铁建商城

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网络采购管理暂行办法

第一章总则

第一条为解决小件物资采购渠道窄，单次采购量少，

使用周期长，采购透明度低、不易集采的瓶颈，达到进一步

降本增效的目的，根据集团公司设物[2018]665号文《关于

修订<中铁十八局集团有限公司网络采购管理暂行办法>的

通知》要求，结合项目实际，保证采购效果，特制定本办法。

第二条采购平台

铁建商城、阿里巴巴网站，作为项目网络采购的电商

平台，简称电商平台。

第三条采购种类

原则上对不适宜集中招标采购且具备网络竞价采购条

件的物资，采用网络竞价采购方式。主要包括五金电料、附

属油、紧固件、焊接材料、小型机具、消防器材、管通阀门、

橡塑制品、安全防护用品等。

第四条采购模式

电商平台采购分为零星采购、询价（竞价）采购、招标

采购三种采购模式。按照单项采购量或批量5万元（含）至

50万采取竞价模式，5万元以下自主选择，50万元（含）以

上平台招标采购。

第五条价格测算

当线上电商采购价格高于线下实体店采购价格时，项目

部物资部门可将相关比价资料整理后，报送公司设备物资

部，或因特殊原因无法执行网络竞价采购时，应提出书面申

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请报公司设备物资部，经批复后，实施线下采购。

第六条本办法适用于公司本级及所属项目部。

第二章职责分工

第七条公司设备物资部主要职责

1、制定和完善公司平台网络采购管理办法，并督促落

实；

2、做好各项目物资人员电商平台采购培训工作；

3、指导、监督和检查所属各单位电商平台网络采购工

效果；

4、负责本单位子帐号的管理工作；

5、负责对本单位电商平台采购信息和数据进行定期的

汇总和分析；

6、负责审核所属各单位线下采购计划。

第八条项目部物资部门主要职责

1、编制物资采购计划，发布物资需求信息；

2、根据报价，选定供应商，联系发货，确认收货等线

上工作；

3、负责到场物资的验收，数量和质量核定，处置收货

及验收过程中存在问题；

4、负责向本级财务部门提报资金支付计划，办理与成

交供应商的料款结算；

5、负责收集整理电商采购的相关资料、供应商评价，

接受上级业务部门检查和监督；

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6、对长期合作未网签的优质供应商，项目部可协助其

完成网上注册申报及推介工作。

第三章业务流程管理

第九条账号设置、账号功能及权限。

1、公司本级账号：在集团公司账号框架下，注册成为

两大电商用户。该账号具备工程项目信息显示、查阅、监督

等功能。

2、项目部账号：公司设备物资建立并分配项目部两大

电商账号。该账号具备发布需求和显示各厂商报价、成交确

认等功能。

第十条需求发布

1、项目部物资部门，按照采购周期及材料进场时间，

提前7-10日制定电商物资采购计划，经项目主管领导审批

后，在电商网站发布需求信息。

2、铁建商城、阿里巴巴通过技术手段将项目部提报的

物资需求信息，多渠道的向平台和潜在供应商进行信息推

送，使更多供应商获取需求信息并参与报价。

第十一条报价方式

项目部结合现场实际，选择适当的报价方式完成采购：

1、询价采购。项目部在两大电商平台发布需求信息，

供应商在约定时间内进行报价，项目部根据报价情况，选择

供应商。

2、协议采购。经广泛询比价后，对某种产品在一定时

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期内锁定的供应商和价格，项目可以分批下订单，分批付款。

3、招标采购。按采购需求，编制招标文件，发布招标

信息，进行采购。

第十二条报价有效期

报价时限会影响网上报价的供应商数量，项目部根据现

场实际，至少预留3天以上时间，做为报价有效期。

第十三条成交下单

1、报价结束后，项目物资部门筛选出供应商的有效报

价，按最低价成交的原则选择供应商，并下达供货订单。此

环节操作受公司设备物资部的监督，如不选择最低价成交，

