怎么给别人发邮件

发邮件的基本礼仪

职场⼈⼠注意啦，给同事领导发邮件得注意的。。。

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电⼦⼦邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏⾥⾥⽤⽤短短的⼏⼏个

字概括出整个邮件的内容，便于收件⼈⼈权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．⼀⼀定不要空⽩⽩标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗⻓长，不要让outlook⽤⽤…才能显⽰⽰完你的标题。

3..最好写上来⾃⾃**公司的邮件，以便对⽅⽅⼀⼀⺫⽬⽬了然⼜⼜便于留存，时间可以不⽤⽤注明，因为

⼀⼀般的邮箱会⾃⾃动⽣⽣成，写了反⽽⽽累赘。

4.标题要能真反映⽂⽂章的内容和重要性，切忌使⽤⽤含义不清的标题，如“⺩王先⽣⽣收”。也

不要⽤⽤胡乱⽆⽆实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．⼀⼀封信尽可能只针对⼀⼀个主题，不在⼀⼀封信内谈及多件事情，以便于⽇⽇后整理

6．可适当⽤⽤使⽤⽤⼤⼤写字⺟母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件⼈⼈注意，但应适

度，特别是不要随便就⽤⽤“紧急”之类的字眼。

7．回复对⽅⽅邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE⼀⼀⼤⼤串。

8、最最重要的⼀⼀点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正⽂⽂却在发出前

忘记检查主题。主题是给别⼈⼈的第⼀⼀印象，⼀⼀定要慎之⼜⼜慎。

关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件⼈⼈。这既显得礼貌，也明确提醒某收件⼈⼈，此邮件是⾯⾯向他的，要求其

给出必要的回应；在多个收件⼈⼈的情况下可以称呼⼤⼤家、ALL。

如果对⽅⽅有职务，应按职务尊称对⽅⽅，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先

⽣⽣”、“x⼩⼩姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的⼈⼈不宜直接称呼英⽂⽂名，对级别⾼⾼于⾃⾃⼰⼰的⼈⼈也不宜称呼英⽂⽂名。称呼全名也是不礼

貌的，不要逮谁都⽤⽤个“Dearxxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第⼀⼀⾏⾏顶格写。

2．Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写⼀⼀个“HI”，中⽂⽂的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换⾏⾏空两格

写。

结尾常⻅见的写个BestRegards，中⽂⽂的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊⻓长应使

⽤⽤“此致敬礼”。注意，在⾮⾮常正式的场合应完全使⽤⽤信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上

⼀⼀⾏⾏结尾或换⾏⾏开头空两格，⽽⽽“顺利”和“敬礼”为再换⾏⾏顶格写。

俗话说得好，“礼多⼈⼈不怪”，礼貌⼀⼀些，总是好的，即便邮件中有些地⽅⽅不妥，对⽅⽅也能平

静的看待

正⽂⽂

正⽂⽂要简明扼要，⾏⾏⽂⽂通顺

若对⽅⽅不认识你，第⼀⼀件应当说明的就是⾃⾃⼰⼰的⾝⾝份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以

⽰⽰对对⽅⽅的尊重，点名⾝⾝份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对⽅⽅有关，主要功能是为了收

件⼈⼈能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别⼈⼈不知道你是谁还得拉到最后看。

但也不可过多，有些联系⽅⽅式之类与正⽂⽂⽆⽆关的信息应在签名档中表明。

Email正⽂⽂应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正⽂⽂应只作摘要介绍，然后

单独写个⽂⽂件作为附件进⾏⾏详细描述。

正⽂⽂⾏⾏⽂⽂应通顺，多⽤⽤简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让⼈⼈晦涩难懂的语句。最

好不要让⼈⼈家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语⽓⽓

根据收件⼈⼈与⾃⾃⼰⼰的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语⽓⽓

进⾏⾏论述，以免引起对⽅⽅不适。

尊重对⽅⽅，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电⼦⼦邮件可轻易地转给他⼈⼈，因此对别⼈⼈意⻅见的评论必须谨慎⽽⽽客观。“邮件⻔门”就是深刻的

教训！

正⽂⽂多⽤⽤1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列⼏⼏个段落进⾏⾏清晰明确的说明。保持你的每个段落简

