项目沟通管理

IT项目中的沟通管理

一、沟通在IT项目中的重要性

所谓沟通,是指两个或两个以上的人或组织为达成共识所进行的信息分享。对于项目来

说,要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。沟通对项目

的影响往往是潜移默化的,所以,在成功的项目中人们往往感受不到沟通所起的重要作用,在

失败项目的痛苦反思中,却最能看出沟通不畅的危害:由于缺乏沟通,两个小组同时对一个版

本进行升级,结果两个版本合不在一起;由于缺乏沟通,项目组的行动和客户的需求发生偏

差,造成大量的返工和浪费;由于缺乏沟通,冲突不断出现,造成客户和项目组矛盾重重,项目

组内部凝聚力下降,甚至关键人物拂袖离去,沟通障碍往往会造成项目多次返工,事倍功半,

严重时会酿成不可挽回的损失,导致项目失败。对于IT项目来说,要科学的组织、指挥、协

调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通,对项目的发展和人

际关系的改善,都会存在着制约作用。具体来说,沟通在项目中主要有以下几方面的作用。

(一)决策和计划的基础。项目组要想作出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息

作为基础。通过项目内、外部环境之间的信息沟通,就可以获得众多的变化的信息,从而为

决策提供依据。

(二)明确工作目标。在实际工作中有的时候项目经理不知道什么时候该给小组成员布

置工作任务,有的时候项目经理明明知道自己对小组成员的期望值,但却没有及时告诉他们,

直到发现他们的工作出现了问题。有的时候,由于项目经理没有说明工作要求,小组成员花

费时间做了很多不必要的工作。无论是对于项目经理来说还是对于小组成员来说,这种交流

不善的情况都让他们做了很多额外的工作,也难免让他们的心情感到沮丧。在IT项目中项

目经理应该同小组成员进行及时有效的交流,让他们了解自己工作任务明确自己的职责及项

目组对其的期望值,从而为每个成员树立一个明确的工作目标避免不必要的额外工作。

(三)激励员工。所有成功的项目领导者,无一例外都是最优秀的激励者。领导者通过沟

通,可以在对员工的精神激励方面发挥重要作用:1.通过描绘项目光明前景及其对员工个人

的意义,进行目标激励;2.通过不失时机地公开表扬员工的良好表现、感谢员工的贡献,进

行荣誉激励;3.通过热情主动地与员工交谈、关心员工的疾苦、宽容他们无伤大局的过失

进行情感激励,等等。

(四)协调组织成员之间的关系,增强组织凝聚力。人是具有复杂的情感和思维的动物。

任何组织,尤其是那些规模庞大、业务繁杂、人员众多的组织,其成员之间存在各种意见分

歧和利害冲突在所难免。美国管理协会的一项调查发现,管理者平均要花20%的时间来处理

各种冲突。领导者必须懂得采用劝说、告诫、安抚、诱导、启发等沟通语言和技巧,来化解

矛盾或将冲突控制在良性范围内。领导者的重要职责之一,用通俗的话说,就是做好员工的

思想工作。领导者通过与下属和员工进行沟通交流,不单可以帮助员工解决思想问题,化解

或减少各种摩擦和不良冲突;还可以增进与下属和员工之间的相互了解、尊重和信任,减弱

甚至消除被领导者对领导者自然形成的防御甚至抗拒心理,使员工产生安全感和归属感,从

而增强组织的凝聚力。

(五)软件开发的柔性标准需要沟通来弥补。软件开发不像加工螺钉、螺母,有很具体的

标准和检验方法。软件的标准柔性很大,往往在用户的心里,用户好用是软件成功的标准,而

这个标准在软件开发前很难确切地、完整地表达出来。因此,开发过程项目组和用户的沟通

互动是解决这一现实问题的唯一办法。

(六)学习与创新。在IT项目中技术问题是项目沟通的重要内容。对项目组来说,软件

开发的过程既是知识共享的过程,也是技术创新的过程,同时还是项目成员学习、提高的过

程。因此,一定要让所有的项目成员形成相对统一的技术平台,每个项目成员的知识基础、

开发能力、技术水平都要达到一定的高度。项目经理要对开发工具和相关的软、硬件知识

有深入的了解和准确的把握,还要了解每个成员的工作能力,通过项目内部研讨、阶段性成

