wps邮件合并

使用技巧大全

——文字中级教程

目录

第一节起草一份公文

2-1-1简单公文编辑

2-1-2红头文件套打

2-1-3传真电报编辑

2-1-4领导修订文稿

2-1-5版记下划线

第二节办一张报纸

2-2-1图文排版

2-2-2文本框的链接

2-2-3纵向文本

2-2-4组合及转成文档

第三节出一张试卷

2-3-1试卷头和密封线

2-3-2页号的处理

2-3-1页面设置及分栏（补充）

2-3-4语文试卷技巧（拼音、繁简转换、稿纸方式）

2-3-5数学试卷技巧（插入公式）

2-3-6试卷答案的隐藏与显示

2-3-7电子试卷的制作

第四节填一张贺卡（邮件合并）

第五节编辑一本杂志

2-5-1个性化的页眉和页脚

2-5-2详解分隔符

2-5-3样式和格式

2-5-4生成目录

第六节其他办公技巧

2-6-1印章的制作

2-6-2席位牌的制作

2-6-3信笺纸的制作

2-6-4插入水印和改变背景色

2-6-5插入背景音乐

第二章文字2007中级技巧

第一章里，我们学习了文字的一些基本用法。从本章开始，我们结合实例，

讲解一些在日常工作中常用的中级技巧，其实，所谓初级、中级，是没有一个明

确的界线的，即使你只掌握了“初级”技巧，日常工作也基本上没有什么问题了，

而我所说的“中级”技巧，主要指办公室工作中的一些应用技巧，也许会让你工

作越来效率更高一些，工作成果更规范一些罢了。下面就让我们从起草一份公文

说起吧。

第一节起草一份公文

所谓公文，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生

效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。这里我们逐一

介绍一下常用公文的格式及编辑技巧。

§2-1-1简单公文编辑

所谓“简单公文”，是我自己胡乱起的一个说法，就是指除红头文件、传真

电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧，比如经验材料、

讲话稿之类的。虽然说是“简单公文”，但也还是有一定的规矩的，比如文档的

主标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，而一级标题用三号黑体等等（具体

标准大家可以到网上查一下，这里不多费笔墨了）。

一、字体的安装

很多网友在论坛中提到，的字体没有微软的多。这话只说对了一半，确实，

安装微软后，会自动向系统中安装隶书、幼圆、华文新魏等字体，而如果没有安

装微软，只安装的话，则不会有这些字体。但是，字体其实是与软件相互独立

的，并不依赖。也就是说，即使不安装微软，我也同样可以安装很多字体。这里

以系统并不自带，但在公文中却经常用到的“小标宋简体”为例，讲一下如何安

装新字体。

安装字体，首先要有字体文件，我们可以通过百度搜索从网上下载到“方正

小标宋简体”或类似的文件，将下载到的文件用解压缩，即可得到字体文件（），

将其放到一个方便记忆的文件夹（如“C:”），从开始菜单打开“控制面板→

字体”，从“字体”文件夹的“文件”菜单中选择“安装新字体”，并从对话框

中选择字体文件所在目录，系统会自动识别出字体文件和字体名称，显示在“字

体列表”中，选择要安装的字体或直接点“全选”选中所有字体，再点“确定”

即可将选中的字体安装到系统之中（图2-01）。其实，除了这种“正规”的方

法，我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体文件夹，它一般在系统目录下

的“”子目录下（默认为“c:”），我之所以不推荐这种办法，是因为它并非

总是有效，并且，在复制之前，你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它

是个什么字体，因此，还是老老实实地用控制面板安装吧――其实还更简单些。

图2-01

二、设置默认模板

与一样，文字的默认模板也是A4纸、空白页面，五号宋体字，且没有插

入页码，与我们日常需要的有相当的差距。显然，如果每次拟制文档前都重新设

置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码，将是一件非常烦琐和没有效率的工

作。如果一打开文字，生成的新文档就已经将上述内容设置成我们需要的形式，

那该有多好啊。其实，这一点儿也不难，我为大家介绍3种办法供选择：

第一种方法：默认页面设置法

新建一个空白文档，双击横向标尺的空白处，调出“页面设置”面板，对页

边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置，设置完成后点一下“页面设

置”面板左下方的“默认”按钮（如图2-02），系统会提示“是否更改页面默

认值？”（图2-03）点“确实”即可，下次启动文字程序时，页面设置已经如

你所愿了。

图2-02

图2-03

第二种方法：修改默认模板法

用第一种方法只能修改页面设置，如果想同时修改一下默认文档的字体、字

号或者其他更多的信息，就无能为力了。让我们看看第二种方法――修改默认模板

法。

其实，每次启动文字时，都会调会默认模板“”，这个模板位于“C:用

户名6”目录下，用文档的“打开”功能，直接找到并修改这个文档，你把

它修改成什么样子，下载启动文档时，新建文档就是什么样子。不过，有一点必

须注意：这个文档不能用双击的方法打开，双击它的话，会以它为模板，生成一

个新的文档。除了用文字的“打开”功能外，你也可以在资源管理器用右击该模

板，并在右键菜单中选择“打开”，同样可以对其进行编辑。

第三种方法：修改右键新建样式

用上面提供的两种方法，可以把启动时生成的新文档自定义为任何样子。但

也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标，并选择“新建→文字文档”这样的方法

来新建文档。无论你先前如何设置，你会发现它们对这样新建的文档完全没有效

果，你新建出来的仍然是老旧的A4纸、五号宋体字。这时，你不必遗憾，请将

先前制作好的文档复制一份，然后进入2007安装目录下的“2052”目录（个

人版默认为：C:62052）,看到一个名为“”的文件了吗？删除它，再按

一下,将刚刚复制好的粘贴进来，并将其改名为“”（注意，连扩展名也要改！）。

再到桌面用鼠标右键菜单新建一个文件，打开看看，是不是也变成了你所设置好

的默认模板了？

其实，在这个目录下，你还会发现、，它们分别是表格和演示的右键新建文

档的模板文件。怎么样？是不是有些跃跃欲试了？那就赶紧下手吧。

三、公文模板的制作

用上述办法，可以定制默认模板，那么，就让我们来做一个标准公文的模板

吧。

首先是进行页面设置。从“文件”菜单中选择“页面设置”，或直接用鼠标

双击横标尺前面的空白出，调出“页面设置”对话框，按照公文的标准要求进行

设置。目前的公文推荐使用A4纸，但也有很多机关喜欢用16开，诸如此类的

设置我们在初级教程中已经掌握了，需要说一下的是，标准公文对每一页的行数、

每一行的字数都是有严格规定的，我们可以在“文档网格”中加以设置。如科

2-04所示，如果是16开纸型，选中“指定行和字符网格”，然后再设置为每

行25字符，每页20行，就比较符合规范了。

图2-04

页面设置完成后应该插入页号了。为体现节约办公，目前大多数单位都

要求文档双面打印，并且规范页号在页脚的外侧，也即逢奇数页在右侧，逢偶偶

数页在左侧。这一点也很容易实现，从“插入”菜单中选择“页码”，并在“对

齐方式”选项中选择“外侧”即可（如图2-05）。

图2-05

文字内置了很多页码格式，但很遗憾，都不符合新的公文标准。公文标准中

要求页码用四号宋体字，并且左右各有伴个破折号。虽然文字内置了形如“-1-”

的页码样式，但页码左右的短线太短了，并不符合要求。因此在图2-05中，我

们选择了纯粹的阿拉伯数字，为的是方便修改。再起点击菜单中的“视图→页眉

和页脚”激活页眉和页脚（也可以直接用鼠标双击页号），把光标定位在页号所

在位置，在页号左右各手中输入半个破折号（点一个汉字位置），然后将其设置

为四号宋体字。

纸型和页码设置好以后，我们该设置文字部分了。首先是文章的总标题，由

于我们是在制作模板，索性就在文档的第一行输入“总标题”三个字吧，把它设

置为二号小标宋体，并且居中。注意，有些人喜欢将标题加粗，以示强调，其实

这并不符合公文标准的要求，总标题设置为二号小标宋体已经足够醒目了，不必

再加粗。总标题下面空一行，然后输入受文单位，这里我们就输入“受文单位”

四个字吧，将其设置为三号楷体，并且顶格写，后面再加一个冒号（：），回车。

接下来就是正文了，我们就输入“文章正文”四个字吧，设置成三号仿宋，并在

“段落”属性中设置成首行缩进2字符。注意在“段落”属性中还要将“段间距”

