高效时间管理

高效的会议时间管理技巧

会议是行政管理工作中制定决策方向、促进贯彻落实、增进集思广

益、解决实际问题、提高效率水平的重要手段和途径。科学地利用这一

重要管理工具，不仅可以使会议本身高效成功，也可以提高会议议题所

涉及的工作事项的效能。中西方管理学者们认为，提高会议效率的因素

很多，时间管理就是其中的一项重要因素。掌握时间安排技巧，避开低

效率时间对提高会议效率大有裨益。

高效的会议时间管理技巧

一、会议日程安排

管理者因工作需要经常要参加各类会议，合理的安排会议日程十分

必要。日程安排是召开会议最重要的部分之一。

首先，把握好会议总量的统筹

现代管理学之父彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过

25%的时间开会，就是一种病态组织的表现。由此可见，对于中基层管

理者而言，会议所占工作总量的比重应更少。精简会议可以采用很多方

法，如合并整合会议、充分的会前沟通、减少务虚的会议、采用比开会

更好的方式等。

其次，把握好会议召开日期的统筹

依据人体生物钟的规律，人在不同时期精神状态和注意力集中度是

不同的。最好避免在漫长的假期、一个星期的开头和结尾召开会议，主

要参与者出差当天或返回当天最好不要召开非紧急会议。

加拿大心理学家麦吉尔大学教授德比·莫斯考维茨曾画出了一幅

一周工作节律图。根据她的研究，人们在一周之内从事不同任务，其效

率会有很大不同。星期一适合布置、分派本周的任务、规划，设定目标，

不适合处理矛盾。因此，周一可安排例会，但不适合安排中心组重要办

公会议。周二效率最高，可安排专题研讨会，解决工作中难啃的骨头。

周三思维活跃，心情较好，适合制定战略决策，是高层召开重要会议的

最佳时机。周四人变得最通融，可交流思想、解决争议，适合召开座谈

会、总结会。周五人易冒险和过激，一般应少开会。

再次，把握好会议类型的统筹对各类会议按重要程度排序，上级单

位组织召开的紧急重要会议应首先考虑，预留时间;例行会议合理安排

周期;临时会议务求精练紧凑。

最后，把握好会议制定计划的统筹每年年初或年底由指定部门根据

上级指示精神和本单位实际情况提出召开本单位各类会议的计划。

二、会议时间安排

（一）科学地拟定会议召开的时间。首先，需了解一天当中何时开

会较为妥当。一般来说，上午人神清气爽、注意力集中，适合开会。随

着时间的推移和工作对人精力的消耗，下午人的耐心和专注性被渐渐地

消磨，需要快速得出结论的会议最好安排在下午。也可考虑把午餐融入

在会议之中，午餐开会既有优点也有缺点，共享食物是联系人们之间感

情的一种方法，会议与午餐结合在一起强调了人的社交性，在充满民主

氛围的会议上发给与会者一些茶点、果盘就可以起到气氛轻松融洽的作

用。其次，会议召开的时间点不易在上下班前后半小时。因为这时人的

注意力也较为分散。哈佛时间管理理论认为：开会的时间可以采用“零

数效应”。人的生物钟在整点的时候会提醒自己的作息安排，把会议召

开的时间设定为整点后十至十五分钟这样的零数时间，便于整点时人本

能地提醒自己做下一项工作，这样大大地减少了迟到的概率。

再次，在选择开会时间的时候，应当确保决策者和绝大多数参与者

能够出席。可以提前征询，供参会者选择时间。

最后，考虑会议召开期间的自然因素，如天气、气温、设备、通讯

等情况，以免不可抗力出现后，受消极因素的影响，与会者无法安心开

会。

（二）科学地拟定会议持续时间。据心理学家测定，成年人能集中

精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间，人最容易精神

分散，超过90分钟则普遍感到疲倦，所以应把握好每一次召开会议的

时间。如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。不同会议类

型决定了会议时间长短，大型会议一般会期不宜超过2天，专题会、研

讨会可2小时左右，总结会通常约略短至1小时左右，例会短小精悍，

以十分钟左右为宜。

三、会议进程安排在注重生产效率的美国和日本的一些大型企业里，

通常会核算会议的成本。会议成本=X+2×3×J×N×T。X表示显性

成本的总和，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者

的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。J代表与会人员每

小时平均工资;3表示劳动产值要远比职工工资高;2表示会使经常性的

工作和生产中断，损失应以此计;N表示参加会议人数，T代表会议时

间（小时）。按此公式可计算出为了召开此次会议导致暂停生产所付

出的代价。开会时，将这一计算过程和结果粘贴在会议室的门口，提醒

与会者提高会议效率。为了使会议安排得紧凑有序，应在会前、会中、

会后做好以下事项：

（一）会前。预留出充分的准备时间，因为许多成功的会议都在会

前的充分准备和有效沟通方面下足了功夫。预设出会议的程序、评估会

议内容所需时间并于会议开始时告知与会者。在会议室预备时钟、闹钟、

计时器等。大型会议需提前5分钟

入场。

（二）会中。1.合理安排会序。开会伊始，与会者精神状态最佳，

一般应将重要的议题安排在议程前面。但是，如果会前发现有些重要议

题在与会者之间存在争议，需要在与会者之间建立和谐融洽的关系，提

升凝聚力，这时可考虑用次要议题提前做铺垫，把冲突放在后边，以利

达成共识。2.限制与会者发言时间。对于“马拉松”式的发言应制止，

已经取得一致的意见要及时归纳“拍板”，发现跑题现象应及时鞭策，

出现沉默应适当启发，这样才会使会议主题明确、高效实际。即时性会

议可以站着进行并不备茶水，使其不得不简明扼要。

（三）会后。德国心理学家艾宾浩斯研究发现的著名“艾

宾浩斯遗忘曲线”告诉我们，遗忘的规律是先快后慢，特别是48小时后

会遗忘75%。鉴于此，会后应及时整理会议记录，将有关情况反馈给相

关部门，请求签批。会议的决议应及时以公告、文件、网站等形式对外

发布。因为有些重要的会议会引起未参会人员的关注，如果不及时从正

规渠道发布，参会者可能会打探小道消息，以讹传讹，捕风捉影，曲解

会议精神和决议，散步负面信息，带来不必要的麻烦。最后，及时做好

会议资料的归档工作。

四、会议通知安排会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体。

会议通知的种类和方式多种多样，如当面告知、打电话、发传真、发电子

邮件、QQ群、邮递、招贴、广播、登报、公告等。通知的

内容应包括会议的时间，即开始时间、报到时间、结束时间、发出通知

的时间等。

要恰当地选定会议通知的发送时间。如发送过早，容易被人忘记，

如发送过晚，与会人员准备不足，影响会议效果。会议通知的发送应让

与会者在接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所。

重要的会议需要设定会议通知收到回复的时间。确定下发会议资料、

收集会议案例、会议报名的时间。应在会议召开前再次询问、确认会议

关键人是否赴会。如遇特殊情况，会议改期应通过电话逐一通知或书面

登记通知。

总之，会议的时间技巧由会议本身的特点和人的生理、生活规律决

定。只有顺应并准确地把握利用这些特点和规律，才能使会议变得高效

成功，进而提升工作效率。