公司办公室文员岗位职责
一、做好各类行政文件,信函、报告等材料的收发、转递工作,做到手续完
备,及时准确。需要清退归档的,资料应做好登记和立卷工作。
二、负责做好公司内外来访人员的接待工作,认真热情,态度和蔼,做
到积极主动、不推诿、不拖拉。
三、负责保管和正确使用公司印鉴,开具介绍信或出具证明,做好登记,做
到有据可查不出差错。
四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门__通知事项
和每周的会议安排。
五、负责公司各类行政会议__通知,记录和办公___、决议、决定的起草,
印发,同时协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜,并将完成情况及时汇报。
七、负责公司的收、办文管理,做好所有来文的签收、登记、传阅、回收、
催办、保管和归档,及时将办公室主任签署拟办意见的来文呈送公司领导阅批。
八、负责公司文件及有关材料的上传下达、邮寄和送发工作。
九、负责各类电话通知的登记、上传下达及相关事宜的处理。
十、负责公司会议的会前准备、会议文件归档及会议室管理
因此,想成为一名优秀的秘书,不仅要谦虚谨慎、大方诚恳、与人为善,在
一些细节小事上,更要注重自身的品格言行,比如衣着得体,举止文明等等。同
时秘书在工作中要做到勤勤恳恳、兢兢业业,有拼搏进取的精神,敢于承担压力,
敢于挑战困难,只有这样才能在工作中独当一面,做出一流的工作业绩。
办公室文秘岗位职责范文(二)
企业秘书与党政机关秘书相比,工作内容更杂一些。低级别的秘书,其工作
内容主要是端茶倒水、传递处理信息等日常琐事,而对于高级别的秘书来说,日
常事务只是工作内容的一部分,其主要价值体现在协助领导处理业务和管理人员
等更有“含金量”的工作上。那么,从刚入职的初级秘书,到工作十几年甚至几
十年的总裁助理,不同级别的秘书在工作能力、工作职责上有什么不同的要求呢?
笔者结合十几年在___强企业担任高级行政助理和秘书管理者的工作经验,就此
谈谈自己的看法。
一
不同级别秘书的工作能力要求
大型企业的秘书大致可以分为三个级别。不同级别的秘书,其工作能力的要
求也不同。
1.初级秘书
对于刚入职的秘书,要求多学习与工作相关的知识,熟悉工作流程,能够独
立完成本职工作,并且努力提高工作质量和效率。这个层级的秘书,工作大多是
被动完成,创新和创造能力体现得不明显。
2.中高级秘书
具备了一定的工作能力,掌握基本的工作方法后,可以向更高的级别努力。
中高级秘书要求能解决一些较为复杂的问题,比如协调各部门共同完成任务等。
3.高层领导助理
这类秘书,要求不仅能游刃有余地协助领导处理日常工作,还要能在大量的
待处理工作中准确判断出哪些工作最重要,需要首先处理;哪些工作较复杂,需
要想办法处理;哪些工作应该分流到其他部门处理。
高层领导助理还要能预见工作中的风险,并将可能会产生的风险恰当地提出
来,帮助领导规避风险。对于企业未来的发展趋势等,也要有一定的识别和预见
能力,从而有意识地提前作规划和调整自己的助理工作。
二
不同级别秘书的工作职责
(一)普通秘书的职责
初、中、高级普通秘书的职责,主要有日常行政事务处理、文书拟制与文档
管理、信息处理、会务支持等。
___日常行政事务处理
日常行政事务处理包括领导的日程和行程安排,事务协调,某些人事工作如
新员工接待、组织培训、考勤统计等,以及办公用品管理、办公环境管理、员工
活动组织等。
2.文书拟制与文档管理
文书拟制指协助领导起草文件、讲话材料等,需要秘书对近期的工作重点、
领导的工作风格等有较为准确的把握。文档管理主要是遵从公司工作的流程和规
则,对已发布的电子版或纸质版文档以及过程性的文档进行管理,包括文档的分
类、整理及存放,查、借阅登记,保密与销毁等。
3.信息处理
秘书处于一个组织的信息中枢位置,信息处理几乎贯穿于秘书工作的全过
程。秘书的信息处理工作主要有四个方面,即,信息的获取与整理、信息的传递
与跟踪、信息库的建立与维护、信息的安全与保密。
4.会务支持
秘书的会务支持工作,包括会前准备、会中协助、会后收尾和总结。
会前准备包括准备会议所需的资料、设备,发放会议通知,协助制作和印制
会议资料等。会中协助包括保障各种设备顺畅使用,跟进会议议程,做好会议记
录,处理临时事务等。会后收尾和总结包括会后清理场地,整理___,跟踪遗留
