档案保管

档案的管理制度

一、根据本单位编制的《档案分类大纲、归档范围和保管期限表》和档案管

理工作制度中的归档范围，积极收集齐全，及时归档。

二、定期做好对具有永久和长期保存价值的档案向县档案馆移交进馆工作，

进馆的档案要分类科学，组卷合理，编目准确，档号齐全，排列系统，装订合乎

质量要求。

三、接收档案时，立档单位编制的全宗介绍、案卷目录(一式两份)、全引目

录、文号索引、专题目录及其他与档案有关的资料，应随同档案一起接收。

四、及时收集本单位在重要活动、重大事件中形成的档案;接收各科室有代

表性具有永久、长期保存价值的档案。

五、各科室在工作中形成的有保存价值的材料，应由科室兼职档案管理人员

负责收集，加工整理归档后移交给档案室，如不符合要求的，应及时整改，不得

拖延。专职档案管理人员要做好接收前的各项准备工作，指导各科室档案达到规

范化、标准化的要求。

六、根据国家档案收集工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，

将分散在各科室和个人手中，以及散失在其他地方的档案，收集到档案室集中保

管。

档案整理制度

一、认真执行《归档文件整理规则》的规定，坚持以件为单位进行整理。

二、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，使整理后的档案便于

保管和利用。

三、注意区分档案的不同价值，制定单位档案保管期限表，使重要的档案得

到重点保护。

四、按照“年度—机构”分类法编制单位档案分类大纲。

五、归档文件要及时编目、装盒，认真填写盒脊项目与备考表。

六、档号编制必须做到不重、不缺、不变、不繁。

档案保管制度

一、档案橱具要规范排列，各种设备放置整齐、合理，橱箱钥匙统一编号，

集中存放，不准随便携带。

二、坚持半年一次清点，核对室藏档案，登记清点结果，做到帐物相符。

三、做好防盗、防火、防尘、防潮、防水、防虫、防鼠、防强光工作，正确

使用电器，熟练操作各种设备，做到人走灯灭、机停;门窗及时关闭、上锁。

四、保持库内清洁，严禁存放有毒和易燃易爆物品。不准在库内吸烟和放置

杂物、花草及可食物品。

五、按时做好库内温湿度测试、记录，通过控制与调节，使温度力争达到

14-24οC，相对湿度达到45-60%的要求。

档案保密制度

一、档案管理人员要认真学习《保密法》，遵循保密工作制度，不准以任何

借口和形式向无关人员泄露和谈论涉及国家和单位秘密事项的档案文件内容。

二、划分密级的档案资料单独组建保管单位，严格管理，控制使用，未经单

位领导批准，不得提供利用。

三、按照国家有关规定及时处理档案降密、解密工作。

四、销毁保密档案材料，必须严格履行批准手续，防止销毁过程中出现失泄

密现象。

五、档案库房为单位机要重地，非档案管理人员未经档案主管领导批准不得

进入。确需进入，需经批准和严格登记，并由档案管理人员陪同。

县机关事务管理局文书档案制度

(一)严格文书档案室管理制度，无关人员不得入内查阅、翻阅文件，随手关

门，切忌将钥匙挂在抽屉或门上。

(二)切实做好保密工作，各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅

后及时收回，随时入柜，不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一到指定地点粉碎，

不得另行处理。

(三)负责各类发文的编号、登记、印发，做到准确、无误。

(四)及时做好各种来文的登记，按规定程序分别送局领导、中层干部传阅，

做到当日收文，当日传阅，及时收回。

(五)按月做好各类文件、资料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破损、

不重复、不零乱，文件资料完整，查找方便。

(六)做好文件资料的归档工作。须在次年五月底前完成，按规定编写序号、

目录、页码，装订成册，及时归档;因工作需要调阅档案，须经局领导同意，阅

后及时归还。

文件收发、传阅、立卷归档管理制度

(一)发文：因工作需要应由局名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件

等)，先由有关科(室)提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取

得一致意见。然后有关科(室)拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目)，送办

公室审核认可，并在核稿上签字后，报局领导签发。再由办公室登记编定发文号，

打印的稿件经有关科(室)校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。

(二)收文：收文办理包括签收，登记、申核，拟办、批办、承办、催办等程

序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，

对应转办的文件要及时转交，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关科(室)

阅读或对应办的事项作出批示。

(三)传阅：根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发的依次送

有关科(室)和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，

以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。

(四)承办：需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关科(室)

或有关，按照要求及时办理;超过时限的，由办公室催促办理。办理结束后，

将办理结果书面交办公室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请领导审

定后行文。由县委办、县府办转给需提出拟办意见的文件，办公室应及时报送局

领导，签署意见后，直接送交转给有关部门。

(五)立卷：收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残缺的文

件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录，立成卷宗，保证文件、

资料的整齐、完整。

(六)归档：按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐，便于

查找，同时落实防潮、防火.防蛀、防鼠等措施，保证档案安全。调阅档案须经

局领导同意，并由工作人员具体操作，档案一般不外借。

(七)保密：切实按照文件密级要求做好保密工作。

督查反馈制度

(一)为认真落实局长办公会议决定，局领导批示和上级交办的任务，及时反

馈有关信息，特制定本制度。

(二)督查反馈的具体工作由办公室负责。根据局领导意见对应办未办的事

项，由办公室发出督查通知单，有关科(室)根据要求，立即办理。做到急事不过

日，一般不过周，一些比较复杂、工作过程较长的任务，无法按时办理的事项要

及时向局领导汇报。

(三)各科(室)对督查通知单办理的情况，在规定时间内，应向办公室作出反

馈，并根据需要答复对方当事单位或当事人，办公室应及时将督查事项的办理情

况向局领导汇报。

(四)各科(室)书面通过办公室向局领导提出要求或请示的，由办公室在三个

工作日内将领导批复或不能批复的原因及时作出反馈。

(五)督查通知单及办理结果的反馈意见，必须言简意明，内容准确。

(六)建立督查反馈登记簿，做好督查反馈登记，每月梳理，核对一次，做到

件件有着落，事事有回音。