公司会议

第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事

效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决

有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预

期考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定

本制度。

第二条预会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容

必须做到：不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，并严格

遵守执行会议的各项决定。

第三条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议

管理。

第四条本制度合用于总公司、子公司及各部门。

第五条本制度所指的会议包括公司周例会、月例会、季度例

会、年度总结会、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。

第六条专题会议指公司行政管理、招商管理、财务管理、工

程管理、策划管理、预算管理、合同评审等会议。

第七条周例会是各部门汇报上周工作情况，安排下周工作计

划，未完成的工作，待协调的工作，合理化意见；总经理宣布各项

决策和通知，布置工作任务。

第八条周例会原则上每周召开一次，每次时间控制在30分钟

内。

第九条周例会由总裁办公室主任主持，公司总经理、部门负责

人等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。

第十条周例会会由总裁办公室通知、记录和整理会议记要。

第十一条月例会是通报上月经营情况和各项工作完成情况，总

结上月工作，部署本月工作，对上月未完成工作任务，查找原因，

寻觅对策。研究解决当前日常管理中亟待解决的问题，传达上级有

关会议、文件精神并提出要求，贯彻落实其他会议需研究通报的事

项。

第十二条月例会时间为每月最后一周的工作日，由总经理确

定开会时间和会议议程，会议由副总经理主持，公司全员参加。

第十三条月例会由总裁办公室通知、记录和整理会议记要。

第十四条季度会议是公司对季度生产经营完成情况进行总结

分析，制定下一季度工作任务的的会议。会议听取各部门、副总经

理有关上季度工作汇报和总结，由会议总经理对此作出明确的评价，

针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或者执行不力的责任

部门或者人员，提出解决办法，落实改进方案，明确提出并责成相

关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务；会议部署下一季度

工作计划和工作重点。

第十五条季度会议每一个季度的最后两周召开。

第十六条季度会议由公司总经理批准，公司全体员工参加，会

议由总经理主持。

第十七条季度会议由总裁办办公室通知、记录和整理记要。

第十八条年终总结是对一年内所有工作加以总结，分析和研

究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索工作中存在的规律，

用于指导下一阶段工作的会议。

第十九条年终会议时间定为次年元月举行，公司董事会成员、

股东及全体员工参加，各类合作火伴及客商参加。

第二十条年终会议由公司总经理主持。

第二十一条总裁办负责通知、记录和整理记要。

第二十二条公司专题会议是研究批准相关部门提出的行政、招

商、策划、工程、财务等工作方案；分析该方案提出的的突出问题，

提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规

定的任务的会议。

第二十三条专题会议召开时间采取不定时召开制。

第二十四条专题会议由公司总经理批准，分管的部门负责人主

持，相关方案参预人员参加。

第二十五条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和

整理记要。

第二十六条专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方

面的《专题会议记要》下发。

第二十七条对外接待会议主要包括政府机关、上级领导及外

来客商来公司检查、指导工作的汇报会议。

第二十八条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经

理或者相关部门负责人主持；属于业务对接的由公司总经理和指定

人员接待。

第二十九条对外接待会议属公司层面的由总裁办公室负责联

系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和

组织，总裁办公室可协调会议室安排接待等工作。

第三十条公司党委会、党员大会、职代会(工代会)、董事会、监

事会及团队研讨等其他会议，可根据实际或者部门职责由公司有关

部门对应组织。

第三十一条会议的批准

(一)暂时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，

公司级大型会议须经总经理批准。

(二)本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第三十二条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的

会议，由总裁办公室联系，备案会议情况；需总裁办公室协调安排

的，由总裁办公室统一安排。

第三十三条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议

地点、会议议程、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、

会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录相摄

影、会议记要以及会场横幅、会议宣传等。

第三十四条会议通知

(一)会议需提前通知，普通会议应提前半个工作日以电话或

者其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日通知。

(二)会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会

议内容和要求等。

第四十四条会议的准备

(一)做好会议通知。确保应到人员按时参会。

(二)做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检

查及服务。人员和服务用品。

(三)做好参会人员的引导和组织。

(四)重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但

不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、

公共活动等安排。

第三十五条会议室由总裁办公室负责管理。

第三十六条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使

用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第三十七条会议室要做到会议召开前20分钟各项工作准备结

束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安

排。

第三十八条会议记要的整理和会议以其他形式公开内容由总

裁办和会议组织部门负责拟写和下发。

(一)周例会、月例会、季度会议、年终总结会、专题会议及

对外接待会议等须整理会议记要，会议记要与公司规章制度具有同

等的效力。

(二)专题会议根据安排整理会议记要。

(三)其他各类会议可视情况整理成会议记要和其他形式的简

报等。

第三十九条会议记要的签发

周例会、月例会、季度会议、年终总结会结束后，总裁办公室

及时整理会议记要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪

要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。

会议记要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。

第四十条会议记要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情

况除外；若会议记要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签

收。

第四十一条各类会议资料必须存档。周例会、月例会、季度会

议、年终总结会、专题会议及对外接待会议等会议资料由总裁办公

室负责按季度分类分次存档；其他会议资料由各承办部门自行存档。

第四十二条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档

内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、

图片及会议记要等。

第四十三条总裁办公室负责对周例会、月例会、季度会议及

有关专题会议的重大决定事项进行督办。

第四十四条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须

认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、

配合。

第四十五条公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按

照会议要求的时间以书面形式对有关责任人和责任部门进行逐项督

办，并定期向公司领导汇报。

第四十六条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议

主持人履行请假手续。

第四十七条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会

议主持人请假。

第四十八条会议期间应将挪移通讯工具关机或者置于振动位置，

如遇紧急事情应到会场外接听。

第四十九条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。

第五十条会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议

应严格控制时间。各级会议主持人应主动接受监督。

第五十一条会议期间预会人员注意倾听他人发言，积极参预

讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无住手地争论。

第五十二条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手

机或者录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第五十三条本制度自下发之日起执行。