问题,总结会议成果等。
(二)高层领导助理的职责
高层领导助理不仅要协助领导处理日常行政事务,还要投入更多精力维护领
导周边的工作关系、跟进领导的重点工作、做好会议筹备工作等。
1.协助领导处理日常行政事务
在协助领导处理日常行政事务方面,高层领导助理不仅要高质量地完成工
作,而且要确保资源的最优分配并进行有效预判。比如,普通秘书只要把领导决
定参加的会议、出差计划等写进日程中并提醒领导即可;而高层领导助理就要能
够预判哪些会议领导会参加,哪些会议需要委托他人参加。又如处理公文,普通
秘书一般只是将待签字的文件交给领导,做好回复意见的传递和公文送签过程的
记录;而高层领导助理接到需要领导处理的文件时,就要先找相关人员了解情况,
并作适当整理,以供领导决策时参考。
2.维护领导周边的工作关系
高层领导助理应发挥善于沟通、角色相对中立的优势,在得到领导授权的情
况下,适当地帮助领导维护好与客户以及公司各级人员的关系。维护这些关系要
做得自然、合理、合法。
3.跟进领导的重点工作
业务永远是领导关注的重点,如果秘书能在业务管理方面有所贡献,将大大
提升秘书的价值。总的来看,高层领导助理在业务管理上的价值可以体现在三个
方面。
第一,重点工作的系统化跟踪。如果没有其他人员协助领导管理业务,秘书
不妨试着依据项目管理理念帮助领导跟踪重点工作,但要注意方式方法,不能过
于僵化、教条。
第二,关注他人容易遗漏的细节。秘书作为一个“局外人”和“中间人”,
要观察业务管理过程中容易被遗漏的细节,并且通过适当的方式提出来,必要时
采取措施进行协调解决。比如,当大家都在关心项目进度时,秘书还要关注成员
的情绪、团队气氛的变化,并及时向领导汇报,通过组织活动来舒缓成员的紧张
情绪,以此帮助团队成员高效地工作。
第三,利用“中间人”角色优势,对于一些棘手的、陷入僵局的工作起到催
化剂作用,促使目标达成。比如,领导对项目进展情况不满意,员工又不敢直接
与领导沟通,这时秘书可以发挥“中间人”作用,了解领导为什么不满意,希望
怎么做,并及时将信息反馈给员工,以推动项目顺利进行。
4.做好会议筹备工作
高层领导助理不仅要保障会议成功召开,还要努力提高会议效率,包括节省
会议时间和会议准备过程中的人力、物力成本,跟踪会议遗留问题是否得到有效
落实等。
(三)秘书管理者的职责
在一些大型企业,如果秘书人员较多,会设置专门的秘书管理岗位,对秘书
人员进行统一的管理。秘书管理者属于公司的管理层,比一般的秘书级别高,发
展前景好。秘书管理者的职责主要有以下三个方面。
1.管理秘书业务,使秘书工作不断为组织创造更大价值
(1)引导秘书了解企业或部门的业务目标,及其对秘书工作的要求,制定秘
书的绩效管理目标。
(2)通过绩效管理,促使秘书团队为企业或部门完成业务目标提供服务支撑,
同时优化秘书的分工和工作流程,从而提高企业或部门的工作质量和效率。
(3)通过秘书团队的项目式运作,为各个部门的日常会议等公共工作提供优
质、低成本的服务支撑。
(4)在秘书团队与相关部门之间建立顺畅的沟通渠道,寻求高效的合作方式,
以促进业务目标的达成。
2.管理秘书团队,负责秘书团队的能力建设和日常运营
(1)适时优化秘书组织,使秘书组织适应企业和部门的运营管理需要。
(2)加强秘书能力培养工作,为企业和部门的业务发展提供高质量的秘书人
才。
(3)传承企业文化,不断激发秘书团队潜能,建设高绩效的秘书队伍。
3.关注公司的整体发展,与时俱进
带领秘书团队积极参与公司规范构建、体系建设和完善管理等工作。总的来
看,秘书管理者需要有较强的管理能力,而要想具备较强的管理能力,就应该提
高思考问题的能力和解决问题的能力。
办公室文秘岗位职责范文(三)
___年___月,我通过黑龙江省公务员考试顺利考入北安市人民法院文秘岗
位,踏入了公务员队伍,我觉得我是幸运的,在成为一名法院干警的同时,我深
知自己身上担负起的责任和使命,从工作了七年的广播电视播音员岗位转换到新
的司法行政岗位,工作内容和方式的大转变,让我打起十二分精神,投入到新的
工作岗位中,不断提升业务水平,从而适应法院工作和人民群众的需要。
一、入职法院,深感荣幸
今年的___月份省公务员网站公布了录取名单,___月份就接到了北安市人民
法院政工科的电话,马洪玲科长电话当中了解了我的一些基本情况,细心告知在