设置为1倍行距，并勾选“如果定义了网格，与则网格对齐”（图2-06）。

图2-06

正文结束后，就应该是落款了。落款用与正文一样的三号仿宋字，但不同的

是，落款位置是在页面的中间偏右的位置，且落款与落款时间上下要对齐。大家

是否记得我们在初级教程中谈到过“首行缩进”前提下的“居中对齐”？对了，

这里刚好用到它。在需要落款的位置，用鼠标拖动横标题上的首行缩进标志到适

应的位置，输入“落款单位”，再按两次回车（即输入一个空行），插入落款时

间（如果要插入当前时间，可以按快捷键“”，再按一下“T”,然后选择合适的

格式），注意落款时间要用小写中文数字（即“二○○八年三月二日”这样的格

式），再次提请注意不要把“○”写成大写字母“O”或者阿拉伯数字“0”。然

后选中“落款单位”和“落款时间”按一下常用工具栏上的“居中对齐”按钮就

了（图2-07）。快用前面的方法把它设置成文字的默认模板吧，以后再起草公

文时，只需修改相应的部分就可以了。

§2-1-2红头文件套打

上一小节我们讲了一般公文如果编辑，这一节我们讲一讲怎样设计红头

文件。

目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张，然后在这种文件的相应

的位置打印计算机所编辑好的文字，这就是平常所说的套打。如下图2-08、图

２-09、图2-10。

图2-08

图2-09

图2-10

文字和格式先做出来，用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相

应的内容，这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。

最终效果就会像图1所示一样，用户知道该在什么地方输入相应的内容。

文字隐藏

下面我们来看看具体的操作：

首先按照前面章节所说把公文格式做好。

然后把红头部分“×××省环境保护局文件”全部选中，在选中部分单击鼠

标右键，选择【字体】，选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框，点击【确定】；

如图2-11：

图2-11

显示隐藏文字

这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了，不用着急，我们单击【工具】

菜单中的【选项】，选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框，如图2-12。

先不要点击【确定】，后面还有操作；

图2-12

套打隐藏文字

用户在设置文字隐藏后，这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替

代，这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上，为了避免这种情况的发

生，我们需要再设置一步。仍然是【选项】对话框，选择【打印】选项卡，在【隐

藏文字（I）】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可，如图2-13。这时候点击

【确定】；

图2-13

这样一个套打的文件模板就设置好了，如果是经常使用的文件，可以把这个

文件保存为模板格式（*），以后每次使用只需要调用模板就可以了。

扫描红头文件法

其实，更多的时候，我们不一定还保存着红头文件的原始文档，我们手头有

的，只是一张打印好的纸质的文件头。这样的话，前面的用隐藏文字来套打的方

法就英雄无用武之地了。遇到这种情况，我们应该怎么办呢？如果你的办公室有

扫描仪，那么恭喜你！

首先，用扫描仪将头红文件扫描成图片，用文字新建一空白文档，将纸型设

置成与文件头相一致。从【视图→页眉和页脚】中进入页眉编辑状态，通过【插

入→图片→来自文件】，把扫描好的图片插入到空白文档中来，然后将其调整其

大小和位置，使其与整个页面重合，退出页眉和页脚模板。此时，红头文件各个

部分都已经在页面中标识清楚了，在需要的地方插入文本框，并将文本框的边框

颜色设置为“无线条颜色”，将【内部边距】全部设置为“0”（图2-14、2-15）。

图2-14

图2-15

在文本框中输入需要的内容即可，密级、等级、发文字号都可以用这种办法

准确定位。至于正文部分，则不必使用文本框，直接在适应的位置开始输入文字

即可。注意：在正式打印之前，要记得进入页眉和页脚状态，删除其中的图片啊――

有点卸磨杀驴啊。

如果你没有扫描仪，也没有什么大不了的，可以采取估计的办法，在大概的

位置上插入文本框，然后打印输出，与文件头相对照，根据位置的偏差情况再调

整各个文本框的位置即可。

小技巧：如果需要对文本框的位置进行微调，只需用鼠标点击文本框的边框，

使其处于激活状态（如图2-16），然后就可以用键盘上的方向键进行微调了。

图2-16

§2-1-3传真电报编辑

在日常办公中，传真电报也是最为常见的一种行文方式了。传真电报有

自己独特的格式。如图2-17所示，就是一个比较典型的传真电报模板。

图2-17

我们来分析一下这个传真电报，报头文字没有难度，中间的报头部分也可以

用表格轻松解决，正文部分更是不在话下。难点在于首页的页脚要显示承办单位、

联系人、电话以及电报的总页数等信息，而从第2页开始则不显示这些信息，页

脚中仅有一个页号就好了。其实，这也不难。跟我来：

从【插入】菜单选择【页码】，在页脚中插入页码，（注意：如果想在第2

页（即除报头外的第1页）显得“－1－”，将“起始页号”设置为“0”即可。）。

然后双击横标尺，打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中勾选【首页不

同】项（图2-18）。可以发现，首页的页脚处已经不再显示页号。

图2-18

接下来，点击【视图―页眉页脚】在第一页的页脚处插入一个1行1列的表

格，并在其中输入“承办单位”一行的所有内容，再表格的下边线和左右两边的

边线设置为“无”，只留下上边线。至于“共×页”，则可以先输入“共页”，

然后将光标定位于“共”和“页”之间，在“页眉和页脚”工具栏上点一下“插

入页数”按钮即可。

现在，第一页已经完全呈现在我们眼前，在第一页的正文区输入文字试试，

当正文文字超出第一页的范围后，会自己转入下一页，由于在版式中设置了页眉

页脚“首页不同”，因此，首页的页脚显示的是“承办单位”一行，而从每2

页起，页脚中显示的就是页号了！

§2-1-4领导修订文稿

现在的办公族真是有福了。写了稿子，送领导批阅后，可以直接在电脑

上修改输出就好了。想当初，我刚刚到机关工作时，都是用钢笔誊写到稿纸上的，

一篇几千字的稿件，即使领导只修改一两个字，也必须重新抄写一遍！

更有许多领导自己也会用电脑，修改下属的稿子时，直接拿电子文档来，自

己就在电脑上修改了，秘书真是连打字都不用了。只是这样一来，也少了许多学

习的机会，领导到底改了哪些地方，也很难查找了。不过，如果让领导开启“修

订”模式，他在文稿上的每一处增删，都会清楚地标识出来（如图2-19）。

图2-19

要实现这样的效果，其实是非常简单的，只需要在【工具】菜单中选中【修

订】即可。此时，“修订”菜单图标呈选中状态（如图2-20），此时对文档做

的任何修改都不会立即生效，而是会像图2-19所示那样，将添加的内容和删除

的内容用不同的颜色标记出来。不过，可能你的电脑上显示的与图2-19所示会

有一些细微的差别，比如新添加的内容并不是绿色的，而是红色的，比如在“删

除内容”标识后面并没有修订者的标识，甚至修改后与没有启动“修订”状态没

有什么区别，这是为什么呢？

图2-20

其实修订后的文稿如何显示，都是可以自行定制的。从【工具】菜单调出【选

项】，在弹出的面板中切换到【修订】选项卡，你会发现这里可以设置的项目非

常多样化，包括“插入内容”、“删除内容”格式和颜色，修订行的边框和颜色，

批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者

缩写等等（如图2-21）。由于这些内容非常直观易懂，我就不多铝耍蠹易约好

饕幌戮涂梢哉莆樟恕

图2-21

此外，当文档进入“修订”状态后，文字会自动调出“审阅”工具栏（图

2-22），如果没有自动调出，或者不小心关闭了，可以在工具栏空白处右击鼠

标，选中“审阅”将其调出。在“审阅”工具栏上，从左到右功能键依次是显示

状态按钮（前两个），定位按钮（第3、4个），“接受修订”按钮（第5个，

包括“接受（当前）修订”和“接受所有修订”），拒绝修订按钮（第6个，包

括“拒绝（当前）修订”和“拒绝所有修订”），插入批注（第7个），突出显

示（第8个，可设置修订内容底纹颜色）和修订状态形状（用于切换修订状态和

普通状态）。

图2-22

所有设置都比较直观，这里，只强调几点应该注意的地方。

第一，关于“审阅人”的含义。在左数第2个按钮“显示”下接菜单中的“审

阅人”，这个“审阅人”并非当前操作系统（如）的登录帐号，而是2007

的用户名。在我们安装2007个人版完成后第一次运行时，会提示输入用户信

息，就是它了。如果在图2-21中勾选了“显示作者缩写”的话，在“删除的内

容”后面就会有一个方括号，其中显示修订者帐号的缩写。但也许你会发现在你

