档案管理怎么做

如何做好人事档案管理

导语：在人们的工作生活中，档案扮演着重要角色，但很多人

误认为人事档案没用，出现了忽略人事档案的现象，影响了档案工

作。对于，如何做好人事档案管理工作，为大家以下经验和方法。

相当一局部人认为人事档案工作就是抄抄写写，保管的事务性

工作，不容易取得明显成绩不能给单位创造经济效益。因此，无视

了人事档案管理工作，最终形成“说起来重要，排起来次要，忙起

来忘掉，用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的

状态，难以高质量地为干部队伍建立效劳。

一是少数管档部门没有形成自己的实施细那么和，建立了执行

不严，收集归档工作被动、不及时。再由于形成材料的部门对档案

管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，

造成档案材料内容不完整。二是收集归档的材料不全面、不真实准

确、人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考

核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的

真实情况。局部档案材料还存在：填写格式不标准，填写内容前后

不一，记载不实，审核不准，不利于档案的保存和利用，使档案的

真实性、动态性、完整性功能趋于弱化。三是人事档案用纸规格不

一，纸张不符合要求，在立卷归档进行技术加工、折叠、剪裁及裱

糊时，使人事档案卷很不美观。

由于机构调整、科室重组，人员竞聘上岗等原因，原有的人事

档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案

知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、鉴别与

归档、保管与保护、提供利用等业务不太了解。日常事务往往又忙

于将新增加材料收集放入人事档案盒，没有及时归档，严重影响了

档案的管理水平。随着人才流动外部环境的宽松，人才流动灵活，

各类人才跳槽频繁，造成人档别离现象越来越多。

大多采取“因陋就简”，“因地制宜”的原那么，融办公室、

阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等根本设施，也无其他硬软件

设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。

目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作，既使利用计

算机管理，仅限于把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、

调阅档案等仍习惯延用手工操作，无纸质阅档根本没有实施。由于

反复调用原件，造成纸张发黄变脆，字迹褪色，直接影响到档案的

完整与平安，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

二、做好人事档案管理的对策

单位要将人事档案纳入议事日程，定期对档案管理工作进行检

查、指导、催促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制

度化、标准化和科学化建立。

一是进一步完善人事档案查(借)阅、收集、鉴别归档、检查核

对、保管保密、管理人员职责、转递等各项档案管理制度，做到

“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅

呈报表》不查，非利用单位范围不查，非正式党员不查，本人及亲

属的档案不查，审批手续不全不查;未经领导批准不借，非特殊需要

不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借;个人带档不转，没有调

动通知不转，接收单位不明不转。

特别是人才流动后对不在本单位的人员档案必须妥善处理，该

转递的及时转递。建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料

的收集归档和转进转出档案的管理制度作进一步的严格要求，更好

地阻止虚假材料进档。完善人事档案工作细那么，使人事档案的更

加科学、全面、完整。

二是把好“入门关”，对人事档案缺少材料情况进行集中清理，

通过书面方式，联系材料的形成部门将材料收集，尽量减少防止历

史遗留问题的影响，保证档案内容真实、准确、标准、完整。

三是把好“更新关”，档案人员要主动与相关部门联系、索要，

做到收集经常化，不拖延，不积压，确保人事档案材料完备，与实

际情况同步。四是标准档案装订工序，做到规格统一。

选择政治上可靠，作风正派，责任心强的共产党员从事人事档

案管理工作，培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管

部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理

技术，提高档案管理的技术水平，档案员要勤奋学习，提高自身素

质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

配备巩固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质防蛀、防尘

的档案柜，库房内设置、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防

尘、防蛀、防盗、防霉、防高温等设施和平安措施应经常检查;档案

库房、阅档室和档案人员办公室应三分开，要加大资金投入，配备

先进计算机管理设备。

对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代

设备和现代技术，将档案资料输入计算机，通过相应的技术处理，

将文字、图片、声像等资料转交成数据资料，实现人事档案纸质与

数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利

用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档

案信息实现有效共享。

综上所述，人事档案管理工作不仅要从制度上更新，还要从观

念上更新，积极采取有效措施，探索档案现代管理模式，走出目前

人事档案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地为党组织

和人事工作效劳。