应有书面原因并报公司设备物资部审批。

2、同等价格下优先选用铁建商城的产品。

第十四条供应商发货

成交物资由供应商负责配送到订单指定的交货地点，并

随货物提供增值税专用发票及相关质量证明资料。

第十五条现场货票验收

项目物资部门收货后，按照物资管理制度及相关技术标

准，完成物资数量和质量验收，验收合格后签认，由物流商

负责将收货单据交予供应商。同时，对供应商提供的增值税

发票信息进行仔细核对，核对内容包括购、销货单位全称、

纳税人识别号、开户行、账号、地址、电话，货物品名、规

格、型号、数量、单价、增值税税率、增值税价税合计等信

息，并及时提单报账。

第十六条付款

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1、线上成交下单并确认收货后，项目部物资部门凭据

电子订单、发票等履行申请付款程序，项目部财务部门依据

审批后的单据，及时向企业支付宝或企业对公账户转款。

2、其他付款方式（银行承兑、商业承兑、铁建银信等）

3、线下打款

第十七条收货反馈和确认

收货验收后，项目物资部门需及时登记电商采购信息和

相关资料。包括物资电商采购计划、发布信息、网络供应商

报价单、成交订单号及付款金额等。

第十八条异常情况处理及风险预控。

1、到货物资数量、质量存在问题，项目物资部门及时

向供应商提交验收记录，联系供应商协调解决相关事宜。

2、发生退货，项目物资部门与供应商沟通一致后，完

成退货手续，并协助财务部门办理网上退款。

3、未按期到货时，为防止系统自动划款，项目物资部

门应及时与供应商联系，由供应商在支付系统办理延迟付

款。

4、取得的增值税发票不符合约定要求，或发票内容与

实际业务内容不一致时，由项目物资部门通知供应商及时更

换增值税发票。

5、单笔单种类物资采购金额超20万元，应签订采购合

同并经公司评审，规避采购风险。

第十九条争议与投诉。

交易过程中，与供应商达成的口头协议要留存必要的聊

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天记录，作为日后维权凭证。铁建商城纠纷处置联系电话或

在线客服，阿里巴巴纠纷处置可参照规则或在线客服，进

行投诉。

第二十条每月25日前，项目物资部门与财务部门按照

约定，及时对当月电商采购情况进行对账签认，确认收支。

做好付款流程的审批和支付，积累企业信誉，避免拖欠材料

款。

第四章供应商管理

第二十一条项目部选用的供应商必须按协议或订单说

明开具增值税发票，确保所开具增值税发票的真实性、合法

性、及时性、有效性。

1、为保证增值税专用发票及时认证抵扣，须要求供应

商与开具的发票随货物一并交付项目物资部门，并由物资部

门进行发票初验。

2、按照财务制度要求核查供应商开具的增值税发票信

息，确保“三流一致”，即材料、货款、发票的相关各方面

信息必须保持一致，检查票据票面是否无折痕、干净、整齐

等。

3、物资部门取得供应商开具的增值税专用发票且通过

初验后，在开票之日起15天内交给财务部门，并完成相关

交接手续。

第二十二条项目部应对供应商开展季度评价工作。评

价内容包括：采购价格、采购订单完成率、交货期、供货及

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时性、包装完好率、调换（退回）处理、售后服务；是否按

协议开具增值税专用发票或增值税普通发票、所开具增值税

发票的真实性、合法性、及时性、有效性等综合资信进行评

价。

第五章考核

第二十三条公司所属各项目网上采购物资占比不低于

施工产值的0.5%。对于没有完成指标的项目部，公司将在年

终考核中予以扣分。

第二十四条各项目部每季度最后一个月的25日，将两

大电商平台网络采购统计表报送公司设备物资部，作为考核

依据。

第六章附则

第二十五条公司配备专人负责开展此项工作，并保持

人员相对稳定，以确保网络采购工作顺利实施。

第二十六条公司将适时开展对网络采购工作的检查，

各项目部应制定网络采购奖惩办法，以提高工作积极性和促

进阳光采购。

第二十七条本办法自下发之日起执行。公司设备物资

部负责解释。