案及预算〕；

*拟定合作协议；

*确定需外包工作并开场联络〔演

艺、制作、场地等〕

*确定执行工作组。

.

合同签订后

协调会议

执行工作组成员

*工程分解及完成时间图表〔甘特图〕；

*安排各项工作。

*工程正式立项

*落实各项资源、外包

*执行管控

〔三〕管控流程

管控环节主要工作要求及容说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注

时间管控

时间安排表和节点控制。活动进展的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进展

的时间来倒推。

供给管控

要是指对活动的效劳、设备及物质资料的供给的管理。对外包效劳的管理。比方在活

动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，

这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供给商进展有效管

理。

人力管控

活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。

〔四〕标准管控工具：甘特图表

任务：

把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。

时间段：对每一个任务设置一个时间段〔需要考虑的因素是开场和完毕的时间〕。

优先顺序：

设定任务的优先顺序。

节点：

因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。

分工：

每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。

二、活动筹划具体执行详细方案

一、前期准备

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任务分工主要工作要求及容说明负责人联系方式完成时间备注

〔一〕前期准备的宣传类

1、活动筹划书

要筹备一次活动我们都会先有初步的方案，这样我们就需要先做一份比拟完整的活

动筹划书，这样比拟方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份筹划书，

筹划书最主要的是目的意义、活动容方式及经费预算等。

2、正式发文

一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正

式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规，如文号、主题词、抄送单位等。

3、悬挂条幅、贴海报、设

置气拱门、电子屏

要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字容都要由

上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园宣传。

4、幕布

目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。

如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，

高0.8米等。

5、借用展板展板是用于活动的宣传，贴海报等。

6、制作邀请函和节目单

一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀

请函并进展派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函反面是节目

单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸，这样做一来可融入创意，二来

也还美观，三来节约〔这点特别让许多领导肯定〕。

7、演示文稿〔PPT〕

现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之

类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和

电脑。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就

是说背景颜色与文字的比照要比拟明显；三是容的规。

8、联系校外媒体

要做到三化：联系常规化：经过屡次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就

容易了；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进展接待、

准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参

与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反响。这样写可以减轻我

们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。

9、领导及嘉宾发言稿

一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我

们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，

以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对

.

青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿一定要由这个组织的

最高指导者定稿。

10、主持稿

为了使主持人能够对节目进展顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流

程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。

11、准备拍摄相机、摄影

机

这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请

专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。

12、奖状设计及制作要注意规、美观和时尚。

13、热气球、彩旗

有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但

可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定了

〔二〕前期准备的物品类

1、水

无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领

导与嘉宾。

2、地毯

无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地

毯。

3、灯光、音响等设备

现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没

有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些把戏，没有什么大

作用。

4、准备签到本、中性笔、

毛笔

现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备

好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。

5、花

许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：会议桌上、致词台上、茶几上，还

有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好。

6、礼花炮

很多晚会等类型的活动在开场或是完毕的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动

时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。

7、水果盘、水果

现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，

但一定要对，如新鲜、易食用等。这个环节也要注意摆放抽式纸巾。

8、桌椅

许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好

摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更正式。

9、观众座位安排表制作及

贴

事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。

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10、领导座位签〔牌〕正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签〔牌〕。

11、帐篷

一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、

灯光和工作人员的避雨。

12、预定工作餐

重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织

的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。

13、观众服装

有局部的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租

借。

14、哨子、荧光棒

如果是晚会这一类型的活动我们为了活泼现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光

棒，活动之前分发给观众。小商品批发市场可以用很廉价的价钱买到。

15、小礼品

如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极

参与的观众。

16、提示板

假设是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示

板。

17、借用礼仪服、鞋子、

礼仪盘

许多的活动现场都需要用到礼仪，比方座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联

系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。

〔三〕前期准备的其他

1、确定到场的领导及嘉宾

活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签〔牌〕，

安排好座位。

2、邀请评委如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。

3、确定主持人

所有的活动在开场之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人

的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。

4、活动场地借用

无论是室还是室外的活动，都需要活动场地，为了保证活动能够如期开展我们一定

要之前就审批好场地。

5、管弦乐队、背景音乐

会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队和背景音乐，

以营造现场气氛。

6、特殊用电

活动根本都需要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。如

果需要电缆，则要提前联系好。

7、摆放节目单、矿泉水等在许多时候，领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规，如横竖都成一条线等。