的文档中，方括号中只有一个字母（比如不是“”，而是“b”），或者显示的

帐号名并不符合你的心意，没关系，我们就把它改成你所想要的吧。在图2-21

的“选项”设置面板中切换到“用户信息”，在这里设置一下，就了（图2-23）。

图2-23

第二，关于批注按钮。批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用，但如

果是在修订状态使用，并且批注点与修订内容一致，则在完成修订（即选择了“接

受”或“拒绝”）后，会自动消失，可以理解为“为修订所作的说明”，而在非

修订状态下使用时，或者虽然在修订状态下，但批注在非修订内容处，则因为它

本身与修订内容无关，即使执行了“全部接受”或“全部拒绝”也不会消失。但

可以通过将显示模式设置为“最终状态”使其隐藏，而又可以设置为“显示标记

的最终状态”使其显示出来，可以理解为“为文档内容所做的注释”。

第三，关于“突出显示”，该功能其实与修订功能关系不大，无论在修订状

态还是普通状态，都可以用它为文档中的任何文字（不一定是插入或删除的部分

哦）加上底纹来“突出显示”。不过奇怪的是，虽然效果几乎一样，但这个功能

与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。

好了，关于修订的那些事儿，我们就讲到这里吧。最后讲一个小技巧，如果

你既想了解领导是如何“修改”你的材料的，而又不想让领导知道自己在使用“修

订”功能，可以在领导修改你的文稿之前，开启修订状态，并将显示模式设置为

“最终状态”（注意是在最左的下拉列表中选择，不要错选了“显示标记的最终

状态”），并关闭“审阅”工具条。这样，系统会默默在后台记录修订的所有细

节，但显示的，却与正常的修改没有任何区别。至于怎样才能在领导修改之前完

成这些工作，就“八仙过海，各显神通”了。

§2-1-5版记与下划线

正式公文的最后都有一栏叫“版记”的内容。根据不同的领域，公文的

“版记”部分也大不相同，但有一点是一致的，就是版记下要有一条横贯页面的

直线（图2-24）

图2-24

这里的关键问题是每行文字下面的横线如何来画。方法是很多的，下面一一

道来。

（一）下划线法

即用“格式”工具条上的“下划线”按钮添加，是最简便易行的办法，不过

效果不太好。其一是对于没有文字的地方，不会出现横线，要让横线贯穿页面就

必须用空格把整行补满；其二是下线划与文字的距离太近，几乎是贴着文字，看

上去不够美观。

（二）“画”横线法

即在“绘图”工具栏上选择“直线”工具，按下键，用鼠标在页面上“划”

出一条直线。优点是操作比较简单，且不必添加多余的空格。但也有不足之处：

在多行文字下“划”线时，多条横线可能会长短不一，当然，这个问题可以用复

制粘贴的办法较好的解决；另一个问题是多条横线之间的间距不太好把握，把相

邻横线的间距调整得完全一致要花费一些时间和精力。

（三）表格法

即选中需要划线的文字，从菜单中执行“表格→转换→文本转换为表格”，

将其转换成一个N行1列的表格，然后再去掉最上边和两个侧边的边线（设置

为“无边框”）即可。显示效果相当不错，操作也不算复杂。唯一的不足是，在

转换成表格后，可能表格宽度会稍稍超出版心范围，需要手工调整一下。

（四）文字边框法

即选中该部分文字，从菜单中执行“格式→边框和底纹”，在“边框”选项

卡中选择“自定义”，设置好横线的宽度（即粗细），按下中间和底部横线的按

钮（如图2-25），确定即可。

图2-25

在所有方法中，大家可以根据自己的习惯来选择其中一种，我个人倾向于文

字边框法，其显示效果最好，操作也并不是很复杂。

第二节办一张报纸

与公文相比，报纸的排版非常个性化，可谓丰富多彩。不仅有标题、正

文，更要图文并茂，有许多的图片穿插在文字中，即使是文字，也不像公文中的

那么“正规”，可以横排、纵排，而标题更是花样繁多……文字的表达能力是有

限的，还是让我们看一张真正的报纸是什么样的吧（图2-26）。

图2-26

§2-2-1图文排版

首先，我们要讲的是报头，图中“中国青年报”几个大字是伟人毛泽东的手

书，是用任何输入法、任何字体都无法重现的，因此，只能采取插入图片的办法

和实现。同时，报纸中的插图都都是必须用插图来实现的。在文字中，插入图片

的默认绕排方式是“嵌入型”，即把图片“嵌入”到文字中，以便当文字改变时

随文字移动，不过这样一来，想任意改变图片在文档中的位置就比较困难了。在

报纸的排版中，由于对绝对位置的要求比较严格，因此，需要把图片的绕排方式

改为“四周型”或“浮于文字上”，这样，我们可以随时把图片放在页面的任何

位置。除了报头，报纸中的新闻图片也是通过插入图片的办法插到片面的任意位

置的。至于版面中直线、方框等简单图形，则可以用“绘图”工具栏中的图形工

具轻松完成。但如果要插入比较复杂的图形或者线条，“绘图”工具无法完成时，

也可以在等图像处理软件中做好后直接以图形方式插入版面。

§2-2-2文本框的链接

说完了报头，就该说说文章了。为了版面的灵活和排版的准确，文章一

般采用文本框来实现。目前，文字还不支持在文本框中分栏，因此，对于分成多

栏的文章，我们还要另想办法。我的解决办法是使用多个文本框来完成一篇文章

的输入。这样就有一个难题：多个文本框之间的文字彼此并不关联，如果前面文

本框中的文字做了调整，后面的也要随之调整，这样，在校改文章时就会变成非

常繁琐。这里，我们要用到一个非常好用的功能――链接文本框。当我们选中某一

文本框时，文字会自动弹出一个“文本框”工具条（见图2-27），这个工具条

不能从“视图”中调出，而只能在我们选择文本框时自动出现，当没有文本框出

现时，它会自动消失。

图2-27

我们看文本框工具条的功能非常简单，只有5个按钮，从左至右依次是“创

建一个文本框链接”、“断开向前链接”、“前一文本框”、“后一文本框”和

“更改文字方向”。除了“更改文字方向”外，其它4个按钮全部与链接文本框

功能有关。

好了，闲话少叙，现在就让我们来这个功能来实现分栏效果吧。以头版头条

消息《认真履行职责不负人民重托》为例，消息的标题用一个普通的文本框来

实现，设置好字体字号，不必多说。关键是消息正文的处理。

第一步，插入一个文本框，调整后大小，约占该消息正文版面的1/4宽，并

设置好其他属性，这里的关键是文本框的“线条颜色”设置为“无线条颜色”，

“内部间距”设置为“0”，这个在初级教程中讲过，也就不多说了。

第二步，把第一步做好的文本框复制粘贴3份，使4个文本框一字排开，

为了整齐起见，可以同时选中这4个文本框，在“绘图”工具栏中依次点选“绘

图→对齐或分布→底端对齐”，然后再执行一次“绘图→对齐或分布→横向分布”

（如图2-28），这样设置后，4个文本框就整整齐齐排好了。

图2-28

第三步，选中第1个文本框，然后在“文本框”工具条上点一下“创建一个

文本框链接”，此时你会发现鼠标变成了一个口缸的形状，把鼠标移到第

2个文本框上，该口缸变成倾斜的，像是正在往第2个文本框中倒什么东西

，此时在第2个文本框上点一下鼠标左键，即完成了第1、2个文本框的链

接，再用同样的办法将后面的文本框链接到前一个文本框。

第四步，在第1个文本框中输入文字，当第2个文本框满了的时候，后面

的文字会自动进入第2个文本框，以此类推，直到第4个文本框。

§2-2-3纵向文本

除了横排的文字，有些时候，为了活跃版面，我们在报纸上还会用到纵

向排版的文本。在“绘图”工具条上，有两个“插入文本框”的按钮，前一个是

“文本框”，后一个是“竖排文本框”，也就是横向和纵向的了。其实，即使开

始插入的是横向文本框，要改成纵向的也很容易的事。还记得前一小节讲到的“文

本框”工具条吗？最后一个按钮就是“更改文字方向”，如果原来的文本框中的

文字是横向的，按一下就会变成纵向的，反之，如果原来是纵向的，按一下就会

变成横向的。

讲到纵向文本框，有两点不能忽视：

其一，是文字的方向，按照古代中文的行文习惯，应该是由右向左排的，但

一些人不懂得这个规则，喜欢由左向右排，这是错误的。当我们将文字设置为“纵

向”时，默认也是由右向左排，如果不是，请在【格式】→【文字方向】对话框

中把它改过来（如图2-29）。

图2-29

其二，是标点符号。横向文字和纵向文字的标点符号大部分是相同的，但是

也有一些差异，比如小括号、书名号、省略号等，应该从原来“竖”的状态改为

“横”的状态，再比较双引号，在纵向文本中应该用“『』”如图2-30所示。

在一般情况下，在我们将文字方向设置为纵向的同时，这些标点符号已经自动转

换过来了，不用我们去过问，但在应用某些不太成熟的字体时，有可能会出现标

点称号没有转换的情况，特别是双引号，仍然显示为“”的状态，这时，我们就

要考虑是否需要重新换一个成熟些的字体了。

图2-30

§2-2-4组合及转成文档

你看，办一张报纸其实也并不像想像的那么复杂吧？接着把整张报纸做完

吧，在所有工作完成后，为了使报纸版面中各元素不会乱跑，可以用“绘图”工

具条上的“选择对象”工具，框选所有的元素（包括图片、文本框、图形等），

然后在任一元素上右击鼠标，执行“组合→组合”，使整个版面“合为一体”，

我们这一版报纸就算做好了。如果你还是担心也许有人会把组合好的对象“分解”

