信封制作

信封与信函的批量制作

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图14-2信封封面效果

任务十四信封与信函的批量制作

14.1工作情境描述

在日常生活中，经常会遇到同时给多个人寄发

成绩单、贺卡、活动邀请函等等类似重复的工作，

这些工作的共同点就是内容相同，称呼不同，邮寄

的地址不同。

期末考试结束后，班主任请班长给班里每一位

同学制作一张成绩单，并且制作统一风格的信封进

行邮寄。在这个任务中，就需要“批量制作学生成

绩单”和“信封”，下面以完成这两个任务为例，

详细介绍“工具”菜单下的“信函与邮件”命令的

操作方法。

14.2效果展示

图14-1成绩单效果

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和“数据源”两个文档分别创建好，并且把

它们之间的关系连接起来，然后才能“合并”这

两个文档，完成批量信函的创建。

打开“成绩单”主文档，点击“工具”菜单

中“信函与邮件”下的“邮件合并”命令，打开

“邮件合并”任务窗格，根据邮件合并向导一步

一步完成操作选，如图14-5所示。

第一步：选

择文档类型，这

里选择“信函”,

点击“下一步”。

第二步：选

择开始文档，也

就是主文档，这里选择“使用当前文档”,点击

“下一步”。

图14-5邮件合并向导第1步

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图14-6图14-7“邮件合并收件人”对话框

第三步：选择收件人，也就是数据源，这里

点击“浏览”链接打开数据源文档，选择“成绩

数据表”所在的盘符路径，点击“打开”按钮，

如图

14-6所示。弹出“邮件合并收件人”对话框，选

择要合并到主文档中的记录，这里选择默认状态

“全选”，如图14-7所示，单击“确定”按钮，

返回到主文档窗口。

第四步：点击“下一步”进入“邮件合并向

导”的第4步：撰写信函。将插入点置于主文档

中“学号”字符后，单击任务窗格中的“其他项

目”链接，打开“插入合并域”对话框，如图14-8

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图14-9主文档中插入所有合并域

图14-8插入合并域

所示，选中“学号”字段，单击“插入”按钮，

单击“关闭”按钮后返回主文档窗口。此时，数

据源中的“学号”字段就合并到主文档中了。重

复以上操作将其他字段一一插入到主文档中，如

图14-9所示。

在“评语”栏中，要根据总分条件判断显示

不同的文本信息，则应该插入“Word域”。单击

“工具”菜单中“信函与邮件”下的“显示邮件

合并工具栏”，如图14-10所示。

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图14-10邮件合并工具栏

图14-11设置显示的条件信息

单击工具栏中的“插入Word域”按钮，选择

“If…Then…El”选项，弹出“插入Word域:IF”

对话框，在“插入Word域:IF”对话框中输入条

件信息，如图14-11所示。

第五步：单击“下一步”进入预览信函链接，

此时主文档窗口中插入的合并域已变成数据源中

的第一条记录信息。如果要查看合并后的下一条

记录信息，可以单击任务窗格中的【>>】按钮或

者【<<】按钮。

第六步：单击“下一步”完成合并链接，合

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并后的操作有两个，一是立即“打印”，也就是合

并到打印机；另一个是“编辑个人信函”，也就是

合并到新文档。此时，选择后者将全部记录合并

到新文档中，即在新的窗口中生成一个名为“字

母”的文档，该文档中共生成了10位同学

的成绩单信函文档。

14.4.4批量制作信封

完成信函的制作后，可以开始批量制作信封。

信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步

骤。有了前面的基础，下面的操作将更加轻松，

不过也不能掉以轻心，这个任务只提供了数据源，

并没有提供主文档，所以重点将放在主文档的制

作与修饰上。操作步骤如下：

第一步：启动Word，新建一个空白文档，打

开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”

的第一步中选择文档类型为“信封”。

第二步：选择开始文档。设定信封的类型和

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图14-12设置信封尺寸

尺寸，单击“更改文档版式”区的“信封选项”

链接，打开“信封选项”对话框，单击“信封尺

寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种信

封类型。在这里以使用较普遍的标准小信封(规

格为110mm×220mm)的尺寸为例。于是选择普通5

选项，如图14-12所示。单击“确定”后返回Word

编辑窗口，可以看到页面已经根据信封的规格改

变了。

如果“信封尺寸”框的

下拉列表中没有找到符合用

户要求的信封规格，则可以

选择最后一项自定义信封的

尺寸。

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第三步：输入信封中的固定内容，即发信人

的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中，

输入发信人的信息，拖动文本框到信封右下角恰

当的位置，以便符合信封的布局规定。为了让这

些信息看起来更加美观，可以对它们进行修饰。

选中寄信人信息，将字体设置为“华文中宋”，三

号，输入邮编，设置对齐方式为“居中”，设置“背

景”为“纸莎草纸”纹理，如图14-13所示。到

此，主文档的制作就完成了。

第四步：选取收件人。也就是把数据源中的字

段合并到主文档中，单击“使用现有列表”区的

“浏览”链接，打开Excel格式的数据源文件。

图14-13信封“主文档”

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图14-14选取“数据源”

弹出“选择表格”对话框，由于数据存放于Sheet1

工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击

“确定”按钮，如图14-14所示。

“数据源”是记

录学生联系方式的数

据表，含有制作信封

需要的“姓名”、“地

址”、“邮编”等字段，

如果没有现成的数据源文件，则要根据主文档对

数据源的要求进行建立，使用Word、Excel、

Access建立都可以，实际工作时，经常使用Excel

制作。

第五步：在弹出的“邮件合并收件人”对话框

中，选择要合并到主文档的记录，这里选择默认

状态，单击“确定”按钮，返回Word编辑窗口，

如图14-15所示。

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图14-15“邮件合并收件人”对话框

第六步：单

击下一步，撰

写信函链接，

进入“邮件合

并向导”的第

四步。

这个步骤是邮件合并的核心，将光标定于主文

档合适的位置，单击任务窗格中的“其它项目”

链接，打开“插入合并域”对话框，依次插入“邮

编”、“详细地址”、“姓名”域，将数据源中的字

段合并到主文档中。

第七步：预览信封，完成合并。

说明：“工具”菜单中“信函与邮件”下的“中

文信封向导”也可批量创建信封，操作方法更简

单。

14.5拓展训练

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14.5.1任务描述

1．某公司将于10月3日在科学会堂举行公

司成立十周年庆典，请利用WORD中的“邮件合

并”工具设计并批量制作此次活动邀请函。

2．运用“信封和标签”工具设计制作个人名

片。

14.5.2训练目标

1．总结WORD中的“邮件合并”功能在日常

生活中，工作中的实际应用。

2．熟练掌握邮件合并的操作过程。

3．掌握利用“信封和标签”工具制作名片的

操作过程。

14.5.3操作提示

1．根据任务要求，设计邀请函的主文档。

2．制作所需邀请人员的数据源。

3．将数据源合并到主文档中合适的位置。

4．查看合并后的文档，并打印输出。