接下来的政审工作中需要准备的一些材料,随即我与原单位递交了辞职申请,并
与法院政工科申请提前进入岗位进行实习工作。虽然已经工作了七年时间,但是
工作单位和岗位的转变,还是让我内心兴奋和忐忑,兴奋的是走入了新的岗位,
从事了司法工作,对文秘工作的期待,忐忑的是对法院工作的不熟悉,工作难以
上手,并且对一百多位新同事的不熟悉。现在想想,当初的担心是多余的,入职
以后一直在政工科锻炼,院领导、部门领导和同事对新同事十分照顾,传承了公
务员队伍以老带新的优良传统,经过两个多月的工作实习,逐渐地熟悉了工作流
程以及政工文秘工作中需要注意的事项,让我更快地进步和成长。经过几次突发
任务的锻炼,让我真正地感受到政工工作的重要性,懂得了司法行政工作在法院
整体工作中也是不可缺少的一部分。作为其中的一份子,深感责任重大,需要我
时刻保持警惕,为司法审判工作贡献自己的一份力量。
二、投身工作,感慨万千
在法院政工科两个多月的实习工作中,主要做了以下几部分工作:一是辅助
部门领导及同事书写文字材料、新闻稿件及上报材料;二是辅助做好法宣工作,
活动录音录像及拍照,微信公众号、微博信息发布;三是庭审直播记录报备及陪
审员联络;四是辅助做好上传下达工作以及领导交办的临时性材料传递工作。
在没有入职之前,在百度上搜了一下关于法院文秘工作的内容,着实让我吓
了一跳,罗列了二十几项工作内容,当时就想,这是一个人需要完成的工作么?
一个人能忙得过来么?入职以后才发现,还不止这二十几项。工作了一段时间以
后总结了一下,文秘工作需要耐心、细心、谦虚,有条理并不断学习。感谢有领
导的指点,让我的工作效率有所提升,有同事的帮助,让我更快地进入到状态。
真心感谢法院这个集体,感谢团队的力量,这是一个充满正义的团队,一个阳光
的团队。
三、展望未来,目标坚定
经过两个多月的锻炼,我也成长了许多,从一个新闻工作者到司法工作者的
转变,不仅仅是简单的工作变动,也是心灵的一次洗礼和升华,懂得了如何更快
速地开展工作,懂得了如何与新同事相处,明白了面对突发事件的处置方法,明
白了“司法公正”、“司法为民”的含义。在未来的工作中,我将依然恪守一名法
院人的誓言,谨记作为一名司法人员的职责,并从以下几方面完善自我:一是摆
正心态,我清楚作为司法工作的新人,我的工作能力和经验都不足,常常遇事不
知所措,停滞不前,这种心态长期存在,必将影响工作的进展和自我进步,在日
后的工作中要三思而后行、审慎而笃行。二是加强学习,不仅要学习法律、专业
知识,新的思想,还要向周围同事学习,身边的优秀的法官、书记员、司法辅助
人员有很多,要善于发现他们的闪光之处,常沟通,勤交流,多记录,多反思。
三是善于总结。文秘工作比较繁忙,常常会让人迷失方向,在工作之余要常总结
反思,及时总结近期的工作,向领导请示汇报,发现不足之处懂得检讨和改正,
避免类似错误发生。
“路漫漫其修远兮,吾将上下而求索”。文秘工作是平凡的,我仅希望自己
能够秉承谦虚谨慎的态度,从农垦北安广播电视局到北安市人民法院,能够继续
发扬“艰苦奋斗、勇于开拓、顾全大局、无私奉献”的北大荒精神,不断地探索
工作中的创新点,不断地向前辈们学习请教,在平凡的工作岗位上,延续自己的
梦想,一路前行。
办公室文秘岗位职责范文(四)
业委会秘书工作职责及上班时间
业主委员会秘书,其岗位职责是在业委会主任的领导下,从事业委会的日常
管理工作。对内为全体业主服务,对外代表业委会协调物业管理公司、居委会的
关系。积极学习物业法相关知识,主动进行同业委会成员沟通相关工作。向下倾
听业主的意见、解决他们的疑难,向上受业委会领导、对业委会负责。主要职责
有:
(1)组织、召集业主大会及业主委员会相关会议,起草相关文件,制定会议
流程,完成会议记录及整理,协助委员处理日常事务工作。
(2)负责接待来访业主咨询,并在职责范围内做好业主建议和意见的登记、
反馈工作。
(3)就有关业委会决议及时与相关单位,如物业公司等进行沟通。
(4)业主委员会文档资料的归档整理和保管,包括以下材料:
业主委员会委员选举及备案材料;
业主大会、业主委员会会议记录、决定;
业主大会议事规则、管理规约、物业服务合同等;
专项维修资金相关材料;
业主意见及建议;
其他相关材料。
(5)每年协助业主委员会委员形成业主委员会年度工作报告及其他相关文
件。
(6)参加建委、街道办等上级部门组织的有关学习并对内进行信息传递。
