档案的重要性

谈做好档案管理的重要性及措施

摘要：档案是工作真实状况的记录，是原始信息的载体方式，所以具有重要

的历史价值和现实意义。但是，在实际工作中，仍然发现存在很多问题和难题需

要解决，做为档案管理应从解决问题的角度出发，及时解决一切不利于档案开展

的弊病，为新时代社会发展做出档案贡献。

关键词：档案管理；重要性；措施

档案是社会发展的基础细胞，具有不可忽视的价值。它以文字、图片等多种

形式记录和反映学习工作生活的真实面貌，对于再现历史史实，指导现实工作具

有不可代替的重要意义，是服务社会进步，促进经济发展的信息资产元素，由此

可见做好档案工作的意义之重大。但是，在档案管理工作中，我们仍然发现很多

不利于档案发展的阻碍因素，需要科学解决，才能促进档案管理工作的有序开展，

服务于事业发展。

一、档案管理工作的重要作用

档案的服务传承性和历史价值性无可替代，在助力社会进步中主要发挥着以

下作用，一是发挥着经验借鉴性作用。档案是先辈们开展工作的真实记录，集结

了大量的工作生活经验，其中的历史过程记录和形成的大量数据信息通过研究，

并进一步开发，可以发现很多可以借鉴的经验，用于我们的现实工作指导，提高

工作效率，促进工作有效开展。二是发挥着依据性作用。从档案中我们可以探寻

一切工作事物发展的痕迹和规律，为工作规范化开展提供支撑，做到工作有依据，

发展有根据。在社会竞争异常激烈的今天，社会发展快速而多样化，甚至有的事

情错综复杂，就需要规范化的管理来维持工作秩序，通过查阅档案资料完善管理，

让档案的坚强支撑为建立有序的工作秩序提供保障。三是发挥着文明传承的作用。

档案具有重要的文化价值，是文化元素的集结体，大量的优秀历史和传统文化在

档案中都有体现，沉淀浓缩的文化价值通过管理开发，可以有效助推社会文化文

明发展，促进社会进步。由此可见，档案的作用价值明显而重要，在服务发展中

处于重要的地位，只有强化各项工作管理，全力推进档案价值发挥，才能服务档

案的长远发展。

二、档案管理工作中的主要问题

如今，档案管理工作在其自身作用不断发挥的情况下，所处的社会地位越来

越高，重视关心档案工作的氛围不断提升。但是，仍然不同程度存在一些需要重

视的问题。一是档案工作开展不够。仍然存在淡化档案意识的现象存在，档案工

作只是处于基本的维持性阶段，应付基本的文件收集，存放于库房之中，锁好门

守好摊，做些基本性的文件查阅和针对业务部门的基本检查；二是档案管理力度

不够。档案管理人员很多都是由其他部门调整而来，其基本的业务性，工作能力

等方面考虑不多，加之年龄原因不能胜任档案基本工作的开展，导致档案管理不

规范，混乱无序。三是档案基础建设不够。档案室是存放档案的重要场所，不按

照标准规划建设，只是简单地使用办公用用房替代，自然标准不高，容易导致档

案存放不善而出现的档案安全管理风险；四是档案整理不规范。对档案规范标准

学习领会不透，实践性不强，档案人员基本业务知识欠缺，档案整理出现标准不

一，随意整理等现象。以上种种问题的存在，已经影响到了档案管理的质量提升，

给档案工作造成了一定损失，需要尽快有效解决。

三、档案管理工作的策略

（一）保证档案的齐全完整。档案管理的基础是档案信息内容以及实体门类

的齐全完整，这也是档案管理的基本内容和重要基础，才能发挥好档案应有的价

值，为其他需要档案服务支撑的工作提供保障。档案的齐全完整要体现在以下几

个方面：首先是质量上的齐全完整，就是档案实体不缺页、不少项，材料之间前

后衔接，联系密切，没有出现割舍分裂等情况；其次是数量的齐全，定期检查所

存档案数量，做到登记台账与实物相一致；三是要避免避免档案的损坏，出现档

案残缺不全，或者自然因素出现的褪变等现象，发现有所损毁要及时启动修复程

序，恢复档案的安全管理状态。

（二）集中收集保管档案。一个单位的档案形成于多个部门，而档案管理部

门只有一个，如此多的文件材料如果各自存放于不同部门之间，在管理方法、安

全程度，以及日常管理维护中势必出现不到位的问题，给档案管理带来隐患。要

通过建立制度的方式，明确各部门档案收集的程度，以及档案集中移交的时间，

确保档案在规定的时限内集中存放于单位档案库房之中。这样，在专门的档案管

理库房之中，专人管理，并且配备必要的管理设施，能过保证资料的安全和更好

地开发利用档案信息。

（三）加强档案的利用。档案的作用要进一步发挥，就要增强档案的利用意

识，将档案中蕴含的信息就行归类提炼，形成专门的档案文本性资料，方便查阅

利用和进一步的深层次挖掘。要及时印制发放档案信息目录，主动为单位领导和

部门提供，便于更多人了解档案内容，方便利用。

（四）加强档案的安全管理。要保证档案实体始终处于安全环境和状态之下，

一是防止人的因素的破坏，如搬运、翻阅等基本工作中做到戴手套，轻拿轻放，

有条件的情况下，可以利用计算机管理档案，降低档案实体损坏风险；二是保证

档案存放所处的自然环境的安全，做好水、火、盗等安全防护，保证档案长久存

放安全。

（五）加强现代化管理建设。要充分把握好信息化发展的有利时机，向现代

信息化管理档案的方向迈进，做到手工与现代化管理融合发展，在档案管理方面

不断提升质量档次。

四、结束语

总之，档案管理是单位发展的重要基础和整体工作的有机组成部分。要从档

案长远保管，深层次发挥潜力作用的角度，增强做好档案工作的主动性，为单位

的发展提供应有的档案保障。