公司会议制度

1目的：为了减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，加强会

议决议执行力度，特制定本制度。

2适用范围：全体员工

3内容：

一、会议分类及组织

第一条全公司会议归纳为三类：

1.公司级会议(总经理办公周/月会、全公司年终总结及年度经

营计划会)。

总经理办公周/月会由总经理助理提出经总经理批准，由总经办

负责组织召开;全公司年终总结及年度经营计划会经总经理批准，由

人事行政部负责组织召开。

2.专业会议：系全公司性的技术、业务综合会(如营销分析会、

技术项目申报会、合同评审会、生产调度会、生产安全会等)，由分

管副总/总监批准，主管业务经理负责组织。

3.部门工作会：各部门/项目部召开的工作会(如部门/项目部每

周办公例会等)由各部门会/项目部决定召开并负责组织。?

第二条政府部门在我公司召开的会议(如现场会、报告会、审核

会等)或公司际业务会(如联营洽谈会，客户座谈会等)一律由人事行

政部受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。

二、会议的准备?

第三条会前准备：

1.所有会议主持人和召集部门与会人员都应分别做好有关会前

准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、

工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶水、必要时

准备奖品/纪念品、通知与会人员等)。

2.会议记要编写人员规定：1)总经理办公周/月会会议记要编写

由人事行政部经理负责，2)总经办特别会议记要由总经理助理负责编

写，3)各部门会议记要由各部门自己编写。

三、会议安排及议题

第四条为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入

例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开，特殊

情况如有变动要提前报人事行政部审批备案。目前公司主要例行会议

安排如下：

1.年度总结及经营计划会议(每年春节前10天左右召开)，分部

门经理级别的经营计划会议和全体员工大会两部分进行召开：

1)部门经理级别及以上人员参加经营计划会议。

会议议题：

(1)汇报各部门上年度的工作总结(工作中取得的成绩、工作中存

在的问题、得到的经验教训、团队建设情况、费用状况、制度执行、

员工动态等)(具体内容见附件：部门年度总结报告表)

(2)讨论下年度的经营计划(具体内容见附件：年度经营计划汇总

表)

2)全体员工参加公司年度总结大会。

会议议题：

(1)总经理总结公司上年度各项工作情况，总结工作经验和教训，

简单展望公司下年度的经营计划。

(2)表彰先进、优秀员工，奖励对公司有特殊贡献的员工。

(3)简短的文艺表演或有奖游戏等。

(4)年终抽奖。

(5)组织全体员工吃团年饭。

(6)其他活动安排。

2.总经理月办公会(每月最后一周周五，时间16:00-18:00，如

有时间变动，由人事行政部提前一天通知)，经理级别及以上或需要

参加人员参加，开会前一天提交工作总结和计划给总经理助理,再转

交给总经理，未及时提交的做相应的处罚，并纳入绩效考核。

会议议题：公司经营策略的局部调整，各部门上月的工作总结与

下月的工作计划，需要其他部门协助解决的问题，对公司或其他部门

的建议，表决或修订制度，项目进度款项支付情况，通报好人好事、

公司或个人获得的荣誉。23

(具体内容见附件：周(月)工作总结计划表)。

3.总经理周办公会(每周五16:00-17:00)，经理级别及以上或

需要人员参加，每周五上班之前提交工作计划和总结给总经理助理，

未及时提交的做相应的处罚，并纳入绩效考核。

会议议题：各部门周工作总结与周工作计划，双方或多方处理不

了的问题，需要其他部门协助解决的问题，对公司或其他部门的建议，

表决或修订制度，项目应收帐款情况，会议纪要、决议执行情况通报，

通报好人好事、公司或个人获得的荣誉。

(具体内容见附件：周(月)工作总结计划表)。

4.部门周/月例会(每周一9:00—9:30)，部门全体员工参加，

每周四下班之前提交工作计划和总结给部门经理，部门月例会与总经

理办公月例会同步。

会议议题：部门工作总结与计划，个人不能解决的问题的原因分

析和对策，工作上的建议。

公司级别的会议如有会议时间临时变动，要提前一天通知人事行

政部和相关人员。

第五条其他会议的安排：?

凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前一天

经部门负责人批准后，报人事行政部汇总，并由人事行政部统一安排，

方可召开。

第六条人事行政部每周五应将全公司例会和各种临时会议，统

一平衡编制会议计划并通知(oa或电话或发通知)到各部门负责人，

必要时要签收或回复给人事行政部。

第七条凡人事行政部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇

特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前2天报请人事行政

部调整会议计划。未经人事行政部同意，任何人不得随便打乱正常会

议计划。

第八条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，人

事行政部有权拒绝安排。?

第九条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，

人事行政部有权安排合并召开。

第十条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安

排在公司例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持

小会服从大会，局部服从整体的原则。

四、对会议形成会议记录/决议的执行规定

第十一条所有会议必须要有会议记录：

公司级及专题会议必须要形成会议决议，会议决议一定要有执行

人和监督人以备追踪，会议记录/决议要在规定时间(总经理办公例会

在周一14:00前交审核:下午四点前发放，专题会议/部门例会在24

小时内)内，经会议主持人审批后以书面形式下发参会相关部门或人

员签收并保留原始签收稿存档，没有按时下发者罚款(会议记要人员

或审批人员)50元/次，专题会议/部门例会一定要传一份会议记要到

人事行政部备案。

第十二条会议记要的编写规定：

总经理办公周/月例会，暂时由人事行政部负责编写;总经理特别

会议由总经理助理负责编写：部门会议记由本部门内部自己决定编写。

第十三条会议记要发放规定：

总经理办公周/月例会以及总经理特别会议一定要以书面及oa

形式同时发放参会人员及相关领导并知会各分公司，务必做好签收记

录，其中项目部发传真并回传签收。

第十四条总经理办公周/月例会形成的会议纪要或决议的监督

执行：

总经理办公周/月例会形成的会议纪要或决议，由总经理助理跟

踪并及时反馈给总经理或相关人员，督促或协作各部门负责人及时完

成会议决议内容。每周/月会议决议的执行情况，由总经理助理交给

人事行政部考核。