备品

备品备件采购和管理制度

1、总则

规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，

保证备品备件供货及时，不影响设备维护工作。

备品、备件库房由项目部集中管理，以备件的属性、特点和用途统筹规划、合理布局。

管理的主要任务是做好其接运、检查和验收；对库存进行保管保养；搞好库区规划，充分

发挥库房和设备的利用率；实行储备资金下库，搞好库存结构分析；建立与健全仓库管理

基础工作，达到数据化、档案化及计算机管理；搞好安全卫生工作，确保备品、备件和人

身安全。

加强备品、备件管理，准确提供库存物资信息，及时保证运行、维护、检修所需，加速

物资周转，提高运行维护质量有着重要作用。

备品备件的质量和性能要求与原设备一致，一般情况下，必须选择与原设备同品牌同型

号的备品备件，由于设备停产，升级等原因导致无法获得原型号的备品备件，项目部需及

时向业主部门提出代用或升级方案，按业主部门审批后的代用方案实施。

接受业主部门对备品备件储备情况的和仓储情况进行检查，并按业主部门的要求改进和

完善备品备件的储备和仓储管理工作。每月向业主部门报送备品备件库存明细和备品备件

出库流水单。

业主部门有权对项目部库存的备品备件进行全局范围的统筹调拨。

2、目的

为加强备品、备件集中统一管理，做好储备工作，以保证设备的正常维修和检修计划

顺利进行，特制订本备品、备件管理制度。本制度明确了备品备件从申报、采购、入库、

保管到发放领用的制度及管理职责，对备品备件的申报、采购、收、发、存进行控制。

3、适用范围

本规定适用于项目部维护、检测、试验设备备品备件及工装易损件的管理活动。

4、术语及定义

设备备件：为了设备维护保养工作的顺利进行，在设备出现故障时缩短故障的修复时间而

备用的配件。

待修件：不能正常工作但能通过修复再使用的配件。

报废件：不能工作且无法修复或维修费用接近甚至高于购买该件的成本的配件。

工装易损件：在工装使用周期内，需要多次更换的零件或部件。

5、备品备件的采购

选择供应商

价格调查

询价、比价和议价

签订采购单

在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购单，合

同需要列明至少下列条款：

⑴供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；采购物料的详细描述，包括品名、

型号、规格等，如有超出标的的特殊要求需特别注明；

⑵订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；

⑶价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款；

⑷交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；

⑸付款方式；

⑹所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）；

⑺质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

订货合同

长期定货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。应与承售商定买卖

合同书一式四份，第一份正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，

第四份副本及暂付款申请书的第二联送会计部门供整理定金或付款用。

紧急订货

项目部接到运维班组以电话联络的紧急采购部件，应立即进行询价、议价，接到请购

单后，按采购程序明确专人迅速办理。

进度控制及事务联系

“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转

送项目部，依请项目部意见拟定对策处理。

采购作业方式

⑴集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核

定材料项目，通知各申报部门依计划提出申报，采购部门定期集中办理采购；

⑵长期报价采购:凡经常使用且使用较大宗的材料，项目部应事先选定厂商，议定长

期供应价格，呈准后通知各申报部门依需要提出申报。

6、验收入库

入库前应依据设备《采购计划审批表》和《发货单》认真清点所要入库的备品备件的数量，

并检查好备品备件的规格、型号、质量（合格证），做到数量、规格、品种准确无误，质量

完好，配套齐全，并在送货单上签字，如发现不符时，应做好纪录，等待相关技术人员验

收相符后再入库。

保管员在备品备件进库时，根据采购计划审批表的审核凭证，现场交接接收，必须按所

购物品条款内容、物品质量标准，对备品备件库的备件进行检查验收，并做好入库登记，

即《备品备件入库单》。

保管员要严格检查备品备件的合格证，质量的定性，是否符合运维所需的备品备件的技

术要求。

物品验收合格后，应及时入库摆放于指定位置。

做到帐、卡、物相符合。

易燃、易爆，易生锈、易腐蚀的备品备件要单独存放，并定期检查。

精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放.严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。