8、活动前现场卫生清扫活动开场之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间、抽屉等。

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9、确定礼仪及颁奖顺序

如果活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序，这样方能更好的保证

会议的顺利进展。对于这一点，只有经过彩排才能保证质量，在许多时候，彩排了

还是不能很好的完成，因为变数实在太多了，如领导、临时调整等因素。

10、安排根本观众

许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排根本观

众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们出去就会四处

进展活动的负面宣传。

11、更衣间、化装间、化

装人员、化装物品

如果是室外的活动，例如晚会、游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起

准备好更衣室与化装间，当然化装人员和化装物品也自然不可少。听说这点有许多

化装公司都喜欢帮助。

12、后勤人员安排、现场

秩序维护人员、催场人员

晚会、游园会等这些活动的现场一般会比拟的混乱，所以在之前我们要先安排好后

勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。

13、互动环节发问的问题

及发问人员的准备

在讲座、访谈和座谈会议上一般会有互动提问环节，我们为了确保场面不冷场还应

该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由我们安排好的人来提问。

14、路标制作及摆放

如果我们活动的现场比拟不容易找到或是有邀请校外的嘉宾我们还需要事先做好

路标，方便大家到场的时间。如果是重大活动，就需要一些有明显服装标志的志愿

者站在重要地点，如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导。

二、活动现场

1、现场停车位安排

如假设活动是比拟大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好

停车引导人员。

2、贵宾室

校园相对简单，但许多时候，领导来早了，总要有地方让他先休息一下吧，这就是

贵宾室。我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。

3、现场全程拍摄为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。

4、签到、礼仪迎接领导嘉

宾及合影

当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进展迎接、献花，如果有需要我们还要合影留作

纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。

5、司掌员为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司掌员。

6、维持现场秩序〔平安员〕

为了保持整场活动的秩序，我们要让负责平安人员在现场维持秩序，最主要的是确

保在突发情况下，现场不慌乱。一般情况下，平安员主要负责不要让观众在领导前

面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。

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7、现场话筒传递当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。

8、观众的调整

如果活动开场前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动

场面。

9、记者接待要保证记者的座位、行动的自由等。

10、活动的开场

一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原方案的时间开场的，可能会根据现场

的实际情况提前或者推后。

11、领导介绍

许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开场前几分钟才到来，出于尊重，

我们一定要介绍他，所以这个环节也比拟紧。

12、场纪律有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。

13、标明洗手间的位置许多来宾是第一次来，这点很细节。

三、后期工作〔总结〕

1、整理会场和物料

一场活动完毕了，但是我们的工作并还没有真正完成，首先整理余剩的水和节目单；

拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品；最后还要清理现场的卫生

等。

2、财务结算：1、尾款催收。2、演员劳务结算。3、制作尾款结算。4、工程费用结算。

3、整理文件材料，存档

1、合同。2、方案筹划、执行台本。3、宣传〔网络、电视、报媒、杂志等〕资料

收集4、现场照片、录像。5、物料设计稿、照片

最后我们要将所有的活动材料进展整理、存档，便于以后的工作和学习。

4、和媒体沟通确认是否报

导

现场整理完了我们回头还要立刻和媒体沟通确认我们的活动是否被报导。

5、整理照片、录像、新闻

报道

为了加大活动的宣传我们还要进展活动照片的整理，做好公司刊物的报道。摄影的

录像还应当及时刻成光盘，视屏上传到公司网络，这样方能更大力度的宣传我们的

活动。

67、汇报工作

活动完毕后我们应该及时的向相关教师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指

出我们的缺乏之处。

7、工作总结：召开总结大

会

同时我们要及时的召开活动总结大会，点明缺乏的地方，讨论如何改良，这样才能

取得今后更大的进步。

1、对、对外等总结报告2、参与人员评估与奖惩

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说明：结合具体活动实际，对活动工程进展调整。