开，造成跑版，那么干脆把它转成文档吧。文字可以轻松地把文字和文字转换为

格式，只要在常用工具栏上点一下“输出为格式”按钮，按提示操作就了。不过，

目前文字还不支持打开格式文档，要查看的话，还需要安装的专用阅读软件啊。

最后，我提供一个制作好的报纸版面，请大家参考：中国青年报

(141.64)

中国青年报(141.64)

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2008-3-1117:57

第三节出一张试卷

试卷，是教师朋友们接触最多的办公应用了吧。从这一节开始，我们讲

一讲用文字制作试卷的一些技巧。下面我们以制作一张8开纸，4个版面，双面

打印的试卷为例，重点讲解一些需要注意的要点。

§2-3-1试卷头和密封线

制作试卷首选要做的是制作密封线。密封线一般在试卷的左侧，在密封线外

侧是学校、班级、姓名、考号等信息。而内侧，就是试卷的题目了。

其实，密封线的制作非常简单，只要插入一个文本框，并在其中输入学校、

班级、考号、姓名等考生信息，留出足够的空格，并为空格加上下划线，试卷头

就算完成了，然后另起一行，输入适量的省略号，并在省略号之间键入“密封线”

等字样，最后将文本框的边线设置为“无线条颜色”即可（图2-31）。

图2-31

在制作过程中，可能会出现考生信息不能居中的问题，即使将其设置为

“居中对齐”了，可它却总是有些偏右，这是怎么回事呢？原来，在文字中，是

将空格（即使是全角空格）当作西文处理的，并且在排版的时候，连续的空格会

自动被忽略掉，因此，在图2-31中，极有可能从“学校”到“姓名：”这部分

内容居中了，但“姓名：”之后的空格被忽略掉了。解决的办法是，选中考生信

息部分，右击鼠标，在右键菜单中选择“段落”，弹出“段落”设置对话框，切

换到“换行和分布”选项卡，选中“换行”项目下的“允许西文在单词中间换行”

（图2-32）即可。

图2-32

试卷头做好了，但它是“横”着的，怎样才能把它“竖”起来呢？用鼠

标右击该文本框，选择“设置对象格式”在“文本框”选项卡中勾选上“允许文

字随对象旋转”，确定退出（图2-33）。

图2-33

这时，我们再次选中文本框，把光标放到文本框正上方的绿色调整点上，

会发现光标变成一个旋转的形状（图2-34），此时调整鼠标位置好可旋转这个

文本框，按下键可以较好地定位到左旋90度的位置（也即旋转270度，如图

2-35），放开鼠标右键，并用鼠标点一下文本框之外的位置，这个文本框就“竖”

起来了。用鼠标把它拖动到页面的左侧，即完成了试卷头的制作。

图2-34

图2-35

§2-3-2页号的处理

试卷头做好了，下面就是试题了。其实试题的排版上并没有什么特别要

的要求，起码比编辑报纸要简单一些，因此我们就不多讲了。这一小节主要

讲一下页码的设置。如前所述，我们要做的试卷是8开4版双面印刷。也就是

说，纸的一面有两个版，也就需要两个页号（如图2-36）。

图2-36

而文字并不支持为每栏插入页号，这又该怎么办呢？

平时我们在文档中插入的页号其实都是用“域”来实现的。试一下，在任意

文档中进入“页眉和页脚”编辑状态，然后按快捷键“9”，会在光标位置上出

现一对大括号（｛｝），并且光标在这个大括号的中间。在其中输入英文“”，

再按一下快捷健“9”，看到什么了？对，大括号连同其中的“”消失了，取而

代之的是当前页的页号！这就是“域”。在中，域代码可以参与计算，这样，在

制作试卷的页码时，就可以利用计算公式来实现。比如在第一面的页脚中输入两

个“第页共页”，然后在第一个“第”与“页”之插入代码“｛｛｝*2-1｝”，

在“共”与“页”之间插入“｛｛｝*2｝”，在第二处则将“第”与“页”之

间的代码改为“｛｛｝*2｝”，并利用空格或者制表符来调整页脚文字到适应的

位置，即可实现。

好了，我承认，上面说远了。其实是不支持域的计算的。上面的办法只能在

中用，在文字中是不起作用的。在文字中，我们只好采取变通的方法了。我的办

法是，在第一面，直接在页脚中输入“第1页，共4页”和“第2页，共4页”，

并把它们调整到适应的位置。等到第一面内容满了，进入反面的时候，其页脚处

仍然是“第1页，共4页”和“第2页，共4页”，这可不行，穿帮了！记住，

在第一页内容排满后，先插入一个“下一页分节符”，然后在反面进入页脚编辑

状态，此时，在出现的“页眉和页脚”工具条上，“同前节”按钮是处于“按下”

状态的，用鼠标点击一下，使其呈“弹起”状态（图2-37），这样，我们就可

以设置与前一节不同的页眉和页脚了。

图2-37

用前面的办法，在第3栏和第4栏下面分别改成“第3页，共4页”和“第

4页，共4页”。哈哈，解决了穿帮的问题了！

这个办法很笨是吧？这一点我承认，让我们祈祷的域快些支持计算功能吧。

不过，因为试卷的页数都不会太多（一般不会超过12页吧），因此，方法虽然

笨了一点，但还是比较有效的。

试卷前后页必须分节的，因为试卷一般是双面打印，这样，第一页左边是密

封线，故左边距要大一些，而背面（即第二页）就应该是右边距大一些，否则试

题内容就要被装订起来了。

：谢谢提醒。不过，这样的效果也不一定必须要分节来实现。现撰写一部分，补

充到这里，不会介意吧？――

§2-3-1页面设置及分栏（补充）

这一部分没有什么难点。页面选择8开纸横向，将一个页面分成2栏即可。

唯一需要注意一下的是，在进行页面设置时，要注意为密封线留出足够的空间。

我们知道，密封线通常在试卷正面的左侧，那么，反过来就是右侧了。遗憾的是，

2007在文字中并没有提供“对称页边距”的功能。我们需要另外想办法来实现

这一效果了。

进入“页面设置”对话框，在“预览→应用于”下选择“整篇文档”，在“页

边距”选项卡中，将“装订线位置”设置为“左”，将“装订线宽”设置为一个

适应的数字（比如10），然后切换到“版式”选项，在“页眉和页脚”选项中

勾选“奇偶页不同”（如图），并确定。

这时，我们会发现，试卷正面左边距较大，而反面的右边距较大，刚好让我

们来安排试卷头和密封线。

§2-3-4语文试卷技巧

语文试卷主要以文字为主，这是文字的长项，也没有更多的技巧，因此，

这一小节我们主要讲一讲在语文试卷中用到的文字之外的东西。其中之一是拼

音，不过关于拼音的问题，在我们的初级教程中已经讲得比较到位了，因此这里

就不多讲了，如果要复习一下，请回到第一章。

除了拼音，在语文试卷中无法避免的部分就是作文。具体到技巧方面，就是

稿纸制作。虽然在初级技巧中也谈到了稿纸，但内置的“稿纸方式”是应用于整

个文档的，而语文试卷中的稿纸，只占试卷的一部分（如图2-39）。其实，要

实现这一功能，并不需要用到文字2007提供的稿纸方式，只需用表格即可轻松

搞定。

图2-39

第一步，利用常用工具栏上的“插入表格”工具插入一个2行20列的表格，

选中第一行，将文字大小设置为5号字，再通过“格式”菜单，将行间距设置为

“单倍行距”，并使“如果定义了文档网格，则与网格对齐”处于未选中状态（图

2-40），确定。

图2-40

第二步，仔细调整单元格大小，使之看起来比较美观（即使每个单元格都大

小一致，并基本呈正方形）。

第三步，将第二行所有单元格合并为一个单元格，把光标置于单元格中，将

字号设置为7号或更小，调整单元格的高度，使之为第一行高度的1半左右。

第四步，将表格线的颜色设置为绿色（如果是黑白试卷，则不需此步）。

第五步，全选整个表格，复制，将光标置于表格下面的一行，反复粘贴，即可生

成连续的空白稿纸。

§2-3-5数学试卷技巧（插入公式）

新版2007（1606及以上版本）已经加入公式编辑器了，这一部分内容可

以不必看了。

数学试卷主要涉及的问题是种类数学公式的输入问题。目录，2007

还不直接支持公式输入，要实现公式输入，必须借助于第三方软件，比如就是一

款比较好用的数学公式编辑器。

首先，在网上下载（当前版本为5.2，汉化版下载地址：），安装并注册。

安装好后，打开文字，点击“插入―对象”，出现如图2-41设置面板，选

择“新建”，在“对象类型”中选择“5.0”，单击“确定”，即可打开“”

