档案管理要求

档案管理规范(总13页)

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档案管理工作规范

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生

产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案

法》和《中华人民共和国档案实施办法》，结合公司实际情况，

特制订本管理规范。

第二条****档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、

工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记

录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物

档案或电子档案。

第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管

理工作。

第四条档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理

模式。以“抓好基础管理“为原则，采取“分散管理，统一制

度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范

化、标准化、现代化。

第二章档案管理职责及人员要求

第五条总经办负责公司档案的管理工作，安排专人负责本

公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、

准确、系统、安全和有效利用，并指导各职能处室各自专业档案

的

立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案。

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第六条档案管理人员职责及上岗要求

一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有

专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。

二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做

好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。

三、加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接

受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。

四、做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库

房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。

第三章档案的收集归档

第七条归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理

等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的

文件材料都应纳入归档范围。

第八条归档文件材料的主要来源有：

—本企业形成的文件材料。

—本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。

—本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提

交的文件材料。

—本企业执行、办理的外来文件材料。

第九条归档时间

一、党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成

的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。

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二、科技档案在其项目鉴定前归档，工程项目竣工档案在项

目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品档

案应定期或按阶段归档。

三、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权

等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应

在开箱验收或接收后即时登记归档。

四、会计档案由财务部门负责整理归档，保管一年后向本单

位档案室移交。

五、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料

应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一

致。

六、应随时归档的材料：更新、补充的文件材料；企业内部

机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

企业资产与产权变动过程中形成的文件材料；其他活动中形成的

文件材料等。

第十条归档要求

一、实行部门及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。

各部门及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后

归档。

二、归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有

利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印

机、扫描仪等)的标称质量要求。

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三、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证

作用的复制件归档。

四、非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民

族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题

和目录后归档。

五、文书类归档文件材料一般一式一份。重点工程档案一式

两份由总经办负责归档保管。

六、两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文

件材料归档。主办单位一般应保存全套文件材料，协办单位保存

与所承担任务相关的正本。

七、文件材料形成部门应就归档文件材料准备详细的文件

目录并填写《档案交接登记表》（见附件1）。重要文件材料归

档时应由部门编写归档说明，并经主要负责人审核签字。

第十一条档案归档流程

一、文件材料形成部门应按期将上一年形成的归档文件材料

进行整理随同《档案交接登记表》向总经办移交。

二、总经办接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在

《档案交接登记表》签字后各保留一份。

三、总经办定期组织检查各职能处室保存的档案是否安全、

完整、规范。

第四章档案的管理工作

第十二条档案保管工作

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一、档案存放应依据档案载体选择档案柜架，纸质档案存放

宜采用密集架，磁性载体应选择防磁柜，底图不宜折叠，重要档

案应异地备份。

二、档案入库前一般应仔细检查。受损的档案应及时修复或

补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

第十三条档案基础设施的管理

一、档案柜架应牢固耐用，纸质档案采用密集架，一般应具

有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专

用保护功能的柜架。

二、各类档案盒规格、式样和质量应符合集团统一要求。

三、档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘

等必要的设施。

四、根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、空

气净化器等设备。

五、配备档案整理工作所需要的装订机、打印机、复印机等

设备。

六、配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘

刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

七、库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防

有害气体、防尘、防有害生物、防潮、防高温等（八防）防护功

能。

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八、库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对

各类载体档案的保管要求，并对库房的温湿度进行定期的测量填

写温湿度记录表（见附见2）。

九、库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

十、库藏档案应定期清理核对，做到账物相符，库藏档案发

生变化时应记录说明。

十一、做好档案库房安全检查和要害部位检查登记制度。

第五章档案的鉴定与销毁

第十四条档案鉴定工作

一、成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员

组成的档案鉴定领导小组（或鉴定组），负责确定文件材料保管

期限，提出保管期限到期档案鉴定意见。

二、档案保管期限应根据归档文件材料对企业现实和今后工

作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。

三、档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保

管期限执行《会计档案管理办法》。

四、永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面

貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保

管。

五、定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定

时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。

定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

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六、各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，一般5

年组织1次。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期

限。

第十五条档案的销毁

对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册

（见附见4），经公司领导批准后进行监督销毁，销毁清册永久

保存。

第六章档案的查询利用及信息化建设

第十六条档案的查询利用

一、档案管理部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息

资源，及时、有效提供档案利用服务。

二、应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者查询

检索权限。超越权限的利用需经有关领导审批。

三、查询利用档案应按规定进行登记（见附见3、5）。

四、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用

原件、复制件和电子档案。

五、对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历

年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志

等。

第十七条档案信息化建设

一、档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理

现代化水平为总目标，主要包括电子档案的归档及信息化系统的

建设。

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二、电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各

信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范

围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电

子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

三、电子档案应存储到脱机载体上，归档的电子文件数据格

式应易于识读、迁移。

四、电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。

五、加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电

子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

六、文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可

靠性、完整性和可用性。

七、超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案

的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存

档。

八、档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、

借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功

能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

第七章附则

一、本规范由总经办负责起草，解释权属总经办。

二、本规范自下发之日起供各部门参照执行。

附件：1．档案交接登记表

2．温湿度登记表

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3．档案借阅登记表

4．销毁清册

5．档案查询利用申请单

附件1

档案交接登记表

序号题名年度文号或图号页数

保管

期限

备注

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移交时间：移交部门：

移交人：接收人：

附件2

温湿度记录表

年月

序号日期时间湿度记录人序号日期时间湿度记录人

11

22

12

附件3

档案借阅登记表

批准人：

序号日期档号题名

借阅

部门

借阅人

签字

归还

日期

备注

13

附件4

销毁清册

编制部门负责人：编制人：销监人：

附件5

序号题名年度档号

卷内文件

原期限

已保管

期限

备注

件

数

页

数

14

档案查询利用申请单

日期部门经办人

类

别

查询借阅复印

档

号

主

要

内

容

用

途

申请查询部门档案管理部门