(7)同所在街道办事处及上级主管部门就具体问题进行解决和沟通。
(8)上办时间要对整个小区进行巡查。
(9)将每月主要工作内容公布在公示栏内,接受业委会、广大业主的指导和
建议。
(10)业委会交办的其他各项工作。
上班时间:
周一~周四:上午9:00--11:30,下午13:00--16:00
周日:12:00--16:00
公司办公室管理制度3篇
1目的
为营造良好的办公环境,培养全员良好的行为习惯,提高全体员工形象,特
制定本制度。
2范围
本制度适用于广西力倍特饮料股份有限公司以及隶属的办事机构办公场所。
3定义
4.1___有限公司行政部负责本制度年度评估、修改4.2___集团总经办负责
审核4.3___集团总经理负责审批
5程序5.1上下班要求
___所有人员要按时上下班,不准迟到,不许早退,严格执行打卡制度,不
擅自离开工作岗位,因为公务外出必须到人事部登记报备,填写《外出申请单》
写明外出事由。如若紧急情况外出,第二天必须到人事部补办手续,否则按照旷
工处理。
5.1.2凡是违反本制度的员工,统一由行政部开出处罚通知单,经部门主管
签批,总经办核准,交人力资源部备案。
5.2办公室仪容仪表规范
5.2.1办公室人员周一到周五上班时必须穿着公司统一的工作服;服装干净
整洁无污渍、无破损、无掉扣;周六可穿休闲服装,但严禁穿着袒胸露背、超短
裙、超短裤等另类服饰到办公区域。5.2.2工作期间女性员工长发梳理整齐,化
淡妆,严禁爆炸式等怪异发型或浓妆;男性员工头发前不覆额,后不及领,侧不
掩耳,不得剃光头,面不留须,不染夸张发色,保持干净清爽。5.2.3不留长指
甲,无甲垢,随时保持双手清洁;女性员工不涂明显夸张指甲油,不佩戴夸张首
饰。5.2.4不准穿拖鞋或无后绑的凉鞋出现在办公区域,不穿有金属鞋跟的鞋。
5.2.5不准随地吐痰、不准乱丢垃圾;不准在办公区域内吸烟,不准大声喧
哗,不准嘻哈打闹。5.2.6办公区域内员工坐、立、行姿态要庄重,不准东倒西
歪或坐在办公桌面上。
5.2.7公司所有职员按照岗位要求统一制定对应的工作服,所有工作服发放
标准参照集团___年___月___日发布的《工作服管理制度》执行。
5.2.8凡是违反(___条——___条)任意条款视情节轻重,原则上只给予警告
或通报批评,如经教育仍有违反或执意继续违反的,由总经办裁决予以相应处罚。
5.2.9无故违反(___条款)的,每发现一次直接给予一级处罚,单月累计达
三次以上(含三次)并给予二级直至四级处罚。
5.3办公室礼仪规范
5.3.1同事之间彼此交流应以姓氏加职务称呼之,树立良好的办公室伦理。
5.3.2碰到领导出入、客人来访或同事之间见面要面带微笑主动问好,交流
时使用“您好、请、谢谢、对不起、抱歉、再见”等礼貌用语,不讲粗口话,不
大声调笑喧哗;做到来有迎声,问有答声,走有送声,不卑不亢有礼有节。
5.3.3与领导或者客人同时进出时,应面带微笑侧身站立,请领导或客人先
行,不抢道,不怠慢。___人在电话机旁,电话铃声响起三声之内必须接听,如
不在座位上旁边的同事应积极主动代劳。5.3.5接听电话时,面带微笑,自报公
司名称及姓名,如“您好,力倍特饮料公司张三”或“您好,行政部李四”;对
方找的人不在,需讲“不好意思,张三不在座位上或有事外出,方便的话请您留
下口讯,事后我会转达给他”;要挂线时应讲“再见”,原则上应让对方先挂线;
5.3.6接听电话时要保持一个温和、平缓的语调,不得大声对骂,不得长时
间接听或拨打非工作需要的电话,接听私人电话应以___分钟为限,长话短说,
如特殊情况必须请示上级,获得批准后方能继续,但不得影响他人工作。
5.3.7前台人员要做好电话接听记录,及时准确的传达到当事人,以免耽误
相关事宜;待人接听电话的,也要做好记录并及时传达给当事人。
5.3.8凡是有违反办公室礼仪规范条款之一的,原则上给予警告,并给予教
育指导,多次违反并累教不改且态度恶劣的,给予一级至二级处罚。
5.4办公室行为规范
5.4.1爱护公物,杜绝浪费,个人工作区域内要保持干净整洁;个人桌面文
件以及办公用品摆放以5S要求为准,不准乱丢垃圾,保持公共区域干净整洁。
5.4.2垃圾要分类处理,不得将有汤的剩饭菜直接倒在垃圾桶内,严禁将剩
饭菜、糖果皮倒进用来装剩茶水的桶内。
5.4.3培养良好的节约意识,不得浪费公司资源,尽量做到无纸办公或低碳
办公,最大限度的降低办公成本。
