高效会议

如何进行高效会议沟通

会议沟通的类型主要包括：共识型、传达型和讨论型三类。

要点提示

会议沟通的主要类型：

①共识型；

②传达型；

③讨论型。

1.会议沟通的五大要素

会议沟通主要包括五大要素：

议题要和参与开会的人有关

若参与开会的人觉得议题和自身没有关连或者探讨的议题不懂，又或者在自身责权范围

以外，则会议将很难使其他员工获得参与感。

选定适当的出席人员

开会要能决定事情，要能产生开会后的影响力，因此出席会议的人，必须对议题有决定

权，并且在职务上有权利与义务执行会议的决定。

具备专业的会议主持人

主持人是会议进行的灵魂人物，因此，主持人要能引导发言，控制会场秩序，管理时间、

管制发言人不偏离主题、归纳出出席开会人的发言要点、做出结论，主持人能成功地扮演好

上述角色，会议才能成功进行。

会前要有充分的准备

会前需要制作会议准备检查表，例如会议主持人自我检查表，包括会议准备时的检查点

（准备工作是否到位）、导入议题时的检查点（是否恰当地导入议题）、进行讨论时的检查

点（是否有人跑题、超时，是否会争吵、相互指责或者离题万里等）、导出结论时的检查点

（引导大家共同地导入结论）。

参与开会人的态度

参与开会人员的态度可以通过以下方面体现：

第一，准时参加开会；

第二，会前要对讨论的议题做充分的准备；

第三，尊重别人的发言权；

第四，要注意倾听别人的意见；

第五，期望会议能得到最好的结论。

2.议题达成的四个阶段

在开会时，常常会而不议，议而不决，决而不行，行而没果，这些都是无效的会议。

通常来说，一个会议得出恰当明确的结论主要包括四个步骤：

导入议题

进入议题讨论前，以准备的资讯说明研讨议题的目的及重要性，让开会的人员都感到这

个议题对自己有切身的影响，从而愿意全心投入议题的讨论。

充分发言

主持人要尽量引导大家的意见，包括指名发问、交替发问和以全体人员为对象发问。

获得一致的结论

在会议中，要去掉大家无能力做到的想法，删除离题的意见，并对剩下的可行性意见，

让参会人员评估每个意见的优劣点，最后评估选出的意见是否能达到议题的目的。

确定责任人

确定责任人就是对每个结论确定负责实施的对象。对会议的每项结论要清楚地注明由谁

负责，什么日期完成，何时何人检查等。

3.做好会议追踪工作

在会议过程中，需要记录会议纪要，会后根据会议纪要进行必要的追踪，确定会议行动

追踪表，并将会议决议事项的实施和出席会议人员签名表等记录表归档保存。

三、如何与上级沟通

1.执行过程中的沟通

与上级沟通时，不能用问答题方式，少用判断题方式，要使用选择题方式。

执行前的充分准备

对于提出的方案，在执行前要对上级做全面的汇报，包括方案目标、计划方案、完成期

限、衡量评估标准和需要的资源、权力、政策等。需要注意的是，要将辅助资料准备齐全。

执行中及时反馈与回复

方案在执行过程中，要及时恰当地向上级反馈进展情况，设置检查点，要注意准备好几

个问题：项目是否在按计划执行；如果项目不是按计划执行，其原因是什么；项目执行过程

中该如何调整；下一步可能出现的问题与准备的措施；需要上级提供哪些支援等。需要注意

的是，向上级表达观点时要简洁明了，用词要准确且谨慎。

2.与上级沟通的要点

与上级领导沟通时，要充分注意以下要点：

第一，准确理解上级的意思和真实意图；

第二，主动询问不理解、不明确之处；

第三，用自己的语言复述上级讲过的话；

第四，随手记录，抓住重点，明确目标；

第五，把笼统的事项分成几个步骤或小块；

第六，要针对上级的性格类型进行沟通。

3.与上级沟通的原则

与上级沟通时，注意遵循一定的原则：

第一，多问选择题，少问判断题，不要问问答题；

第二，有问必答，清晰、明确、具体、书面；

第三，接受批评，不推卸、不辩解，敢于承担责任；

第四，调整好心态，无怨言地接受任务，服从执行和劝戒建议；

第五，主动积极地帮助上级解决困难，完成绩效。

需要注意的是，下级接受指令时，与其不情不愿，不如满心欢喜、愉快地接受任务。

4.与上级沟通时的具体注意事项

在与上级沟通时应该注意具体问题，主要包括以下方面。

事前的准备工作

在与上级沟通前，要做好充分的准备工作：

第一，整理好要谈的话题，切不可流于贫乏；

第二，当问题有多个时，应事先归纳、整理；

第三，搜集掌握既知的事实，归纳事实间的相关性；

第四，针对问题提出多个解决方案，即使是不太高明的方案也可以，因为上司或许能够

根据此方案想出奇妙的办法。

审视公司和上级的要求

对于公司和上级的要求要全面审视，主要包括：

第一，正确理解公司的经营理念、企业文化等概念性内容；

第二，深入了解经营策略、年度计划等真正含义；

第三，真正了解上级的想法，以拟定自身的方针；

第四，站在上级、公司角度主动、积极地自动补位；

第五，好下属应当是善解人意及好意见的提供者；

第六，好好听取和理解上级的暗示和真实意图。

选择适当的沟通时机

与上级沟通时，要把握好时机：

第一，选择上级比较空闲方便时；

第二，避免上级面有倦色之时；