合同台账

合同台账的目的

篇一：巧用EXCEL建立合同管理台帐并动态管理合同

巧用EXCEL建立合同管理台账并动态进行管理

（杭州市铁路投资有限公司魏强）

【摘要】面对数量大、类型多、金额巨、涉及广、收付

数量频繁的合同管理要求，要做好合同的日常登记和合同执

行进度的动态更新，建立一个方便易用的合同管理台账将会

明显提高合同管理的工作效率。笔者就单位实际情况用

EXCEL编制了具备合同总账、动态明细账、印花税计提等功

能与一体合同管理台账，以期与读者交流。

【关键词】合同管理台账印花税Excel

众所周知，微软OFFICE软件中的EXCEL在数据管理方

面的功能十分强大，随着EXCEL应用的大规模普及，凡是小

型数据管理或表格制作方面的工作，在应用了EXCEL之后,

效率得到了大幅提高。

然而，有些用户包括笔者在内在刚开始使用EXCEL的时

候，面对满是表格线的界面会显的一筹莫展，甚至觉得画表

格填数据还不如WORD方便，这其实只是因为这些用户对陌

生的软件界面产生的恐惧而造成的。然而，当有些用户看到

了EXCEL某些简单的计算功能，如SUM（）求和、SUMIF（）

条件求和及count（）数字统计和countif数字条件统计函

数等简单函数在日常数据管理工作中的方便应用，便对

EXCEL产生了依赖，继而对EXCEL发生了兴趣。

笔者所在一家大型国有建设单位，成立于20XX年末，

主要从事城东新城平方公里范围内的基础设施的开发、建设

和管理，并完成区域内农民及居民的拆迁安置和各类安置房

的建管工作，尤其是杭州东站东西广场项目，是笔者单位重

点建设管理的项目之一。在财务的日常管理中，合同作为一

项重要的日常工作，其合同数量大、类型多、金额巨、涉及

广、收付数量频繁，往往一个合同执行期长达几年，每月均

涉及到合同款项的支付。面对如此繁杂的合同日常管理和合

同执行进度的动态更新要求，稍有不甚，就会出现合同管理

偏差甚至超付的情形。为此，笔者就单位实际情况用EXCEL

编制了具备合同总账、执行动态明细账、印花税计提等功能

与一体合同管理台账。

在此，笔者就编制的思路和具体台账作一介绍，以期与

读者交流并相互提高。

一、合同管理台账的设计思路

（一）通过分别登记合同管理台账总账与明细账，并使

之通过“合同号”这一关键字相互关联，再通过EXCEL的相

关数据操作技巧，达到合同管理可合可分的灵活管理目的，

并衍生出计提合同印花税的功能。

（二）合同管理台账应具备的几项功能：

1、合同总账管理，根据合同流水号记录合同签订的日

期、标的或合同内容、相对方、经办人、合同记载的大致完

成日期、合同总金额、已付款金额和占比、合同记载的付款

方式、合同类型、印花税率等；

2、合同明细账管理，根据日常合同执行进度，流水记

录每期支付的合同进度款，为简化录入并提高录入准确性，

该台账的合同信息如合同名称、相对方、总金额等均可通过

vlookup函数自动填充。

3、印花税计提，印花税是以经济活动中签立的各种合

同、产权转移书据、营业账簿、权利许可证照等应税凭证文

件为对象所征的税。其中合同作为印花税计提的重点，可通

过合同管理台账准确计提，以减少财务人员计提印花税的失

误可能。

（二）建立相关表格

实现以上功能需建立四张表格：总账、明细账、印花税

计提、印花税率，具体可参见后附案例。

二、合同管理台账案例介绍

1、建立“总账”表格，字段为“序号、合同号、合同

签订日期、合同名称及标的、合同相对方、部门、经办人、

合同记载完成日期、合同总价款、合同已支付金额、合同余

款、完成情况、付款方式、备注、合同类型、印花税率、印

花税额、印花税所属时期”，具体内容及公式见表1-1、1-2、

1-3及表后说明。

总账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说

明）

除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

2、建立“明细账”表格，字段为“序号、日期、合同

号、合同名称及标的、合同相对方、合同总金额、本期付款

金额、累计已付款占总金额比例、第几次付款”，通过这张

明细账，可与总账以“合同号”为关键字进行关联，将总账

中的合同基本信息引入到明细账中，又可将本明细账中每个

合同的每笔支付金额自动统计到总账中，实现了合同进度的

实时把握，同时，又可通过“筛选”功能筛选出明细账每个

合同共有几笔支付记录，实现总分结合，灵活查询的目的。

具体见表2及表后说明。

明细账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行

说明）

除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

3、建立“印花税率”表，定义印花税种和税率，为计

提印花税准备。见表3

4、建立“印花税计提”表，字段为“申报所属时期、

申报日期、申报基数、类型、税率、税额”，通过该表与总

账的两个关键字即“申报所属时期”和“类型”进行关联，

用多条件求和函数自动将总账中合同金额汇总到本表的“申

报基数”中，根据相应税率自动算出本月需计提缴纳的各类

合同印花税。详见表4。

篇二：合同审批表

合同审批表

（本公司适用）

合同审批表

（投资企业参照适用）

合同报批表

（投资企业适用）

合同台帐

企业名称：

注：1、本合同台帐由公司印章及职能部门分别建立；

2、各投资企业应于每月2号前（遇节假日顺延）将上

月的《合同台帐》报送公司法律事务管理部门备案。

逾期合同报告表

报送时间：年月日

注：1、凡出现合同逾期的，合同承办人应报告部门负

责人，且应于合同逾期后

十个工作日内填写本表并报送公司法律事务管理部门，

各投资企业由法务人员报送公司法律事务管理部门；

2、报送本表时，应附逾期合同及与该合同有关的材料

复印件一套。

篇三：合同管理制度

1.目的

为加强合同的管理，规范和约束公司的经营行为，维护

