会议沟通

组织会议需要从以下几方面着手：

一、会前：

1、会议组织的必要性

2、会议的主题及目标

3、制订会议活动计划

4、制订会议议程

5、与会者的选择、会议通知

6、信息的收集发放：提前试探重要与会者的意见、提前为与会者提供足够的信息

7、会场布置：会场的选定、会场内设备的准备、会场的布置

1至4项要求组织会议的员工事先对问题有明确的认识、总结，并对会议的进行有明确的计

划。考察员工对问题认识能力，组织计划能力。5至6项将考察员工的沟通能力，获取会议

召开其那必要的信息，从而提高会议的效率。第7项要求员工具有一定的沟通协调能力，将

会场布置好，从而有利于会议的顺利召开。

二、会议进行中：

1、说明会议的目的

这就要求员工有一定的归纳总结能力，以简洁明了的语言向与会者说明会议的主题及目的。

2、介绍

即介绍到场的与会者，要注意顺序的问题

3、发言

确保每个人的发言机会、控制会议的进程节奏、融洽氛围营造（相互尊重、消除偏见）。这

需要员工具有有一定的组织控制能力，使得会议按既定的计划顺利进行。

4、准备随时学习

会议进行中可能会出现新的信息，导致会议向新的方向发展。这就要求会议组织者能有一定

的应变能力，处理新情况的能力。组织者切忌照本宣科，引起与会者的反感。

5、及时总结共识

及时的总结可以有效地引导会议向下一个议题进行，从而有效的节省时间。这需要会议组织

者对会议的进行有敏锐的观察力，以及对问题的总结能力。

三、会后：

1、总结：

会议的目标是否达到？是否遵循了活动计划？完成了所有的会议议程？是否有明确的会议

的决议以及工作计划？这些需要会议组织者能及时对刚刚结束的会议有个客观的认识，发现

自身的优点、不足，有利于今后的改进。

2、决议的执行与监督：提供资源、发送下一步骤的备忘录。

这不仅有利于会议决议的顺利进行，还将有助于会议组织者树立自身的威信、给员工以权威

的印象。

3、与会者的后续沟通：与意见没有得到听取、采纳或是对结果不满意的与会者见面

这将充分考察会议组织者的沟通能力。一方面向这些与会者说明解释决议的必要性，取得他

们的理解取得他们的支持，感谢他们的参与。另外意见没有得到听取、采纳或是对结果不满

意的与会者可能会给会议组织者一些反馈意见，有利于组织者更好的修正会议的决议，使可

能出现的问题尽量减到最少。

从以上三大方面看，有效地组织一场会议，会议组织者需要具备一个合格主管所具有的能力：

计划、组织、指挥、协调、控制以及沟通能力。所以员工有无当主管的能力可以有效而简单

的从其组织会议的效果上考察出来。