档案制度

档案管理制度

一、档案接收制度

一凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形

成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不

同形式与载体的各种历史记录,均应整理归档;

二接收时间及程序;各业务部门必须按照各类档案的归档范围,将具有保存价值的

材料收集齐全,进行整理,移交给档案室,立卷人认真填写移交目录,对照档案,查点清

楚,立卷人与接收人应在移交目录上签字,各保存一份移交目录表由档案室提供;

1、科研档案在研究课题结束后,次年6月底前归档;归档前,应先进行整理、分类

一个课题一套材料,实验记录本应按课题分别记录,不得多课题任务内容记在同一记录

本上,填写归档文件材料审查意见签字手续完备,整理后由兼职档案员到档案室预立卷

并办理移交手续;

2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室;

3、基建项目在完工验收后六个月内归档;

4、大型仪器设备资料在验收后归档;

5、文书档案按照“随办随归”的原则,及时或定期归档;

6、会计档案按保存两年后,每年三月底前归档;

7、声像档案每年三月底前归案录音、录像、题词、照片;

8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管;

9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料;

三移交的案卷质量必须符合规范,对不符合要求的,要限期整理,待符合标准后才

接收;

1、案卷内文件材料要齐全、完整;

2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,必须是钢笔、毛笔书写

或打印件;不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的

字迹;

二、档案整理制度

一建立档案联络网,网员为兼职立卷人,负责本单位档案的收集、整理,实行预立

卷;

二档案的整理工作必须按照“便于保管、方便利用”的原则和要求,必须保持文件

之间的有机联系,根据其形成特点和规律进行整理;

三根据有关档案分类原则、规范,结合本单位实际,编制科学的档案分类方案;

四根据文件材料所反映的不同问题,区别不同保管期限,进行系统整理、合理组卷;

五案卷的封面要采用国家规定的标准格式,并按规定填写;

六案卷质量符合标准;案卷编目要正确,案卷题名要简明,要准确反映卷内文件内

容,保管期限划分准确,组卷合理,卷内文件排列系统,书写要用毛笔或钢笔,字迹要工

整、清晰;装订整齐、美观;

三、档案统计制度

一为总结档案工作经验,认识和掌握档案工作的基本规律,用数量的方法,揭示档

案工作的发展过程,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠;

二档案统计主要有档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果

的统计等;统计工作要实事求是,科学地反映情况,严防随意更改;

三建立健全档案的登记、统计制度,统计应及时,数据要准确、可靠,帐物相符;

四按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作;

五按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作;

六加强对统计数据的利用、定期分析,及时提供给领导及有关部门,为制定计划、

总结工作,探索本处档案工作规律提供依据;

七根据上级主管部门的要求,及时、准确地填报有关报表;

四、档案保密制度

一认真贯彻中华人民共和国保守秘密法,树立正确的保密观念,遵守各项档案管理

制度,自觉执行保密制度;

二凡属密级档案,必须依照规定的阅读范围,经主管领导批准,方可查阅或借阅,未

经批准,不得随意复印、摘抄档案;

三查阅密级档案内容由档案室人员提供,经办人员不得擅自翻阅,与本人工作不对

口带保密内容的档案一般不予查阅;密级档案一般不予外借,确需外借的必须经处领导

批准,并采用安全的箱、柜存放,防止丢失;

四非专职人员未经许可,不得进入密级档案库房;

五未立卷的保密文件材料,保管有序,不随意乱放;

六密级材料的重复件,应按保密规定处理;

七档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度;

八本室人员不得私自将库内档案调出或向他人提供档案内容;

九违反本制度,故意或过失泄密者,看情节轻重,按保密法给予处理;

五、档案借阅制度

一档案管理人员要积极提供档案,为我局的中心任务和各项工作服务;

二内部借阅档案,应在档案借阅簿上登记题名、卷号、利用目的、借阅日期、归还

日期;凡属密级档案,必须依照规定的阅读范围,经主管领导批准,方可查阅或借阅;

三外单位借阅档案,凭介绍信并注明查阅目的和范围,经局领导批准后在档案室查

阅,不外借,如有特殊情况须外借,必须经处领导批准;外协单位,因工作需要查阅与协

作项目相关的档案时,应与业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续;