公司的合法权益，杜绝风险存在，根据《合同法》及有关法

律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。2.范围

公司对外发生以下业务，单件金额大于？？？元，单

笔金额大于？？？元以上的，年度累计大于？？？万以上的

多次重复采购均须以书面形式签订合同。主要分以下几类：

产品交付时第三方服务公司的相关业务（如清洗费、

检测费，挑选费）外协加工

产品的外协加工

模具，夹具，量检具的外协加工

设备类，设备单价金额大于？？？元（设备维修采

购？）

辅料类，非生产原材料的物料采购，单次采购金额超

过？？？元，对于常用五金杂品，应签署采购

年度（季度、月度）协议合同。

杂品采购，非以上第、类之外的物料采购项目。

后勤服务类，包含废品、废料处理，垃圾处理，报废

的设备，设施，杂品处理。基建工程第三方技术服务：

各种体系咨询，体系认证审核，产品认证。

涉及体系，原材料的第三方检测服务培训类（外部

培训）3.职责

合同的主管部门和职责

公司的合同主管部门为集团财务部，负责合同管理的日

常工作。

参与公司重大工程、采购及投资项目的谈判；负责从

财务角度对合同进行审核把关；

其它类

负责管理公司合同专用章，建立合同台账，填写合同

报表，保管合同文本、变更函件与合同有关的资料，办理

合同资料年终归档，建立合同档案（合同档案原件由集团财

务部、合同承

办部门各执一份）。（合同专用章管理部门？现由销售

保管）

合同承办部门主要职责

合同承办部门指公司内部需签订合同的部门；合同承办

部门由业务对口的分管领导负责；在授权范围内负责谈

判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；

依照“谁签订合同谁负责”的原则，对本部门所承办

签订合同的主体资格，履约能力的可靠

性，合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果

负直接、主要责任；

负责按质、按量、按时全面履行合同，避免出现违约

给公司造成损失；协调对方及与合同相关部门的关系。

合同承办人主要职责：

合同承办人指具体负责合同签订的公司员工。

承办人对客户资信调查的真实性负直接责任；

负责本部门合同文本及相关文书的起草，报送部门负

责人审核；报送相关部门会签；呈送分管领导复核审批；

及时掌握合同履行的进展情况，发现问题及时向部门

经理汇报，并提出解决问题的意见和建

议；

负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同

的有关文件，及时送交合同主管部门财

务部归档。

各类合同订立时部门职责

产品交付时第三方服务公司的相关业务（如清洗费、

检测费，挑选费）,第三方质量服务合

同，质量部、商务部门负责，财务部审核

外协加工

产品的外协加工合同，由商务部门负责，财务部审核。

模具，夹具，量检具的外协加工合同，由技术部或质

量部负责，财务部审核

设备类，设备管理部门为负责部门，一般商务条款由

设备（部门）负责，具体的设备技术协

议：生产设备由技术部、设备管理部门负责；检测类设

备由质量部负责；IT设备由人力资源/行政部负责；其它设

备由设备使用部门负责，财务部审核。（工程项目如与上述

重复的，由主负责部门负责）

辅料类，杂品类，负责采购部门负责，财务部审核。后

勤服务类，由责任部门负责，财务部审核。基建工程，由

具体责任部门负责，财务部审核。

第三方技术服务（各种体系咨询，体系认证审核，产

品认证，涉及体系类，原材料的第三方

检测服务)由质量部负责，商务部门、财务部审核。

培训类，由人力资源/行政部负责，财务部审核。

其它类别，由公司领导指定的责任部门负责，财务部

审核。

4.合同订立

合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，

方可办理签约手续。

“合同评审单”中的评审流程已完成；

依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范文本；

对方符合应具有的条件：

i

对新客户（供应商）的营业执照、税务登记证以及履约

能力的有关证件经审查合法、真实、可靠；对已有业务关系

的客户（供应商）应审查其以往合同执行情况，以及近期经

营状况有无负面的重大变动；

ii所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计

量合格证等相关法定证件齐备。iii正式规范的委托代理

手续、签字盖章手续、审批手续；iv合同签订人的身份、

资格，合法有效。v

合同内容具有合法性、严密性、可靠性。合同条款齐备、

文字准确，风险控制到位。

合同主要内容

当事人的基本情况：

①当事人的姓名（自然人）或名称（经济组织）；②法

定代表人（负责人）；③住所（自然人的户口所在地或常住

地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地）；④电话、

传真；⑤营业执照号；⑥银行账号；

合同标的：

标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。如买卖

合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等；

数量；质量；

价款、结算方式和付款方式；履行期限、地点和方

式；违约责任；解决争议的办法。

5.合同订立流程

合同寻价：

一般合同报价至少两家。如仅有一家报价，需特殊

说明。合同谈判：

合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济

和法律知识的人员负责；重大或法律关系复杂的合同应由合

同主管领导、承办部门及相关部门联合组成谈判小组。合同

承办部门为合同谈判小组牵头部门，负责对谈判要点进行纪