___本着理解、包容、尊重、互信的高尚情超与同事相处,不拉帮结派,不
利于团结的事情不做,不利于团结的话不说。
5.4.5团结同事,礼貌待人,不在背后议论他人,不与他人发生争执,不恶
语中伤他人,遇到问题及时积极主动的沟通或通过上一级领导协调处理。
5.4.6积极正面,工作认真不发牢骚,不抱怨,不怠工,传递正能量,以集
团公司的核心理念“思利及人”勉励自己,时刻保持良好的心态。
5.4.7正常的上班时间内,不得利用办公设备做与本职工作无关的或私人的
事宜。5.4.8上班时间严禁玩手机,且手机铃声不宜过大;会议期间手机一律调
整为静音。
5.4.9上班时间严禁浏览与工作无关的网页,或者使用QQ等网络平台与非
工作有关人员聊天,严禁在公司QQ群内发布不良信息、反动言论、诋毁他人名
誉言论。
5.4.10严禁工作期间未向领导说明去向擅自离岗或串岗到其他部门聊天、
办私事。
5.4.11要服从工作安排,积极完成工作任务、无故意拖延,不得在工作场
合恶意顶撞上级。5.4.12认真严格执行公司各项规章制度,不违章作业,不违
章指挥,不违反劳动纪律,违反本条例直接给予二级处罚,如情节严重造成他人
人身伤害或财产损失的,将直接给予四级处罚,并移送司法机关处理。
5.4.13在公司内部严禁怂恿其他员工违反公司规章制度,散播负面信息或
无故诋毁上司的,违反本条例,发现一次给予一级处罚,如情节严重由总经办裁
决后给予二级到四级处罚。5.4.14违反办公室行为规范(5.4.1——___条例)的
处罚标准1)初次违反给予全公司内通报批评2)第二次违反的给予一级处罚
3)一个月内连续有___次违反的给予二级处罚
4)一个季度累计达到___次以上不超过___次的给予三级处罚5)一年内累计
___次以上违反的给予四级处罚
5.4.15凡有以下情形者给予二级以上处罚(含二级),如有违反国家法律的
移送司法机关处理1)品行不端、行为不检,给他人或公司造成经济损失且情节
比较严重的2)恶意诋毁其他同事或上司,对他人有人身攻击行为的3)营私舞
弊、挪用公款、收受贿赂、佣金等行为的4)恶意诋毁、毁坏公司名誉,造成重
大影响的
5)玩忽职守、贻误要务,情节特别严重或致使公司蒙受或可能蒙受重大损失
的
5.4.16凡有以下情形者给予四级处罚,如有违反国家法律的移送司法机关
处理,造成经济损失的依法追究民事赔偿责任
1)煽动或参与罢工、怠工、破坏正常工作秩序和生产秩序的2)在公司范围
内打架、斗殴的,威胁同事或上司人身安全的3)对他人有敲诈、勒索行为的,
或污蔑、诬告、恶意诽谤他人的4)组织和参与非法传销活动的
5)寻衅滋事,故意挑起事端的
6)仿效他人签字、冒用盗用印章、伪造或篡改公司文件的7)私自伪造或篡
改证件及其他资料文件的
8)冒充他人领取物品、款项或故意破坏公司财物的9)破坏、毁弃、隐匿公
司设备、财产及文书的10)受治安管理处罚或者被依法追究刑事责任的
5.5工作环境
5.5.1员工工作桌面除了经常用到的办公用品外,不得摆放与工作无关的私
人物品或其它物品5.5.2员工下班时要清理整理工作桌,整齐摆放各种办公用
品,涉及商业机密文件或贵重物品要放到抽屉或档案柜锁好,椅子要摆放在桌子
下面,最后离开的要关闭空调、饮水机、电脑、打印机、复印机、照明灯等用电
设备。
5.5.3员工私人物品要保管好,不要放在显眼的地方,应当锁人抽屉或私人
储物柜。
5.5.4员工不得随意搬动办公桌、办公椅、复印机、打印机、文件柜等以及
其它公共使用设备。5.5.5会议室使用完毕后,使用部门要安排人员马上清理桌
面物品,会议室座椅及时归位。5.5.6工作过程中严禁携带有毒易燃、易爆等危
化品到办公室,不得携带有强烈刺鼻气味的物品到办公室里。
5.6办公用品领用管理
5.6.1新员工入职时到行政部领取办公用品,离职时要一并退还给行政部,
易耗的办公用品除外。5.6.2员工到行政部领取办公使用的电器设备时,要在《办
公用品领取登表》填写清楚方可领取使用(主要是指归到固定资产管理的办公设
备)。
5.6.3如本部门需要增加办公设备、申请办公耗材或进行设备维修,须先填
写《物品申购单》或《维修申请单》,经部门负责人签批统一交行政部汇总,再
提交到总经办批准交采购统一安排采购5.6.4各部门负责人要秉着“勤俭节约”
原则控制好本部门的办公用品的申购和使用情况,凡超过定额使用时,必须在次
月月报中作出说明。
