合同档案管理

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合同档案管理制度

劳动合同：

1、签订劳动合同的原则

（1）本着平等自愿和协商一致的原则。要求劳动合同的内容必须公正、诚实、

守信。

（2）遵守国家法律、法规和政策。

（3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。

（4）双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格按照合同规定的内容遵

照执行，任何一方违约，都将

按规定追究违约责任。

（5）以酒店经营目标为中心。

2、劳动合同的订立

（1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。

（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。

（3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的工作为期限三

种。其中有固定期限的劳动合

同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在

签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的工作为期限的劳动合同是：指合同当

事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫

的时间为条件的。

（4）新进员工应根据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期

最长不得超过2个月。

（5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办

理。

3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序

编号归档保存。

4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年。

二、员工档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关

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档案的管理工作。档案管理实

行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将

来使用。

1、员工档案

员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收

集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档

案主要分以下二类：

（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反

映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员

工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技

术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批

表及其它有关重要材料。

a、员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材

料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。员工人事档案必

须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专

人保管。

b、员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主

管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领

导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄

露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。

c、员工人事档案的传递

在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续

完备，材料完整。员工人事档案的传递不得由本人办理。

（2）员工的工作档案

从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，

思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申

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请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱

好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位

流动等资料。

对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。

2、人事部工作档案

人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政

人事档案等四个部分，分别记录人事部的工作。

（1）人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店

的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有

关资料），岗位变更资料等。

（2）工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、

考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

（3）教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理

等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资

料、图表、照片和音像资料等。

（4）行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工

健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

（5）人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。

3、档案保存期

离职人员档案保存2年。

酒店档案工作的主要流程是：

1、接收：凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考

价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档

案的接收范围。

酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交

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人事部。

2、整理：

（1）、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。

（2）、酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。

（3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。

（4）、按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管

期限。

3、保管及利用

（1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。

（2）、凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经

总经理批准。

（3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。

4、鉴定和移交

（1）、档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。

（2）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领

（3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领

导批准，由两人在指定地点监销。

（4）、档案移交要按国家有关规定执行。

（5）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售

合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、制度

所指的'合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确

认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属

本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完

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全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合

同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人

员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件

或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须

办借用手续，使用完毕后即行交回。

五、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及

时处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，

编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合

同文档的查询、利用工作。

5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字

同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

五、附则：

1、本制度自审批通过之日起实施。

2、本制度由销售部负责解释。

六、附件：《合同档案登记表》

为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作

中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：

一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上

岗。

二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。

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三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做

好自己的本职工作。

四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，

不断提高业务素质。

企业合同管理负责人工作职责

一、负责企业合同管理的领导工作。

二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。

三、负责企业合同签订的审批。

四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同

管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。

五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理

制度，以及各种专项合同管理制度。

六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。

七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。

八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。

合同管理工作人员职责

一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签

订的各种合同，对公司负责。

二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。

三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期

向公司领导作出汇报。

四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管

理工作。

五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、

法规和政策开展合同管理工作。

合同订立程序和审批制度

一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权

者签订的合同方能生效。

二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、

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预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅

签署。

三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆

市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，

如有涂改，必须有双方在涂改处签章。

四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、

公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。

五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，

交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。

六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目

经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。

七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊

情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍

并负责监督施工情况直至竣工验收。

八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造

价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。

九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、

公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。

十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，

由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由

公司管理委员会协同解决。

十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，

提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。

重庆市有限公司

为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、

股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发

言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可

查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应

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主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。

存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室

之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理

员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员

书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理

部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护：

(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，

必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档

案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次

罚款200元。

(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料

或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分

管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元

-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由

当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当

事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发

放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，

必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时

对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批

准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露

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秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，

并确保查询打印的资料完整准确无误。

8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、

人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具

有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管

理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本

(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效

利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监

督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并

确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符

合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后

方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时

处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协

议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统

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计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总

经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同

原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文

档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予

以处罚。

1.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理

体系，制订本制度。

2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.职责：

3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理办法：

4.1归档内容分类：

4.1.1采购内部文件的归档。

采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购

计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。

供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文

件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

采购部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限：

4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

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4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求：

4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的

历史联系及真实性。

4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文

件。

4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅：

4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，

查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案

原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

4.4档案销毁

4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员

提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独

抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档

案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的

资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通

知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质

认价单、消防验收意见书、竣工资料等。

二、档案资料管理原则

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1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。①招标

文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收

意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理;②投标文件、工程联系单、

工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本

部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、

副本)等影印件留存备查。

2、原则上所有原件只作存档，不予外借;

3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。

4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。

三、档案资料的移交

1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整

理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由

成本部存档备查。

2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相

关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备

查。

3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工

程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。

4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目

部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。

5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完

成交接手续。

6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，

必须层次分明，符合其形成规律。

四、档案资料的管理办法

1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计

清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出

资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相

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关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。

3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文

档的安全。

4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及

时处理，并追究相关人员责任。

5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。

6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备

不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。

7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予

以处罚。

第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资

料及档案信息的安全，制定本制度。

第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

第三条用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、

城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，

可根据业务调整情况增减合同类别。

第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即

可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批

付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安

装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审

核签订。

第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体

用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；

分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属

争议的由经营副总审核确定。

第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金

额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任

何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》

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和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打

印用户信息。

第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米

或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅

炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，

由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关

的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用

户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗

失。

第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，

具体规定由部门制定。

第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部

网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公

司利益。

第十三条本制度从20xx十月一日起执行。

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部

分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项

目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司

就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未

中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自

行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的

档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中

标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归

档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任

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分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理

的档案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜

高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料

（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评

标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在

资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正

式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中

央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整

理，特别是招标过程比较复杂的项目。

2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，

档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订

成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包

括如下资料：

2.2.1盒内目录

2.2.2备案资料

2.2.3招标文件

2.2.4投标文件正本

2.2.5中标通知书

2.2.6资料移交登记表

2.2.7客户反馈意见表

2.2.8其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装

订）。

公开招标采购归档盒内目录：

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邀请招标采购归档盒内目录：

项目负责人：ｘｘ

日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

【合同档案管理制度】