短不冗⻓长，没⼈⼈有时间仔细看你没分段的⻓长篇⼤⼤论。

4.⼀⼀次邮件交待完整信息

4.⼀⼀次邮件交待完整信息

最好在⼀⼀次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发⼀⼀封什么“补

充”或者“更正”之类的邮件，这会让⼈⼈很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使⽤⽤拼写检查

这是对别⼈⼈的尊重，也是⾃⾃⼰⼰态度的体现。如果是英⽂⽂Email，最好把拼写检查功能打开;

如果是中⽂⽂Email，注意拼⾳⾳输⼊⼊法带给你的弱智同⾳⾳别字。

在邮件发送之前，务必⾃⾃⼰⼰仔细阅读⼀⼀遍，检查⾏⾏⽂⽂是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提⽰⽰重要信息

不要动不动就⽤⽤⼤⼤写字⺟母、粗体斜体、颜⾊⾊字体、加⼤⼤字号等⼿⼿段对⼀⼀些信息进⾏⾏提⽰⽰。合理

的提⽰⽰是必要的，但过多的提⽰⽰则会让⼈⼈抓不住重点，影响阅度。

7.合理利⽤⽤图⽚⽚，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以⽂⽂字形式很难描述清楚。如果配合图表加以

阐述，收件⼈⼈⼀⼀定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使⽤⽤:)之类的笑脸字符，在商务信函⾥⾥⾯⾯这样显得⽐⽐较轻佻

BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎⽤⽤。只⽤⽤在某些你确实需要强调出

⼀⼀定的轻松⽓⽓氛的场合，⽐⽐如现在－:)

附件

1.如果邮件带有附件，应在正⽂⽂⾥⾥⾯⾯提⽰⽰收件⼈⼈查看附件

2.附件⽂⽂件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，⽅⽅便收件⼈⼈下载后管理

3.正⽂⽂中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数⺫⽬⽬不宜超过4个，数⺫⽬⽬较多时应打包压缩成⼀⼀个⽂⽂件

5.如果附件是特殊格式⽂⽂件，因在正⽂⽂中说明打开⽅⽅式，以免影响使⽤⽤

6.如果附件过⼤⼤（不宜超过2MB），应分割成⼏⼏个⼩⼩⽂⽂件分别发送，

语⾔⾔的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使⽤⽤英⽂⽂邮件

英⽂⽂邮件只是交流的⼯⼯具，⽽⽽不是⽤⽤来炫耀和锻炼英⽂⽂⽔⽔平的。如果收件⼈⼈中有外籍⼈⼈⼠⼠，

应该使⽤⽤英⽂⽂邮件交流；如果收件⼈⼈是其他国家和地区的华⼈⼈，也应采⽤⽤英⽂⽂交流，由于存在

中⽂⽂编码的问题，你的中⽂⽂邮件在其他地区可能显⽰⽰成为乱码天书。

2.尊重对⽅⽅的习惯，不主动发起英⽂⽂邮件

如果对⽅⽅与你的邮件往来是采⽤⽤中⽂⽂，请不要⾃⾃作聪明的发送英⽂⽂邮件给他；如果对⽅⽅发英⽂⽂

邮件给你，也不要⽼⽼⼟⼟的⽤⽤中⽂⽂回复。

3.对于⼀⼀些信息量丰富或重要的邮件，建议使⽤⽤中⽂⽂。你很难保证你的英⽂⽂表达⽔⽔平或收件

⼈⼈中某⼈⼈的英⽂⽂理解⽔⽔平存在问题，⽽⽽影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中⽂⽂⽼⽼实点⽤⽤宋体或新宋体，英⽂⽂就⽤⽤Verdana或Arial字型，字号⽤⽤五号或10号字即

可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要⽤⽤稀奇古怪的字体或斜体，最好不⽤⽤背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容⽽⽽将字号设置过⼤⼤，拉滚动条是很⿇⿇烦的事情；也不要过⼩⼩，费神⼜⼜伤眼睛。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对⽅⽅可以清楚的知道发件⼈⼈信息。虽然你的朋友可能从