四机密、绝密档案需经处主要领导批准后方可查阅;档案原件原则上不得借出或复

印,如有特殊需要,须报经局主要领导批准;借阅人除详细填写外借登记簿外,并每卷需

交300——500元押金,由处经办人壹个月内负责收回归档;

五档案在借用期间,利用者应保护档案,不准拆散、抽出、调换、圈点、划线、涂

改和转借他人等,必须注意保密和保证档案的绝对安全;不得自行影印或复制;

六摘录或复制档案,须经管理人员校对审核后才能带走;局内借阅时间不得超过两

星期;如确系工作需要,须办理续借手续;因工作调动者,需归还所借档案,并经档案室

签字,否则不预办理调动手续;

七所借图纸等不能用于施工现场;底图一律不外借,需要时可在档案室查阅;

八借阅档案要当面点清,归还时管理人员必须认真验收,方可注销;发现有损毁或

涂改等问题,责成修复补救;

九档案遗失时,外单位扣留借阅者押金,处内对借阅者或经办人每卷罚款300——

500元;

六、档案修改补充制度

一为了真实地反映工程情况,确保科技文件材料的准确性,随着科技的发展,工程

的维护、改造、设备的更新,必须对已经归档的科技文件材料进行修改补充;

二更改已经归档的科技文件材料由档案部门组织有关业务部门填写更改单,经主

管领导审查批准后,持通知单到档案室进行更改;

三修改内容较小时,可直接在页面“杠改”、“划改”或者发送“变化通知单”,修

改后应在修改处加盖“更改章”;修改内容较多时,应另外行文,原文作废;新文列入原

文目录并注明所代替的原文编号;作废的文件应注明新文的编号,根据需要另行保管,

如确无保存价值,严格执行销毁制度;

四更改补充后的底图,应复晒新图,连同更改通知单及其它文件材料一道归档,新

图提供利用,同时旧图作废;

五对修改后的档案,入库前要认真检查,发现问题及时采取措施,以维护档案的安

全;

七、档案鉴定销毁制度

一档案的鉴定、销毁工作,应在局分管领导的主持下,由档案室和有关职能部门组

成鉴定小组进行这项工作;

二鉴定小组根据国家档案行政管理部门的有关规定和程序,对已超过保管期限的

库存档案的保存价值、保管期限和所划密级,进行鉴定,鉴定工作结束后应提出工作报

告;

三销毁档案必须严格掌握,慎重从事,经鉴定予以销毁的档案,要逐卷造册编制销

毁清册一式两份,由业务主管领导审批、签字后,定点、专人监销；清销保密范围内的

档案由保密小组实施,要严格登记,清销人、保密小组组长签字同意后可实施；因设计

变更、原档案作废,应及时抽出、造册报批,进行处理;

四准备销毁的档案,在未批准前,单独保管,以便审批时检查,万一个别鉴定不准确

仍需利用的,抽出另行继续保存;

五销毁前,应认真进行清点核对；销毁后,监销人员在销毁清册上注明“已销毁”

字样和销毁日期,监销人签字,并将监销情况报告主管领导;

六销毁档案时要严格执行保密规定;

七销毁清册由档案室列入档案保管;

八、档案复制制度

一凡需摘录、复制档案资料,必须做到：

1、复制档案材料,需申请,写明工作需要情况或原因,并经有关领导批准同意;

2、保密范围内的档案,需经局保密小组负责人总支办批准后方可复制;

3、一般档案,需经局领导批准,档案室负责人同意,方可复制;

4、科技档案的底稿与底图不外借,可在档案室查阅;因工作需要复制时,需经主管

领导批准,档案室负责人同意;

二档案实行有偿使用的原则,对内复制,收取成本费,年终结算；对外复制,按市场

价格收费;

三外单位需要复制利用我局档案材料的,得到主管领导批准后,收取技术转让费和

复制费;

四摘录、复制档案资料,须经档案管理人员审阅确认无误后,加盖档案室章,方可出

室;

九、档案库房管理制度

一为了确保档案的安全,最大限度地延长档案的寿命,严格执行档案库房技术管理

暂行规定1991年12月26日国家档案局发布;贯彻“以防为主,防治结合”的原则,切

实做好温湿度控制和调节,防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状

况检查等方面的工作;

