会议室管理

会议室使用管理制度

会议室使用管理制度

为充分发挥会议室功能，进一步规范会议室的使用和管理，确保各类会议正常召开，特

制定本规定。

第一条会议室（包括局十楼会议室、数字中心会议室、二楼会议室）由市局统一管理，

局办公室负责具体调度。会议室涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。其中局

十楼会议室由局办公室负责，数字中心会议室由数字中心负责，二楼会议室由市容支队和规

划支队共同负责。

第二条为了避免会议时间发生冲突，提高会议室使用效率，各部门的工作例会安排，

应当抄告局办公室统一备案。如召开工作调度会、推进会等，需用会议室，在会议确定时，

应当在第一时间将会议事项、参会人员等情况，及时报送局办备案，以便统一安排。

第三条会议室使用遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原

则；本着重要、紧急优先的原则协商解决。

第四条如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。部门

牵头召开的会议，席卡、会务用品（如：茶叶、投影设备、音响等）及会务服务，由部门具

体负责；市领导出席的会议、或全局性会议，会务服务等由局办公室具体承办，相关部门和

单位予以配合协助。

第五条会议期间参会人员要爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

第六条会后使用部门及时关闭投影仪、空调，桌椅及时归位，确保各种电器断电、门

窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知办公室，以便及时修理。

第七条未备案使用会议室，出现会议冲突的，由其自行协调处理。

第八条本制度由局办公室负责解释，自印发之日起施行。

公司会议室使用管理制度

为进一步规范管理会议室，提高工作效率，积极稳妥推进会议系统建设，特制定本制度。

第一条、会议室设备应由其会议室管理员负责日常管理和维护。如遇设备故障，应及时

向各行信息中心报告并维修。

第二条、会议室管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。在会议召

开前一天，应按规定程序对相关设备进行全面检查。

第三条、会议室只能由系统管理员操作，严禁其他无关人员操作。

第四条、会议召开前，主办方应做好以下相关准备工作：

(一)拟定议题议程；

(二)确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、

程序等；

(三)提前一天通知参会单位或个人。

第五条、各参会单位接到会议召开的通知后，必须在会议开始前2小时调试好系统，保

证所需仪器设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。

第六条、主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；

对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会，因故中途

离场的领导应发送消息至会议主持人。

第七条、系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、

关闭终端电源等非法操作。会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进

行。管理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静

音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音

状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相

呼叫。会议室管理人员，要做好会议室内的资产管理，严格按有关规程管理维护设备。

第八条、参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他

人的发言，影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律，服从管理人员安排，爱护设施，

不准擅自调动设备。

第九条、各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议结束后，各分会场应及

时将会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备《会议室使用情况登记薄》，

用于记录会议室使用情况及运行状态（包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系

统运行是否正常等）。《会议室使用情况登记薄》由系统管理员本人填写并签名。

第十条会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。参会人员及记录员对会议内

容秘密事项负有保密的义务。

学校会议室使用管理制度

学院会议室是接待上级领导及召开各种会议的场所，为提高会议室的使用效率，特制定

本管理办法。

一、学校会议室由党政办公室统一负责使用管理，由保洁公司负责卫生清扫。

二、凡以学校名义接待外来客人以及召开的相关会议，由党政办统筹安排，并提前做好

各项准备工作，包括会场布置、音响设备的调试、茶水和水果的购买、摄像及录音等要工作

到位，责任到人。

三、凡学校领导召集的系（院、部）、处（室）专门会议，由党政办公室统一安排使用

时间，承办部门应提前一天到党政办公室办理会议室使用申请登记手续，填写《会议室使用

申请表》，并及时领取和交还会议室钥匙。

四、凡各系（院、部）、处（室）召集的小型会议或活动，承办部门应提前到党政办公

室办理申请登记，并及时领取和交还会议室钥匙。若预定的会议安排与学校临时安排的重大

会议发生冲突，以学校的会议优先。

五、会议室严禁吸烟，特殊会议及活动除外。

六、借用单位要爱护会议室的一切公共设施，在使用仪器设备时，要严格按照仪器设备

的操作规范操作，如有损坏或丢失，由借用单位负责；使用结束后，要认真检查各类仪器的

开关、照明及设施的使用情况，无异常情况后，关闭门窗，将钥匙交回党政办公室。

七、会议室实行“一会一清扫”制度。每次会议结束后要保持会议室的整洁、舒适，借用

单位应及时将桌椅摆放整齐，保洁公司将卫生彻底打扫干净，使会议室恢复原貌。