卷皮

档案整理前期准备工作

1、建立档案整理工作领导小组，由分管档案工作的主要领导任组长，

主要负责档案整理工作经费的落实，以保障档案整理工作的顺利完成；由

单位办公室主任具体抓，负责档案整理工作的协调工作；专兼职档案人员

为成员，处理日常事务和参加档案的具体整理工作。三人组织的成立和组

成是档案整理工作最重要的一步。

2、落实档案整理地点：档案整理地点应达到档案的“八防”

要求，并在短期内不作它用，以确保档案整理工作过程中档案不遗失，

不损坏。一位领导说得好，档案不是钞票，钞票被损坏、被盗，可以退赔，

档案被损坏、被盗，退都没法退，赔也没法赔，这是谁也负不起的责任。

5、档案整理工作工具的购置及准备：1）电脑一台及档案专用著录软

件；2）装订设备，一种是手摇钻，优点是轻便，价格便宜；一种是档案

装订机，购买时应注意装订机的机针与机臂应有一个卷皮的宽度才行，比

较笨重，但好操作。两种各有优劣；还有缝纫机，用于新规则档案的整理。

3）卷皮和卷盒：卷皮有两种，一种是16K式、一种是A4式，使用时

注意不能混年，用16K式到一定年限（具体年限根据具体情况定），开始

用A4式时就不能再用16K式卷皮。卷盒用于新规则整理；4）归档章、期

限章、字钉两副（一大一小）、印泥（蓝、红两种）、编码机、圆形针、

铁夹子、醮水盒、铅笔、毛笔、浆糊等。

6、档案的收集，档案开始整理之前，要把需要整理的档案收集齐全,

这很重要，如档案收集不全，一经电脑录入后，再变动其顺序，就会造成

人力物力的大量浪费。一定要引起高度重视并切实做好这项工作。这项工

作的开展应先召开内部负责人会议，在会上作出明确的要求，请各部门认

识其重要性并积极做好配合工作。

7、制定档案整理工作纪律。档案整理工作纪律包括以下几个方面：1）

不能在档案整理室内吸烟，严防发生火灾。2）严禁将档案带出档案整理

室。3）未经同意非档案整理人员不得随意进入档案整理室。4）在档案整

理过程中不能乱丢没有价值的废弃档案，应整齐堆放，保持整理室的清洁

卫生。5）抓好档案的保密工作，严防档案失泄密事件的发生。

2022年5月25日

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