5.6.5各部门负责人要每月做好办公用品预算,并上呈(副)总经理核准交行
政部备案
5.6.6严禁员工把办公用品带回家私用,情节较轻的给予警告、通报批评,
情节特别严重的给予一级到三级处罚(依据情况由总经办裁决),情节特别严重的
直接给予四级处罚。
5.6.7因个人主观原因导致办公电脑主机、办公桌椅、电脑显示器等办公设
备损坏的,由当事人全额承担相关的费用。
___本制度未尽事宜,参照《考勤管理制度》相应条款执行或由公司总经办
裁决。
5.7相关附件
附件1《办公用品领取登记表》
附件2《物品申购单》
附件4《处罚通知单》
公司办公室管理制度(二)
为保证公司办公环境干净、整齐,给员工营造一个清爽、舒适的工作环境,
培养员工良好的工作生活习惯,提高工作效率,公司将推行“6S管理制度”。具
体内容如下:
一、6S管理制度的定义和内容
6S管理即指整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。具体如下:
1、整理:对办公区域内的物品进行分类,区分为必要物品和非必要物品、
常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品。
2、整顿:对非必要物品果断丢弃,对必要物品、常用物品和贵重物品进行
妥善保存,对非常用物品不要放在办公桌椅表面,使办公环境井然有序。做到想
要什么,即刻就可以拿到,不需要及不常用的物品不影响整体环境。
3、清扫:对各自办公室桌椅表面、办公桌周围屏风、办公设备进行彻底清
扫、清洗,垃圾桶内垃圾及时清理倒掉,保证无垃圾、无脏污、无异味;
4、清洁:维护清扫后的整洁状态;
5、修养:切实执行上述四项内容,持之以恒,从而养成良好的习惯;
6、安全:以上一切活动,始终贯彻一个宗旨:安全第一。
二、实行6S管理的目的
实行6S管理,是理顺公司办公环境秩序和提高工作效率的重要管理手段,
能有效地改善和保持公司办公环境,让员工置身于清爽、舒适的办公环境之中,
用愉快的心情高效办公。同时,树立公司良好的对内对外形象。
三、6S管理的具体规定1、责任区
(1)个人责任区是指个人的桌面、屏风、座椅、抽屉、电脑以及个人办公桌
周边的地面等。每个员工均有责任做好个人责任区的6S工作;
(2)公共责任区是指公司内部未分配到个人的公共区域,包括区域内的沙发、
茶几、植物、屏风、空调、打印机、饮水机、文件柜等。公共责任区的6S工作
由公司一般员工负责。
2、操作规范
(1)员工每天下班离开办公室之前,均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物
品包括电脑、电话、资料框、茶杯、纸抽,其它物品一律不得保留;
(2)个人抽屉应每星期整理一次,对于用不到的东西,应从抽屉里清理走;
(3)椅子需收拾干净、摆放整齐;
(4)对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁;
(5)与工作无关的物品必须放置到个人抽屉里,如饭盒、雨具、食品、化妆
品等;
(6)员工下班,必须将公司重要信息资料保存好,将个人电脑、空调等关闭,
最后离开的员工把办公室门锁好。
3、吸烟规定
(1)公司内原则上禁止抽烟,任何员工不允许在办公室内抽烟,否则每人每
次罚款___元。
(2)与客户谈业务情况除外,陪同人员可与客户在沙发区或常务副总经理办
公室抽烟。
4、其它规定
(1)进入公司必须着装整洁,注意仪表与形象,以饱满的精神投入工作。
(2)工作时间在办公室提倡讲普通话,禁止喧哗。(3)公司内花卉植物有专
人负责保养,不可用水浇灌或向花盆扔杂物。
(4)积极参与工作日公司日常卫生打扫及大扫除。(5)公共区域的卫生由一
般员工一同负责。四、考核办法
为保证管理有效执行,由行政负责人对每位员工的“6S管理”工作进行考
核,做到每周一考核、每月一评比。
1、考核周期
(1)周检查。每周工作日内随机进行抽查。(2)月考核。根据当月每周检查
结果,结合常务副总经理、董事长的打分,对每位员工的“6S管理”工作进行评
价,于次月___日前进行公布。
2、奖罚办法
按照月度评价考核结果,对员工“6S管理”工作进行排名,根据月度考评
排名及累计排名进行奖罚。奖罚标准:
月度考评第一名奖励___元,倒数第一名且得分在___分以下者,行政负责人
