怎么改文件格式

关于办公室文件格式范本

一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”—

—“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：

2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置

成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体

设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确

定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个

字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心

设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标

准。2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底

端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，

“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击

“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全

角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页

的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，

鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一

个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中

该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置

红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜

色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。

注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”

按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页

面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成

“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可

根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，

左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全

部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜

色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的

大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为

155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线

制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工

具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift

键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠

标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；

“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成

“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成

“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上

行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、

文号制作平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。上行文

文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——

三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”—

—“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插

入的地方，单击“插入”按钮即可。6、主题词制作选择“表格”—

—“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性—

—“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”

按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格

中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；

抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成

模板文件单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板

（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径

（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于

此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”—

—“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置

的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文

排版1依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”

附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2制作公文正文

内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可

以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标

题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字

体，顶格，冒号使用全角方式；正文——三号仿宋字体；

成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符

号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。文号、

签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红

头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、

主题词的相互位置调整好

一、统一用WOR文档（包括表格）；

二、纸张统一用A4纸，竖排使用，正反页打印，左侧2

钉装订，页面边距：上为3.4厘米，下为2.7厘米，左为2.8

厘米，右为2.6厘米，字间距为加宽0.3磅，行间距为最小值

29.6磅；

三、在首页左上角注明“区政府常务会议文件”、“区长办

公会议文件”签印标志，用4号楷体字顶格排版；

四、标题：在“签印标志”字样下方空一行排印，用20磅

宋

体字，居中排版；

五、正文：与标题之间空一行距离，用小三号仿宋字（其

中一级标题为宋体字，其它标题均用仿宋字）；

六、正文中的第一级标题使用数字为“一、二、三”，第

二级标题使用数字为“（一）、（二）、（三）”，第三级标题

使

用数字为“1、2、3”，第四级标题使用数字为“（1）、（2）、

七、正文右下方应用中国数字标注成文时间（例如：二

◦◦八年九月十日‘中间“◦◦”用宋体），成文时间一般为行文

机关领导人签发日期；

八、若仅有一个附件，应在正文之后，注明其标准名称，

附件的首页左上角顶格注明：“附件：”字样；若有多个附件，

应在正文之后，注明附件顺序和标准名称，附件的首页左上角

顶格注

明：“附件1:”、“附件2:”。字样，附件的格式要求与会议文

件正文相同（文件样式附后）

公司的标准字体为黑体和楷体，如无特殊说明，公司所有文

件执行以下标准：

第一条封皮

凡有封皮的文本，请依据模板设置封皮，并在人事行政部备

案。

第二条文件标题

各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用

黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。

第三条正文字体

各级标题均用阿拉伯数字（1.，1.1，1.1.1）区别。一级标题

为黑体四号字，加粗，二级标题为黑体小四号字，不加粗，三级

标题为楷体_GB2312小四号字，加粗，正文为楷体_GB2312小四

号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安

排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。

第四条行距、段落间距

()文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一

行，各条款中的小标题无须空行。

第五条缩进

段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）

为悬挂缩进。

第五条页面设置

页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界

为1.5厘米，页脚为1.75厘米。

第六条页眉页脚

对外制度/规范性文件的页眉为靠左“有限公司”，靠右“致力

于中国林产工业的技术升级”;对内制度/规范性文件的页眉文字

为靠左“永

港伟方”，靠右“__管理文件KX—Xz—__(编号格式见本规定附

录)”或“__部__（根据需要分类，如会议等）文件”，一般制度/规范

性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号;无论对

内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使

用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

第七条图表

图表大小可根据需要设定，图表标题需用楷体_GB2312，五

号字体，图表内容中，标题栏需用楷体_GB2312，小四号字体，

加粗，加入标准淡绿色底纹，其它文字内容用楷体_GB2312，五

号字体，图表的说明注解文字则用楷体_GB2312，小五号字体。

“蓝天碧水·绿色城乡”

专项行动领导小组办公室文件

蓝天碧水办〔2022〕2号

关于印发《__省大气污染防治部门

管理工作台账建立目录》的通知

省发展改革委、经济和信息化委、公安厅、财政厅、住房城

乡建设厅、农业农村厅、商务厅、市场监督管理局局、气象局：

为规范大气污染防治部门管理工作台账，支持国家《大气污

染防治行动计划》考核工作，根据__部等6部委《关于印发的通

知》（×发〔2022〕107号）及__________________________

联系人：

联系电话：

传真：

电子邮箱：×

“蓝天碧水·绿色城乡”专项行动

领导小组办公室（代章）

2022年1月16日

（此件主动公开）

“蓝天碧水·绿色城乡”专项行动领导小组办公室2022年1

月16日发

正式文件的格式要求

排版规格：

（1）题目要求二号宋体字;

（2）正文要求三号仿宋体，文中如有大标题可用3号黑体

字，小标题则用3号楷体

（3）一般每页排22行，每行排28个字。（页面设置：上

3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）

制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，

版心不斜，误差不超过1mm。

成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。

页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘，

数码左右各主一条线，如―1―；空白页和空白页以后的页不标

识页码。

发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发

文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、字号

用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“[]”扩入；序号不

编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处

印一条与版心等宽的红色或黑色反线。

特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置

时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使文章与正文

同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字。

主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角

冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。

抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右空1

字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗

号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。