做好防火、防盗、防锈、防冻、防尘工作。

仓库经常开窗通风，保持库房内整洁。

7、出库程序

备件出库应填写出库审批单，并由项目负责人签字审批。保管人员要做好记录，领用人

签字。

物件出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先

出，易变质的先出。

本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物专用。

对于相关部位专用备品备件的领用必须要有项目负责人、技术负责人签字后方可领取。

领用人不得进入库房，防止出现差错，根据领料单，由库管员进入库房查询领用的相关

备品备件。

库管员要做好出库登记，并定期向部门主管做出入库报告。

8、退库

领出备品备件后出现用料变更或剩余时，允许退库。

退库时要办理退库手续，退库需说明原因，并注明规格型号、数量和工号。退料需经领

用部门领导签字。

退库物料须进行必要的质检或经测试合格后，性能、外观均不影响使用、表面不得有油

污、所有资料齐全方可退库。

库管员凭退库单及质检合格证将退库物料重新登记上帐

9、存放

备品备件储存要统一规划、合理布局、分类保管、编号定位，备品备件储存要做到“四

号定位”（库号、架号、层或排号、位号四者统一编号）、“五五摆放”（各种备品备件按

品种、规格、形状和贮存要求，一五一十地摆放）、“三清”（数量清、材质清、规格清）、

“二齐”（库容整齐，物资摆放整齐），按备品备件保管技术要求进行通风、清洗、干燥、

定期涂油或重新包装。

备品备件要考虑先进先出，收发货快速及时方便，并留有最低库存，达到最低库存时，

应及时采购。

对于库房内的备品备件，未经上级主管领导审核批准，一律不准擅自借出。

实行库存备品备件台帐制度，库管员每日凭出入库打印单编报房库日报表，并将所有库

存物资信息录入电脑系统，形成电子仓库库存备品备件台帐。库存备品备件台帐必须在备

品备件出入库后24小时内按规定项目填写，做到日清月结，凭单入帐不跨日，不准无据调

帐。

库存备品备件应于每半年和每年年终时盘点，发现损坏、贬值、报废、盘多、盘少应

分析原因，明确责任，并形成报表递交主管领导，经主管领导审批后进行帐面调整。

库房要严格执行保卫制度，禁止非本库人员擅自出入库，建立和健全出入库登记制度。

库房严禁烟火和携入易燃易爆物品，明火作业须经主管领导审核批准，需开具动火证

方可进行明火作业。

经常检查电灯、电线、电闸、消防等设施器具，发现故障及时维修排除，不得擅自挪

动或挪用消防器具。做好各种防患工作，确保备品备件的安全保管。预防内容包括：防火、

防盗、防锈、防腐、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。

库管员应对库存备品备件进行定期（每月）检查，并作好检查记录。对变质、霉烂、损

坏的物资，应及时隔离等待处理。

在库房倒运备品备件时，要根据备品备件特性及大小、轻重不同使用搬运工具，以避

免碰撞损坏。

10、库区的安全及纪律

库房工作人员要加强安全意识，增强工作责任感，库房要有必要的安全设施、灭火设

备，安全通道必须保持畅通，水电线路必须无漏电漏水或裸露，以利防火、防盗等。

每天一次检查库房内外的防火设施，发现问题立即整改并向主管报告。合理安排库内

堆位，预留足够的出入通道及安全距离，安全高度。督促装卸工按指定堆位整齐叠位。发

现倾斜要立即纠正。严禁在货堆上行走、坐卧，严禁在货堆旁的通道坐、

卧。

库房工作人员不得擅自离岗。库房无人时必须上锁，无关人员不得进入库区。

任何人不得私自挪用、试用、调换和外借库存物料。

11、库管员职责与权限

库房主管人员要熟悉、掌握物料管理的有关政策及规定。

组织制定库房物料收、发、保管等方面的规章制度和工作细则，并认真检查落

实。

掌握库存物料情况，组织仓库人员做好物料的收、发、保管工作。

负责库房的规划，提高库房利用率。

负责抓好库房的安全及管理工作，落实防潮、防火、防盗等措施。发现问题及时

汇报，并积极采取有效措施。

组织库房的库存盘点、帐物核对。

上岗后第一时间应对仓库的门，窗及各库区存放的物资进行巡查，发现异常立即报告。

每天下班前对各库区的门，窗等进行检查，确认防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗

下班。

每天打开一次各库区的门，窗一小时，让空气对流，更换库内空气。

每天打扫库内地面卫生。地台板要摆放整齐。周末应打扫库内全面卫生工作。

每天一次检查仓库区内、外的防火设施，发现问题要立即整改并向主管报。

熟悉所管物料的名称、规格、型号、数量、保管要求和特殊或高精密备件的保管方法。

负责入库备件的验收，对验收合格的签收《发货单》并开具入库单，对入库备件建立明

细帐卡。入库备件以入库凭证为依据，做到数量准确、入库及时、帐物相符。

备品备件出入库时，库管员应依据，进库单、出库单核准出入物品的名称、批

号、数量，准确地收发货，收发完毕后，应立即填写挂在货架上的货卡并立即入帐。

对入库备件分类堆放，做到分类清楚、堆放整齐。

负责按《领料单》发放备件，并作好出库物料的帐卡登记。出库备件帐卡要清楚、无差

错。

负责库内备件的保管，不得出现丢失、损坏现象。

负责库房的安全，坚持检查制度，发现问题及时报告，并积极采取有效措施。掌

握灭火器材的正确使用方法。

坚决拒绝手续不齐的物品进出。对于货物的正常出入，库管员要按要求填写各类单据，

特别是出库单，无出库单的坚决不准带备品备件出仓库。

按要求做好库存盘点、帐物核对及库存量的统计。

极提出有利于库房管理的建议及改进意见。

运行维护班组是备品备件的归管理部门，负责备品备件清单的制作及优化更

新。

运行维护班组负责对申报备件及报废件的确认；负责优化备件品牌及替代件；对库房的

备件使用情况监督检查；负责到库房现场查询设备备件储备情况。

库房管理员负责组织保全员修复待修件。

项目部根据库房、现场的《半月备品备件请购项目清单》采购备件。12、工作程序制定

备品备件安全库存关键设备备件清单

设备备件的采购申报

待修件、报废件管理

替换下来的零部件，由保管员及项目负责人在一周内作出处置意见。

对于待修件，保管员负责进行修复，维修后的零件经技术负责人检验合格后记入手工

帐，库房应以修复件优先出库为原则。

（1）备件严重损毁无法修复的；

（2）使用时间较长，外形严重损坏，修理后达不到技术指标的；

（3）更新换代，技术落后，效率低，经济效益差的；

库房对待修件、报废件必须定置管理，做好标识，建立清单。

统计分析与持续改进