进行诫勉谈话;连续___个月排名第一,额外奖励___元,连续两个月排名倒数第
一名且平均得分在___分以下者,罚款___元;连续___个月排名第一,额外奖励___
元。连续___个月排名倒数第一且平均得分在___分以下者,罚款___元。奖励与
罚款连续期限都不超过___个月。
五、本管理办法自___年___月___日起正式执行。
附:员工6S管理考核标准表
二〇___年____月___日
公司办公室管理制度(三)
第一章总则
第一条为加强公司办公室管理,维护公司良好形象,特制定本规范,明确
要求,规范行
为,创造良好的企业文化氛围。
第二章细则
第二条服务规范
1、仪容仪表:A、公司员工应衣表整洁、大方,正常工作日周一至周五必须
穿着西装皮鞋以黑色为主,如不符要求者乐捐___元;公司会务服务、现场招聘、
公司启动大会等必须穿着西装皮鞋以黑色为主,如不符要求者取消参与资格;
B、上班时间必须规范佩戴工作证。
2、微笑服务:在接待公司内外人员的咨询、要求等,应热情微笑、规范用
语、礼貌接待、主动打招呼。
3、言谈举止:在办公场合讲普通话,激励的语言,禁止出现负面的语言,
用语规范,音量适中,严禁大声喧哗。平常注意和伙伴们之间的沟通和交流。
4、现场接待:A、如有客户到访,学习顾问提前楼下迎接客户,如客户到参
观工作区域,学习顾问应主动介绍,大家表示鼓掌表示欢迎,并陪同参观讲解校
友会及公司文化;如有客人突然到访,行政专员主动礼貌打招呼,热情的询问并
接待,并让其稍等,给予传达;客户离开时,服务专员务必礼貌陪送,原则送至
一楼大厅或大门门口。
B、上班时间见到同事面带微笑主动打招呼,下班离开时应主动给伙伴们打
招呼,并请示直属上级是否可以离开,经批准后方可下班。
5、电话接听:A、接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不
能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录。
B、在上班时间,手机调为震动或者静音,严禁有声响。
第三条办公秩序
1、工作时间内不应无故离岗(如需拜访客户请填写外出登记表)。
A、外出登记表填写事项:战区名、日期、外出时间、姓名、事由(拜访客户
的,请填写好客户公司名、客户姓名、手机号码、)回公司时间、结果。
B、第二天清晨拜访客户的,前一天晚上填写好外出登记表,并告知行政部。
2、办公区域内严禁吃零食、大声喧哗、嬉笑打闹等影响他人的不良行为,
确保办公环境的安静有序;
3、工作期间严禁闲聊、化妆、看书、上网、聊QQ、外出买食物、吃食物
等与工无关事宜,该团队负责人应积极主动工作,用自己热忱的状态感染别人,
带动团队,保持团队良好氛围和融洽的人际关系。
4、每天做好5S(整理、整顿、清扫、清洁、素养),职员应在每天的工作
时间开始前和工作时间结束后保持个人工作区域内的物品干净,整洁,有次序,
凳子归位。
5、禁止用公司电话打私人电话,以及在办公区域内长时间打电话私聊。发
现一次扣除工资___元。
6、发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等)损坏或发生故障
时,员工应立即向行政部报修,行政专员务必即时详细备案,及时解决问题,如
需协助,务必第一时间内汇报直属上级领导。
7、公司印鉴由财务保管,公司印鉴的使用一律由总经理签字或口头回复批
准后,管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责,公
司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需要开具
时,必须经总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作必须向公司汇报其
介绍信的用途,未使用的必须交回,盖章后出现的意外情况由批准人负责。
8、公司公方的打印工作由办公定负责,公司打印的合同、文件必须一式二
份(书面),办公室留底存档。
9、办公用品的购发
9.1每月月底前,各部、室负责人将该部门所需的办公用品制公平计划提交
办公室。
9.2部门主管每月制定办公用品预算;经总经理审批后负责将办公用品购
回,根据实际工作需要有计划的分发各部室,由负责人签字领回。