录，形成“谈判会议纪录”并由谈判小组成员签字确认。合

同起草：

合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负

责，必要时可由律师根据谈判要点起草和修正。合同起草应

做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、

风险控制到位。合同评审：

合同承办部门的承办人员应进行合同评审，评审前应将

合同文本、合同对方资料、招标相关资料送至评审人员，必

要时还须提供合同签订背景情况说明。若评审人提出有需要

修改的地方，应由承办人修改后重新执行修改、复审及完善。

合同金额评审人权限，合同总价在？？？元以下的总

经理为最终评审人；合同总价超过元的。

董事长为最终评审人。重要事项报董事长审批

合同签订：通过评审流程的合同，由承办部门签订正式

合同。6.合同履行和评价合同的履行阶段

承办部门负责组织、协调合同规定的公司义务的全面

履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的

履行。合同承办人应将合同的履行情况及时向相关领导

汇报；

合同签订后，承办部门应在2日内将合同复印件同时

送达与履行合同有关的部门并将合同义务分解

落实。

对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证

明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物。

应由承办部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同

约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决；

凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，

财务部有权拒绝办理。财务部经理应随时督促

合同承办部门保障合同双方如约履行合同；

合同承办部门应定期对到期合同履行情况进行检查，

问题较大的应书面上报相关领导。7.总结评价阶段

合同承办部门要对重大合同的履行情况按进行总结，分

析执行结果，评价合同伙伴，总结经验教训。8.合同的变

更、解除

合同签订后，如发现显失公平、重大误解或对方有欺

诈行为，严重损害公司利益的，合同承办部门

应及时与对方协商变更或解除合同。并采取合法有效的

措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民

法院予以变更或撤消。

经双方协商变更、解除合同的内容，应签订书面协议，

签订的补充协议按正常合同依本制度的规定

办理手续，作为原合同的附件进行管理。

9.合同纠纷的处理

合同违约必须依法承担违约责任。对方违约要按规定

索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；

我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门查清原

因，经逐级审批后按规定办理违约金和赔偿手续。

发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解

决。因对方责任引起的纠纷，应坚持原则。

篇四：合同管理风险及防范

合同管理风险及防范

合同管理的风险

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要

内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管

理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实

际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风

险主要存在于以下几个方面：

1合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不

注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重

时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破

产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经

营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资

信变化信息，致使企业蒙受损失。

2合同签订履行监控制度不完善。合同履行指的是合同

约定义务的执行，表现为当事人执行合同义务的行为。履行

监控，是为保护合同的正当履行，而建立的相应合同执行的

调整和控制制度。为保证公司或企业的合同能够得到有效执

行，保证公司的正常运转，一些中小企业也建立了相应的合

同管理机构或相应的法律顾问制度，但由于各业务职能部门

协调或深入监控的程度不同，致使合同履行中因为不到位的

管理，而使好的制度不能取得好的结果。作为领导者和决策

者，一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手

段，一定要将这种管理制度落实到实处并且

加以贯彻，而不仅仅只是当成一种摆设。而是要落实合

同管理的机构、人员和制度，建立健全合同台账、档案制度，

使合同管理逐步规范化、从而规范企业的签约和履行行为，

堵塞漏洞。3违反法律法规签订无效合同。“通过强制履行

承诺帮助人们实现他们的私人目标”是合同立法的目的。我

国合同法第五十二条规定，违反法律、行政法规的强制性规

定而签订的合同属于无效合同，而无效合同不受法律保护。

例如，企业之间签订借贷合同或联营合同时设立的保底条

款、担保合同中以政府机关作为保证人等，这些条款依法无

