档案室管理制度

档案管理工作规章制度（通用12篇）

档案管理工作规章制度（通用12篇）

在日新月异的现代社会中，制度对人们来说越来越重要，制度是

要求成员共同遵守的规章或准则。那么什么样的制度才是有效的呢？

下面是小编为大家收集的档案管理工作规章制度，欢迎大家分享。

档案管理工作规章制度篇1

第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并

指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守

档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和

安全性。

第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，

便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，

自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专

门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害

气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案

后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并

及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核

对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对

破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

档案管理工作规章制度篇2

一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管

人员隐私，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经

过相关审批流程后方可借阅。

四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）

阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。

借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管

理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，

未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划

字等，要保持档案的整洁、完整。

七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室

进行处置。

八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅

者当面核对清楚。

档案管理工作规章制度篇3

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、

等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分

类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案

卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，

并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资

料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营

活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、

管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行

管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案

的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆

扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”

工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定

期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相

关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领

导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经

本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不

论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清

查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，

无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

档案管理工作规章制度篇4

一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进

入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同

时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、

防有害气体等）工作。

四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆

放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符

合通风、防尘要求。

五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，

并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，

相对湿度40%—60%之间的规定要求。

六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室

不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐

物相符。

八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得

丢失。

档案管理工作规章制度篇5

第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完

备。

第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规

范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨

水及热敏纸。

第三条归档文件应为原件。

第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文

件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编

制移交目录，双方履行签字手续

档案管理工作规章制度篇6

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管

理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结

案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文

件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单

据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳

动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合

同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单

位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照

片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，

严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡

属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总

经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、

或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档

案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任

批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，

由专人监督销毁。

档案管理工作规章制度篇7

一、设备档案的归档范围

(一)设备仪器依据性文件材料。

(二)设备仪器随机文件室材料。

(三)设备仪器运行、维护文件材料。

二、设备档案的立卷归档要求

凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设

备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场

验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收

完毕交档案室保管。

三、设备档案的归档时间

设备档案的归档时间是随时归档。

四、设备档案的立卷要求

1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字

迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

3、案卷内不同尺寸的`科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以

A4图幅为标准。

4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排

列有序。

6、案卷要整齐美观。

五、设备档案的借阅和保管

1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可

按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方

可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

档案管理工作规章制度篇8

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地

为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的

《干部档案工作条例》特制定本制度。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是

企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、

政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使

用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工

作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表

现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发

的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源

处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有

关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源

处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查

指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作

的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整

理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚

持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政

治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档

案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职

称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反

映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范

围见附件。

第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主

动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干

事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案

材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，

员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的

材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保

存价值。需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方能归入人事

档案。

第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可

分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负

责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不

得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。？

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并

按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。

人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关

部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。

每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题

及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学

地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档

案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干

部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》

和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管

本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实

现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室

办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人

力资源处”公章，方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查

借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办

理。

第五章档案的转递

第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不

准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部

门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力

资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表

现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档

案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变

动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和

任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应

及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在

一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、

终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知

单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，

按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的

转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正

确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职

工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、

民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门

审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘

审批表，退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以

及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材

料。

6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资

格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等

过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证

明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正

申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批

意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评

议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退

或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资

格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入

民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论

的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有

关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进

模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、

刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论

文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的

材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形

成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位

的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

档案管理工作规章制度篇9

一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关

业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。

二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档

案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。

三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，

方可提供查阅。

四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况

需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。

五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。

档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完

好无损。

六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，

杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。

七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有

系统化，以便调阅。

八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。

档案管理工作规章制度篇10

教师业务档案是教师教学工作基本情况的重要历史记录，其主要

内容有：教师登记表；统计考核鉴定（包括：考核鉴定表；教学检查

听课评议情况等）；学术水平包括：论文；教材编写；科研成果等；

专业技术职务动态及奖惩情况等，是教学管理工作中的重要档案之一。

1、教师业务档案由教务处统一管理，每到学期、学年末，根据责

任制考核情况，结合教师的工作实际进行全面考核，分别由教务处长、

教学部填写相应部分。填写力求实事求是，公正确切。

2、查阅和摘抄教师业务档案需经领导批准，管理员不得泄露档案

中的有关内容。

3、核签的教师业务档案所载内容，任何人不得随意涂改和更换。

4、教师调离学校时其业务档案并入本人人事档案随调，学校教务

处可保留其业务档案的复印件作为教学资料妥善保存。若有单位外调

情况时，凭介绍信允许抄录。

5、教师业务档案属永久性保存，必须妥善保管，防止蛀烂，填写

时一律用钢笔或毛笔，字迹清楚工整。

6、教师业务档案是记载衡量教师教学工作实绩和水平的原始资料，

也是教师晋级、提干、职称评定的重要依据，应严格手续，认真对待，

不得弄虚作假、含糊敷衍或丢失。

档案管理工作规章制度篇11

一、牢固树立保密观念，严格遵守党和国家的保密制度，严防失

密、泄密事故发生。

二、不得向与工作无关人员谈论档案内容，不准用电话、传真提

供密秘级以上档案。

三、凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案馆长批准，未

经批准不得借出、复制或摘抄。

四、档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢

失、涂改、伪造或销毁档案、绝密档案要单独保管。

五、密级档案要经常查对，失泄密时要及时上报局主管领导，并

对责任者进行追究处量。

六、非档案工作人员不得进入档案库房。

七、任何人不准私自保存档案或携档案进入公共场所。

八、档案管理人员应熟知本局各类档案的密级划分，调密级档案

时，不少于两名工作人员。

九、档案在传递时应以机密件通过机要通信转出，或由档案人员

二人以上专呈递送。

档案管理工作规章制度篇12

第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完

备。

第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规

范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨

水及热敏纸。

第三条归档文件应为原件。

第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文

件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编

制移交目录，双方履行签字手续。