公除

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公文处理管理办法

第一章总则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，并逐

步与国际惯例接轨，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国共

产党机关公文处理条例》，结合公司管理实际，特制定本办法。

第二条公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体

式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，

请示和答复问题，安排生产、经营、管理、建设活动，布置和商洽工

作，报告情况、交流经验的重要工具。

第三条办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文

牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。

第四条公司综合办公室是公文处理管理机构，主要负责公司公

文处理工作。

第五条公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由综合办公

室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第六条公文处理工作应贯彻党政分开和政企分开的原则。在公

文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保

各种秘密安全。“三密”文电要严格执行“三密”文电的管理规定，

指定专人保管和处理，并在规定范围传阅、使用。

第二章公文种类

第七条公司常用的公文种类主要有：

(一)决定

适用于对重要事项或重大行动作出安排。

(二)规定、办法

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“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。

“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。

(三)通知

适用于发布规章；批转所属单位的公文；转发上级和不相隶属单

位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和

聘用干部。

(四)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(五)报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复

上级单位的询问。

(六)请示

适用于向上级单位请求指示工作，并需要上级单位批准执行的文

种。

(七)批复

适用于答复所属单位请示事项。

(八)函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、

询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与

应急公务等，用“便函”。

(九)会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

(十)意见

适用于对某项工作提出改进措施和建议性意见；答复对方征求对

某项工作的意见。

第三章公文格式

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第八条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、

签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、

抄送单位等部份组成。

(一)发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位

应当排列在前。

(二)有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标

明“秘密”、“机密”、“绝密”。

(三)紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、

“急件”，紧急电传应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主

办单位发文字号(公司发文代字详见附录)。

公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件

的发文字只标注在横线下方右侧。

(五)上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，

如有会签单位，应注明会签人的姓名。

(六)公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明

公文种类，标题中一般不用标点符号。

转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可

保留一级。如“转发××批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发

××的通知”。

(七)公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺

序和名称。

(八)公文除会议纪要(以会议纪要名称为文头的)外，一律加盖印

章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应

与文头单位排列顺序相同。

(九)成文日期，以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发

单位领导的签发日期为准。电传以发出日期为准。会议通过的文件，

以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

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(十)文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求

标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词。

第九条文字从左至右横写、横排；用纸应按国家标准为A4型，

左侧装订。

标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。

第四章行文规则

第十条行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：

1、在职权范围内，可以向公司股东单位及政府有关职能部门行

文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

2、公司领导讲话，应以内部刊物形式印发；建设工地生产调度

会等应印发专题纪要。

第十一条一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应

抄送越过的单位。向施工及监理单位的重要行文，应同时抄送有关领

导及部门。

第十二条部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

第十三条请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如

需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对

可行性研究报告、初步设计审查意见等业务性较强的公文，在报请上

级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。

第十四条报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，

请示不得直接送领导者个人。

第五章公文办理

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第十五条收文处理

收文一般包括传递、签发、登记、分发、拟办、批办、承办、催

办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

(一)分办

1、公司收文，凡需办理的，由综合办公室负责人按领导分工提

出拟办意见后，送相关领导阅批。领导因故不能阅批的，应电话请示，

并按领导指示先行办理，待有条件时，请领导补签阅批意见；一般业

务文件，按分工送各部门阅办。

涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办

部门协商有关部门会办。

2、对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅

速退回综合办公室并说明理由。

3、各部门收到重要的或领导指示的文件，都要先经部门领导阅

批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题，主办部

门应当主动与有关部门或地方协商办理。

4、文件传阅后，均由综合办公室统一归档保存；凡需要办理的，

由主办部门办毕后及时交还归档。

5、凡属公司领导和各部门传阅的文件，由综合办公室组织传阅，

有关部门不得积压，也不得横传。

(二)催办

1、对重要的和有时限要求的文件，综合办公室要负责催办，做

到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

2、除综合办公室负责催办外，承办单位的领导也要及时催办，

并将办理情况向有关方面反馈。

第十六条发文处理

发文一般包括拟搞、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登

记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(一)拟稿

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发文均由发文主办部门通过办公自动化系统拟稿。拟稿人应按发

文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期。草拟公文应做到：

1、符合国家的法律、法规和方针、政策，符合电力工业的实际

情况，符合公司的有关规定。

2、情况确定，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标

点准确，篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引

用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先

用全称，并注英文缩写。

4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，

第四层为“(1)”。

5、必须使用国家法定计量单位。

6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、

惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

7、拟稿均须由拟稿人（部门）录入计算机，待领导签发后将修

改完毕的文稿纸档及电子文档一并交综合办公室文秘人员，用以存档

及制作文件。

(二)会签

1、发文时凡涉及其他部门业务的应事先会签。

2、为加速文件运转，应在发文稿纸中注明会签时间和退文时间。

(三)核稿

各级领导要对文稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导

签发之前，必须经综合办公室核稿；各部门的负责人要负责对本单位

草拟的文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及

时退经办人修改或重办。

核稿的重点是：

1、是否需要行文；

2、有关部门、单位是否已协商、会签；

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3、提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

4、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办

法的有关规定。

(四)签发

1、重要的请示、报告及公司管理制度和办法先送公司分管领导

审核，再送总经理签发。

2、一般发文按分工送公司分管领导签发。发文内容如涉及两位

以上领导，应送其他领导核签。

3、授权签发：便函、贺电、唁电等可授权由综合办公室负责人

代签。

4、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时

间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

5、草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求。不得

在文稿装订线外书写。

（五）凡工程管理的重要制度或办法，均由公司统一制发。

（六）建设工地机构对外联系重要业务、向上汇报工作等综合性

公文，应印制行政文件并使用行政印章，由各业务主办部门草拟文件，

部门（专业）负责人核稿、有关人员和部门会签、综合办公室复核、

公司分管领导签发后，综合办公室统一制发文件；一般业务联系等需

要行文的，由各主办部门草拟文件，部门（专业）负责人核稿、有关

人员和部门会签、综合办公室复核，公司分管领导或受其委托的人员

签发，使用各专业部门的印章。

（七）除非另有规定，建设工地行文均使用公司统一印制的文头、

信封、信笺等办公标示用品。

（八）在处理公文过程中，要灵活机动地采取传递方式，以提高

办文办事效率。

第十七条翻印

上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经综

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合办公室负责人批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印

时，要注明翻印部门、时间、份数和印发范围。

第十八条签报办理

(一)公司内部各部门向公司领导请示、报告的重要事项用签报。

(二)综合办公室为签报的管理部门。签报由报送部门起草并送公司

领导阅批。经公司领导阅批后的签报，由综合办公室返回报送部门或

送交有关的承办部门。

(三)对于涉及两个及以上部门的事项，应由主办部门会商协办部

门。部门间如有分歧意见应在签报中注明。

第六章公文立卷和销毁

第十九条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》有

关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料(包括音像)整理好，送档

案管理人员立卷。

(一)公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，

保证归档文件材料的齐全、完整，以便于保密和利用。

(二)公司所有公文均由综合办公室负责立卷。

(三)具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件

的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质

文件一并归档。

(四)所有部门和人员都应当及时地将办毕的公文返回综合办公室

文秘人员，个人不得保管任何应归档的公文。

(五)没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可

定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两个人监销，保证不丢失，

不漏销。

第七章附则

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第二十条外事等有特殊要求的公文处理，可按照有关部门的规

定办理。

第二十一条本办法解释权归综合办公室。

第二十二条本办法自发布之日起生效。