办公室事务管理

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办公室管理制度

第一章总则

1、为了加强办公室管理，明确公司部管理职责，使务管理

工作更加标准化、制度化和规化，结合实际情况，特制定本制度。

2、本制度适用于办公室所有成员并严格遵守各项规定。

3、切合公司实际，根据不同的制度容编写相应的规化要求，

力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公

事务有效开展。

4、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到

每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责围

1、办公室管理人员直承受办公室主管领导，在直属主管的

领导下主持开展办公室的各项工作。

2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整

理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

3、负责公司文件管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫

生管理等工作，保证各项事务有序开展。

4、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相

应的服务。

5、负责公司对、对外公共关系的维护和改善，做好来客接

待和公司的各项文化宣传等工作。

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6、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，

与时做出整理，当好领导参谋。

7、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名

片印制、收发等。

第三章办公室事务管理

一、文件档案管理制度

1、文件管理制度

1）文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办

公室人员负责执行。

2）公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室，各部

门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3）公司对公开文件由办公室负责起草和审核，董事长签发；

各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负

责审核，审核无误后打印，打印后送回起草部门校对，校对无误

方可正式打印，由董事长盖章，签发。

4）凡寄至公司的文件、等，由办公室签收并做好相应记

录。

5）文件由办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行

分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6）各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅

手续，对有密级程度的文件，需办公室主管审批，董事长批准后

方可借阅。

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7）办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记

录并限期清退。

8）按时间、容、部门、名称等容分门别类进行整理，附件、

批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大

清。

9）根据存档时间与存档的必要性对文件进行销毁，需上报

办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

10）文件管理流程

部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印

文件→下发文件→文件存档

外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退

→文件存档→文件销毁

借阅流程：提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件

存档→文件销毁

2、档案管理制度

1）应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，

包括附件、批复、定稿等。

2）所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再

按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3）坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，

对照编目，列出清单。

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4）各部门需借阅相关档案，须由办公室主管签字，审核通

过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5）档案管理人员必须遵守规定，履行手续，特别是员工个

人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6）档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

7）档案管理流程

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制

编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登

记由办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月25号之前各部门将

所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末

办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经董

事长签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵

活处理，但必须经部门主管领导批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行与时出入库登记，

注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需与时发放，并做好填表记录；

因特殊情况急需领用未填表登记，事后须与时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪

用办公用品。

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6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入

库等量。

三、会议管理制度

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟

定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，办

公室文员负责做好相应的会议记录。

3、办公室文员根据参会人员的发言状况与相关事项，与时

整理好会议记要或者会议决议，打印并贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同

步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

6、会议流程

会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参

与，做好会议记录→会后：整理会议记录→贴→归档整理

四、环境卫生管理制度

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板与其

他纳入在的区域。

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2、清洁卫生实行各部门清洁区责任制，办公室做好卫生区

域的划分，督促各部门打扫各自负责的办公区域卫生，并负责卫

生检查工作。

3、由办公室不定时对清洁卫生进行检查、维护，保证地面

整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

4、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

5、环境卫生管理流程

划分卫生区域→各部门完成清洁项目→监督检查→办公室

人员检查、维护→发现问题→执行处理

五、日常事务管理

1、接待管理

1）来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规

有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

2）以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以

礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规。

3）接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉

上茶水，做好一系列的后续工作。

4）流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通

知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。

2、考勤管理

具体考勤工作流程与方式参照《考勤管理制度》。

3、报刊收发整理

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1）办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计

划预算，负责办理订阅的有关手续。

2）办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅

览资料架上，报纸、部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意

撕剪，阅毕放回原位。

3）任何人不得随意将公司部刊物挪为他用。

4）报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。

5）流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

4、文化宣传管理

1）负责公司部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司

外部的宣传维护工作。

2）根据需要，与时收集信息、加工信息，做好信息传递工

作，做好重要会议或活动的摄影录影工作。

3）关注国家政策法规，与时记录政策动向，制作简报以供

学习。

4）收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上

签阅单进行进度跟踪。

5）负责公司微信公众号运营与公司容维护。

6）流程设计：获取信息来源→编辑整理→贴→学习→存档

六、其他事务

1、收发等其他事务。

2、负责公司文书的打印复印工作。

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3、负责室花卉的养护工作。

4、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。

办公室

2018.1.3

董事长审批意见：