效，也因此无法受到法律保护。4企业规章制度不完善，合

同签订权限不明。有的企业只是原则规定了各类合同如何

签订，对合同管理等方面的规定却很少，可操作性不强。例

如，一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章，签合

同就是基层单位自己说了算，上级公司也很少对下级公司签

订的合同进行审批。

6合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重

视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有

法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有

盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法

律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证

确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而

败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，

当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不

强导致的直接后果就是企业蒙受

经济损失。

合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管

理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在

合同管理中应做好如下几项工作：

1建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学

化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同

管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容

应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会

签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本

管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统

计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考

核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合

同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立

合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，

从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控

制状态。

2规范合同签订，强化风险意识，划清风险界面，保障

双方利益。将合同谈判与合同文本签订紧密结合，把招标文

件中的重要内容转化为合同的条款。

3从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控

制。企业可根据自身的规模和条件设立法律部门或者聘请法

律顾问，此

部门或者此岗位对企业合同的签订和履行负有监督、检

查和指导的职责。具体包括对标准化合同文本的订立，合同

条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防

范等。法律部门或者法律顾问从合同的项目论证开始，监督、

检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、

签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，

预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中企业的损失，有效维

护企业合法权益。

4建立规范化的合同管理体系。合同管理体系是以专业

管理为核心，合同管理为纽带，科学有序地组织产品生产，

其他相关环节紧密配合，分步把关。多层次、全方位的组织

体系是影响合同管理作用与效能的决定性因素。综合管理部

门对合同的来龙去脉最为清楚，是管理体系的核心，反映在

合同管理过程中，应由业务部门详细掌握涉及到合同订立及

履行过程中产生的各类问题、合同变更的前因后果，一旦发

生争议和纠纷，由其统一解释、协调，相关单位予以配合。

5及时处理违约纠纷。合同关系是一种法律关系，违约

行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制

履行等法律后果。企业法律部门或法律顾问审查合同时选择

合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要。合同一旦发生

违约情形，企业要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等

方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。

6加强合同履行动态管理，完善制度建设，落实责任。

在合

同履行过程中，存在着诸多因素导致合同延迟履行，其

中有业主方的原因，也有生产单位的原因。作为生产单位应

该加强合同基础管理工作，定期向合同管理部门提供合同履

行报告，对各工程施工环节存在的问题进行统一归纳、整理。

对于有关工期及设计变更的情况报合同管理部门备案，以便

合同管理部门及时掌握合同的履行动态。