的主界面（图2）。

图2-41

图2-42

在这里编辑你需要的公式，编辑好了用鼠标选择“文件―关闭并返回到文档”，

此时会提醒你“保存改变到文档中的公式吗？”选择“是”，即退出“”，并将

编辑好的公式插入到文档中了。

以后，如果要对公式中的数据进行修改，只要在文档中双击该公式，即可调

用“”对公式进行编辑修改，非常方便。

注意：用此方法插入到文档中的公式采用的是5号字大小，并且无法通过格

式工具栏中的“字号”列表或者格式菜单中的“字体”来改变其大小，要改变大

小的话，可以先用鼠标左键单击该公式，在其周围公出现8个白色调整点和1

个绿色调整点（如图2-43），8个白色调整点可以调整公式的大小和位置，那

个绿色调整点则可以用来旋转公式。

图2-43

如果你觉得这样操作还是太麻烦的话，建议到论坛下载初少版主制作的插件

（下载地址：），下载解压缩后，在目录中双击“”即可成功安装。安装完成后，

再次打开文字时，在“常用工具”条上，即可看到“调用公式编辑器”按钮（图

2-44）。单击这个工具，就可以调用来编辑公式了。

图2-44

另，据我测试，如果你的系统中安装了2003以上版本，则不必安装，按

下“调用公式编辑器”后会自动调用的公式编辑器。

§2-3-7试卷答案的隐藏与显示

试卷出好了，做为教师，还需要拟制标准答案。但是，这里又有一个难

题：把答案放到另外一个文档中，时间长了可能记不起哪个试卷文档与哪个答案

文档相配套，要从成百上千的答案文档中找出所需的绝非易事；而如果把答案与

试卷放在同一目录下，设置成相关的文件名，或者干脆把答案做在试卷中的话，

则他人也很容易找到答案，这样，答案的保密性就无从保证了。

其实，充分利用文字的功能，巧施“障眼法”，就可以“鱼和熊掌兼得”。

既把答案放到了试卷中，别人又不能轻易看到。

第一障眼法：白色文字。即把答案文字的颜色设置为白色，这样，虽然答案

明明白白地摆在那里，却很难被发现。

优点：简单易用，特别适合制作选择题、填空题等标题试卷的答案。

缺点：虽然看不到，但答案占位置，如果选中这些文字，则会有黑色文字块

出现（图2-45），虽然不重新设置颜色仍看不到内容，但答案藏身的位置已经

暴露，别人揪出答案只是早晚的事。

图2-45

第二障眼法：隐藏文字。先将答案输入到解答的位置，然后选中答案文

字，从“格式”菜单中进入“字体”设置面板，在“字体”选项卡中勾选“效果”

下的“隐藏文字”。这时，你会发现在“预览”中已经看不到任何文字了（图

2-46），确定后，在文档中刚刚选中的部分就“人间蒸发”了，并且，你连它

所在的位置都找不到。

图2-46

如果你勾选“隐藏文字”后，发现无论是预览框还是文档中，被隐藏的部分

还是能显示出来，那么请从“工具”菜单中进入“选项”设置面板。然后在“视

图”选项卡中看是否勾选了“隐藏文字”，如果勾选了，赶紧把它取消，确定后

文档中的隐藏文字已经不再显示了。

图2-47

不过，除此之外，还有一个更方便的办法使隐藏文字“现身”，就是用鼠标

左键点击一下“常用工具”条上的【显示/隐藏编辑标记】按钮

，当其呈“按下”状态时，所有的编辑标记（包括隐藏属性的文字）都将现

身，而当我们再点击一下，使其呈“弹起”状态时，则所有的编辑标记都不留一

点痕迹了。

优点：答案不占位，不易被发现。

缺点：按一下“显示/隐藏编辑标记”即现原型，遇到不想看到回车符或其

他编辑标记的人随意点一下，就现原形了。

第三障眼法：巧用域功能。隐藏文本，本来不是“域”的功能，却也不妨让

它“客串”一下。在需要输入答案的地方，按一下快捷键“9”则会插入一对大

括号“｛｝”，在此大括号中输入标准答案，然后再按一下快捷键“9”，包括

大括号在内的所有域代码都不见了。

优点：不占位置，不易查觉，也不容易因其它操作而现身（必须在域代码的

插入点按“9”才会现身）。

缺点：如果自己都忘记这里有答案的话，也是很难找到或想起哦。

小提示：

1、作为域代码标记的大括号必须是用快捷键“9”或从菜单“插入→域”

的方式来插入的，而不能从键盘上键入，那是完全不一样的。

2、如果不知道自己插入域的位置了，或想一次性查看所有题目的答案，可

以先全选整个文档，再按一下快捷键“9”即可。

§2-3-7电子试卷的制作

前面讲的试卷，都是纸制试卷。在网络时代，虽然仍是主流，却早已不

是前沿了。现在无纸化办公、无纸化考试已经渐成潮流，那么，也让我们来制作

一份电子试卷，体验一下无纸化考试吧(见2-48)。

图2-48

安装环境

如果你的电脑没有安装,则的“控件工具箱”处于不可用状态，要用此功能，

必须先安装。但是，可能是由于版权等原因，官方网站并没有提供的安装程序。

如果要安装，可以利用安装盘，在安装时只选择“”即可，另外，也有热心的网

友提取出了的独立安装程序，大家可以自己在论坛中搜索一下。安装完成后，

在文字的工具栏空白区域右击鼠标，即可调出“控件工具箱”。

选择题的制作

第一步：启动文字2007，在新建的空白文档合适的位置输入选择题题干的

内容，如“1、2007是哪个公司的产品？”，然后利用“控件工具箱”中的

“选项按钮”，在题干的下面插入一个单选按钮。

第二步：右击刚刚插入的单选按钮，在右键菜单中选择“属性”，将（名称）

后面的字符改为“A1”,将“”项改为第一个备选答案（如“微软公司”），其

他项目保持默认不变（如图2-49）。退出编辑状态，再次右击此单选按钮，在

右键菜单中选择“设置对象格式”，在“版式→环绕方式”中选择“嵌入型”（如

图2-50）。

图2-49

图2-50

第三步：复制单选按钮A1,粘贴3次，修改这3个单选按钮界面文字为

其他选项，然后将它们的名称属性分别修改为B1、C1、D1。

第四步：单击“控件工具箱”中的命令按钮，在合适的位置上插入两个命令

按钮，然后将二者的“名称”分别修改为“1”和“2”,将界面文字分别修改为

“重做”和“判断”，并将“环绕方式”修改为“嵌入型”。

第五步：右击“重做”命令按钮，选择“查看代码”，打开代码编辑窗口，

在“1()”和“”之间插入以下代码：

A1=

B1=

C1=

D1=

再打开“判断”按钮的代码窗口，在“2()”和“”之间插入以下代码：

B1=

"恭喜您，答对了！",64,"温馨提示"

"再想想，相信你一定能答对！",64,"温馨提示"

其中“B1”表示这道题的正确选项是B(即“金山公司”)，“"恭喜您，

答对了！",64,"温馨提示"”表示弹出标题为“温馨提示”，内容为“恭喜你，

答对了！”的弹出对话框，而“64”则表示显示信息图标。将这个包含选择题

的文档保存为“测试练习”，点击一下“控件工具箱”最左侧的“退出设计模式”

按钮，此时，文档中的控件处于应用状态，当选择某个选项后，单击“判断”按

钮，系统就会给出相当的提示（如图2-51）,单击“重做”按钮，则可以取消刚

才所做的选择。

图2-51

填空题的制作

除了选项题，填空题也是常用的题型之一。用文字制作填空题也非常容易。

第一步：打开前面保存过的“测试练习”，在适当位置输入填空题的题干，

如“2007的三个组件是：文字、表格和”，接着选中“控件工具箱”中的文

本框，在题干末尾插入一个文本框，根据需要填写内容的多少，调节好文本框的

大小，并将其“环绕方式”设置成“嵌入型”。

第二步：右击插入的文本框，选择“属性”，将文本框的名称属性修改为“1”,

然后复制选择题目中的“重做”和“判断”命令按钮到填空题的末尾，将其名称

分别修改为“21”和“22”并调整好它们的位置。

第三步：右击填空题后面的“重做”按钮，在右键菜单中选择“查看代码”，

在“21()”和“”之间输入下列代码：

1=""

