个人管理

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个人档案管理制度

一、目的

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、

笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协

议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培

训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培

训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关

系，死亡等情形。

三、档案规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚

假，可不予录用和解聘。

1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，

并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案

登记》(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，

人事档案原则上是永久保存。

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1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、

个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源

部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其

报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的

完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经

审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可

销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交

叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室

阅览，外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅

人事档案单》(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档

案。

2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除

特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档

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案者、

遗失者依照公司档案管理的规定。

2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签

字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意

3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经

行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩

处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事

档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公

司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记

表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，

修订和废止亦同。