二档案库房含胶片库、磁带库的温度应控制在14～24℃,相对湿度应控制在45～

60%；库房内备有空调、去湿机、温湿度计,每天温湿度测记两次上午九点,下午四点,

并随时予以控制调节;

三库房内严禁吸烟,档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源,并备有灭火器,

消除一切火灾隐患;

四档案库房安装防盗门窗,非工作期间关窗锁门,非档案工作人员未经同意不得入

内,与档案无关的物品不准入库;

五保持库房整洁、通风,定期打扫卫生,库房配备吸尘器用于除尘,不得用水拖、抹

地面和档案橱柜、密集架;

六每年检查一次防虫、防霉药物,对短缺和不适用的要及时进行更换补充;

七档案在任何情况下均应避免阳光直射;

八每年定期对库藏档案进行安全检查,发现问题,及时报告,并采取措施予以处理;

十、档案工作考核制度

一为了加强档案的综合管理,实现档案管理工作规范化、科学化和制度化,更好地

为我局的生产管理、防汛抗旱、综合经营服务;根据国家、省有关档案法律、法规的要

求,结合我局实际情况,制定该档案工作考核制度;

二档案考核列入单位年度综合考核内容中,对档案工作开展好的单位,将在年度考

核中给予加分;

三局内各业务部门档案文件材料的形成、积累、整理、归档工作的开展情况,列入

各部门及有关人员的考核范围之内;对积极主动开发与提供利用档案,为经营、管理工

作增加经济效益等做出贡献的人员,给予表扬和奖励;

四单项工程结束后,没有完成竣工文件材料的,财务部门不予结帐;设备购置等档

案材料不齐全的,不予报销冲账;

五工程档案归档率100%,完整率98%以上,永久保存的文件材料的完整率100%;基

础工程、隐蔽工程的文件材料准确性达到100%,若达不到上述要求的,对该项目负责人

给予批评,并在个人考核中扣分;

六档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律;在档案的收集、整理、保护和提供利用

等方面成绩显着给予表扬,成绩突出者给予奖励;

七在档案收集、整理、归档与提供利用过程中,因不负责任未按规定归档或者未按

期移交档案,造成档案资料失密、损毁、丢失或涂改、伪造档案的,依据档案法规给予

行政处分；构成犯罪的,依法追究刑事责任;

八档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的,依据档案法规给予行政处分；构成犯

罪的,依法追究刑事责任;

十一、档案安全制度

一为确保档案资源安全,必须加强对档案的安全管理;

二实行档案安全责任制,加强对档案安全工作的领导;分级负责,局行政一把手为

总负责人,档案分管领导为直接负责人,档案室主任为岗位负责人,档案人员各负其责;

三贯彻“预防为主,防治结合”的原则,切实做好档案库房内外部环境、档案保管

保护设备设施、档案实体、档案信息和网络的安全管理以及档案防火、防盗、防潮湿、

防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等方面的工作;

四加强档案安全日常管理工作,定期每月一次对档案保管状况检查;发现档案安全

隐患要及时整改和跟踪督办;

五坚持事故处理“三不放过”原则,对于档案安全事故责任人和有关领导,要依照

有关法律、法规,追究责任,严肃处理;重大档案安全事故,要在24小时内报告我处党委,

并报上级档案行政管理部门;

十二、科技图书、期刊借阅制度

一科技图书、期刊借阅对象：我局职工;每人限借总数：每次不得超过五本;借期：

不得超过六个月;如因工作需要,不能按期归还,则携书前来办理续借手续;

二书刊借阅超过五本、过期不还或不办理续借手续者,即停止借阅,停借半年后仍

不办理手续,则所借书刊按遗失处理;

三手册等书籍,一般不外借;如有特殊情况可酌情借阅,但借期不得超过十天;

四字典等工具书以及珍贵书、特藏书等概不外借,限在室内查阅;

五所借的科技图书、期刊只限本人使用,不得转借他人;

六工作调动者办理调动手续时,要还清所借书刊;

七应爱护所借的科技图书、期刊,要保证书刊完整,不得损毁;如有违反,视损坏程

度,处以3~8折书价的罚款;

八若有遗失,一般书刊按三倍价格赔偿,重要书刊,按五倍价格赔偿;

九如发现偷书现象,则送有关部门严肃处理;