再打开填空题后面的“判断”命令按钮的代码窗口，在“22()”和“”

之间输入下列代码：

1="演示"1="演示"

"恭喜您，答对了！",64,"温馨提示"

"再想想，相信你一定能答对！",64,"温馨提示"

其中第一行判断文本框中的内容是否“演示”或“演示”（“”与“演示”

之间有一半角空格），如果是，则提示“恭喜您,答对了!”,否则提示“再想想，

相信你一定能答对！”

最后，点一下“控件工具箱”左侧的“退出设置模式”就可以看到效果了。

文档保存后，再次打开时，会有如图2-52所示的“安全警告”,记得此时一定要

点“启用宏”按钮，否则所有控件都不会正常工作。

图2-52

第四节填一批贺卡

每年新年前夕，总要给亲朋好友或者生意上的伙伴送去一份祝福，贺卡

始终是一个不错的选择。虽然电子邮件、电子贺卡满天飞，但是一个实物贺卡的

力量是不容小觑的。如果你对自己写的字不是很满意，或者你要为成百上千的客

户送去祝福，那么写贺卡又将成为一项沉重的负担。不用担心，下面马上给你介

绍一种通过打印机批量打印贺卡的方法，也许能解决你的烦恼。

关键步骤纸张设置和文字定位

下面我们以文字2007和长为10、宽为18.4的贺卡(图2-53)为例介绍具体

操作方法。

图2-53

1.设置纸张大小

打开文字，选择“文件→页面设置”，进入“纸型”选项卡，设置宽度为

18.4、高度为10(具体大小以贺卡实际尺寸为准)。

2.文字定位

①先定位收件人的邮编。用直尺量出收件人邮编框的最左边一个框的左边线

和上边线离贺卡的左边线和上边线的距离分别为1.3和1.1，再量出邮编框整体

宽度为5.4。得到具体尺寸后，在文字页面的左上角添加一个矩形框，点右键选

“设置自选图形格式”，进入“大小”选项卡，设置宽为1.3，高为1.1。

②点击“插入→文本框→横排”，用鼠标随意画出一个文本框，然后在文本

框中输入邮编，邮编的字体设置为20磅黑体(也可以设置成其他字体和大小)。

点击“格式→段落”，进入“缩进和间距”选项卡，在“行距”栏中选择“固定

值”，在“设置值”栏中填写18，“对齐方式”设置为“分散对齐”。

提示：

“设置值”栏中18的取值方法是：字体的磅值减去一个估计值，目的是让

文本框内的文字紧挨文本框的上边线。另外，在量尺寸时也要用实际量得的尺寸

加上或减去一个估计值，这个估计值根据你设置字体的大小而定，目的是让文字

被放置在文本框的正中。

③双击“文本框”，在“颜色和线条”选项卡中将填充颜色和线条颜色设置

为“无填充颜色”和“无线条颜色”；进入“大小”选项卡，将宽度设置为5.4；

进入“文本框”选项卡，将文本框的内部边距上下左右都设置为0。选中邮编文

本框，按住键，用鼠标拖动它，直到它的左上角与矩形框的右下角重合。

④量出三条线中第一条线的左边起点与贺卡的左边线的距离7.3；然后量出

各条线与贺卡的上边线距离分别为4.9、6.1和7.3；最后量出三条线的长度，都

为7。

⑤将左上角矩形框的大小设置为宽7.3、高4.9。以矩形框的右下角为起点，

按住键，画一条直线，双击它进入“设置自选图形格式”，将宽度设置为7。第

一条线定位好后复制、粘贴出第二条线。再次选中矩形框，将高设置为6.1，然

后将刚粘贴出来的那条线的左边起点移动到矩形框的右下角。用同样的方法再制

作出第三条线。

⑥分别在三条线的上方插入横排文本框。文本框的宽度与三条直线的长度相

同，左右位置与直线对齐，上下位置适中即可，文本框中文字的“对齐方式”设

为“居中”。然后用第③步的方法，将三个文本框设置为“无填充颜色”和“无

线条颜色”。最后把刚才画的三条辅助直线删除。

提示：

设置三个文本框的字体时，要考虑到收件人的地址长度不定的问题，笔者通

过人工调整和压缩文字横向宽度的方法来调整。压缩文字的横向宽度的方法是：

点击“格式→字体”，在“字体间距”选项卡中的“缩放”栏选择适合的百分比，

小于100%时，横向就被压缩，大于100%时，横向就被加宽。

⑦最后定位发件人的邮编。量出贺卡右下“邮政编码”字样中“码”字的右

边线与贺卡左边线的距离为12.3，该字上边线与贺卡的上边线距离为8.4。尺寸

量出后，用定位收件人邮编的方法定位发件人的邮编，不过该文本框的“对齐方

式”不是“分散对齐”，而改为“居左”。全部调整完后将辅助定位用的矩形框

删除，结果见图2-54。

图2-54

显示个性添加祝福语

祝福语的制作就简单多了，因为它的位置比较灵活。如果你觉得直接用文本

框输入的祝福语太单调，可以点击“插入→图片→艺术字”，在“‘艺术字’库”