发件⼈⼈中认出你，但不要为你的朋友设计这样的⼯⼯作。

1.签名信息不宜过多

电⼦⼦邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址

等信息，但信息不宜⾏⾏数过多，⼀⼀般不超过4⾏⾏。你只需将⼀⼀些必要信息放在上⾯⾯，对⽅⽅如果

需要更详细的信息，⾃⾃然会与你联系。

引⽤⽤⼀⼀个短语作为你的签名的⼀⼀部分是可⾏⾏的，⽐⽐如你的座右铭，或公司的宣传⼝⼝号。但是要

分清收件⼈⼈对象与场合，切记⼀⼀定要得体。

2.不要只⽤⽤⼀⼀个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进⾏⾏简化。过于正式的签名档会让

与对⽅⽅显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调⽤⽤。

3.签名档⽂⽂字应选择与正⽂⽂⽂⽂字匹配，简体、繁体或英⽂⽂，以免成出现乱码。字号⼀⼀般应

选择⽐⽐正⽂⽂字体⼩⼩⼀⼀些。

回复技巧

1.及时回复Email

收到他⼈⼈的重要电⼦⼦邮件后，即刻回复对⽅⽅⼀⼀下，往往还是必不可少的,这是对他⼈⼈的尊重，

理想的回复时间是2⼩⼩时内，特别是对⼀⼀些紧急重要的邮件。

理想的回复时间是2⼩⼩时内，特别是对⼀⼀些紧急重要的邮件。

对每⼀⼀份邮件都⽴⽴即处理是很占⽤⽤时间的，对于⼀⼀些优先级低的邮件可集中在⼀⼀特定时间处

理，但⼀⼀般不要超过24⼩⼩时。

如果事情复杂，你⽆⽆法及时确切回复，那⾄⾄少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，⼀⼀

旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对⽅⽅苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认

⼀⼀下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定⾃⾃动回复功能，提⽰⽰发件⼈⼈，以免影响⼯⼯作。

2.进⾏⾏针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要⽤⽤简单的，那样

太⽣⽣硬了，应该进⾏⾏必要的阐述，让对⽅⽅⼀⼀次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于10个字

对⽅⽅给你发来⼀⼀⼤⼤段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是⾮⾮常

不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显⽰⽰出你的尊重。

4.不要就同⼀⼀问题多次回复讨论，不要盖⾼⾼楼

如果收发双⽅⽅就同⼀⼀问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采⽤⽤

电话沟通等其他⽅⽅式进⾏⾏交流后再做判断。电⼦⼦邮件有时并不是最好的交流⽅⽅式。

对于较为复杂的问题，多个收件⼈⼈频繁回复，发表看法，把邮件越RE越⾼⾼，这将导致邮件过

于冗⻓长笨拙⽽⽽不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进⾏⾏⼩⼩结，删减瘦⾝⾝，突出有⽤⽤信息。

5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独⼀⼀个⼈⼈知道的事，单独回复给他⼀⼀个⼈⼈就⾏⾏了

如果你对发件⼈⼈提出的要求作出结论响应，应该replayall，让⼤⼤家都知道；不要让对⽅⽅

帮你完成这件事情。

如果你对发件⼈⼈的提出的问题不清楚，或有不同的意⻅见，应该与发件⼈⼈单独沟通，不要当着所

有⼈⼈的⾯⾯，不停的RE来RE去，与发件⼈⼈讨论。你们讨论好了再告诉⼤⼤家。不要向上司频繁发

送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思⽽⽽⾏⾏！

6.主动控制邮件的来往

为避免⽆⽆谓的回复，浪费资源，可在⽂⽂中指定部分收件⼈⼈给出回复，或在⽂⽂末添上以下语

句：“全部办妥”、“⽆⽆需⾏⾏动”、“仅供参考，⽆⽆需回复”。

正确使⽤⽤发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件⼈⼈、抄送⼈⼈、秘送⼈⼈）

1．To的⼈⼈是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2．⽽⽽CC的⼈⼈则只是需要知道这回事，CC的⼈⼈没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的⼈⼈有

建议，当然可以回Email。

3．⽽⽽BCC是秘送，即收信⼈⼈是不知道你发给了BCC的⼈⼈了的。这个可能⽤⽤在⾮⾮常规场合。

4．TO，CC中的各收件⼈⼈的排列应遵循⼀⼀定的规则。⽐⽐如按部⻔门排列；按职位等级从⾼⾼到低

或从低到⾼⾼都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的⼈⼈发送邮件，不要占⽤⽤他⼈⼈的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，⾸⾸先确保所有收件⼈⼈需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要⼩⼩

⼼⼼谨慎，不要把内部消息转发给外部⼈⼈员或者未经授权的接收⼈⼈。

如果有需要还应对转发邮件的内容进⾏⾏修改和整理，以突出信息。不要将RE了⼏⼏⼗⼗层的邮件

发给他⼈⼈，让⼈⼈摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。