十三、人事档案查借阅制度

一查借阅人事档案必须按照干部档案工作条例规定,填写查阅干部档案审批表,经

人事部门盖章和负责人签字同意后,方可到档案管理部门办理查借阅手续;

二任何组织不得批准任何个人查借阅本人及其直系亲属和本人公务回避对象的档

案,不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅人事档案;

三公安、司法、检察、安全部门、公证处等需查阅人事档案的,应持查阅人事档案

审批表和查档者本人工作证,由人事科陪同查档;

四亲属入党、入团、参军、升学、参加工作等政审,需了解其父母情况者,不得查

阅其父母档案,而应由其父母所在单位党组织出具证明材料;

五人事档案未经主管领导批准,不得外借,如有特殊需要借阅干部人事档案,借阅

人员须在查阅干部档案审批表上说明理由,并经批准方可借出;借出的档案须指定专人

保管,不得转借,不得把档案交无关人员或本人翻阅;借出时间最长不得超过15天,若需

延长使用时间,应办理续借手续;

六查借阅人事档案,使用单位应派中共党员进行查阅;非中共党员不得查借阅人事

档案;

七查借阅人事档案人员,应严格遵守保密制度和阅档规定,不得向无关人员泄露或

擅自向外公布档案内容;

八查借阅人事档案人员,查借档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料,

未经批准,不得摘抄、复制、拍摄档案内容;

九查阅人事档案时,查阅人员应在档案室或管档人员指定地方进行查阅,严禁吸烟,

防止档案材料被破坏;

十查借阅人员在查借阅人事档案前,必须严格履行登记手续,进行查借阅登记,查

阅后,应及时注销登记;

十一对未遵守以上规定的人员要给予批评,对造成损失或不良影响的人员,应给予

组织纪律处分,对违犯中华人民共和国档案法、中华人民共和国保密法的人员要依法处

理;

十四、人事档案收集归档制度

一凡收集归档的人事档案材料,要按照干部档案整理工作细则规定的要求,做到分

类清楚、时间顺序准确,进行整理后归档;

二人事档案材料的收集档案范围包括：干部任免、调动、考察考核、培训、奖励、

入党、入团、履历、自传、学历、专业技术、政审、工资、退休以及学习成绩等工作

中反映德、能、勤、绩的有关材料;

三人事档案管理部门,应掌握形成干部人事档案材料的信息,建立与档案材料形成

部门的收集联系制度,根据各部门形成人事档案材料的途径不同,定期收集归档材料;

四收集归档的档案材料,必须是组织上形成的或者是组织上审定认可的,办理完毕

的正式文件材料；材料必须完整、齐全、文字清楚、对象明确,有承办单位印章和文件

形成时间;凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章,规定要同本人见面的材料如审

查结论、复查结论等须有本人签字,特殊情况,本人见面后未签字的,可由组织说明;对

于考察任免等材料,必须注明批准机关名称,时间和文号;对不符合要求的材料不能收

集归档,须及时通知形成档案材料的部门,按规定重新办理,以保证归档材料的质量;

五凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部,都应填写“干部履历表”,

审核后,补充进干部人事档案;

六人事档案材料的形成部门,在材料形成后的一个月内,将材料主动送交主管人事

档案的部门归档,任何组织、个人不得以任何理由积压和扣留档案材料,不得泄露材料

内容;

七人事档案材料,须统一标准,材料使用十六开长26cm／宽19cm档案标准办公用

纸,材料左边应留出2～厘米装订边;文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,

不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及复写纸书写;除电传材料需要复印存档外,一般不

得用复印件代替原件存档;

十五、人事档案鉴别核对制度

一对拟归干部档案的材料,必须经过认真审查和鉴别;审查和鉴别须按中组部的有

关规定要求,对档案进行认真鉴别检查;

二对不该归入档案的材料要立即撤除,应退还本人的材料,要及时退还本人,个别

不宜退还本人的,可经组织审查,领导批准后销毁;

三对于无结论的审查材料,要退给有关干审部门做出审查结论后再归档,发现缺少

材料要及时追查补齐,核对无误后方可放入库房存放;

四人事档案管理部门在接收干部档案材料时,要对档案材料进行鉴别核对,发现材

料有填写错误的,要及时予以更正,并在更正后的地方加盖公章;