窗口中选择满意的“艺术字”。在出现的“编辑‘艺术字’文字”窗口中可以输

入祝福语，并对字体、字号进行设置。

如果你的打印机是黑白打印机(和笔者的一样)，那么在选择艺术字类型时，

就要注意所选的字体在转成黑白后是否还有效果的问题。如果艺术字都不能满足

要求，可以通过“插入→图片→来自文件”，将自己喜欢的图片插入到祝福语处；

有扫描仪的朋友可以把自己的个性签名扫描下来插入；还可以用之类的图像处理

软件，先将祝福语处理成理想的图片，再将图片插入。

提示：

笔者建议不要直接将图片插入到文档中，在插入图片之前先插入一个文本

框，然后在文本框中插入图片。这样可以避免以后在调整图片的大小时影响其他

文字的位置。

提高效率利用“邮件合并”批量生成贺卡

把收件人的地址写进表格文件(包括必要的列，如收件人邮编、收件人地址、

收件人姓名、发件人地址等)。在文字中选择“工具→邮件合并”，按照提示插

入合并，将表格中的收件人邮编、收件人地址、收件人姓名等与贺卡的收件人邮

编、收件人地址、收件人姓名等一一对应(图2-55)，再用“合并到新文件”生

成新文件。在新文件中把全部页面浏览一遍，调整收件人地址较长的页。

图2-55

提示：

1、要使用“邮件合并”功能，必须安装环境。关于如何安装环境，请在官

方论坛中搜索相应的贴子。

2、在表格文件中，要将收件人邮编列的格式设置为文本，因为收件人邮编

的对齐方式是分散对齐，若设置为数值型，则在打印时邮编会出现打印不全的问

题。

喜获丰收打印贺卡

将贺卡以正确的方式放入打印机，以笔者的打印机为例，把收件人邮编那一

边朝上，竖直放入打印机；在打印设置窗口中，纸张大小选择为自定义，并将宽

度设置为1000、长度为1840，单位选择为0.1毫米；然后将纸张方向设置为“横

向”，点“确定”开始打印，打印结果见图2-56。

图2-56

提示：

在正式打印之前，建议朋友们准备一张与贺卡一般大小的白纸，先放入打印

机进行实验，然后与贺卡重叠对照位置，若位置出现偏差，应及时调整。

本方法不仅适用于贺卡，还可用于批量“写”请柬、信封、奖状等，有兴趣

的朋友不妨自己试一下。

第五节编辑一本杂志

学完了前面的内容，是不是感觉自己离“高手”这个称谓不远了？或者，

你已经成为同事们心目中的“英雄”！那么，请继续完成一个“高手”最后的晋

级――编辑一本杂志吧。在编辑之前，还是让我们先看一看杂志有哪些特点（图

2-57）：

图2-57

我们看到，在版面设计方面，相对于报纸来说，杂志的版面要更简单些，编

辑起来也更容易些，大多数内容都可以用分栏和插入文本框的方法来实现。关于

分栏的问题，我们在初级教程中已经有所介绍，这里就不重复了。

§2-5-1个性化的页眉和页脚

与报纸不同的是，杂志的页眉页脚通常比较个性化，如图2-57所示，页眉

中有个性图标、栏目名称、责任编辑以及投稿地址等内容。这些内容随专栏的不

同而变化，主要是应用了“分节符”，将不同的章节（或杂志的专栏）用“分节

符”分开，再分别在各栏插入不同的内容即可。需要注意的是，默认的情况下，

后面的页眉和页脚会自动继续前面章节的样式，比如，在第一节设置好页眉和页

脚的前提下，在编辑第二节的时候，第二节的页眉和页脚会自动继续第一节的内

容和样式，这时，我们需要先断开两节之间的联系，在“页眉和页脚”处于编辑

状态的前提下，“页眉和页脚”工具条上的“同前节”按钮是处于“按下”状态

的（图2-58），我们用用鼠标点它一下，使之呈“弹起”状态，就可以单独更

改第二节的页眉和页脚了。

图2-58

最后再讲一讲页码的问题。在一些排版风格比较活泼的杂志上，经常会看到

页码并不是在页脚或页眉上，而是在页面的翻口中间的位置上，并且页码上方还

有一个米妮的头像（如图2-59）。这是怎样实现的呢？首先，我们要澄清一个

问题，就是页眉页脚其实并不是仅仅局限于页面上下那么狭小的空间里。甚至整

个页面都可以插入页眉或页脚的内容。

图2-59

首先，从“视图→页眉和页脚”菜单，使页眉和页脚处于编辑状态。然后插

入事先准备好的米妮头像图片，用鼠标将其拖到翻口中间部位适当的位置。然后

在其下面插入一个文本框，并利用“页眉和页脚”工具条在文本框中插入页码，

最后将文本框的边框风格设置为“无边框”即可（以上以奇数页为例，偶数页设

置方法相同，然后在“页面设置”中选择“奇偶页不同”）。注意，以上操作过

程中，需要页眉或页脚始终处于可编辑状态，而不能回到正文编辑状态。这样，

我们整本杂志的页码都会有位于翻口位置，且页码的上面会有一个米妮的头像！

§2-5-2详解分隔符

很多时候，我们的杂志并不像上面提到的那么花哨，很多纯文学杂志（如

《人民文学》）的排版则更像是一本书，从标题到正文，绝大部分内容都是文字。

如何将文字“各就各位”地安排好位置呢？这就需要大量运用“分隔符”。常用

的分隔符有分页符、分节符、分栏符，可以在【插入】菜单中找到它们（图2-60）。

下面，我们就逐一介绍这些分隔符的用法。

图2-60

1、分页符

当一页的内容未满，而我们又需要进入到下一页的时候，你是怎么办的？在

单位里，我看到好多同事是在当前页中拼命的按回车键，直到光标进入到下一页

为止。与在段落首行打空格一样，这也是一个很坏的习惯。也许当时看不出什么，

但如果以后对文档的内容、版式做调整的时候，你会发现，你所键入的回车符不

是多了就是少了，多了，导致下一页文字的“开头”并不在页面的第一行；少了，

则会在上一页的底部出现，你不得不再次增加或者删除一些回车，来使“下一页”

的开头重新定位到页面的第一行。其实，正确的做法更有效也更简单，只需在当

前页按下快捷键【】即可。这个快捷键的作用就是插入一个“分页符”，它的作

用是：不管光标当前所在位置是页面的第1行还是第20行，插入分页符后，都

会进入到下一页的开头，而不论你以后做怎样的调整，分页符后的内容永远都在

“下一页”的开头。在编辑杂志时，如果一篇文章的内容输完了，但页面尚未排

满，需要进入下一页的时候，我们就按下快捷键【】吧，真是既潇洒又快捷！

2、分节符

前面我们在讲页眉和页脚的时候，已经提到过分节符。分节符的作用就是把

文档分成不同的“节”，为什么要分成不同的“节”呢？我不知道还有没有更多

的应用，我用的最多的情况，一是用来设置不同的页眉和页脚，二是在同一篇文

档中设置不同的文字和页面效果。下面我们还是举例说明吧。

我们经常遇到这样的情况：同一篇文档需要不同的页面大小或方向。比如一

篇文档，多数页面要求是纵向16开纸，但第4页的图表需要采用16开横向，

这就需要分节符来大显身手了。首先，在页面设置中设置好16开纵向，然后把

光标定位在第3页的末尾，从菜单中执行【插入】→【分隔符】→【下一页分节

符】，系统就会在第3页末插入一个分节符，并将光标定位在了第4页，用同

样的办法在第4页再插入一个“下一页分节符”，然后将光标置于这两个分节符

之间，用鼠标双击横标尺，调出【页面设置】对话框，在【页边距】选项卡中将

【方向】设置为“横向”，【应用于】设置为“本节”（图2-61），按“确定”

退出，你会发现，除了第4页是横向，其他部分仍是纵向。

图2-61

其实，以上操作还可以更简单些，甚至可以不必手工插入分节符，就是先在

第4页中输入一些内容（可以是文字，也可以是图表等），然后选中第4页中

的所有内容，双击横向标尺，进入【页面设置】面板，做如图2-61同样的设置，

唯一不同的是在【应用于】中选择“所选文字”即可，系统会自动在所选内容的

前后各插入一个“下一页分节符”。

在刚才的操作中，也许你已经注意了，除了“下一页分节符”之外，还有一

个“连续分节符”。它们有什么区别呢？顾名思义，“下一页分节符”在下一页

出现的，而“连续分节符”则不分页，与分节符之前的内容在同一页。大概可以

这样理解吧：【下一页分节符】=【连续分节符】+【分页符】。

那么，连续分节符有什么用呢？还是举例来说明好了。如图2-62，是一页

杂志的截图。

图2-62

我们看到，《台湾人文简介》一文的标题没有分栏，而正文则分了三栏。虽

然用前面编辑报纸时用的链接文本框的方式可以做得出这种效果，但一本杂志有

几十页甚至上百页，每一页都那样处理必定会耗费相当多的时间和精力。怎么办

呢？我们只需把正文部分选中，然后在常用工具栏中按下“分栏”工具按钮，并

向右拖动，使其分成三栏。此时，如果显示了编辑标志（切换“显示/隐藏编辑

标记”的按钮在常用工具条上显示比例的左侧），则会看到在标题与正文

之间，多了一个“连续分节符”（图2-63）。当然，在需要的时候，这个“连

续分节符”是可以手工插入的。

图2-63

除了“连续分节符”、“下一页分节符”之外，我们看到还有“偶数页分节

符”和“奇数页分节符”。说起来惭愧，这样东东到底是怎么回事，我没有弄太

明白。聪明的读者，如果你弄明白了，一定要告诉我啊。我在这里先行谢谢了。

3、分栏符

至于分栏符，就是在分栏的文档中，从当前栏跳转到下一栏的分隔符了，其

功能有些类似于“分页符”，不同的是“分栏符”应用于设置了分栏的文档中。

不过我根据我的试验，在没有分栏的方案中使用分栏符，其使用的效果与分页符

是一样的，即跳转到了下一页。

§2-5-3样式和格式

下面我们来谈谈样式。什么是样式呢？所谓样式，其实就是字体、字号

和段落属性等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用

样式时，将同时应用该样式中包含的所有格式设置指令。通俗地讲，样式就是许

多格式的一个“集装箱”，可以快速将选定的文字设置成预先设置好的格式。

样式一般应用于文档中的字符、段落和编号的一套格式特征，在篇幅较长的

多格式文档中较常使用。例如，我在编写在套教程过程中，用得最多的格式除了

正文以外，就是小节标题了。小节标题采用四号宋体字，首行不缩进，段前段后

各有13磅的间距，且为了避免小标题“孤零零地位于页面最后一行”和“一个

标题被分在两页”的情形发生，还要在“段落”中设置为“与下段同页”和“段

中不分页”（图2-64）。

图2-64

如果每个小标题都如此这般地设置一番，就算累不死也要烦死啊！此时，如

果用“样式”来处理，则会简单得多。我们只需要选中小标题上的文字，或者只

需要把光标放到小标题的文字中，然后从【格式】工具栏最左侧的【样式】下拉

列表中选中“标题3”，小标题中的所有文字都会一次性变成预先设置好的格式。

如果现有的样式列表中没有你想要的样式，或者你想对某一既有的样式进行

一些修改，以使其更加符合自己的需要，该如何去做呢？这就涉及到样式的添加

和更改。要设置样式，首先要调出“样式和格式”侧边栏。如果任务窗格处于开

启状态，只要在任务窗格上面的下拉列表中选择“样式和格式”即可，如果任务

窗格没有开启，也可以从【格式】→【样式和格式】菜单中将其调出，更简单一

种方式是在格式工具条最左侧有两个字母A的图标（）上点一下，“样式

和格式”侧边栏就出现了（图2-65）。

图2-65

在“所选文字的格式”下面的方框内显示的是光标所在位置文字当前所应用

的样式，下面两个按钮分别是“新样式”和“清除格式”，再往下就是样式的列

表，在此可以对所选段落进行快速的样式应用，或者对样式的格式做一些修改。

最下方的“显示”下拉菜单是用于切换“显示所有样式”和“显示有效样式”的，

如果选择“所有样式”，则列出系统中的所有样式（这句话有点像费话啊），而

如果选择了“有效样式”，则只显示当前文档中用过的样式，没有用过的则不会

显示。

下面我们就说说怎样创建新样式和修改样式吧。比如我们要创建一个名为

“总标题”的样式，先用鼠标点一下“新样式”按钮，系统将弹出的“新建样式”

