办公室工作

办公室职责及工作內容

办公室工作内容

办公室管理制度

第一章总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制

度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的制度內容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项

工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结

的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室

的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编

撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项

事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对內、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传

等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参

谋。七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。

第三章办公室事务管理

办公室职责及工作内容

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力

的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般

性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于

文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

（一）文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发

挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策

指导类文件、各类合同文件等。

3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文

字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司

上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式

文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或

对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误E行政办公室打印，打

印E送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

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5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整

理并制作相关报表提交给部门主管。

6、按时间、內容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收

集完全，存档备案。半年一小清,年终一大清。

7、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按

照文件管理制度进行处理。

二、档案管理制度

第一条管理要点

K为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、

编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门

的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿

等。2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中

整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、

复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，屐行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片

等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

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三、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行''日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、办公用品的采

购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条制度规范

1.公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政

办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计

划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活

处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单

价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表

登记，

事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。6、办公用品管

理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

9、复印资料须登记，每月统计复印量；领取复印纸须申请，发放后须登记

四、会议管理制度

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第一条管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议

进程的能力与水平，保证会议实效。

、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

5

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。

第二条制度规范

K收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议

通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议

记录。3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决

议,打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得搜自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制

度规定执行。

五、清洁卫生管理制度

第一条管理要点

K为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

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3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条制度规范

1、清洁区域包括：办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。3、清洁卫生实

行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好

所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应等工作。

六、日常事务管理

（一）接待管理

1.来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形

象，对接待工作做具体的要求。

、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求,严格自

2

己要求，做到言行、礼仪规范。

3、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的E续工

作。（二）后勤管理

1、为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严

格制度。

2、E勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工

作。4、根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及

外出事由。

5、办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末

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根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

6、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

（三）、接待用品管控

1.每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账；

2、每月最E—日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；3、办公用品缺少时，须提

前通知；

（四）、其他事务

1、名片制作、收发传真等其他事务。

2、负责公司文书的打印复印工作。

3、负责树木花卉的养护工作。

4、每天下班后关闭大厅照明等设施；

5、及时补充领导办公室饮用水；

6、客人离开、接待室、会议室后及时清理卫生；7、各类钥匙妥善保管，重要物资锁入

柜子；8、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。

附则

第一条本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条本办法由总经理核准E实

施，修改时亦同。

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敲中找到属于跟适合自己的最佳方式，才能在健康的瘦身道路上走下去,下面一些瘦身的小技

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1、慢慢吃

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我们都曾在美味佳肴面前狼吞虎咽。等你发现自己吃撑的时候，已经为时太晚了。然而

当发现自己因为吃得太撑感到不适时总是为时已晚。这是因为，我们的大脑需要大概20分

钟，才能接收到'‘已经吃饱了”的讯息。营养学专家WesleyDe

Ibridge

表示。'‘在吃第二碗饭前，不妨先喝上一杯水，等个十几分钟。”他说，'‘让

你的大脑告诉你，你是否已经吃饱了。"

2、切碎你的食物

不论是享用牛膈、三文鱼、面包圈还是鸡蛋卷，在食用之间都可以尝试把这些

食物切成碎片。近期，美国亚利桑那州立大学的研究表明，被给予切好的面包圈的参与者，

比直接食用完整面包圈的参与者，在试验中吃的要少得多。在20分钟后的免费午餐招待

中，那些吃而包圈切片的参与者仍然吃的比较少。研究人员表示，预先切好食物能使食用过

程中的每一次咀嚼都更加纾适，因此能够一定程度上实现对饮食量的掌控。

3、饭后刷牙、剔牙

“一旦结束午餐或晚餐，应当立刻使用牙刷或者牙线。”匹兹堡NutritionCh

eckllp的营养学家HeatherMangieri如此建

议道。当你感到牙齿清洁、口气清新时，你就不会再没心没肺的呆在厨房吃个不停了。

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让自己躺在健身球上，使下背部接触健身球，双手交叉放于胸部，也可以抱头。腰部用

力抬起上身，使身体离开健身球，注意保持平衡。之后再躺下来，重复进行这个动作，像在

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健身球上做仰卧起坐一样，对于瘦腰腹很有效果。

6、蜘蛛侠式

这款动作可以运用到腹肌上的全部肌肉，也能兼顾到小腿、大腿、胸部、背部、手臂、

肩膀的肌肉。先是俯卧撑的姿势，手

臂要伸直，保持手肘和肩膀在同一条直线上，从侧面向前提拉右腿，如图中的方式，让

膝盖尽量靠向右臂手肘，到极限的位置时再放下腿;之后换左腿,提拉再伸直,循环反复，两侧

各15个算一组。