五对有关部门查借档案后,在送还档案时,要对被查借的人事档案进行检查,做到

名册与档案相符,人与档案内容相符,目录与档案材料相符,核对档案有无涂改和缺少

材料,检查核对无误后方可入库存档;

六销毁人事档案材料要由人事档案管理人员造册登记,对确需销毁的档案材料要

由档案管理部门负责人审核确定,签字同意,否则不得销毁;

七档案管理部门,每年要定期对干部人事档案按照编号的索引目录进行核对,核对

应实事求是,不得弄虚作假,发现问题及时解决;

十六、人事档案转递制度

一因工作调动、职务变动和干部调配,任免工作部门应及时将干部调动函和任免通

知及时告诉档案管理部门,并建立必要的联系,及时转递,避免人档分离;

二档案必须通过机要交通转递或指定专人送取,不准本人携带自己的档案或普通

邮寄;

三转递人事档案必须认真履行手续,档案管理部门没有接到调动通知函,不得擅自

转出档案;转出干部档案必须由档案管理人员专人办理;

四转出人事档案必须内容完整、整理规范,装订整齐;不得擅自抽取、扣留档案材

料或分批零散转出;

五转递人事档案时要严格按照规定,逐项填写“干部档案材料转递通知单”,作好

记载,以便备查,并严密包封盖好印章,防止在转递过程中失密、散落;

六接收人事档案材料,要严格与档案目录进行核对,在确保档案材料齐全无误后,

方可在回执单上签章退回,对接收档案逾期一个月未到的,要去函催收,以防丢失;转出

的干部人事档案,要及时催促接收单位退回回执;

七对人事档案由本人自带到接收单位的,应不予接收；凡转出的档案,应查明接收

单位是否具备档案管理权限,否则不予转出;收到不属于本处管理的人事档案,要立即

退回转出单位;

八职工死亡后,其档案由人事部门保管五年后,移交本单位文书档案保管;

十七、人事档案保管保密制度

一严禁按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法和档案工作条例

的规定,做好人事档案的保管保密工作;

二人事档案管理部门,配置铁质档案柜,妥善保管人事档案;

三人事档案库房室必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施;配有

专人管理,管理人员工作变动时,必须办理好交接手续;安全措施应经常检查,保持库房

的清洁和适宜的温、湿度;

四非管理及无关人员一律不得进入档案库房室,不得存放无关物品;

五严禁用电话、电报索取或提供有关档案的全面材料和涉及政治历史问题或其它

重要问题的材料;

六不得向无关人员谈论泄露有关人事档案的内容;

七严禁个人私自保管任何人的档案材料,严禁任何人携带人事档案材料进入公共

场所和娱乐场所;

八档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失;在工作中形成的各种草稿、废纸等,

不得乱扔、乱抛,一律按保密纸处理或销毁;

十八、人事档案检查核对制度

一人事档案管理部门须每年年底对人事档案进行一次检查核对;在档案库房发生

火灾、档案丢失、大批档案移交等特殊情况时还须随时进行检查;

二检查的主要内容：库房、档案柜及包装材料是否符合要求,库房设施是否达到“六

防”要求;

三核对的主要内容：档案的实有数量与底帐是否一致,人档是否统一避免产生有档

无人、有人无档的现象；档案的编号是否正确、与底帐是否致,档案存放的位置与编号

是否相符；档案接收、转出、借出、归还后,是否进行了相应的登记、注销和还原；档

案及档案材料是否损毁、丢失或错装;

四检查核对主要由干部档案管理部门自查,必要时也可由上级主管部门组织互查;

检查时必须有检查记录,检查结束后,对发现的问题,应及时向领导汇报,并尽快加以解

决;

十九、人事档案管理人员职责

一按照管理权限,保管本处范围内的人事档案,为国家积累档案史料；

二收集、鉴别和整理人事档案材料;

三办理人事档案的查阅、借阅的转递；

四登记干部职工职务、工资的变动情况；

五为有关部门提供档案资料情况；

六做好人事档案的安全保密、保护工作；

七调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和宏观业

务指导；

八推广、应用人事档案现代化管理技术；

九定期向文书档案管理人员移交死亡档案；

十办理其他有关事项;