果研讨,以及技术问题研讨等,使项目成员在研讨中共同学习、提高。

二、沟通与IT项目的实施效率

孔子认为“巧言令色,鲜矣仁”,主张“君子讷于言,而敏于行”。这虽然与我们今天谈

的沟通是两个层面上的事,但至少是认为“多做少说”比“少做多说”要好。但一个团队仅

有少说多做是不够的,要进行充分的沟通,在沟通的基础上明确各自的任务和职责,然后才能

分工协作,才能把大家的力量形成合力。沟通对项目实施效率的影响往往是间接的、不易觉

察和量化的。下面从几个与沟通有直接或间接关系因素讨论沟通对IT项目实施效率的影

响。

(一)项目复杂程度与实施效率。沟通路径所消耗掉的工作量多少取决于软件项目本身

的复杂度和耦合度。原IBM在马里兰州盖兹堡的系统技术主管JoelAron,在他所工作过的9

个大型项目的基础上,对程序员的实施效率进行了研究。他根据程序员和系统部分之间的交

互划分这些系统,得到了如下的实施效率:一般说来,底层软件(操作系统、编译器、嵌入式

系统、通信软件)的接口复杂度要比应用软件(MIS、操作维护软件、管理软件)要高得多。

所以在估算软件开发项目工作量时要充分考虑任务的类别和复杂程度,因为抽象的、接口复

杂的系统开发过程中沟通消耗必然大。

还有,有深厚行业背景的软件,要考虑开发人员为熟悉行业知识所要付出的沟通消耗。

(二)沟通的复杂性。根据梅特卡伏定律,沟通渠道的数目=n*(n-1)/2,其中n为沟通

人员数量即2个人有一条沟通渠道,3个人有3条沟通渠道,5个人有10条沟通渠道。可

以发现沟通渠道的数量随着沟通人数的增长而急剧增长,由此人们之间的沟通相互影响,所

以,项目团队应该尽可能精简,以较少的人在最可能允许的时间内完成任务是相对高效的。

(三)团队的默契度与实施效率。一个经过长期磨合、相互信任、形成一套达默契的做

事方法和风格的团队,可能省掉很多不必要的沟通,相反,初次合作的团队因为团队成员各自

的背景和风格不同、成员间相互信任度不高等原因,要充分考虑沟通消耗。软件企业人员流

动率高的特点导致团队凝聚力和默契度的锤炼比较困难。而凝聚力和默契度的需要长期

的、大量的内部沟通和交流才能逐步形成,由此不难理解持续良好的沟通和交流是一个团队

的无形资产,自然,稳定、默契的开发团队形成一个软件企业的核心竞争力的道理。还有一

点不容忽视,那就是软件开发这种以人脑为主要工具的创造性很强的作业,开发人员的心情

和兴奋度对个人工作效率影响很大,而一个人置身于氛围良好、合作默契的团队中心情一般

较好,这种良好的氛围所能带来的能量是不可估量的。

(四)开放式的讨论环境。软件开发更多的是一个脑力劳动的过程,在开发过程不免会遇

到一些技术难题。毕竟每个人技术水平及知识面有限,所以要提倡建立一个开放式的讨论环

境,每个成员所遇到的问题要及时在项目组内部论坛中通报及时与团队中的其他成员进行深

入的沟通,从其他成员获得解决问题的方法。这样既可以在保证项目的进度的基础上尽可能

地得到较好的解决方案,有效地提高了项目的实施效率。

(五)采用有效沟通方式。采用电子电子邮件、即时通信软件、内部论坛、QQ群、项目

管理软件等现代化工具提高沟通效率时信息及时有效地传到各个项目组成员中,拉近沟通双

方的距离,减少不必要的面谈和会议。使项目组成员将更多时间投入到自己的工作中。

沟通是人际之间传递和沟通信息的过程,它对于项目取得成功是必不可少的,而且也是

非常重要的。无论何种规模及类型的项目都有其特定的周期。项目周期的每一个阶段都是

重要的甚至是关键性的,特别是大型IT项目更是如此。显而易见,为做好每个阶段的工作,

以达到预期标准和效果,就必须在项目部门内、部门与部门之间、以及项目与外界之间建立

沟通渠道,快速准确的传递和沟通信息,以便项目内各部门达到协调一致;使项目成员明确各

自的职责,并了解他们的工作对实现整个项目目标所做的贡献;通过大量的信息沟通,找出项

目管理的问题及解决问题,制订政策并控制评价结果从而有效地提高项目的实施效率。

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