设置面板。在“名称”中输入“总标题”，在“样式类型”中选择“段落”，――

这里有“段落”和“文字”两个选项，如果选择“段落”，则样式将应用于光标

所在的段落，而不一定要选中这一段中的所有文字，而如果选择“文字”，则设

置后该样式只对选中的文字生效，同一段中没有选中的部分则不会变成样式所预

设的格式――在“样式基于”选项中选择与你要设置的效果最为接近的样式（如“标

题1”），这样可以减少大量的设置工作，在“后继段落样式”中选择一种后续

样式，如“正文”，这样，在“总标题”的段尾键下回车后，下一段的样式就会

自动转换成“正文”了。在“格式”设置区，可以对字体、字号、加粗、倾斜、

对齐方式、行间距、段间距以及缩进等内容进行快速设置。如果这些快速设置按

钮无法满足你的需要，还可以在左下角的“格式”下拉按钮中对字体、段落等内

容进行更为详细的设置（图2-66）。

图2-66

如果要修改已有的样式，只需将鼠标移到要修改的样式右侧的回车符上，该

符号自动变成一下倒三角形状，点它一下，出现“修改”和“删除”两个选项，

其中一些基本的样式是不能删除的，则该样式的“删除”按钮是灰色不成用的。

点一下“修改”按钮，会弹出与图2-66非常相似的“修改样式”面板，其设置

方式也与新建样式相类似，在此就不再多说。

§2-5-4生成目录

在一篇正确设置了样式的文档中插入目录是一件非常容易的事。只须将

光标放到要插入目录的位置（我一般是将其置于文档的开头部分），从菜单中依

次点【插入】→【引用】→【目录】，在弹出的设置面板中做适当的设置即可了

（图2-67）。

图2-67

下面我们对这些选项逐一进行说明：

【制表符前导符】在此选择目录项与页号之间的引导符，有圆点、实线、虚

线等样式可选。要注意的是，此项与下面“页码右对齐”项相关联，如果没有勾

选“页码右对齐”，则前导符不会显示。

【显示级别】确定目录显示的层次。默认设置为“3”，也即“标题1”到

“标题3”，如果选择“2”则只显示“标题1”和“标题2”，“标题3”就不

会在目录中出现了。

【显示页码】即目录中是否显示页码，勾选为显示，置空为不显示。此项与

下面的“页码右对齐”也有关联，即“显示页码”未选中时，“页码右对齐”为

不可选。

【页码右对齐】即页码在相应目录项的右侧靠右对齐，目录项与页码之间以

“前导符”相连接。如果不选，则页码会紧跟在目录项之后，不出现前导符，【制

表符前导符】项为不可选。

【使用超链接】勾选该项后在目录中按键的同时点击目录项，可以立即跳转

到正文中相应的位置，如果不选，则不会跳转。

【选项】按钮，按下后弹出如图2-68所示的设置面板。在此可以对目录的

有效样式、级别等进行进一步的设置。

图2-68

目录生成后，如果自动生成的目录在字体、字号以及段落格式等方面不符合

你的意图，可以像编辑普通文字一样进行设置。一般情况下我要在目录页的顶端

加上“目录”字样，并在目录结束处加上一个“分页符”，使目录部分与正文部

分分隔开来。如果插入目录之后正文中又有所改动，可以用“更新域”的方式来

更新目录。用鼠标右击目录部分的任意文字，在右键菜单中选择“更新域”，会

弹出如图2-69的对话框，默认选项为“只更新页码”。如果文档的结构没有动，

只是增删了些文字或调整了字体字号，导致位置变化的话，用“只更新页码”即

可。如果在文档的章节上有所增删或改变了章节标题中的文字，则需要选择“更

新整个目录”。如果“更新整个目录”的话，我们之前对目录所做的字体、字号

及段落的设置都会自动“恢复原状”，需要重新设置才行。

图2-69

第六节其他办公技巧

这个所谓的“中级教程”马上就要结束了。但还有一些常用技巧未能包

含到以上章节之中，就一并放在这里好了。当然，技巧本身是没有也不可能终结

的，欢迎大家多提宝贵的意见和建议，以便我不断修改和完善这个小小的教程。

§2-6-1印章的制作

到目前为止，公章，还是以手工盖的为绝对的主流，电子公章基本还处于研

发的进程之中，但是，如果能在电子文档中清晰的显示一个大红公章，也是一件

不错的事。如果有兴趣，跟我来吧。

在此，我们以图2-70的“火星办事处”印章为例，讲一讲简单公章的制作。

图2-70

第一步，用艺术字生成印单位标识

在菜单中选择“插入―图片―艺术字”，选择第3种样式（图2-71）：

图2-71

在弹出的对话框中输入公司名称（如“中国人民共和国驻火星办事处”，

见图2-72）：

图2-72

右击生成的艺术字，在右键菜单中选择“设置对象格式”，在“颜色与

线条”选项卡中将填充色和线条色全部设置为红色，线条设置为实线，粗细设置

默认,如图2-73：

图2-73

在“大小”选项卡中将“高度”和“宽度”全部设置为45毫米，并选中“锁

定纵横比”项，点击“确定”退出（图2-74）。

图2-74

然后用鼠标单击选中艺术字，在出现的“艺术字”工具栏中点击“文字

环绕”按钮（图2-75），选择“浮于文字上方”：

图2-75

再次单击艺术字，用鼠标拖动黄色菱形方块，调整文字到适应的位置（图

2-76）：

图2-76

第二步，绘制圆形

在“绘图”工具栏中点选“椭圆”，并按住键画出一个正圆形，右击圆形，

选择“设置对象属性”，在“填充”项中选择“无填充色”在“线条”项中把颜

色设为红色，虚实选择实型，粗细设为3磅（如图2-77）。在“大小”选项卡

中，将“高度”和“宽度”均设置为60毫米，并勾选“锁定纵横比”。

图2-77

第三步，绘制红五星

在“绘图”工具栏中点选“自选图形―星与旗帜―五角星”，并按下键画出一

个大小适当的正五角星。并在“对象属性”中将填充色设置为红色。

第四步，组合

将以上三个对象重叠排列在一起，调整好相对位置，按住键一一选中后单击

鼠标右键，选择“组合―组合”，即把三个对象组合成一个对象。右击这枚印章，

调出“对象格式”对话框，在“版式”中选择“衬于文字下方”。

至此，一枚漂亮的印章做好了，把它拖动到文档的适当位置，即可完成“盖

章”操作了！

§2-6-2席位牌的制作

每逢大大小小的会议，主席台上领导的席位牌是少不了的。席位牌的制

作要求也比较简单，就是一张纸的两面都要有文字，利用的艺术字功能，可以非

常方便地制作出规范的席位版。

首先，在【绘图】工具栏中点一下“插入艺术字”工具按钮，在弹出的“艺

术字库”面板中任意选择一种样式（后面还要做调整）。

图2-78

确定后在弹出的“编辑‘艺术字’文字”对话框中输入要制作的姓名（注

意，如果是两个字的姓名，最好的两字之间加一全角空格），如图2-79。

图2-79

确定后即可在页面中发现一个“艺术字”对象了。不过此时的艺术字太过于

“艺术化”了，作为主席台上的领导而言，有些不够严肃了。我们接着让它“规

矩”起来吧。

用鼠标左键点击刚刚完成的艺术字对象，页面中将出现“艺术字”工具条（如

图2-80）点一下“设置艺术字格式”中选择好文字的颜色、填充、线条等内容。

图2-80

然后再点一下“艺术字形状”按钮（有标志的那个），从中选择左上角

呈“一”字形状的“纯文本”型（图2-81），艺术字就呈“一”字排列了。

图2-81

把艺术字的“绕排方式”设置为“浮于文字上”，拖动调整点到适当的

高度和宽度。然后复制一份到原来艺术字的下方适应位置，调整上方艺术字顶部

的的绿色调整点，使其旋转180度（调整的同时按下键可以快速定位到180度，

如图2-82）。

图2-82

打印输出，按照席位牌的大小将其裁下，并在中间位置对折，放到席位

牌中，就算大功告成了！