9.3除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理批准方可领
用。
9.4公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部、室负责人提供的名单和
用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作。
9.5建立电子档,办好入库、出库手续。出库一定由领用人员签字。
9.6办公用品管理一定要严格按照规章制度办理,不允许非工作人员进入库
房。
10、库房管理
10.1行政人员购入的物品必须附有入库单,必须建立电子档如发现实物与
入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
10.2严格执行出入库手续,物资出库必须填写领料单,由领料人签字方可
领出。领用特殊物品必须由总经理签字批准方可领出。
10.3严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写清楚,不得随意涂改。
第四条办公卫生
1、卫生区域:总经理办公室、副总办公室、办公场所、走道走廊、卫生洗
漱间等;
2、区域划分:总经理办公室、副总办公室由行政部门负责;其他其它由销售
部负责。
3、值日职责:区域卫生、饮水机加水、提前开门、下班关窗、关电脑、断
电、锁门等。
4、值日部门:办公室钥匙由值日经理负责,值日人员每天早上必须提前___
分钟到办公室;每个月的第一个工作日为公司大扫除,全员参与。
5、监督监察:行政总监负责总经理及副总区域卫生监察,并督促整改;销
售部门卫生区域由行政专员,负责监督监察,并督促整改;对监察结果,作为月
总结项目通报。
第五条电脑、电子信息管理
1、公司电脑分为:总经办专用财务专用,行政专用、销售专用、。销售和行
政使用电脑由行政部管理维护。
2、总经办专用电脑由总助负责维护,其他人员严禁使用。
3、财务专用电脑由财务专员负责管理维护,其他人员严禁使用。
4、行政专用电脑因储存,公司机密文件资料,除行政专员外,其他人员严
禁使用。
5、销售专用电脑由行政专员随时更新维护,及时将公司第一手的课程信息,
活动信息在此电脑公示,以供销售部为服务客户使用。
6、邮箱管理
A、公司销售专用邮箱为:
7、网站管理
A、公司网址:
B、网站后台管理:
C、公司网站系统维护,新闻更新,课程通知等项目,均有行政部专员负责,
并确保信息及时有效。
8、通讯工具管理
A、公司QQ号码:___,由公司行政专员负责维护更新及公司伙伴互动分享;
C、公司短信平台,由公司客服专员及人力资源共同使用。
第六条日常会议
1、公司级会议由总经办提出会议议题,行政部专员策划会议流程方案,总
经办同意确认后,抄送财务、行政部、销售部。
2、参会者必须按照会议通知(书面或口头)规定的时间准时到会,不得迟到、
早退。如因特殊情况不能参会,必须提前向会议主持人请假或征得主持人同意由
指定代理人参加会议。
3、会议期间,参会者必须将手机关机或调至振动状态,禁止接打电话,不
得影响会议发言,禁止未经许可便私下讨论,交头接耳,做其它与会议无关的事
情,特殊事宜,应及时请示领导,经同意后方可处理。
4、在负责人宣布发表会议内容时,参加会议人员不得中途打断发言,对自己
想提出的问题,等主持人宣布大家发表意见时再一一讨论。
5、一般会议时间应控制在___个小时内,如开会在一个小时以上,每隔___
分钟休息一次,时间为___分钟,时间控制由行政部负责。
6、晨、夕会控制在___分钟之内,如需延长请提前说明开会时间,无特殊情
况,不得占用上、下班时间,发言的严格按照规定的时间发言。
7、会议主持人由行政部统一安排,在会议开始时对会议纲要做简单阐述,
并维持会场纪律。
8、行政部做会议记录,一天后已电子版形式抄送各部门,参会人员也必须
做好会议摘录。
9、未经会议组织者许可,严禁随意将会议内容外泄。
第三章本制度备注
1、本制度由行政部起草,总经办会议讨论,经副总经理审核,总经理签字
批准生效;
2、本制度原件由行政部归档,总经办留底,复印件抄送财务部、行政部、
销售部,公司公告栏公示三天。
3、本制度最终解释权由公司所属。
___咨询有限公司办公室宣
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